Kjøreplan møte 14 Sikker jobb analyse / valg av design

Transkript

1 Kjøreplan møte 14 Sikker jobb analyse / valg av design Bakgrunnen for møte 14 I forrige episode av Tertitten Contractors (episode 5) så vi nærmere på hvordan vi kan lære mest mulig av feilhandlinger begått av oss selv eller av andre. I dette møtet skal vi ha oppmerksomheten mot hva vi kan gjøre i forkant for å unngå å ta feil beslutninger eller legge til rette for at en hendelse kan inntreffe. Med andre ord god planlegging og vurdering av risiko. De fleste av oss planlegger og gjennomfører en eller flere arbeidsoppgaver i løpet av en vanlig arbeidsdag. Innholdet varierer naturligvis alt etter hvilke arbeidsoppgaver som utføres. Men selv om innholdet varierer, ser vi at det er flere likheter. Vi har valgt å illustrere dette ved hjelp av to filmer som illustrerer to forskjellige arbeidssituasjoner. Det ene alternativet er utfylling av et SJA skjema, mens den andre filmen gjengir en design gjennomgang. For møte 14 er det valgfritt om dere vil velge enten alternativet SJA eller Valg av design som tema. SJA passer best for operasjonelt personell, mens ikke operativt personell/ kontorpersonell sannsynligvis vil kjenne seg bedre igjen i temaet Valg av design. Det er naturligvis mulig å bruke begge alternativene. I forbindelse med aktiviteter som ikke er dekket av etablerte prosedyrer og instrukser og som kan inneholde risikomomenter, skal vi bruke Sikker Jobb Analyse (SJA). Operasjonelt personell bruker en SJA for å identifisere faremomenter og dokumentere at en har kontroll på disse. SJAene gjennomføres vanligvis rett før jobben skal starte. Den som utfører jobben deltar sammen med ledere/formenn eller andre som har kunnskap om jobben som skal utføres og faremomenter som kan oppstå. Lignende metodikk brukes også for eksempel ved Før jobb samtale, kameratsjekk osv. Kollegaprosjektet har som grunnlag for dette temaet undersøkt fem tilfeldige ferdig utfylte SJAer fra noen plattformer. Hvis vi går ut fra at kvaliteten på utfyllingen av disse SJAene representerer et gjennomsnitt av kvaliteten for det som presteres på våre innretninger, har vi et stort forbedringspotensial mht riktig gjennomføring av SJA-møter og korrekt utfylling av SJAskjemaet. Slik de fleste SJA-skjemaene fylles ut i dag, blir skjemaene svært mangelfulle mht utfyllende/forklarende kommentarer som skal presisere hva man mener når man krysser av Ja eller Nei i SJA-skjemaets sjekkliste. 1

2 Mål: Bli bevisst på å sikre kvalitet ved utfylling av SJA skjemaet Få bedre kjennskap til gjennomføring av SJA møter Sikre kunnskap om krav og prosedyrer ifm bruk av SJA Tema: Valg av design Design (og HMS) gjennomgang er en formell og systematisk gjennomgang ved valg av design / tekniske løsninger og en metode for å evaluere om krav til HMS er ivaretatt. Det er også et verktøy for å verifisere krav til funksjonalitet, operasjons- og fabrikasjonsvennlighet, samt til å identifisere risiko og risikoreduserende tiltak. De skal utføres i alle faser av et prosjekt/anskaffelsesprosess. Utfordringer oppstår når det blir konflikt mellom krav til HMS og fremdrift/produksjon og kostnader. Mål: Sikre krav til sikkerhet ifm med en anskaffelsesprosess Øke kunnskap om prosedyrer og krav til HMS som finnes ifm anskaffelse av utstyr og tjenester Gjennomføring: Agenda: 1. Hva har skjedd siden forrige møte? 2. Kort introduksjon til møtet: Mål og hensikt 3. Film: Tertitten Contractors, episode 6 (valgfritt tema) 4. Diskusjon 5. Liten repetisjon av barrieren Omtanke for hverandre 6. Avslutning hva har vi lært / orientering om neste møte Varighet 1,5 2 timer Enhetens egne forberedelser til møte 14 Ifm med innkalling til dette møtet bør den enkelte bli oppfordret til å finne fram til egenopplevde hendelser som illustrerer eksempler på feil eller mangelfull Sikker Jobb Analyse og hvilke konsekvenser det medførte. Møteleder / linjeleder / kollegagruppen kan i tillegg finne fram til en eller flere utførte SJA er som er mangelfulle eller feil utfylt. 2

