KOMPETANSEPLAN 2013-2016 - HANDLINGSPLAN 2013 KONOMIREGELMENT Vedtatt av Vadsø kommunestyre 20.12.12 1
INNLEDNING Vadsø kommune anser kompetanseutvikling som et viktig område innenfor personalplanlegging. Målrettet kompetanseutvikling bør skje med kortsiktige og langsiktige planer og mål i kommunen. Kompetanseplanen er et styringsdokument for å sikre en fremtidsrettet og planmessig utvikling av personalet i henhold til kommunens oppgaver og mål. Kompetanseplanen er todelt - en fast del som oppdateres etter behov og en rullerende del /handlingsplan som utarbeides hvert år parallelt med budsjettbehandlingen i kommunen. Første del beskriver formål, aktuell situasjon, utfordringer samt hovedmål og strategier. Andre del som blir den årlige handlingsplanen, inneholder beskrivelse av tiltak med angitt tidsperiode og oversikt over hvem som er ansvarlig for å igangsette og eventuelt gjennomføre tiltak. Tiltakene kostnadsberegnes så langt som mulig. Prioritering av tiltak og bevilgninger for gjennomføring behandles av kommunestyret. Etter budsjettvedtak, skal den endelige kompetanseplanen for kommende år ferdigstilles. 2
INNHOLD DEL I 1. BAKGRUNN.. side 4 2. FORMÅL.. side 5 3. BEGREP OG DEFINISJON.. side 6 4. KOMPETANSEKARTLEGGING/-BEHOLDNING side 7 5. MÅL OG STRATEGIER. side 8 6. TILTAK OG VIRKEMIDLER. side 9 7. REVISJON side 11 DEL II KOMPETANSEPLAN ÅRLIG HANDLINGSPLAN REKRUTTERINGSPLAN - ÅRLIG HANDLINGSPLAN VEDLEGG Vedlegg 1 - RUTINEBESKRIVELSE FOR KOMPETANSEKARTLEGGING/HANDLINGSPLAN Vedlegg 1 - KOMPETANSEKARTLEGGING INDIVIDUELT SKJEMA Vedlegg 2 - KOMPETANSEKARTLEGGING/BEHOV ENHETSNIVÅ 3
DEL I 1. BAKGRUNN Kompetanseplanen er forankret i Hovedtariffavtalen. I tariffoppgjøret 2008 fikk Hovedtariffavtalen en ny bestemmelse om kompetanse, kap. 3 pkt. 3.3 - Kompetanse - læring og utvikling: "Kompetanse og kompetanseutvikling har stor betydning for den enkelte ansatte, kommunen/fylkeskommunen og samfunnet. Dette gjelder både videregående opplæring, høyskole- og universitetsutdanning, voksenopplæring, etter- og videreutdanning, kompetansegivende oppgaver og utvikling av realkompetanse. For å sikre og utvikle virksomhetens generelle og spesielle kompetanse er det viktig å vurdere den enkelte ansattes formal- og realkompetanse og stimulere til kompetansehevende tiltak. Det er viktig at arbeidstakerne motiveres til å øke sine kunnskaper og styrke sin kompetanse samt at kommunene/fylkeskommunene legger stor vekt på målrettet og planmessig opplæring og utvikling av sine arbeidstakere gjennom interne og/eller eksterne tilbud. Arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker har hver for seg og i fellesskap et ansvar for å ivareta kompetanseutviklingen. Arbeidsgiver har ansvar for å kartlegge og analysere kommunens/fylkeskommunens kompetansebehov. På bakgrunn av kartleggingen skal det utarbeides en plan for gjennomføring av kompetansehevende tiltak. Det vises for øvrig til Riksmeklingsmannens forslag, pkt. V, litra a)." Som følge av tariffoppgjøret i 2012 fikk vi en ny bestemmelse i Hovedtariffavtalen, kap 4A4, som åpner for at partene lokalt kan forhandle om endret lønn når en arbeidstaker har gjennomført relevant etter-/videreutdanning, uavhengig av øvrige forhandlingsbestemmelser. Kompetanseplanen skal gi retning for hva som er relevant etter- og videreutdanning. Kompetanseplanen må videre forankres i Vadsø kommunes Arbeidsgiverpolitiske plattform, kommuneplanen og enhetsplaner/årsplaner. 4
