Reglement for telefoni og datakommunikasjon Med virkning fra

Transkript

1 Reglement for telefoni og datakommunikasjon Med virkning fra Felles\REGLEMENT\Reglement for telefoni og datakommunikasjon docx Side 1

2 1. Generelt Avtale om dekning av telefoni og datakommunikasjon tilstås arbeidstakere og folkevalgte i Holtålen kommune når dette er nødvendig for å ivareta det ansvars- og arbeidsområde som tilligger stillingen/funksjonen. Reglementet omfatter tildeling og godtgjøring knyttet til telefoni og datakommunikasjon. 2. Hvem kan inngå i ordningen? 2.1. Arbeidstakere med et ansvar- og arbeidsområde som har behov for mobiltelefon, nettbrett eller pc som kommunikasjonsmiddel både innenfor og utenom ordinær arbeidstid Arbeidstakere med et ansvar- og arbeidsområde som har behov for mobiltelefon, nettbrett eller pc som kommunikasjonsmiddel i arbeidstiden Arbeidstakere som er pålagt vaktordninger hvor mobiltelefon, nettbrett eller pc er et nødvendig kommunikasjonsmiddel. 3. Tildeling 3.1 Kontorstøttenivåer Kontorstøttenivå tildeles etter behovsprøving av enhetsleder/rådmann. Enhetsleder skal i hvert enkelt tilfelle vurdere behovet til den enkelte ansatte før både type pc og evt. mobiltelefon/nettbrett utleveres. 1. Bærbar pc (med mobilt bredbånd) 2. Nettbrett (med mobilt bredbånd) 3. Mobiltelefon. Det skal inngås avtale om at den evt. skal legges igjen på arbeidsplassen etter endt arbeidsdag. Ved behov ut over disse fem nivåene kan individuelle avtaler inngås direkte med rådmann. Ved behov for mobilt bredbånd i evt. nettbrett/pc skal type abonnement vurderes ut fra behov. Med bærbar pc mener vi den til en hver tid gjeldende type datamaskin som er bestemt brukt i kommunen. Det er kun ansatte med stort behov for å jobbe med saker borte fra arbeidsplass som skal ha tildelt bærbar pc. Rådmann avgjør hvilke arbeidstakere som skal tildeles telefoni og datakommunikasjon, samt type datakommunikasjon. Dette kan tildeles i de tilfeller hvor det anses nødvendig for tjenesten. Ved vurderingen legges det vekt på behovet for tilgjengelighet, beredskap, fleksibilitet m.m. Felles\REGLEMENT\Reglement for telefoni og datakommunikasjon docx Side 2

3 3.2 Tildeling på bakgrunn av stillingens art Med bakgrunn i stillingens art og ønske om økt tilgjengelighet i arbeidstiden, samt tilgjengelighet for rådmann i spesielle situasjoner utenfor arbeidstid, bør følgende stillinger i Holtålen kommune tildeles mobiltelefon: Ordfører Rådmann Rådmannens stabsledere, pt. Økonomisjef, ass. rådmann og leder servicekontor Enhetsledere IKT-sjef Leger Andre etter særskilt vurdering Disse skal ha installert e-post og kalender på telefonen. Det innberettes en skattepliktig fordel på den enkelte opptil kr /6.000 (justeres årlig i hht. gjeldende skatteregler) avhengig av bruk, i hht. om man har ett eller to abonnement. 3.3 Ansvar Enhetsleder/rådmann er ansvarlig: For å vurdere behov i hht. Pkt. 3.1 og 3.2 IKT avdelingen er ansvarlig: for innkjøp av alt nytt utstyr for å avgjøre om utstyr som ønskes byttet skal fornyes 3.4. Signering av avtalen Alle ansatte eller folkevalgte som tilstås avtale om dekning av telefoni og datakommunikasjon må signere på at de er inneforstått med at de kan bli beskattet, jfr. pkt. 7 Beskatning. Avtale om dekning av telefoni og datakommunikasjon underskrives av den ansatt sammen med enhetsleder på eget utarbeidet skjema (vedlegg 1) og oversendes rådmann for avgjørelse. 4. Fasttelefon (boligtelefon) og bredbånd Det godtgjøres ingen faste utgifter for fasttelefon hjemme. Bredbånd hjemme dekkes etter egen avtale. Felles\REGLEMENT\Reglement for telefoni og datakommunikasjon docx Side 3

