HurtigErfa Vedlegg 1 Detaljer fra spørreundersøkelsen i deltagende bedrifter i prosjektet MULTICONSULT AS Nedre Skøyen vei 2 P.b. 265 Skøyen 0213 Oslo Tel.: 21 58 50 00 Fax: 21 58 50 01 www.multiconsult.no
1. Intervju med entreprenører Deltagerne i prosjektet gjennomførte en spørreundersøkelse i egne bedrifter vedrørende status, erfaringsutveksling, kompetanse, kultur / ledelsesforankring, forhold til andre aktører og etterutdannelse. 1.1 Innledning Vi tror at en god tilnærming til en felles ordning er å starte i egen bedrift. Derfor ønsker vi at den enkelte ta med seg noen spørsmål hjem å drøfte dette med kolleger og ansatte (tilpasses). Dette for å starte prosessen i FoU prosjektet og for å bevisstgjøre deltagerne. 1.2 Status Beskriv hvordan bedriften / event næringen) har et system for kartlegging av feil i egen produksjon (tenker hele verdikjeden eller deler av verdikjeden). Er det et system for systematisk registrering av feil og mangler som fungerer og brukes? - List opp de forhold som vanligvis går galt - Hva er det største hinderet for et effektivt og godt registreringssystem - Nevn noen elementer som kan forbedre dagens system - Hvordan skal implementering i egen bedrift gjøres? Har etablert et system for registrering av uønsket kvalitet. Kvalitetsarbeidet er forankret og gitt en profil. Administreres av en styringsgruppe. Egne kvalitets Det som vanligvis går feil er knyttet til tegningsforståelse og feil utsetting. Ødelegger for hverandre på slutten av byggesaken, tekniske fag går i veien for hverandre Største hinderet er motivasjon og skriftlighetskulturen. Forbedringer: Implementeringen er godt i gang. Quick Feedback. Feilkost- registreringsskjema, alle avvik registreres fra byggestart til slutt via en Pocket PC. Krever mye innsats for å få det til på en skikkelig måte! Har derfor ikke blitt iverksatt fult ut pga. strategiperioden 2008-10. Ikke alle bruker verktøyet. Lite/ ingen opplæring Manglende forståelse for registreringen. Tilgangen, forståelse, nytten, god nok opplæring, kompetanse. Alle skal bruke det. Kurs for alle (selv de som ikke har en Pocket Pc) Info og Kurs, prøveperiode med veiledere, krav til bruken. De rette menneskene må registrere. /CAL Side 2 av 7
Har i flere år hatt fokus på null feil. Vi har sjekklister i styringssystemet. Vi benytter prosjekteringsleder i alle prosjektene vi har prosjekteringsansvar. Vi gjennomfører prosjektgranskning, både med eksterne og interne krefter. Vi har med håndverkerne i planlegging av egne arbeider. Vi har dog ikke et eget system for registrering av feil, men vi har åpenhet rundt feil og det er naturlig å fortelle kollegaer om eventuelle feil. Vi har fora hvor prosjektene blir beskrevet. Vi har en egen serviceavdeling som deltar i prosjektene fra overlevering og i resten av prosjektets liv. Lederen for denne avdelingen holder interne kurs i bedriften. System for systematisk registrering finnes, men dette brukes i svært liten grad. Avholdes egne KS-møter hvert kvartal. Alle prosjekter evalueres etter ferdigstillelse. Erfaring bringes videre. Prosjektering: dårlig internkontroll som medfører dårlig eller feil målsettinger samt manglende og unøyaktige detaljer. Bygging: fukt, brann, lyd, kuldebroer. lojalitet til systemet er den største utfordringen. Systemet må være så godt at det fortjener sin eksistens. Implementering i egen bedrift må skje via krav om bruk og opplæring i bruk. De største fare-/feilområdene i dag er i forbindelse med fukt. Flate tak, gjennomføringer, takoppbygg og gesims. Fasader, gesims, overgang svalgang og balkong. 1.3 Erfaringsutveksling Er det et system for erfaringsutveksling internt i bedriften? Beskriv dette kort (på det personlige område, internt i det enkelte prosjekt, mellom prosjekter, i avdelingen etc). - Hva er det største hinderet for en effektiv måte å dele erfaringer med gode og dårlige løsninger? - Nevn noen elementer som kan forbedre dagens system i bedriften - Hva må til for at Hurtig-Erfa skal bli en realitet? Erfaringsutvekslingen skjer i møter, muntlig og skriflig. Mandagsmøter på prosjektet, Fagsamlinger og D-møter på kontoret. Største hinderet er muligens knyttet til holdninger og kultur (ikke moro å stå frem med noe man er dårlig på) Forbedringspotensial ligger mellom å utveksle erfaringer mellom distriktskontorene. Hurtig-Erfa: Må få til noen suksesshistoerier i starten, og ha med noen bjellesauer (Store entreprenører, nettverk etc.). /CAL Side 3 av 7
