Kjøreplan for møte 1 Omtanke

Transkript

1 Kjøreplan oppfølgingsmøter - Korte prosjekter Kjøreplan for møte 1 Omtanke Hensikten med møtet: Hensikten med dette møtet er å gjenoppfriske kunnskapene om barrieren omtanke for hverandre. Vi skal gjennomdiskusjon og eksempler bli bevisst på forskjellige måter å vise omtanke på. Vi skal også ta fram de hindringene som ble skrevet ned på workshopen og jobbe videre med disse. Mål: Økt bevissthet om barrieren omtanke for hverandre Etablere tiltak for å fjerne hindringer Enhetens egne forberedelser til dette møtet Forut for dette møtet bør den enkelte bli oppfordret til å finne fram til egenopplevde hendelser hvor barrieren omtanke for hverandre var tilstede, at det var mangler/svakheter med den eller at den ikke var tilstede. Bruk gjerne eksempler både fra jobb og fra egen fritid. Møteleder (avdelingsleder, kollegagruppen) må i tillegg sørge for å finne fram til en eller flere relevante hendelser som er rapportert i løpet av de siste 12 måneder og som inntraff fordi noen lot være å vise omtanke for hverandre. For eksempel hendelser som kunne vært unngått dersom andre som var tilstede eller kjente til det som skulle skje hadde grepet inn og sagt ifra. Dette for å sikre at man har noe å diskutere dersom det blir få eksempler fra de andre møtedeltagerne. Det forutsettes at prosjektet / enheten har identifisert hindringer for å vise omtanke på samlingen / workshopen. Hvis ikke anbefales det å gjøre dette i et eget formøte (se pkt 5). Agenda: 1. Hva har skjedd siden forrige møte? 2. Introduksjon til møtet i dag 3. Introduksjon til barrieren omtanke for hverandre 4. Hvorfor er det så vanskelig å vise omtanke 5. Identifisere og prioritere hindringer 6. Etablere tiltak for å fjerne hindringene 7. Avslutning av dette møtet veien videre Gradering: Protected Status: Final Utløpsdato: Side 1 av 5

2 Varighet: ca 1,5 2 timer Gjennomføring 1. Hva har skjedd siden forrige møte? Bruk noen minutter til å snakke om egenopplevde episoder/hendelser (positive så vel som negative) siden forrige møte. Få frem de gode eksemplene på at noe gikk bra fordi en eller flere av Kollegaprogrammets fem barrierer var på plass. Ikke still spørsmål av typen: Har du opplevd noe? Da kan svaret lett bli nei. Bruk åpne spørsmål, som for eksempel: Hva har du opplevd? Dersom det kommer frem spesielt gode historier bør disse diskuteres og eventuelt premieres, og det er laget/avdelingen som er jury. Kriteriene for en spesielt god historie er følgende: Historien/episoden må kunne kobles mot en eller flere av Kollegaprogrammets fem barrierer. Det må være åpenbart at det gikk bra fordi en eller flere av barrierene var på plass. Det må også være åpenbart at noen kunne ha blitt skadet dersom barrieren(e) ikke hadde vært på plass. Avgjørelsen om hvorvidt en historie skal premieres, og eventuelt hvilken, tas gjennom enkel avstemming i laget/avdelingen. Kollegaprogrammet forslag til premie er T-skjorter med barriere motiver. Disse rekvireres av enheten direkte fra butikken på Forus Øst. Eksterne leverandører bestiller på mail til : KTJkunde@Statoil.com. Enheten (prosjektet, delprosjektet, gruppen, etc) plukker ut den beste historien hvert kvartal og sender en beskrivelse av denne til Kollegaprogrammet sentralt. Kollegaprogrammet vil deretter foreta en utvelgelse og premiere de beste historiene hvert kvartal. 2. Kort introduksjon til møtet i dag I dette møtet skal dere diskutere barrieren omtanke for hverandre. Dere skal også ta fram de hindringene som ble skrevet ned på workshopen og jobbe videre med disse. PS Dersom prosjektet / enheten ikke har gjennomført denne oppgaven bør den gjennomføres på et eget formøte (se pkt. 5). På dette møtet skal dere Gjenoppfriske kunnskapene om barrieren omtanke for hverandre Velge ut fem hindringer som er relevante for deres egen arbeidsplass Identifisere tiltak / spilleregler som skal hjelpe dere med å fjerne hindringene Gradering: Protected Status: Final Utløpsdato: Side 2 av 5