2. FORMÅL Kompetanseplanen skal avdekke opplæringsbehovet blant annet gjennom enhetenes kvalifikasjonskrav, forventede kvalifikasjonskrav, bemanningsbehov og kompetansebehov. Vadsø kommune skal til enhver tid ha medarbeidere med den kompetanse som er nødvendig for å løse kommunens oppgaver på en effektiv og rasjonell måte. Ved å utvikle en særskilt kompetanseplan vil kommunen med dette vise at den anser framtidig utvikling av sitt personale som et prioritert og viktig område. Vår kompetanseplan skal bidra til at Vadsø kommune skal kunne beskrive planlegge kostnadsberegne prioritere gjennomføre en mest mulig effektiv og målrettet kompetanseutvikling hos våre medarbeidere. Planen skal gi grunnlag for å tilrettelegge opplæringen slik at den blir så målrettet og effektiv som mulig. Den skal også gi grunnlag for å beregne kostnader knyttet til opplæring - på kort og lang sikt. Kompetanseplanen skal primært beskrive utviklingsbehovet basert på dagens arbeidsområder. Sekundært skal kartleggingen avdekke mulige fremtidige utviklingsbehov på ulike områder. 5
3. BEGREP OG DEFINISJON Kompetanse er et sammensatt begrep og vi møter på noe ulike definisjoner. En innarbeidet definisjon er: Kompetanse er de samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som gjør det mulig å utføre aktuelle funksjoner og oppgaver i tråd med definerte krav og mål. Kompetanse er slik sett er relativt begrep, hvor kompetansen til å fylle funksjoner og oppgaver må også ses i sammenheng med hvilke krav som stilles til funksjonene og oppgavene som skal løses i fremtiden. Kompetansebegrepet omfatter både formell kompetanse, det vil si dokumentert kompetanse, og realkompetanse som i denne sammenheng omhandler kunnskap, ferdigheter, evner og holdninger som ikke er dokumentert gjennom utdanningssystem eller sertifisert på annen måte. Vadsø kommunes kompetanseplan omhandler utvikling av formell kompetanse, kompetanse som kan dokumenteres. Begreper: Kompetansekrav: den kompetanse enheten trenger for å nå sine mål og utføre definerte funksjoner og oppgaver på ønsket måte og nivå. Kompetansebeholdning: den kompetanse enheten og den enkelte medarbeider besitter (tilgjengelig kompetanse) Kompetansebehov: den kompetanse som mangler eller må mobiliseres. 6
4. KOMPETANSEKARTLEGGING/-BEHOLDNING Vedtatt av Vadsø kommunestyre Forskning viser at mellom 20-40 % av arbeidstakere både i offentlig og privat sektor opplever at de ikke får brukt sin kompetanse. Dette kan igjen føre til økt turnover, dårlig omdømme og dårlig arbeidsmiljø. Med bakgrunn i dette er antakelsen at medarbeidere som har en meningsfull jobb, som opplever mestring i arbeidet, er lojale og produktive. Kompetansekartlegging er derfor viktig for å bli bevisst hvilke ressurser organisasjonen innehar, og for kompetansestyring i tråd med virksomhetenes kompetansekrav. I tariffoppgjøret i 2008 ble partene enige om at det skal foreligge en kompetansekartlegging i alle kommuner og fylkeskommuner innen 1.april 2009. Vadsø kommune gjennomfører regelmessig kompetansekartlegging ved at ansatte har registrert sin utdanning, praksis og kurs i kommunens personalsystem Visma Enterprise HRM. En kartlegging av den enkeltes og virksomhetens samlede kompetanse vil være et nødvendig utgangspunkt for å mobilisere kompetanse. Det er viktig at kommunen søker å kartlegge den uformelle kompetansen, så vel som den formelle dokumenterbare, og legger til rette for kompetansedeling. Mestring, trivsel og effektive tjenester antas å komme som følge av at ansatte, så vel som arbeidsgiver, kjenner hverandres kompetanse (formell og uformell). Muligheten for