ORIENTERING OM PERSONVERNOMBUD I VADSØ KOMMUNE

Transkript

1 Rådmannen Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Bystyresalen Møtedato: Klokkeslett: kl MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0001/07 07/00257 DELEGASJONER SAKSLISTE 0002/07 07/00269 ORIENTERING OM PERSONVERNOMBUD I VADSØ KOMMUNE 0003/07 07/00390 ORIENTERINGER Vadsø, Ann Rita Hammer Leder

2 DELEGASJONER Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 044 Arkivsaksnr.: 07/00257 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0001/07 Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Saken fremmes uten forslag til vedtak. Vedlegg: Delegasjon til rådmannen av , revidert mai Bakgrunn: Administrasjonsutvalget gjorde i møte , sak 3/06, følgende vedtak: Administrasjonsutvalget ber om at ankemuligheten i ansettelsessaker bes vurdert tilbakeført til Administrasjonsutvalget. Formannskapet vedtok i møte , sak 146/06, følgende: Formannskapet ber om at delegasjonsreglementets punkter som omhandler Vadsø kommunes lønnspolitikk blir gjennomgått og lagt fram for politisk behandling. Videre ble Vadsø kommunes permisjonsreglement vedtatt av Administrasjonsutvalget i møte den Av vedtaket fremgår følgende endring som fordrer en endring av bystyrets delegasjon til rådmannen: Permisjonsvedtaket kan påklages. Instans for klagebehandling er administrasjonsutvalget. Klage på permisjonsvedtaket skal fremmes tjenestevei. Nevnte vedtak fordrer en vurdering av bystyrets delegasjon til rådmannen på følgende områder: Side 2 av 9

3 Sak 0001/07 ansettelsessaker lønnsforhandlinger permisjonssaker Vurdering: Av delegasjonsreglementet, vedtatt og revidert i mai 2006, fremgår følgende hva gjelder delegasjon til rådmannen i arbeidsgiversaker (pkt.1.2): Med hjemmel i kommuneloven 24 nr.1, gir bystyret rådmannen fullmakt til å treffe avgjørelser i følgende arbeidsgiversaker: 1. Opprette og nedlegge stillinger 2. Avgjøre søknader om permisjon 3. Være kommunens representant i forhandlingsutvalg ift HTA bestemmelser om lokale forhandlinger 4. Samtykke til bruk av egen bil 5. Tilståelse av telefongodtgjørelse 6. Ekstraarbeid utenom hovedstilling i kommunen. Herunder ansattes deltakelse i styreverv. 7. Dekning av flytteutgifter 8. Tildele tjenesteboliger 9. Påskjønnelse til kommunale arbeidstakere 10. Godkjenne stillingsbeskrivelser 11. Avgjøre spørsmål om tolkning og praktisering av avtaler, reglementer og andre bestemmelser som angår arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår 12. Ansette og avslutte arbeidsforhold. Tillitsvalgtes ankeadgang sikres gjennom eget ansettelsesreglement og reglene i Hovedavtalen. I. Ad. rådmannens delegasjon i ansettelsessaker tilbakeføring av ankemulighet Av delegasjonsreglementet fremgår at saker vedr. ansettelser og opphør av arbeidsforhold er delegert til rådmannen. Videre er rådmannen delegert myndighet til å avgjøre spørsmål om tolkning og praktisering av avtaler, reglementer og andre bestemmelser som angår arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår. Hva gjelder tillitsvalgtes rettigheter og plikter i ansettelsessaker er denne i hht. Hovedavtalen 3-3 pkt g. rett til å uttale seg om tilsetting, overflytting, opprykk og forfremmelse til stilling som omfattes av tariffavtalen. Tidligere hadde tillitsvalgte en ankeadgang i forbindelse med tilsettingssaker. Forhandlinger mellom de sentrale arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene resulterte imidlertid i endringer på dette punktet i Hovedavtalen etter Endringen medførte at ankeadgangen ble erstattet av en uttalerett i disse sakene, noe som ivaretas i kommunens ansettelsesrutine (behandlet av Administrasjonsutvalget ). Heller ikke gjeldende Hovedavtale har noen bestemmelser om anke i tilsettingssaker. Side 3 av 9

