Mobiltelefonreglement

Transkript

1 Mobiltelefonreglement Gjeldende fra 1. januar Vedtatt av Administrasjonsutvalget Versjon 1.1 Revidert av TKA Side 1 av 5

2 Innhold Mobiltelefongodtgjøring for kommunalt ansatte... 3 Generelt... 3 Sikkerhet... 3 Mobiltelefon Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat... 4 Tale og data trafikk i utlandet... 4 Side 2 av 5

3 Mobiltelefongodtgjøring for kommunalt ansatte Generelt Mobiltelefon og ipad helt eller delvis for kommunen sin regning, kan bare bli gitt i de tilfeller der det er nødvendig for å ivareta tjenesten og hensynet til brukere på en fullt ut tilfredsstillende måte. Dersom behovet for mobiltelefon og ipad m.m. helt faller bort, blir opphør av ordning gjort gjeldende fra neste månedslønn (måneden etter at behovet for telefon faller bort). Ved sykemelding utover 4 uker belastes alle kostnader for abonnement/bruk den ansatte. Den skattepliktige satsen vil i samme periode ikke trekkes i lønn. Arbeidsgiver kan forlenge 4 ukers perioden der det kan være hensiktsmessig. Vakttelefon i samband med legevakt, brannvakt/teknisk vakt, vakt innen Helse og omsog (hjemmesykepleien) o.l. faller utenfor disse forutsetningene. Det forutsettes at disse abonnementene er merket som vakttelefoner. Sikkerhet Alle mobiltelefoner og ipader eid av arbeidsgiver settes opp med MDM (Mobile Device Management) i forhold til tap eller tyveri av enhet. Sikkerheten består i et sikkerhetssertifikat som installeres på enheten, noe som gjør det mulig å fjernstyre enheten ved sperring/sletting av enheten og installasjon av oppsett til f.eks. E-post og apper som Mitt Telenor. Sikkerhetsoppsettet tar vare på navn, mobilnummer, IMEI-nummer, E-post adresse, brukerid og hvilke apps som er installert på enheten. Det er ikke kommunikasjon mellom apps i enheten, som f.eks. E-post, og det er heller ikke mulig å hente ut filer (f.eks. bilder) fra enheten. Arbeidsgiver vil ikke bruke opplysninger til å overvåke den enkelte ansatte jf. personopplysningsforskriften paragraf Innretningen er ikke en kontroll eller overvåking av enheten, men en mekanisme for å sikre at innhold på enheten ikke skal komme på avveie ved tap eller tyveri av enheten. Mobiltelefon Enhetsleder/rådmann må vurdere hvem i tjenesten som av hensyn til tjenesten og servicen til brukerne har behov for mobiltelefon. Arbeidstakere får i disse tilfellene utlevert kommunal mobiltelefon eller tilskudd til bruk av privat mobiltelefon til same formål. Kommunal mobiltelefon er kommunen sin eiendom. Når arbeidstaker slutter i kommunen eller er i lengre permisjon, skal mobiltelefonen leveres tilbake til kommunen. Abonnementet overføres privat eller sies opp. Kommunen er som eier av mobiltelefonen ansvarlig for evt. vedlikehold, utskifting m.m. Det forventes at kommunens ansatte er ansvarlige, og holder den private bruken innenfor den totale rammen av ringeminutter, SMS og datatrafikk som er disponibelt pr. måned. Dersom mobilkostnadene overstiger forventet nivå, vil leder konfrontere den enkelte ansatte med forholdet. Reglementet sine skattemessige satser blir endret i tråd med de til en hver tid gjeldende regler. Ellers gjelder den vedtatte datainstruksen. Side 3 av 5

4 Arbeidstaker velger mellom alternativ 1, 2 og 3 etter avtale med enhetsleder. 1. Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir lagt igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vedkommende må skrive under på at dette blir gjort. Arbeidsgiver har rett til å foreta stikk-kontroll av at telefonen ligger igjen og at den ikke blir brukt privat i arbeidstida. Abonnementet er sperret for utlandstrafikk og innholdstjenester. (Ingen skatteplikt i dette tilfelle). 2. Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir brukt på jobb og privat. Kommunen betaler hele regningen og arbeidstaker blir skattlagt etter gjeldende skatteregler, for tiden kr ,- (fast sjablongbeløp) og trekk av innholdstjenester utover bunnfradraget for tiden kr ,- uansett bruk og beløp og uavhengig av hvor mange tjenester en disponerer (eks. ipad med SIM kort og mobiltelefon). Maks 4 SIM-kort pr. abonnement. 3. Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker privat mobiltelefon både på jobb og privat. Den ansatte dekker regningen selv. Av dette dekker arbeidsgiver kr 1.500,- pr. år som arbeidstaker skatter av. Det gis ikke tilgang til arbeidsgiverrelaterte tjenester på privat eide mobiltelefoner. Revidert reglement blir gjort gjeldende for skatteåret Tale og data trafikk i utlandet Kommunale abonnement med inkluderte ringeminutter/datamengder gjelder ikke for utlandet. Det anbefales å laste ned app en «Mitt Telenor» (krever innlogging med en E-post adresse) i App Store eller Google Play for bestilling av tjenester for ringing med norske priser i alle EUog EØS land samt passende datapakker i samme område. Dette for å redusere kostnaden med bruk av kommunal mobil i utlandet. Sjekk linken for veiledning. Side 4 av 5

5 Avtale om mobiltelefon mellom kommune og (arbeidstaker) Undertegnede arbeidstaker disponerer mobiltelefon på følgende vilkår: Alternativ: 1. Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen: Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir lagt igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vedkommende må skrive under på at dette blir gjort. Arbeidsgiver har rett til å foreta stikk-kontroll av at telefonen ligger igjen og at den ikke blir brukt privat i arbeidstida. Abonnementet er sperret for utlandstrafikk og innholdstjenester. (Ingen skatteplikt i dette tilfelle). 2. Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat: Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir brukt på jobb og privat. Kommunen betaler hele regningen og arbeidstaker blir skattlagt etter gjeldende skatteregler, for tida kr 4.400,- (fast sjablongbeløp), uansett bruk og beløp og uavhengig av hvor mange tjenester en disponerer (eks. ipad med SIM kort og mobiltelefon). Maks 4 SIM-kort pr. abonnement. 3. Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat: Den ansatte bruker privat mobiltelefon både på jobb og privat. Den ansatte dekker regningen selv. Av dette dekker arbeidsgiver kr 1.500,- pr. år som arbeidstaker skatter av. Det gis ikke tilgang til arbeidsgiverrelaterte tilganger på privat eide mobiltelefoner. Avkryss: Ved alternativ 1 og 2 må mobiltelefon bestilles av leder via skjema på ansattportalen: link i venstre linkeboks til Helpdesk velg ny forespørsel - bestilling, den Ressursnummer: Mobilnummer Underskrift arbeidstaker Gjelder fra dato Underskrift leder Må fylles ut ved bruk av alternativ 3: Lønnart: Beløp: Konto: Ansvar: Tjeneste: ,- Attestert: Anvist: Side 5 av 5