kompetanseutvikling er viktig for den enkelte medarbeideren. For kommunen er det avgjørende at medarbeiderne har den individuelle kompetansen som trengs for å bidra til å nå målene, og at organisasjonen evner å bruke den på optimal måte. Gjennom kompetansekartlegging får organisasjonen en oversikt over kompetansebeholdningen. Av denne beholdningen anvendes kun en del for å møte kompetansekravene som stilles. Ved å ha bevissthet rundt sammenhengen mellom mål, kompetansekrav, kompetansebeholdning og anvendt kompetanse, kan man også avdekke eventuelle læringsbehov og mobiliseringsbehov i organisasjonen. Med læringsbehov menes behov for ny kompetanse (utviklingstiltak), mens mobiliseringsbehov er anvendelse av kompetanse som ligger i kompetansebeholdningen, men som ikke har vært anvendt tidligere. Vadsø kommune har gjennom kartleggingen gjort det mulig å ha oversikt over vår kompetansebeholdning. Denne kan være et hjelpemiddel for leder og ansatt ved de årlige utviklingssamtalene hvor kompetanse skal være et tema. Videre kan enhetsleder få en helhetlig oversikt over kompetansebeholdning ved enheten. Rådmannen kan få helhetlig oversikt over kompetansebeholdningen innenfor hele organisasjonen, og kan være nytting ved eks. lokale lønnsforhandlinger. 7
5. MÅL OG STRATEGIER Med bakgrunn i kommuneplanens føringer og de strategiske målene skal Vadsø kommune sørge for at ansatte har nødvendig kompetanse. Dette gir: Bedre kvalitet på tjenestene Godt omdømme Lettere å beholde og rekruttere medarbeidere Følgende strategier for rekruttering og kompetanseutvikling er vedtatt i kommunens arbeidsgiverpolitiske plattform (bystyresak 59/04-10.06.2004): Rekrutteringspolitikk: Vadsø kommune skal fremstå som en attraktiv og fleksibel arbeidsgiver som: omfatter et sett av tiltak for å tiltrekke seg aktuelle søkere og gi egne medarbeidere muligheter for å tilegne seg den kompetanse som etterspørres. aktivt profilerer kommunen som lokalsamfunn, tjenesteprodusent og arbeidsplass på en positiv måte. tilbyr ulike velferdsgoder som er viktige for unge og for voksne i etableringsfasen. er åpen og informerende i forhold til søkerens ønsker og spørsmål. aktivt rekrutterer medarbeidere som kan gi et positivt bidrag til kommunens verdigrunnlag. er konkurransedyktig på lønn. Kompetanseutvikling: Vadsø kommune skal utvikle strategier for kompetansebehov knyttet til: den enkelte ansatt den enkelte enhet nye oppgaver/tjenester organisasjonsutvikling Vadsø kommune skal ha strategier for kompetanseutvikling i enhetene, som skal: være planlagt, målbare og gjennomførbare være fremtidsrettet, på høyde med tiden være fleksibel og ha samsvar mellom behov og tiltak bidra til utvikling og endring, og sikre god kvalitet på kommunale tjenester tilpasses den enkelte enhet og medarbeider og være gjensidig forpliktende 8
6. TILTAK OG VIRKEMIDLER Disse langsiktige tiltakene/virkemidlene vil danne grunnlaget for prioriteringer i den årlige handlingsplanen (del II). Omdømme/rekruttering: Viser til handlingsplan rekrutteringsutfordringer/strategier og tiltak vedtatt av Vadsø bystyre 11.06.2009 hvor følgende tiltak ble vedtatt: Gjennom Studiesenteret og Øst Finnmark Kompetansesenter skal kommunen jobbe for etablering av desentralisert studietilbud i Vadsø. Under Varangerfestivalen/Vadsødagan skal kommunen hvert år invitere til et treff for studenter som er hjemme på ferie. Hensikten med treffet skal være å holde kontakt samt informere om kommunens behov og tilbud i et rekrutteringsperspektiv. Ta i bruk hensiktsmessig