VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 01.09.2011 2011/10197 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER John Jacobsen tlf 900 42 131 RÅDMANN MED STAB Serviceboks 503 4878 GRIMSTAD TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I GRIMSTAD KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Grimstad kommune. Liste over deltakere er lagt inn i vedlegg 1. Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I tilsynene har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennomføring av tilsynet, registerte observasjoner og funn og begrunnelse for pålegg: Tilsynet strakk seg over hele uke 21, fra mandag 23. mai til fredag 27. mai. Med følgende: Mandag - innledende møte på Rådhuset for å redegjøre for hensikt og omfang av tilsynet i Grimstad Kommune. Tirsdag - befaring/tilsyn/møte ved Fjære ungdomsskole om formiddagen og Fjære barneskole om ettermiddagen. Onsdag - befaring/tilsyn/møte ved Holviga skole. Torsdag - intern møte for Arbeidstilsynets tilsynspersonell med formål å oppsummere funn så langt og forberede presentasjon neste dag. Fredag - avsluttende/oppsummerende møte på Rådhuset for å presentere Arbeidstilsynets funn. Hvert moment ble gjennomgått og drøftet i plenum med alle som var tilstede. Nedenfor blir funn og varslede reaksjoner listet opp og kommentert. Rekkefølgen og nummerering er den samme som ved presentasjonen i det avsluttende møte 27. mai.: Overordnet kommunalt nivå og skolenivå: 1. Sikring av arbeidsmiljøkompetanse/vernetjeneste 1.1 Har rektor gjennomgått HMS opplæring? Arbeidstilsynet forstår det slik at rektor er delegert arbeidsgiveransvar på den enkelte skole fra kommuneledelsen, og dermed i HMS-sammenheng er å forstå som arbeidsgiver. Rektor ved Fjære ungdomsskole og Fjære barneskole har ikke fått HMS opplæring, mens rektor ved Holviga skole har gjennomgått slik opplæring i en tidligere stilling i en annen kommune. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-5 skal arbeidsgiver gjennomgå opplæring i helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. Opplæringen skal gi arbeidsgiver kunnskap om hvordan de organisatoriske, fysiske og psykososiale forhold i virksomheten virker inn på arbeidsmiljøet, samt hvilke positive og negative helsemessige konsekvenser dette kan ha (best.nr. 588 Veiledning om Arbeidsgivers plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid). Det blir derfor gitt varsel om pålegg for slik opplæring. Se påleggspunkt 1.
VÅR REFERANSE 3 1.2 Har verneombudet fått tilstrekkelig opplæring? Verneombud ved Fjære barneskole har ikke fått pålagt verneombudsopplæring. Verneombudet som skal ivareta de ansattes interesser i saker som omhandler arbeidsmiljøet, må få den opplæringen som er nødvendig for å ivareta vervet på en forsvarlig måte. Arbeidsmiljølovens 6-5 fastsetter at arbeidsgiver skal sørge for at verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte. Det blir derfor gitt varsel om pålegg for slik opplæring. Se påleggspunkt 2. 2. Bedriftshelsetjeneste 2.1 Er virksomheten tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste? Det er ikke gjort avtale med godkjent BHT, men det ble meddelt muntlig at det forhandles med Hjelp24. Intensjonen er å signere en avtale i løpet av juni måned. Deler av kommunen har allerede vært tilknyttet Hjelp24. Arbeidstilsynet imøteser mottak av signert avtale. 