25.02.2013 Maritech Lønn: OTP oversikt (Informasjonen er gjeldende fra og med versjon 10.00.23) Innholdsfortegnelse Lønnsføring OTP Andel og trekk... 2 Arbeidsgivers andel pensjonspremier... 2 Dersom de ansatte også skal trekkes... 4 Innberetning OTP fil til forsikringsselskap... 5 Generering av OTP fil for innsending... 5 Forutsetning og oppsett klient... 5 Registrering av opplysninger på ansatte... 5 OTP velge arter for periodelønn og tillegg i skjermbildet... 7 OTP - generere og redigere verdier... 7 Grunnlag... 11 Ikke godkjente perioder... 11 Logg og epost... 12
Lønnsføring OTP Andel og trekk Arbeidsgivers andel pensjonspremier Skal dette kjøres via lønnskjøring må følgende gjøres: Definer en egne lønnsart som må ha et nummer under 600 men benytt det ledige nummeret nærmest 600 for eksempel 599. Denne lønnsarten må under fliken Kontering ha en konto og en motkonto (for ikke å påvirke lønnslippen), ingen innberetningskode, men den må ha spesialbehandling Premie betalt av arbeidsgiver. Dette medfører at det blir beregnet arbeidsgiveravgift av denne arten selv om den ikke har kode A. Disse artene danner også grunnlag for aktuelle beløp på terminoppgaven.
Dersom dere skal beregne denne premien som en gitt prosent av andre lønnsarter må disse artene defineres med Grunnlag Premie til pensjonsordninger. I vårt tilfelle skal art 599 legges så inn på den enkelte ansatte som en fast lønns- og trekkart. Dersom det skal beregnes som en fast prosent trenger du kun å legge inn arten på de faste artene (satsen ligger definert på selve lønnsarten 599). Dersom beløpet er kjent legges også beløp inn på faste arter. NB! Systemet takler ikke pr dato begrensingen med at det kun er grunnlag over 1G som det skal beregnes premie av.
Dersom de ansatte også skal trekkes Skal dette kjøres via lønnskjøring må følgende gjøres: Definer en egen trekkart som må ha et nummer STØRRE enn 600. Denne arten skal også inn på de faste artene på den enkelte ansatte. Dersom det er en fast prosentsats er det kun artnummeret som legges inn her (prosentsatsen ligger på arten).
Innberetning OTP fil til forsikringsselskap Generering av OTP fil for innsending Forutsetning og oppsett klient I det følgende antaes at minst versjon 10.00.23 av maritech Lønn og ComWrapper er installert. Forutsettning for innsending av fil er at du har avtalt med forsikringsselskapet at du skal levere en fil på månedlig basis med de ulike beløpene og statusene på dine ansatte som selskapet trenger. Du må ha satt opp ett filområde for lagring av filene, og gitt leverandøren (forsikringsselskapet) ett navn som igjen knyttes til klienten i feltet Pensjonstilbyder på Lønn side 1 i vedlikeholdsbildet for klienten. På klienten er også feltene Navn (og/eller firmanavn), Organisasjonsnummer, Kontaktperson, E-post, Standard timer i årsverk, obligatoriske. Se derfor til at disse har verdi. Registrering av opplysninger på ansatte Opplysninger fra Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold, Lønn side 1 og Diverse er viktigste kilde for enkeltdata per person for OTP filen. Sørg for at du fyller ut informasjon i feltene som er vist i bildet og omtalt i tabellen under. Feltnavn Fanenavn Kommentar e-post Navn Feil på e-postadresser logges. Ansattdato Lønn side 1 Ansatt dato er dato for siste ansettelse. Dersom en person har endringsdato som er eldre enn ansattdato, logges som ett varsel. Ansattdato på stillingsopplysninger benyttes IKKE i OTP filen. Sluttdato Lønn side Skal være nyere enn ansattdato, eller blank 1 Avlønningsform Diverse - OTP detaljer Siden Ansettelsestype er av stor betydning for å få generert filen, høstes denne fra stilling dersom den ansatte ikke har typen satt opp på seg. Dersom det finnes en ansatt i innrapporteringsperioden uten ansettelsestype satt, verken på ansattinformasjon eller stillingsinformasjon, avbrytes hele