3 3. Introduksjon til barrieren omtanke for hverandre Vi starter med en kort repetisjon av det vi lærte på samlingen/workshopen om barrieren omtanke for hverandre. Møteleder gir en kort introduksjon om temaet Å vise omtanke for hverandre kan ha flere betydninger for folk flest. I Kollegaprogrammet har vi valgt å forklare barrieren med at vi griper inn / sier i fra når vi ser en kollega, nabo, en venn eller hvemsomhelst gjør noe som kan sette en selv eller andre i fare. På samlingen / workshopen snakket vi om feilhandlinger og at vi mennesker alltid vil kunne gjøre feil, selv om vi gjør så godt vi kan. De fleste av oss har en travel hverdag, og da er det ikke så enkelt å ha kontroll med alle detaljer i enhver situasjon. Det kan også være fristende å ta noen sjanser av og til. Derfor er vi alle avhengige av å ha arbeidskollegaer, naboer og venner som viser omtanke for oss, og som griper inn når de ser at vi er i ferd med å gjøre en feil som kan føre til at noen skades. Vi skal være klar over at denne omtanken i mange situasjoner utgjør den aller siste barrieren for å unngå en ulykke. 4. Hvorfor er det så vanskelig å vise omtanke Møteleder gir en kort introduksjon om temaet Å snakke sammen kan være en krevende måte å kommunisere på. På workshopen skrev dere ned en rekke grunner som hindrer dere i å vise omtanke for andre mennesker. Mange kvier seg for å si ifra pga frykt for ubehagelige tilbakemeldinger fra den/de en viser omtanke for. Når vi viser omtanke overfor kollegaer, familiemedlemmer og venner så gjør vi dette for at de ikke skal komme til skade. Derfor burde det i utgangspunktet ikke være vanskelig å reagere positivt når andre griper inn overfor en i risikofylte situasjoner. Når dette allikevel ikke alltid skjer, kan det ha sammenheng med måten vi opptrer på når vi viser omtanke. Så det er derfor viktig at det gjøres på den riktige måten. Både innholdet i det vi sier og kroppsspråket, måten å si det på er viktig. En god måte å gjøre det på er å snakke til hverandre som en voksen til en voksen. Og ikke slik en voksen ofte snakker til et barn med høyt hevet pekefinger. La oss først høre hva John Cleese mener om dette, så tar vi en prat i etterkant. Vis filmen John Cleese Omtanke for hverandre Gradering: Protected Status: Final Utløpsdato: Side 3 av 5

4 Ta en runde rundt bordet angående: Hver enkelt gir til beste ett eksempel på da han/hun ble vist omtanke (noen påpekte en risikofylt handling) på riktig (voksen til voksen) og/eller feil (voksen til barn) måte. Det forutsettes at i hvert fall noen av møtedeltakerne har funnet fram til eksempler på hvor barrieren omtanke for hverandre var tilstede, at det var mangler/svakheter med den eller at den ikke var tilstede. Hvis ikke brukes de hendelsene som møteleder har plukket ut. 5. Identifisere og prioritere hindringer På samlingen / workshopen skrev dere ned en rekke hindringer som gjøre det vanskelig å gripe inn og si i fra. Disse hindringene fra samlingen leveres nå tilbake til deltagerne og gjennomgås. Dersom det er ønskelig kan det tilføres ytterligere hindringer. Dersom prosjektet / enheten ikke har identifisert hindringer ifm workshopen bør den gjennomføres på et eget formøte. Et slikt formøte kan typisk arrangeres som følger: a. Formøte: Identifisering av hindringer Møteleder gir en kort introduksjon til oppgaven Vi skal få høre et dikt, eller snarere en beretning, lest av Even Stormoen. Den er oversatt fra engelsk (A Safety Poem, eller I could have saved a life today) til nynorsk av Johannes Gjerdåker. Det er en beretning fra en linjeleder som antakelig vil slite med dårlig samvittighet resten av livet fordi han snudde ryggen til og ikke grep inn da han så at en arbeidskollega utsatte seg for risiko. Vis filmen Et trygjings dikt (Då eg snudde meg vekk) Diskuter i grupper hva det er som hindrer en i fra å gripe inn og si i fra når vi ser en kollega, nabo, en venn eller hvemsomhelst gjør noe som kan sette en selv eller andre i fare. Skriv hindringene ned på et ark. Alle hindringene samles inn og presenteres samlet. b. Prioritering av hindringer Enheten / prosjektet velger ut fem hindringer som man ønsker å jobbe med å få fjernet de neste 12 månedene. Disse hindringene skal være de som er mest relevante for din egen arbeidsplass. Utvelgelsen foregår ved avstemning hvor alle noterer på en lapp de 3 hindringer de synes er de viktigste. Dette pågår til det er valgt ut fem hindringer. Gradering: Protected Status: Final Utløpsdato: Side 4 av 5

5 6. Etablere tiltak for å fjerne hindringene Ta utgangspunkt i de fem hindringene som ble valgt. Vi skal nå etablere tiltak for å fjerne disse hindringene. Gjennom gruppearbeid eller en brainstorming utarbeides forslag til tiltak. Basert på disse forslagene utarbeides Rules of engagement / avdelingens spilleregler / regler for ønskelig atferd. Hindringene og eller tiltakene bør presenteres i form av en plakat som henges opp godt synlig av være en påminnelse om å vise omtanke. 7. Avslutning av dette møtet orientering om neste møte I neste møte vil hovedtema være feilhandlinger og short cuts. Hensikten med møtet er at vi skal bli mer bevisst på at vi gjør både bevisste og ubevisste feil og årsaksmekanismene bak feilhandlingene. Støttemateriell: Film, John Cleese Caring about each other Kjøreplan for møtet og PTT presentasjon (finnes på Kollegaprogrammets Webside, / kollegaprogrammet Gradering: Protected Status: Final Utløpsdato: Side 5 av 5