2.2 Er det utviklet periodevis plan for bedriftshelsetjenestens arbeid i virksomheten? Fordi det ennå ikke er gjort avtale med en BHT-ordning er det heller ikke laget planer for arbeid i skolene. Etter hvert må BHT også lage årsrapporter der det redegjøres for det som er utført i løpet av året. I henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, best. nr. 600 5 må kommunen i samarbeid med bedriftshelsetjenesten, sørge for at det utarbeides periodevise planer for bedriftshelsetjenestens arbeid i virksomheten. Det er grunnlag for varsel om pålegg for å lage planer for BHTs arbeid i kommunen. Imidlertid er det allerede gitt pålegg til Grimstad kommune om samme sak etter tilsyn 24.3.2011 ved barnevernstjenesten - se vedlagt kopi av brev datert 6.5.2011, med referanse 2011/6230. Derfor varsles det ikke pålegg om saken i dette brev. 3. Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. 3.1 Har skolen skriftlige rutiner som sikrer kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima? Slike rutiner har ikke blitt forelagt Arbeidstilsynet, hverken skriftlig eller muntlig. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (best.nr. 544, Internkontrollforskriften) krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMSaktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter tilpasset virksomhetens risikoforhold. Slike rutiner ansees som nødvendige for at
VÅR REFERANSE 4 internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMSområdet som loven krever. Det varsles derfor pålegg om skriftlige rutiner for kartlegging av inneklima. Se påleggspunkt 3. 3.2 Har skolen gjennomført kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima? Det er notert at det gjennomføres vernerunder og miljøundersøkelser ved alle de tre skolene som ble besøkt, men bortsett fra ved Fjære barneskole er det ikke lagt frem dokumentasjon på at fysiske inneklimakartlegginger er gjennomført. Det ble også synliggjort at det er laget en plan for utbedringer ved Fjære barneskole. På overordnet kommunalt nivå utføres det ikke kartlegging av inneklima. Se også pkt 3.8 nedenfor om roller og ansvar. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 6 (Internkontrollforskriften, best.nr. 544) har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. Det varsles derfor pålegg om kartlegging av inneklima. Se påleggspunkt 4. 3.3 Er det kartlagt noen behov for tiltak for å hindre uønsket soloppvarming eller uønsket trekk ved vinduer? Det er delvis kartlagt behov og iverksatt tiltak for å hindre soloppvarming, men resultat etter kartlegginger og behovet for tiltak må registreres i et oppfølgingssystem. Rom med vinduer som utsettes for sol kan bli svært varme dersom det ikke er solavskjerming. Dette går ut over arbeidsevne og konsentrasjon. For enkelte kan varmebelastning være en helserisiko. Kommunen har ikke tilfredsstillende rutiner for å kartlegge og risikovurdere inneklima og forhold som innvirker på inneklima, og den mangler et system for oppfølging av kartleggingsresultater. Det varsles derfor pålegg om å etablere og å ta i bruk et oppfølgingssystem (felles med punkt 3.2 over). Se påleggspunkt 4. 3.4 Er det eller har det vært fuktskader og/eller mugglukt i noen lokaler ved skolen? Det ble ikke registrert mugglukt ved skolene. Det er vannlekkasje og fuktskade ved Fjære ungdomsskole som er fulgt opp, men ikke endelig utbedret på tross av gjentatte henvendelser fra rektor. Det kan se ut som det mangler et oppfølgingssystem som sikrer at denne typen avvik følges opp. Problemet ved Fjære ungdomsskole er registrert i registreringssystemet "Facilit," men det er allikevel ikke fulgt opp slik at det har blitt løst. Det varsles derfor pålegg om å etablere skriftlige rutiner for oppfølging av alle saker som er registrert i Facilit. Se påleggspunkt 5.