4 Sak 0001/07 Videre fremgår det av veiledning om intern klage i kommuner at det er bare enkeltvedtak som kan påklages etter forvaltningslovens 28 andre ledd. Ansettelser ansees som enkeltvedtak men der er det imidlertid gitt en særregel i lovens 3 som innebærer at det ikke er anledning til å klage over vedtak om ansettelser. Ordningen med ankeadgang i ansettelsessaker er mao avviklet i den sentrale avtalen, og det må dermed antas at de sentrale partene (arbeidsgiver og arbeidstaker) har ment at der ikke er tilstrekkelig grunn til å opprettholde ordningen. Av dette følger videre at en lokal arbeidstakerorganisasjon ikke har hjemmel til å kreve ordningen gjeninnført. Derimot har de selvsagt anledning til å fremme et forslag om gjeninnføring, og det blir da opp til Vadsø kommune å vurdere hvorvidt der finnes tilstrekkelig grunn til å reetablere ordningen. II. Ad. rådmannens delegasjon i lønnsforhandlinger Rådmannens delegasjon i lønnsforhandlinger fremgår av punkt 3 ovenfor, dvs at rådmannen skal representere kommunen, er arbeidsgiverrepresentanten, i forhandlingsutvalg ift Hovedtariffavtalens (HTA) bestemmelser om lokale forhandlinger. Vadsø kommunes prosedyrer for forhandlingene følger HTA Vedlegg 3 Retningslinjer for lokale forhandlinger: Det vises til HTA kapittel 3, punkt Hensikten med retningslinjene er å sikre gode prosesser slik at partene lokalt kan gjennomføre reelle forhandlinger. Lønnspolitiske drøftinger Drøftingsmøtet etter HTA kap. 3 pkt er et lønnspolitisk drøftingsmøte og partene drøfter bruken av alle forhandlingsbestemmelsene. Det anbefales at det også avholdes særskilte drøftingsmøter for de årlige forhandlingene etter pkt. 3.4 og 5.2. Arbeidsgiver har ansvar for gjennomføring av lønnspolitiske drøftinger og forhandlinger. Det er arbeidsgiver som innkaller partene til drøftings- og forhandlingsmøter. Drøftingsmøte legges så tidlig at organisasjonene og arbeidsgiver får tid til å arbeide med konkrete krav og tilbud. Der forhandlingene desentraliseres, bør det i tillegg til et samlet drøftingsmøte også gjennomføres drøftingsmøter på desentralisert nivå. De parter som lokalt blir enige om det, kan gjennomføre forhandlingene etter forhandlingssammenslutningsmodellen. I drøftingsmøte bør partene blant annet ta opp: - erfaringer fra tidligere forhandlinger - forhandlingsforløp - gjensidig informasjon om forhandlingsutvalgenes sammensetning Side 4 av 9

5 - hvem som omfattes av forhandlingene, herunder forholdet til de uorganiserte. Arbeidstakere i adopsjons- eller fødselspermisjon har rett til å fremme krav og gis muligheter for lønnsutvikling gjennom lokale forhandlinger. - lokal lønnspolitikk og kriterier Dersom partene lokalt ikke blir enige om annet, kan følgende legges til grunn ved gjennomføring av lokale forhandlinger etter pkt. 4.A.1: Sak 0001/07 - første tilbud fra arbeidsgiver legges fram for organisasjonene i et felles åpningsmøte og bør gjenspeile krav både fra organisasjonene og arbeidsgiver. - første tilbud bør ikke omfatte for stor del av den samlede pott. - tilbudet skal omfatte eventuelle tilbud til uorganiserte, angitt på stillingskategori. - organisasjonene argumenterer for sine gjenstående krav før det gis ytterligere tilbud. - organisasjonene gis mulighet til å være oppdatert om tilbud som gis underveis, ved at også påfølgende tilbud presenteres i fellesmøter. - underskriving av protokoller utstår til hele potten er fordelt og organisasjonene har fått oversikt over samlet bruk av potten. Særskilt for årlige lønnsforhandlinger etter pkt. 3.4 og 5.2: - protokoll underskrives når forhandling med den enkelte organisasjon eller forhandlingssammenslutning er avsluttet. - Tvistebehandling: Valg av tvisteløsning, jfr. HA del A, 6-2 avtales i drøftingsmøte forut for forhandlingene. Når det er klart at en av partene vil anke uenigheten, skal det så raskt som mulig avklares hvem partene velger som leder/oppmann. Som hovedregel kontakter arbeidsgiver oppmannen. Eventuelle lønnstvister bør være avgjort innen 2 måneder etter at forhandlingene er sluttført. Det presiseres at det er i drøftingsmøtet profilen og kriteriene for de forestående lønnsforhandlinger legges. Arbeidstakerorganisasjonene inviteres i dette møtet til å komme med sine innspill til de foreslåtte føringer, og målet er å komme til enighet om disse. I de tilfeller der foreligger uenighet om kriterier skal dette fremgå av referat fra drøftingsmøtet. III. Ad. rådmannens delegasjon i permisjonssaker klagebehandling Side 5 av 9