3 Tema: Valg av design Ifm med innkalling til dette møtet bør den enkelte bli oppfordret til å finne fram til egenopplevde hendelser hvor det er ble gjort en feil valg / prioriteringer ifm designfasen / anskaffelse av et produkt / tjeneste og hvilke konsekvenser det medførte. I tillegg kan møteleder / linjeleder / kollegagruppen kan finne fram til noen hendelser som er et resultat av dårlig / feil design. Gjennomføring av møte Hva har skjedd siden siste møte? (fast agendapunkt) Bruk 5-10 minutter til å snakke om egenopplevde episoder/hendelser (positive så vel som negative) siden forrige møte. Få frem de gode suksesshistoriene, de gode eksemplene på at noe gikk bra fordi en eller flere av Kollegaprogrammets fem barrierer var på plass. Ikke still spørsmål av typen: Har du opplevd noe? Da kan svaret lett bli nei. Bruk åpne spørsmål, som for eksempel: Hva har du opplevd? Dersom det kommer frem spesielt gode historier bør disse diskuteres og eventuelt premieres, og det er laget/avdelingen som er jury. Kriteriene for en spesielt god historie er følgende: Historien/episoden må kunne kobles mot en eller flere av Kollegaprogrammets fem barrierer. Det må være åpenbart at det gikk bra fordi en eller flere av barrierene var på plass. Det må også være åpenbart at noen kunne ha blitt skadet dersom barrieren(e) ikke hadde vært på plass. Avgjørelsen om hvorvidt en historie skal premieres, og eventuelt hvilken, tas gjennom enkel avstemming i laget/avdelingen. Kollegaprogrammet sentralt vil sørge for design og anskaffelse av passende premier, og disse vil kunne rekvireres av enheten direkte fra butikken på Forus Øst. Enheten (plattform, fartøy, base, sektor, etc) plukker ut den beste historien hvert kvartal og sender en beskrivelse av denne til Kollegaprogrammet sentralt. Kollegaprogrammet vil deretter foreta en utvelgelse og premiere de beste historiene hvert kvartal. 2. Kort introduksjon til møtet i dag I dette møtet skal vi se nærmere på hvordan vi gjennomfører en Sikker jobb analyse (SJA) og om vi fyller ut skjemaet på riktig og hensiktsmessig måte. Ved en rekke veiledende spørsmål, kan vi få satt i gang en diskusjon rundt dette emnet. Laget / avdelingen skal reflektere over hvordan de gjennomfører en SJA, hvorvidt vi er bevisste på hva vi gjør feil og om vi har kjennskap til de gjeldende prosedyrer. 3

4 I løpet av dette møtet skal dere: Se Narvestad gjennomgå et ferdig utfylt SJA skjema Oppfriske kravene og metodikken ifm gjennomføring av en SJA Diskutere bruken av SJA i egen avdeling Gjenoppfriske barrieren Omtanke for hverandre Tema: Valg av design I dette møtet skal vi se nærmere på anskaffelsesprosessen og hvor viktig det er å følge de sikkerhetskravene som Statoil stiller. Ved en rekke veiledende spørsmål, skal vi få satt i gang en diskusjon rundt dette emnet. Laget / avdelingen skal reflektere over motsetninger som kan oppstå i design/anskaffelsesfase, hva rollen som premissgiver betyr, hvilke krav Statoil stiller, og konsekvenser av et leverandørvalg. I løpet av dette møtet skal dere: Se Yngve utelate viktige momenter i sitt design Diskutere betydningen av krav og prosedyrer relatert til en valg av design i en anskaffelsesprosess Diskutere de metoder/prosesser enheten gjennomfører ifm valg av design Gjenoppfriske barrieren Omtanke for hverandre 3. Film: Tertitten Contractors episode 6 Kort introduksjon: Nå skal vi på nytt møte med Tertitten Contractors hvor Narvestad skal godkjenne et SJA skjema, men blir i tvil når han ser nærmere på hvordan den er fylt ut. Denne episoden vil på en humoristisk måte illustrere en typisk situasjon som oppstår rundt bruken av SJA. Velg kapittelet SJA fra DVD ens meny. Tema: Valg av design Nå skal vi på nytt møte med Tertitten Contractors. Denne gangen er det Yngve som skal presentere sitt valg av design for en sammensatt faggruppe. Episoden vil på en humoristisk måte illustrere en situasjon som kan oppstå under en designgjennomgang. Velg kapittelet Valg av design fra DVD ens meny. 4