nettbaserte kontaktfora (for eks. Facebook) for kontakt og dialog med fremtidig arbeidstakere, samt sikre at kommunens hjemmeside til enhver tid er oppdatert hva gjelder jobbmulighet, utviklingsmuligheter, velferdsordninger og lignende. Sikre en brukervennlig tilgang til kommunens elektroniske tjenester og opprette tilgang til å registrere CV for fremtidig søkere til ledige stillinger i Vadsø kommune. Vadsø kommune skal i perioden 2013-2016 styrke samarbeidet med Studiesentret og kommunen skal i samarbeid med Studiesenteret og Øst-Finnmark Kompetansesenter jobbe for etablering av desentralisert studietilbud i Vadsø. Kommunen skal gjennom samarbeid med Vadsø ungdomsskole i faget arbeidslivsfag, og kontakt med elever på videregående skole innenfor yrkesfag som beskrives i Handlingsplanen 2013, informere om kommunens rekrutteringsbehov innenfor de ulike yrkesfagene. Stipend/permisjoner: I den grad arbeidsgiver skal ha mulighet til rekruttere og å motivere medarbeidere til å ta ønsket etter- og videreutdanning, må arbeidsgiver ha noen virkemidler ut over Arbeidsmiljølovens Kap 12 12 11 som regulerer retten til permisjon og HTA 14. Dette kan være: Årlig vurdere og prioritere bruk av kommunalt stipend til utdanning. Utdanningsstipend kan tildeles personer utenfor kommuneorganisasjonen som et ledd i rekrutteringsarbeidet, ansatte som gjennomfører ny relevant grunnutdanning 1, eller ansatte som tar etter-/videreutdanning som et ledd i enhetens behov for kompetanse. 1 Med grunnutdanning menes her fagbrev, høyere utdanning fra universitet eller høgskole og lignende som gir grunnleggende kompetanse. Eksempelvis utdanninger til stillinger som krever utdanning tilsvarende fagbrev, bachelor- eller mastergrad /integrert mastergrad 9
Utdanningsstipend kan tildeles søkere som tar utdanning som gir formalkompetanse i form av studiepoeng. Kurs som ikke gir formalkompetanse kan finansieres i den årlige handlingsplanen evt. kan det finansieres og behandles i den enkelte enhet. Videreføre utvidet stipendordning med bindingstid for Vadsø-ungdom som tar utdanning som er relevant for arbeid i Vadsø kommune. Stipend kr. 50.000 gir 2 års bindingstid. Medarbeidere som deltar på desentralisert grunnutdanning som er innenfor det årlige satsingsområde gis permisjon med lønn for å delta på samlinger. Slik permisjon med lønn gis for hele utdanningsperioden. Det skal utarbeides avtale om bindingstid når permisjon med lønn innvilges. Medarbeidere som skal delta på/har deltatt på utdanning som er innenfor årlig satsingsområde skal få utarbeidet en plan for bruk av tilegnet kompetanse slik at kompetansen kommer til anvendelse i arbeidet. Lærling/praksisplasser: Tilby praksis- og lærlingplasser for studenter. Pr 01.01.2013 har Vadsø kommune 6 lærlingplasser. Tildeling av plassene prioriteres ut fra kompentanseplanens årlige rekrutteringsplan. Informere og legge til rette for ansatte som ønsker å ta fagutdanning/fagbrev. Beholde medarbeidere: Det er bra å få flere men like viktig å beholde kompetanse. Tiltak knyttet til dette er: Videreføre arbeidet med å tilby deltidsansatte utvidet stilling Legge til rette for at enhetsledere som oppdager talenter skal kunne tilby medarbeidere å ta grunnutdanning for å formalisere sin kompetanse. Videreutvikle, formidle og implementere IA-arbeidet i hele organisasjonen Videreutvikle kommunens seniorordning Legge til rette for at ansatte kan få en faglig og karrieremessig utvikling, herunder å utvikle en plan for anvendelse av tilegnet kompetanse gjennom grunn-, etter og videreutdanning. 10