VÅR REFERANSE 5 3.5 Spesielle forurensninger: Mangler det punktavsug over komfyrer, kjemikaliebehandling/lagring, maskiner etc? Det ble ikke observert avvik de stedene som ble befart. Derfor blir det ikke varslet pålegg. 3.6 Har skolen gode rutiner for systematisk renhold? Det er notert at kommunen har fungerende rutiner for renhold. Det er organisert i den kommunale renholdstjenesten som administreres av Bygg- og eiendomstjenesten. Men det planlegges forsøk med konkurranseutsetting av renholdstjenesten ved Holviga skole. En del ansatte i kommunen ser ut til å være skeptisk til løsningen. Det blir ikke varslet pålegg vedrørende renholdstjenesten. 3.7 Er det rutiner for vedlikehold av bygninger og installasjoner? Det er notert at det er rutiner for filtersjekk og filterskift samt rengjøring av tekniske installasjoner (kanaler, med mer). For det meste melder brukerne at inneklima er tilfredsstillende bortsett fra i rom som er tatt i bruk til annet formål enn det de opprinnelig var tiltenkt for. Fungerer ventilasjonsanlegget slik at det oppleves som godt inneklima? For de fleste oppleves inneklima som tilfredsstillende. Unntak gjelder enkelte rom som er tatt i bruk til annet enn det de er tiltenkt for. Det ble opplyst at rom som er tatt i bruk til annet enn tiltenkt formål, vil bli stengt for undervisning/oppholdsrom for ansatte og elever. Dette er en forutsetning for at det ikke varsles pålegg. Finnes rutiner for filterskift? Det er notert at det finnes filterskiftrutiner. Gjennomføres det innreguleringskontroll? Brukes rommene slik det ble beregnet da innreguleringsrapporten ble laget, er evt. ventilasjonen endret i forhold til endret bruk av rommene? Ventilasjonsentreprenør skal vanligvis bekrefte ved en innreguleringsrapport ved overlevering at anlegget fungerer som prosjektert. Dette var tilfredsstillende ved Fjære ungdomsskole. For Fjære barneskole var deler av ventilasjonen ny, og det ble meddelt fra representant fra Ventec at innreguleringen ennå ikke var ferdig, men dimensjonert kapasitet synes å dekke behovet. Det ble bekreftet muntlig at det finnes en rapport for Holviga skole, og det ble avtalt at en kopi skal sendes til Arbeidstilsynet. Vi kan for øvrig ikke se å ha mottatt denne rapporten. 3.8 Er roller og ansvar for vedlikehold/sikring av tilfredsstillende inneklima tydelig avklart mellom den enkelte skole og kommunen? Det kom frem under tilsynet at ansvarsdelingen for vedlikehold mellom kommunen og den enkelte skole ikke er tydelig avklart og formidlet og at dette får uheldige konsekvenser for vedlikehold og inneklima. Enhetslederne kjenner bl.a. ikke til det ansvar som kommunen har vedtatt at de har. Ihht AML 3-1(2)b) skal arbeidsgiver bl.a. ha oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt. Arbeidstilsynet forstår dette som at enhetsleder på den enkelte skole i Grimstad kommune må informeres om hvilke ansvar som tilligger den enkelte enhetsleder.
VÅR REFERANSE 6 Det varsles derfor pålegg om å klargjøre ansvarsdelingen mellom enhetsleder og kommuneadministrasjon i forhold til vedlikehold. Se påleggspunkt 6. 3.9 Har skolen og kommunen (evt. skoleeier) arenaer som sikrer medvirkning og kommunikasjon for å sikre et godt inneklima? Det kom frem under tilsynet at det gjennomføres skoleledermøter og uformelle rektormøter der HMS kan være tema, men uten adekvat påvirkning på beslutninger som fattes på overordnet nivå i kommunen. Det gjennomføres også personalmøter og møtearena med ledelse og verneombud/tillitsvalgt på skolene. Det er uavklart for verneombudene på skolene om og eventuelt på hvilken måte HVO samordner verneombudenes virksomhet og om det er etablert samarbeidsfora for verneombudene. AMUs sammensetning og aktiviteter er ikke kommunisert til underordnet skolenivå i kommunen. Det kom frem at medvirkning fra skoleledelse og/eller verneombud/ansatte ikke er tilfredsstillende ivaretatt i arbeidet med rutinene for kartlegging og/strategien for vedlikehold/planer for rehabilitering. Medvirkning fra skoleledelse, verneombud og ansatte er ikke er tilfredsstillende ivaretatt i arbeidet for å sikre et godt inneklima ihht. AML 3-1(1), 2-3(1), 6-1(3) og 7-1(3) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 3 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). Det varsles derfor pålegg om medvirkning. Se påleggspunkt 7. 3.10 Kjenner de ansatte kommunens rutiner (skriftlige) for melding av avvik? Systemene QM+ og Facilit er kjent. Registrering gjøres av kontaktperson på den enkelte skole og det ble opplyst at de ansatte kjenner til hvem avvik skal meldes til. Det er noe uavklart for Arbeidstilsynet i hvilken grad registreringsrutinene faktisk blir brukt. 4. Kommunens vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner 4.1 Kjenner dere til vedlikeholdsplanen for skolen? Det er notert at rektorer gjennomgående ikke kjenner vedlikeholdsplaner for egen skole, mens kommunens administrasjon melder at planene er kjent. I Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5, 2. og 5. ledd, er det arbeidsgivers plikt å sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhet er fordelt.