5 4. Diskusjon En grundig beskrivelse av SJA finner dere i Docmap: WR1144 Sikker Jobb Analyse (SJA) Verd å merke seg ved gjennomføring av en SJA: 1. Analysen gjøres i et eget SJA-møte av SJA-gruppen 2. Møtet starter med en gjennomgang av jobben og forutsetninger for denne 3. Evt. befaring på arbeidsstedet 4. Oppgaven brytes ned i deloppgaver 5. Faremomenter identifiseres 6. Sannsynlighet og konsekvens av faremomenter vurderes 7. Tiltak identifiseres 8. Bruk av sjekkliste 9. Ansvar for tiltak fordeles 10. Restrisiko vurderes og analysen konkluderes 11. Dokumentere og signere SJA skjema Dersom møteleder observerer eller kjenner til at kunnskapene om SJA er mangelfulle, bør det avsettes noe tid i møtet til en gjennomgang av prosedyren (WR1144, eller tilsvarende) Eksempler på spørsmål /diskusjonsmomenter som kan brukes er: Når skal en SJA gjennomføres? (Svar: det kreves SJA for et arbeid når det foreligger eller kan oppstå risikoelementer, dersom disse ikke er tilstrekkelig belyst og kontrollert gjennom gjeldende prosedyrer eller godkjent AT) Hvordan sikrer man at de riktige personene/kompetansen er til stede på møtet? Hvilke kompenserende tiltak iversettes dersom de rette personene ikke er tilstede? Hvordan brukes sjekklisten? (krysser kun av for Ja eller Nei / mangelfulle mht utfyllende/forklarende kommentarer?) Er det en risiko forbundet med bruk av sjekklister? (At vi ikke tenker selv? At vi tror sjekklisten ivaretar alt? Stiller vi de riktige oppfølgingspørsmålene?) Hvordan benyttes kommentarfeltet? Hvorfor er det viktig med utfyllende kommentarer? (Eks. at neste skift få bedre innblikk i jobben som pågår) Beskriver vi årsakene tilstrekkelig i årsaksfeltet? Er den som godkjenner SJAen tilstede i møtet? Har vedkommende alltid tilstrekkelig forutsetning for å godkjenne SJAen? Noen ganger følger et utfylt SJA-skjema med jobbpakken fra land. Blir dette skjemaet kvalitetssikret? Møteleder må lage en aksjonsliste dersom det i løpet av diskusjonen fremkommer opplysninger som krever videre oppfølgning. 5

6 Tema: Valg av design En designgjennomgang inngår som en del i planlegging og beslutningsprosesser for eksempel i forbindelse med utbygning og modifikasjonsprosjekter samt anskaffelse av teknisk utstyr. Hensikten med denne gjennomgangen er å sjekke ut valgt design mot definerte mål, krav (HMS) og milepæler. I Docmap finner dere bl.a. dokumenter WR1210 beskriver bruk av HMS krav i kontrakter. WR1210 Bruk av HMS-krav i kontrakter Dersom møteleder observerer eller kjenner til at kunnskapene om krav til HMS i design er mangelfulle, bør det avsettes noe tid i møtet til en gjennomgang av gjeldende prosedyrer (WR1210, eller tilsvarende) Eksempler på spørsmål/diskusjonsmomenter som kan brukes er: Hvilke elementer har man mest fokus på? (Eks HMS, kostnader, milepæler, design etc.) Hvordan utnytte styrken som Statoil har med hensyn til kompetanse (nettverket)? Vet vi hvordan vi skal bruke den? Hvordan sikrer prosjektledelsen og hver enkelt prosjektdeltaker at deres interesser blir ivaretatt? Hvordan kommuniserer vi det? Hva innebærer det når en leverandør eller kontraktør er diskvalifisert? Hva slags prosesser ligger bak? Hvilke konsekvenser har det? Hvem skal ha ansvar for leverandørens HMS? Hva mener Statoil om det? Planlegging / milepæler. Legger vi press på leverandøren med hensyn til tid/kostnad? Hvordan oppstår konflikt kostnad vs HMS? Hvordan det dette unngås? Hva ligger det i å være premissgiver? (Premissgiverrollen: Ikke-operative deler av en organisasjon fungerer som viktige premissgiverer for sikkerheten i operative deler av organisasjonen. Dette innebærer at beslutninger og handlinger i ikke-operative enheter kan øke eller redusere sannsynligheten for ulykker blant personell som befinner seg i den operative enden.) Hvordan skal vi klare å kjenne til alle gjeldene prosedyrer? Hvordan kommuniserer vi de videre? Hvordan sikre erfaringsoverføring? Møteleder må lage en aksjonsliste dersom det i løpet av diskusjonen fremkommer opplysninger som krever videre oppfølgning 5. Kort repetisjon av barrieren Omtanke for hverandre Vi tar en kort repetisjon av noe av det vi har lært om barrieren Omtanke for hverandre. Å vise omtanke for hverandre kan ha flere betydninger for folk flest. I Kollegaprogrammet har vi valgt å forklare barrieren med at vi griper inn / sier i fra når vi ser en kollega, nabo, en venn eller hvemsomhelst gjør noe som kan sette en selv eller andre i fare. Møteleder inviterer til en kort diskusjon basert på filmen vi nettopp har sett 6

7 Hva menes med omtanke for hverandre? Hvordan ble denne barrieren illustrert i filmen dere nettopp så? 6. Avslutning av møtet orientering om neste møte Neste del vil være de siste møtet i serien med Tertitten Contractors. Dere kan vente dere en spennende avslutning hvor dere vil møte alle personene i kjente eller nye roller. Møtet vil oppsummere alle barrierene. Så hjemmeleksen for dere alle er: finn fram til hendelser som tydelig viser brudd på Kollegaprogrammets fem barrierer. Støttemateriell: Film, Tertitten Contractors, episode 6, SJA / Valg av design Kjøreplan og presentasjoner som ligger på Kollegaprogrammets Web-side. 7