7. REVISJON Kompetanseplanens del I og del II revideres hvert 3. år, og oppdateres forøvrig ved generelle endringer. Neste revisjon skjer i 2016. Del III er rullerende og utarbeides årlig jfr. rutinebeskrivelse. 11
DEL III KOMPETANSPLAN - ÅRLIG HANDLINGSPLAN Planperiode : År: 2016 Tiltak Prioritert målgruppe Ansvar Tidspunkt Økonomi Utdanning beredskap trinn 1,2 og 3 Videreutdanning legevaktsykepleie - fullføring av igangsatt tiltak Videreutdanning rus- og psykiatri Fagbrev/videreutdanning BUA og Helsefagarbeider Internundervisning innen personalledelse Ansatte i Vadsø brannvesen To sykepleiere i HRO Rus- og psykiatrienheten Ansatte i barnehage, miljøtjenesten og HRO prioriteres Enhetsledere og ledere med personalansvar Rådmannen 2016 220 000,- Rådmannen 2015 100 000,- Permisjon med lønn Rådmannen 2016 40 000,- Permisjon med lønn Rådmannen 2016 Permisjon med lønn* Rådmannen 2015 20 000,- SUM 380 000,- *Ansatte som har et ansettelsesforhold (barnehage/helse) som samsvarer med den utdanningskategorien de gjennomfører prioriteres når det skal avgjøres permisjon med/uten lønn. Ansatte som søker permisjon med lønn til å gjennomføre grunnutdanning dekket av kompetanseplanen skal gjøre dette så snart opptak til studiet er gjort og i god tid før permisjonen tar til, slik at det ikke er til hinder for enhetenes planlegging av drift og personal disponeringer, jf aml 12-11 (2). Arbeidstakere som tar grunnutdanning (fagbrev eller grunnutdanning tilsvarende bachelorgrad) innenfor en et annet fagområde eller en annen sektor enn de er tilsatt, skal så tidlig som mulig i utdanningsperioden tilbys ledige stillinger innenfor det fagområdet de utdanner seg. Omplassering skal gjøres i hht Vadsø kommunes rutiner for omplassering, og i hht gjeldende lov- og avtaleverk. Søknadsfrist for stipend er 1.februar og 1.august. Dersom utdanningen tilbys gjennom Studiesentret, skal Studiesentret fortrinnsvis benyttes som lærested. Dersom det innen noen av de tildelte fagområdene ikke kommer inn søknader kan midlene bli omfordelt til andre omsøkte fagområder, eller trukket inn. 12
REKRUTTERINGSPLAN - ÅRLIG HANDLINGSPLAN Vedtatt av Vadsø kommunestyre Planperiode : År: 2016 Tiltak Målgruppe Ansvar Tidpkt Økonomi Delta på karrieredagen ved Elever og potensielle Rådmannen Januar aktuelle videregående skoler. lærlinger Delta på yrkesmesser ved Studenter fra Vadsø Rådmannen Hele året 20 000,- universiteter og høgskoler Samarbeid med Varanger Rådmannen Hele året 40 000,- næringssenter om rekruttering og promotering Besøke 10. klasse ved Vadsø Elever og potensielle Rådmannen Før 1.mars ungdomsskole lærlinger Holde jevnlig kontakt med studenter for å informere om kommunens behov for arbeidskraft på kort og lang sikt. Dette skal gjøres gjennom epost, sosiale medier, f.eks Facebook og evt besøk ved studiested. Studenter Rådmannen og enhetsledere Hele året Utdanningsstipender med bindingstid Lyses ut medio juli Elever som tar utdanning som helsefagarbeider: 2 stipend a kr.20.000 Rådmannen 40 000,- 100 000,- ********************************************** 13