VÅR REFERANSE 7 Rektor har, slik Arbeidstilsynet oppfatter det, delegert arbeidsgiveransvar og skal derfor ifølge regelverket kjenne til vedlikeholdsplaner for egen skole. Det gis varsel om pålegg. Se påleggspunkt 7. 4.2 Har skoleledelse og/eller verneombud/ansatte medvirket i prosessen med å utarbeide vedlikeholdsplanen? Det er notert at skoleledelse har delvis innflytelse via innspill i Facilit, men de har liten innflytelse mht prioritering. I Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5, 2. 3 ledd, er det arbeidsgivers plikt å sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Det varsles pålegg om medvirkning når vedlikeholdsplaner utarbeides. Se påleggspunkt 7. 5. Vedrørende mer omfattende rehabiliteringer 5.1 Gjennomføres midlertidige tiltak der hvor det er konstatert/ kartlagt belastninger på grunn av uheldig/dårlig inneklima, i påvente av større rehabilitering? Det er notert at det gjøres midlertidige tiltak, eksempelvis: underetasje på Fjære ungdomsskole der lav temperatur kompenseres med å sette ut elektriske ovner. Organisering av arbeidet, - lufterutiner/ unngå dobbeltimer. 6. Forankring 6.1 Er det etter skolens vurdering slik at vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima. Tilbakemeldingene varierer noe. Foreløpig ser det ut til at vedlikeholdet dekker behovet ved Fjære ungdomsskole og Fjære barneskole, mens ved Holviga er det registret at etter reduksjon i vaktmesterressurser blir ikke behovene adekvat dekket for enkelte andre behov. 7. Radon 7.1 Kjenner dere til radonnivået på skolen? Det ble notert at kommunelegen har laget plan for kartlegging av radonnivået. Det skal gjennomføres på høsten 2011 og 2012. Konklusjon: Arbeidstilsynet tar planen til etterretning, men anmoder om å få tilsendt sluttrapport. 8. Eventuelt Følgende momenter notert nedenfor ble tatt opp i løpet av tilsynet. Temaene dekker støy, belysning, lærerværelses størrelse etc. Det ble registrert og meddelt som et positivt moment at, på tross av formelle systemmangler, er mye av det underliggende og fysiske mht. inneklima på plass og tilfredsstillende allikevel.
VÅR REFERANSE 8 Enkelte ansatte har ikke fått arbeidsavtaler. Rektorene ved Fjære ungdomsskole og Holviga skole hadde ingen arbeidsavtaler. Alle ansatte skal i følge Arbeidsmiljøloven 14-5, ha skriftlige arbeidsavtaler. Disse arbeidsavtalene skal oppfylle kravene i Arbeidsmiljøloven 14-6. Det varsles pålegg om opprettelse av arbeidsavtaler. Se påleggspunkt 8. Det ble meddelt og registrert at det enkelte steder er noe dårlig belysning. Dette bør kartlegges. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige arbeidsforhold. Det varsles pålegg om kartlegging. Dersom det avdekkes behov skal det lages en plan for oppjustering av lysforholdene. Se påleggspunkt 4. Det ble notert at en del oppgaver er tatt ut fra vaktmestertjenesten, men det er ikke laget planer for alternativer. Eksempelvis: Gardinvask Småreparasjoner av møbler og inventar Dette er oppgaver som virksomheten burde finne gode løsninger på etter at man har fått på plass rutiner som beskrevet i punkt 3.9. Overordnet kommunalt nivå: 3.3 Er roller og ansvar for vedlikehold/sikring av tilfredsstillende inneklima tydelig avklart mellom den enkelte skole og kommunen? Det er ikke tydelig avklart og formidlet. Enhetslederne kjenner ikke det ansvar som kommunen har vedtatt at de har. Jfr. Overordnet kommunalt nivå og skolenivå pkt 3.8 ovenfor der det er varslet pålegg. Se påleggspunkt 6. 3.4 Hvordan er disse rollene kommunisert/sikret til skolene? Se Overordnet kommunalt nivå pkt 3.3 ovenfor der det er varslet pålegg. Se påleggspunkt 6.