Ettermarkeds avdelingen orienterer først og fremst prosjekterende og til prosjekter. Ettermarked er også med i prosjektleder samlinger, hvor det snakkes om problematikk og status på det enkelte prosjekt. Erfaringsoverføringen treffer ikke alltid den enkelte etter som hvilken fase man er i produksjonen. Derfor må man ha rutine/fokus gjennom hele prosjektet på å oppdatere seg og sitt prosjekt imot en erfaringsdatabase. Størst fokus tidlig i fasen. Ettermarked må være helt med i fra startfasen av et prosjekt med sine erfaringer. Først og fremst luke bort de overordnede feilene, for så å gå i detalj. Sette hele erfaringsoverføringen i et pålagt system. Hurtig-Erfa: Det må gjøres kjent. Brukervennlig. Lav kostnad, sende ut tidsriktige smakebiter på erfarings detaljblader, for å lokke brukere og potensielle brukere. Største utfordringen er å finne ut hvordan en skal legge ut detaljene, slik at de virkelig blir til hjelp for kollegaer. Vi oppfordrer til dialog mellom kollegaer som skal bygge en type bygg å ta kontakt med som har bygd den type bygg. Skal Hurtig-Erfa bli en realitet må eksemplene være helt konkrete og gått forklart. I tillegg må alle forutsetninger være med, dvs rundt beliggenhet (i landet), brann, lyd osv. : Erfaringsutveksling skjer internt i prosjektene, formannssamlinger, prosjektledersamlinger, i samlinger mellom prosjekteringsledere og overordnet i bedriftsmøter. Det største hinderet er å endre kulturen, slik at hver enkelt tør å stå frem og utveksle sine dårlige erfaringer med sine kollegaer. De gode erfaringene tror man at alle andre er kjent med. Et bedre registreringssystem, mer fokus og direkte krav fra ledelsen. F inne et effektivt system som brukerne opplever som hjelp. 1.4 Kompetanse I RUB-prosjektet ble det påpekt og påstått at mange av de feil og mangler som gjøres i BAbransjen kan tilskrives manglende kompetanse. Er dette riktig? Manglende kompetanse erkjennes. Speiselt er dette knyttet til etterutdanning, komme sammen og drøfte erfaringer i alle lag (fagarbeidere/baser). - Ja! /CAL Side 4 av 7
Vi jobber kontinuerlig med kompetanseheving gjennom blant annet -skolen. I tillegg jobber vi å la håndverkere være med i planlegging av egen arbeider. Om det er mangel på kunnskap eller forståelse av konsekvenser av de valg en gjør, vet jeg ikke men vi må bli flinkere. I tillegg vil nye krav gjennom Nye TEK kreve ytterligere ny kompetanse. Og faren er at gamle detaljer som har fungert godt, ikke lenger blir gode nok pga. tykkere vegger osv. : Vi jobber aktivt rundt kompetanseheving, gjennom ekstern skolering i tillegg til intern-skolen. I praksis kan vi nok oppleve at mye feil skyldes manglende kompetanse, men dette kan like gjerne dreie seg om likegyldighet, noen tar snarveier uten å se konsekvensene, andre lider av manglende engasjement og forståelse. Bedriften har for dårlig system (les, liten bruk av systemet) til å fange opp viktige og kritiske områder. 1.5 Kultur, ledelsesforankring I hvilken grad er en åpen kultur (i vid forstand) og ledelsesforankring en suksessfaktor for å kunne dele erfaringer og systematisere dette i ulike nivåer. Drøft dette og redegjør kortfattet, gjerne med eksempler. Det er avgjørende at alle endringer er forankret i ledelse og bedriftsstrategi. Svar: Stor grad! - Åpen kultur gir bedre kommunikasjon: mindre barrierer, tettere samarbeid, økt forståelse og ansvarsfølelse. - I kombinasjon med punktene over og et tvunget system! - Initiativet og ønsket må først og fremst ligge hos ledelsen. Vi har en åpenhet rundt feil, feilfri overlevering og erfaringsoverføring. Dette er ledelsesforankret. Erfaringsutveksling og å redusere feil er absolutt ledelsesforankret. Det gjenstår å finne et system som beviselig fungerer, og som kan forsvare sin eksistens. /CAL Side 5 av 7