RUTINEBESKRIVELSE FOR KOMPETANSEKARTLEGGING Vedtatt av Vadsø kommunestyre Det er utarbeidet et verktøy for å sikre en årlig kartlegging av medarbeidernes kompetanseutviklingsbehov/-ønsker og kommunens kompetansebehov. Hensikten med kartleggingen er å avdekke kompetansegap for å målrette opplæring og kompetanseutvikling på en best mulig måte. Verktøyet består av 4 skjema: Kartleggingsskjema på individnivå (vedlegg 1) Kartleggingsskjema på enhetsnivå (vedlegg 2) Kompetanseplan - årlig handlingsplan (vedlegg 3) Rekrutteringsplan - årlig handlingsplan (vedlegg 4) KARTLEGGING Leder gjennomfører årlig medarbeide-/utviklingssamtale med den enkelte medarbeider der kompetanseutvikling skal være et tema. I god tid før samtalen får medarbeideren utdelt individuelt kompetansekartleggingsskjema (vedlegg 1). Leder har med medarbeiderens CV (utskrift fra Unique ansatt) til møtet. I samtalen gjennomgås individuelt kompetansekartleggingsskjema, og medarbeider og leder fyller sammen ut skjemaet. Områdene prioriteres etter behov for eller ønske om kompetanseutvikling. Det skal settes av tid til kompetansedeling i og mellom enhetene. Medarbeiderne bør ha anledning til å komme med innspill på hvordan dette best kan løses. FRIST Januar - august ANSVAR Leder Leder Med bakgrunn i kompetansekartleggingssamtalene med medarbeiderne sammenfatter leder resultatene for å få en oversikt over enhetens samlede kompetansebeholdning. Leder fyller ut skjema for kompetansekartlegging/behov på enhetsnivå (vedlegg 2). Her prioriteres de læringstiltak/ utviklingstiltak som enheten ønsker i neste års handlingsplan. 30. september Leder Skjemaet (vedlegg 2) oversendes rådmannen. PRIORITERING Med bakgrunn i innkomne skjema sammenfatter rådmannen samtlige enheters behov/ønsker. Med bakgrunn i dette utarbeides en samlet handlingsplan for kompetanse (vedlegg 3) og handlingsplan for rekruttering (vedlegg 4) for hele organisasjonen som gjelder påfølgende år. 31. oktober Rådmann 14
HØRING Handlingsplan sendes enheter og arbeidstakerorganisasjoner til høring. 15. november Rådmann BEHANDLING Handlingsplanen ferdigstilles og forelegges/behandles i administrasjonsutvalg, formannskap og vedtas endelig av bystyret. November - desember Rådmann GJENNOMFØRING Iverksetting, koordinering og gjennomføring av de ulike opplæringstiltak som er vedtatt i handlingsplanen. Januar - desember Rådmann Leder TILBAKEMELDING AV GJENNOMFØRTE TILTAK Gjennomførte kompetanseutviklingstiltak skal tilbakemeldes rådmannen. Dette skjer ved å sende inn dokumentasjon ved evt. vitnemål/karakterutskrift, kursbevis, fagbrev/ kompetansebevis m.v. Den enkelte ansatte må samtidig registrere ny kompetanse i sin CV i Visma Enterprise HRM. Januar - desember Leder 15
KOMPETANSEKARTLEGGING INDIVIDUELT SKJEMA Navn Enhet Stilling Vedtatt av Vadsø kommunestyre Dette skjemaet fylles ut av enhetsleder og ansatt i lag. Behovene for kompetanseheving skal vurderes opp mot enhetens behov. Følgende kompetanseområder skal gjennomgås. 1. Har du den kompetansen du trenger for å utføre de oppgavene du har? a. Dersom nei; hva trenger du av faglig påfyll? 2. kjenner du til innholdet i IA avtalen og dine rettigheter og plikter? 3. kjenner du til din enhets beredskapsplaner, handlingsplaner og ansvarsfordeling? a. Hva er din oppgave i tilfelle krisen oppstår? De kompetansehevingstiltakene enhetsleder og arbeidstaker kommer frem til føres inn i skjema: Behov for kompetaneheving på område Mål Læringsform 1) Ansvarlig 1) Eksternopplæring ( beskriv), Internopplæring ( veiledning), Internopplæring ( kurs/systematisk opplæringstiltak), hospitering, utdanning, m.v. Karriereplan: Ønsker utdanning - videreutdanning Kommentar Eventuelle tilleggsopplysninger/kommentarer: Dato:. Leder... Ansatt 16
Vedlegg 3 KOMPETANSEKARTLEGGING/BEHOV - ENHETSNIVÅ For enheten: Planperiode : År: Antall medarbeidere : Antall samtaler gjennomført: Tiltak Målgruppe Ansvar Tidspunkt Økonomi Beredskapskompetanse IA kompetanse Dato:.. Leder 17