VÅR REFERANSE 9 4 Kommunens evt skoleeiers vedlikeholdsstrategi 4.1 Har skoleeier en overordnet vedlikeholdsstrategi for sine skolebygg? Med bakgrunn i noterte opplysninger under tilsynet ser det ut som det ikke finnes noen strategi for vedlikehold av kommunens skolebygg, men derimot finnes det en plan som blir utarbeidet på bakgrunn av registreringer i Facilit. 4.2 Kan skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi dokumenteres skriftlig i tilsynet? Med henvisning til pkt 4.1 over konstateres det at det ikke finnes noen skriftlig vedlikeholdsstrategi. 4.3 Er vedlikeholdsplanene i samsvar med vedlikeholdsstrategi og kartlagt behov. Med henvisning til pkt. 4.1 og 4.2 ovenfor finnes det en vedlikeholdsplan basert på registreringer i Facilit. Vedlikeholdsstrategi er derimot ukjent og det er derfor ikke mulig å se om disse samsvarer med kartlagt behov. Begrunnelse for varsel om pålegg for pkt. 4.1, 4.2 og 4.3: Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). Det varsles pålegg som dekker forhold omtalt under pkt 4.1, 4.2 og 4.3. Se påleggspunkt 9. 4.4 Finnes det arenaer som sikrer medvirkning fra skoleledelse og/eller verneombud/ansatte i prosessen med å utarbeide vedlikeholdsplaner? Dette forhold er dekket under Overordnet kommunalt nivå og skolenivå pkt 4.2 ovenfor der det varsles pålegg. Se påleggspunkt 7. 5. Vedrørende mer omfattende rehabiliteringer 5.1 Finnes en tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for? Det ble ikke fremsatt informasjon om overordet rehabiliteringsplaner som omfatter alle skolene i kommunen, men det ble meddelt at det skal utføres rehabilitering av Fevik skole og ved to fløyer på Landvik skole. Det ble ikke avdekket forhold som gir grunnlag for pålegg.
VÅR REFERANSE 10 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg som gjelder alle skoler og skoleadministrasjon i Grimstad kommune. 1. Lederopplæring Rektorene ved Fjære barne- og ungdomsskole må gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jfr. Arbeidsmiljøloven 3-5. Frist for gjennomføring: 1. februar 2012 Pålegget anses for etterkommet når Arbeidstilsynet mottar bekreftelse på gjennomført opplæring eller en kopi av bindende påmelding og hvor det fremgår hvilke tema som inngår i opplæringen. 2. Verneombudskurs Verneombudet ved Fjære barneskole må gis HMS-opplæring. I Arbeidsmiljøloven 6-5 stilles det krav til at arbeidsgiver skal sørge for at verneombud blir gitt nødvendig lovpålagt minimumsopplæring (40 timers kurs i arbeidsmiljø). Frist for gjennomføring: 1. februar 2012 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet mottar bekreftelse på gjennomført kurs eller en kopi av bindende påmelding. 3. Skriftlige rutiner for kartlegging Kommunen skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende, jfr. Forskift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 7, (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). Frist for gjennomføring: 1. juni 2012 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 4. Gjennomføring av kartlegginger Kommunen skal i samarbeid med virksomhetsleder og ansatte kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan /skriftlige planer med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2.ledd nr.6. (Internkontrollforskriften, best.nr. 544) Frist for gjennomføring: 1. juni 2012 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring.