4 5. Mobiltelefon/nettbrett 5.1 Vakt- og utlånstelefoner Definerte vakt- og utlånstelefoner som er registrert på Holtålen kommune v/enhet, og som benyttes av flere arbeidstakere, skal oppbevares hos arbeidsgiver. Enhetsleder skal ha oversikt over hvem som til enhver tid disponerer telefonen. Ingen skal ha utlånstelefoner på fridager og helgedager dersom ikke hensynet til arbeidet eller spesielle forhold gjør dette nødvendig. Vakt- og utlånstelefoner omfattes ikke av innberetningsreglene. Dette forutsetter derfor at dette er telefoner som kun skal benyttes i arbeid, og det beregnes ingen privat fordel av denne bruken. Unntaket er dersom vakt- eller utlånstelefoner står i navnet til en arbeidstaker. I disse tilfellene blir vedkommende beskattet på vanlig måte etter «sjablonmodellen» Utgiftene til mobiltelefon dekkes av arbeidsgiver etter følgende alternativer: Kommunen eier mobiltelefonen, nettbrett og lignende Utgiftene til mobiltelefon/nettbrett dekkes av arbeidsgiver etter følgende alternativer: Kommunen betaler alle regninger knyttet til mobiltelefonen/nettbrett. Kommunal innkjøpsordning skal benyttes Arbeidstaker eier mobiltelefonen Den ansatte betaler alle regninger knyttet til mobiltelefonen, og får dekket utgiftene med en fast månedlig godtgjøring ut fra kartlagt behov som enhetsleder godkjenner. Godtgjøringen er skattepliktig. Ved en slik godtgjøring gis det ikke et skattefritt bunnfradrag på kr ,-. 6. Opphør og endring av avtalen Ved permisjoner og langtids sykefravær utover 3 måneder opphører avtalen. Ved lengre permisjoner, herunder fødselspermisjoner, stoppes avtalen fra første dag. Det forutsetter at arbeidstaker er helt fraværende fra arbeidet og ikke skal stå til rådighet for arbeidsgiver i denne perioden. IKT skal varsles om opphør ved å bruke utarbeidet skjema (Vedlegg 2). Telefon/nettbrett og evt. annet datautstyr med datakommunikasjon innleveres IKT. Enhetsleder har ansvar for dette, samt å melde i fra til lønnsavdelingen hvis godtgjøringen skal stoppes. Avtalen opphører fra fratredelsesdato når arbeidstaker slutter i stillingen. Rådmannen kan vurdere å si opp avtalen dersom: Felles\REGLEMENT\Reglement for telefoni og datakommunikasjon docx Side 4

5 Vilkåret for dekningen av telefoni og datakommunikasjon ikke lenger er til stede Ved unormale høye kostnader Ved avslutning av avtalen kan rådmannen vurdere om kommunalt eid mobiltelefon og eller nettbrett kan overdras den ansatte etter et beløp som fastsettes av enhetsleder og IKT-sjef. 7. Beskatning Kostnadene som blir dekket av arbeidsgiver er oppgavepliktige og skal sjablonbeskattes i tråd med finansdepartementets bestemmelser. Reglene for beskatning er pt. slik for både telefoni og datakommunikasjon (f.eks. nettbrett): De til enhver tid gjeldende regler legges ved kontrakt. Felles\REGLEMENT\Reglement for telefoni og datakommunikasjon docx Side 5

6 Vedlegg 1: Avtale om dekning av telefoni og datakommunikasjon Navn: Stillingskode:.. Stillingstittel:.. Enhet:. Belastes konto i regnskapet: Avtalen gjelder ( sett kryss): Mobiltelefon Nettbrett Datautstyr med datakommunikasjon 1) Kommunen eier mobiltelefonen, nettbrett og datautstyr med datakommunikasjon: (a) Jeg har behov for mobiltelefon/nettbrett/datautstyr med datakommunikasjon og har behov for dette ut over ordinær arbeidstid. Jeg samtykker herved i at jeg fordelsbeskattes etter gjeldende regler. (b) Jeg har behov for mobiltelefon/nettbrett/datautstyr med datakommunikasjon. Jeg har ikke behov for å benytte dette utenom ordinær arbeidstid, og forplikter meg i å legge igjen mobiltelefonen/nettbrett/datautstyr med datakommunikasjon på arbeidsplassen utenom min definerte arbeidstid. Mobiltelefonen/nettbrett fordelsbeskattes ikke. 2) Arbeidstaker eier mobiltelefonen: a) Arbeidstaker mottar godtgjøring for bruk av privat mobiltelefon med kr.. pr. mnd. Innholdstjenester og all bruk av telefoni og datakommunikasjon i utland dekkes kun etter avtale med enhetsleder/rådmann. Dato: Arbeidstakers underskrift:. Jeg bekrefter at. (navn på ansatt) har behov for mobiltelefon og eller nettbrett og at avtalen er inngått som vist over. Dato: Enhetsleders underskrift:. Dato: Underskrift rådmann:. Rådmannen sender dette skjema til personalarkiv (arkiveres i egen perm). Kopi til: Lønnsavdelingen, enhetsleder og den ansatte. Felles\REGLEMENT\Reglement for telefoni og datakommunikasjon docx Side 6

7 Vedlegg 2: Opphør av avtale om dekning av telefoni og datakommunikasjon Avtale om dekning av mobiltelefon/nettbrett/pc med datakommunikasjon opphører når arbeidstaker slutter i stillingen. Ved endret behov kan rådmannen vurdere om kostnadsdekningen skal opphøre for stillingen. Bekreftelse på opphør av avtale om (sett kryss i ruten som passer): Mobiltelefon Nettbrett PC med datakommunikasjon a. Jeg leverer inn SIM-kortet og mobiltelefon/nettbrett/ pc med datakommunikasjon b. Jeg ønsker å overta mobiltelefonen ekskl. abonnement og SIM-kort, etter avtalt pris med IKT Dato: Arbeidstakers underskrift: Jeg bekrefter at (navn på ansatt) ikke har bruk for mobiltelefon/nettbrett/pc med datakommunikasjon og at avtalen er avsluttet som vist over. Dato: Rådmann/Enhetsleders underskrift:.. Rådmann/Enhetsleder sender dette skjema til personalarkiv (arkiveres i egen perm). Kopi til: Lønnsavdelingen og den ansatte. Felles\REGLEMENT\Reglement for telefoni og datakommunikasjon docx Side 7