6 Rådmannen har i hht delegasjonsreglementet myndighet til å avgjøre søknader om permisjon, jf pkt.2 ovenfor. Retten til permisjon reguleres av HTA, Arbeidsmiljøloven samt Vadsø kommunes permisjonsreglement. Sak 0001/07 I mai 2006 ble nytt permisjonsreglement vedtatt av Administrasjonsutvalget. Av vedtaket fremgår en endring i rådmannens avgjørelsesmyndighet ved at permisjonsvedtak skal kunne ankes inn for administrasjonsutvalget. En ankeadgang fordrer økte administrative ressurser knyttet til saksbehandling. Ankeadgangen er p.t. ikke iverksatt da den forutsetter en endring av rådmannens delegasjon på nevnte område. Inger Anita Markussen konst.rådmann Side 6 av 9

7 ORIENTERING OM PERSONVERNOMBUD I VADSØ KOMMUNE Saksbehandler: Bodil Johansen Kostamo Arkivkode: Arkivsaksnr.: 07/00269 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0002/07 Administrasjonsutvalget Forslag til vedtak/innstilling: Taes til orientering. Vedlegg: samtykkeskjema Bakgrunn: Personopplysningsloven med forskrifter trådte i kraft 1. januar Datatilsynet godkjente opprettelsen av Personvernombud for Vadsø kommune i april Personvernet er underlagt Rådmannens instruksjonsmyndighet når den utfører sin rolle som Personvernombud. Oppgavene til Personvernombud er spesifisert i vedtaket fra Datatilsynet og kan sammenfattes til følgende hovedpunkter: Bistå Vadsø kommune med råd og veiledning i deres behandling av personopplysninger, og påpeke evt. brudd på regelverket dersom det oppdages. Bistå Datatilsynet i deres kontakt med Vadsø kommune Bistå enkelpersoner som er registrert med personopplysninger hos Vadsø kommune med å ivareta deres rettigheter. Personvernombudet har ikke ansvaret for at Vadsø kommune følger reglene på dette området, det er det Rådmannen som har. Dersom det ønskes innsyn i hva som er registrert om deg selv skal det henvendes direkte til kommunen. Personvernet skal imidlertid yte bistand og svare på evt. spørsmål i forbindelse med en slik henvendelse, dersom det er ønskelig. På bakgrunn av regler i personopplysningsloven er det nødvendig å sikre dokumentasjon på at Vadsø kommune blant annet følger kravene til internkontroll og informasjonssikkerhet i forbindelse med ansettelser og arbeidsutførelse i kommunen. Side 7 av 9

8 Personvernombudet har i samarbeid med IKT leder og arkivansvarlig i kommunen utarbeidet dokumentasjon på dette. Krav til innhenting av samtykke ved behandling av personopplysninger, er spesielt regulert i Personopplysningsloven 11 og 8. Det er utarbeidet informasjon og samtykkeskjema for områdene, taushetserklæring, fasttelefon på arbeidsplassen, kommunal mobiltelefon, tilgang på internett og e-post, nøkkelkort og innhenting av lønnsopplysninger i forbindelse med lokale forhandlinger. Sak 0002/07 Samtykkeskjema er sendt til ansatte i Vadsø kommune der de erkjenner at de har mottatt informasjon på dette. Det vises for øvrig til Arbeidsreglementet for Vadsø kommune som ble vedtatt i Bystyret Vurdering: Inger Anita Markussen Konst. rådmann Side 8 av 9

9 ORIENTERINGER Saksbehandler: Bodil Johansen Kostamo Arkivkode: Arkivsaksnr.: 07/00390 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0003/07 Administrasjonsutvalget Forslag til vedtak/innstilling: Bakgrunn: Tilsettingssak Kontorsjefen vil orientere Inger Anita Markussen konst.rådmann Side 9 av 9