VÅR REFERANSE 11 5. System for oppfølging av innrapporterte avvik. Kommunen må etablere et system som sikrer at alle registrerte avvik, (bl.a. fuktskader) følges systematisk opp til sakene er løst iht. AML 4-4 (1), forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best.nr. 529) 8 og veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (best.nr. 444). Frist for gjennomføring: 1. juni 2012 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt dokumentasjon på at et slikt oppfølgingssystem er opprettet. 6. Roller og ansvar for vedlikehold/sikring av tilfredsstillende inneklima. Kommunen må sørge for at ansvarsdelingen for vedlikehold av skolebygninger mellom kommunen og den enkelte skole er tydelig avklart og formidlet, slik at et tilfredsstillende inneklima kan sikres. Enhetslederne må kjenne til det ansvar som kommunen har vedtatt at de har, jfr. AML 3-1(2)b) Frist for gjennomføring: 1. juni 2012 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt en redegjørelse for hvordan rollefordelingen vil bli kommunisert. 7. Medvirkning og kommunikasjon. Kommunen skal sørge for at kartlegging, utarbeiding og prioritering av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Enhetsleder og tillitsvalgte/verneombud skal gjøres kjent med relevante planer. Jfr. AML 3-1(1), 2-3(1), 6-1(3) og 7-1(3) og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 3 (Internkontrollforskriften, best.nr. 544). Frist for gjennomføring 1. juni 2012 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet får tilsendt en kopi av rutiner for hvordan kravet til medvirkning skal ivaretas. 8. Arbeidsavtaler. Alle ansatte skal få arbeidsavtale, jfr. Arbeidsmiljøloven 14-5. Disse arbeidsavtalene skal oppfylle kravene i Arbeidsmiljøloven 14-6 Frist for gjennomføring: 1. februar 2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av arbeidsavtalene for rektorene ved Holviga skole og Fjære ungdomsskole. 9. Kommunens vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplaner Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr.
VÅR REFERANSE 12 Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6. (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) Frist for gjennomføring: 1. juni 2012 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 15.10.2011 Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at virksomheten henviser til sak 2011/10197 ved eventuelle henvendelser til Arbeidstilsynet. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Paul Bjarne Nerheim tilsynsleder (sign.) John Jacobsen sjefsingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: Fylkesmannen ved skoleansvarlig, Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal Fylkesmannen ved helseansvarlig, Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal Ordfører Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Rådmann Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Eiendomssjef Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Arne Rugsbak, Hovedverneombud Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Ingerlise Svendsen, Vara Hovedverneombud Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Marit Grefstad Innholt, Utdanningsforbundet HTV, Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Marit I. Rørvik, Fagforbundet HTV, Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Erik Aalvik Evensen, Rektor Fjære ungdomsskole, Bringsværv.11, 4885 Grimstad Morten Torgersen, Verneombud Fjære ungdomsskole, Bringsværv.11, 4885 Grimstad Hallgeir Berge, Rektor Fjære barneskole, Bringsværv.7, 4885 Grimstad Ann-Kristin Olsen, Verneombud Fjære barneskole, Bringsværv.7, 4885 Grimstad Bjørn Malmø, Rektor Holviga skole, Terje Løvåsvei 121, 4879 GRIMSTAD Hilde Marcussen Svebak, Verneombud Holviga skole, Terje Løvåsvei 121, 4879 GRIMSTAD Else Vasstøl, HMS-rådgiver HR-avd, Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD
VÅR REFERANSE 13 Sigvald Laurendz, Bygg og Eiendomtj. Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Thor Egil Mortensen, Bygg og Eiendomtj. Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Jan Ivar Larsen, Bygg og Eiendomtj. Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Roald Bornø, Bygg og Eiendomtj. Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Bodil Riber-Siring, Bygg og Eiendomtj. Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Lars Meyer Myklestad, Bedr. Overlege, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Bjørn Kristian Pedersen, Kommunalsjef, Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Kjell Helge Tveide, Bygg og Eiendomtj. Grimstad Kommune, Serviceboks 503, 4878 GRIMSTAD Vedlegg: DELTAKERE VED TILSYN UKE 21 2011 INNEKLIMA I GRIMSTAD KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Brev datert 6.5.2011, med referanse 2011/6230