1.6 Forhold til eksterne aktører, spes. arkitekter og rådgivere Spørsmål For entreprenører spesielt er samarbeidet med de prosjekterende viktig for å få en god flyt i produksjonen. - Hva oppfattes som mest kritisk i forhold til de ytelser arkitekter og rådgivere utøver i dag overfor entreprenører. Nevn gjerne noen eksempler - Nevn noen elementer som kan forbedres for at samspillet og ytelsene fra arkitekt og konsulenter kan forbedres - Hvordan oppfattes kvaliteten på det arbeidet som arkitekter og konsulenter utfører (levere på tiden, korrekte tegninger og dokumenter uten feil, kontrollrutiner, etc.) Mest kritisk er kvalitetssikring av prosjekteringsarbeidet og holdninger til dette. I tillegg til å ta eierforhold til prosjektets planer, og være lojale til dette. På samme måte må entreprenørene være bevist på endringer i produksjon kan skape frustrasjon i forhold til justeringer i dokumentplaner. Forbedringer: Kick-off i starten. Avklare forventninger og krav til hverandre. Bli kjent. Dette vil bedre kommunikasjonen, som er viktig. Tegninger leveres for sent, ofte feil og grove feil som arkitekt burde ha luket ut i sin kontroll før levering av tegninger. Manglende føring av kontrollplan under byggeprosessen. Entreprenøren må være klarere i sine ønsker og behov og ikke forvente at arkitekt skal vite alt. Avstemme forventningene! Sørge for at de får nok tid. Største utfordring synes å være arkitektene. Her mangler mange ansatte et minimumskunnskap i statikk, sjakter/føringsveier, bygningsfysikk osv. Vi har vært på revisjon hos arkitekt, som hadde alle rutinene på plass, men benyttet ingen av dem. En ung og uerfaren arkitekt tegner på prosjektet (kombinert nærings- og boligprosjekt på annet sted) og sender ut tegningene uten at de er gjennomgått av andre på kontoret. Vi ser at vi må tidligere inn å foreta prinsippavklaringer rundt sentrale forhold, som bæring, sjakter, kuldebroprinsipper osv. Opplever generelt at de prosjekterende ikke har praktisk forståelsen for mange viktige avklaringer som må gjøres tidlig i prosjekteringen. Sjakter, rørføringer, brann/lydkrav, høyder i forbindelse med isolerte garasjetak kontra leiligheter i 1 etg. Takhøyde nok til å kunne krysse og ha fall på rørføringer. Nedbør og flate tak med tilhørende terrasser, oppbygg etc. Dårlig kvalitetssikring. Bedre avtaler, kickoff, vi må være klarere i våre krav til prosjekterende. Skape bedre eierforhold til prosjektet. Liten forståelse for fremdriftsplanlegging av prosjektering. Benytter entreprenører som kvalitetssikrer. Mange feil kunne vært unngått om det ble utført en mer kontinuerlig /CAL Side 6 av 7
prosjektering med bedre egenkontroll. Med faste møter hver 14.dag ser man til tider at lite arbeide er gjort og mange ting oversees pga at det jobbes med mange prosjekter samtidig. 1.7 Etterutdanning Spørsmål I RUB-prosjektet ble det påpekt at BA-næringen har kunnskapsmangler knyttet til bl. a bygningsfysikk. Er dette riktig, og hva må i tilfelle til. Drøft i egen bedrift og gjøre noen betraktninger om dette (nå-situasjon og event forbedringstiltak). Vi føler dette er et prosjekteringsansvar. Vi må ha nok kunskap til fagområdet til å kunne event avdekke prosjekteringsmangel/feil. Har en mistanke at en del av dette havner mellom 2 stoler. Hvor er arkitektene (invitere inn i Hurtig-ERFA?) RIBYFYS er dette et Oslo-fag? Svar: Ja! Mange uheldige løsninger kunne vært unngått på prosjektet ved å ha et tett samarbeid med en bygnings fysikker og Ettermarked. Fysikeren bør være med i starfasen hos arkitekten og prosjekterende, samt informeres ved et hvert avvik. Plassprosjekterte løsninger kan være svært uheldige. Enig i at bygningsfysikk er et kritisk punkt, og ser nå at vi trekker inn spesialkompetanse tidlig i prosjekteringen Her er det helt klart forbedringspotensialet både hos entreprenørene og de prosjekterende, Et viktig valg er hvem som skal ha ansvaret. Med økt myndighetskrav tror vi det er riktig å plassere kunnskapen hos de prosjekterende. /CAL Side 7 av 7