genereringen. Årslønn Diverse - OTP detaljer Avtalt årslønn med den ansatte. Under generering logges fast ansettelse med 0 i stillingsprosent og årslønn som varsel. Stillingsprosent Diverse - OTP detaljer Dersom stillingsprosent er lavere enn 100, og man er fast ansatt, sendes brutto lønn og antall timer i perioden med filen, se grunnlag senere. Timer i årsverk Diverse - OTP detaljer Sendes over som oppgitt, dersom null benyttes Standard timer i årsverk fra Lønn side 1 på klienten. Ekskluder fra OTP Diverse - OTP detaljer Dersom en person ikke er ekskludert fra OTP ordningen ved klienten, er personen inkludert. Dette kan være på tross av ikke-aktiv status i lønnsprogrammet. For full/utvidet betydning av de ulike feltene vises det til bransjenormen. Tips 1: Det finnes en mulighet for å hurtigregistrere data under Kartotek Ansatte OTP opplysninger: Rediger OTP Ansatt mulighet for å endre innstillinger for ansatt og vedlikeholde uten å gå via ansattkartoteket. Husk å lagre, husk å regenerere data for perioden dersom aktuelt. Tips 2: For å forsikre deg om at du har mest mulig riktige opplysninger, kan du lage en OTP fil, lese systemloggen, og utbedre varslede forhold hvis aktuelt. Deretter kan du generere på nytt før innsendelse. Filen overskrives i så fall med oppdaterte data. Ved unøyaktig eller manglende informasjon på den ansatte, logges dette slik at en kan gå igjennom og rette det opp. Feilaktige opplysninger eller manglende opplysninger logges også. Dersom man lykkes med å generere filen, logges også dette slik at man kan se hvilke perioder en genererte filen for forrige gang. Tips 3: Hurtiginnstillinger - rutiner for å masseoppdatere statuser for OTP. NB fungerer kun om din versjon av databasen er Sybase 11 eller nyere. Funksjonalitet: Endre alle ansatte til å være inkludert eller ekskludert fra ordningen basert på aktiv status i lønnsprogrammet. OBS! oppdaterer ikke endret dato. Menypunkt Annet Hurtigoppsett OTP Ekskluder eller inkluder alle
Funksjonalitet: Sette opp alle ansatte som ikke har fått satt arbeidsform fra før til timelønnet. Menypunkt Annet Hurtigoppsett OTP Hurtigoppsett for Timelønnede OTP velge arter for periodelønn og tillegg i skjermbildet Dialogboksen Månedsrapportering OTP for oppretting av fil som skal sendes til pensjonstilbyder finnes under menypunktet Termin, Obligatorisk Tjenestepensjon OTP. OTP - generere og redigere verdier Artene som er ramset opp i skjermbildet som en kommaseparert liste benyttes til grunnlag for periodelønn og tilleggslønn. Listen lagres lokalt og taes opp igjen
automatisk til neste gang. Det er mulig å legge til eller fjerne arter som skal være med i grunnlaget for deltids og timebetalte ansatte. I utgangspunktet plukkes arter av timetype Tidlønn og Akkord for Periodelønnarter. Arter for tillegg kan også endres, men i utgangspunktet plukkes arter av typen Bonus og Uregelmessige tillegg for disse. Valg av enkeltperioder, mulighet for å legge til arter for periodelønn og tilleggslønn manuelt, samt utplukk av ansatte som er ekskluderte fra OTP, eller har status annet enn OTP aktiv (Perm/syk, og er satt som innaktiv i lønnssystemet). OBS! Disse vil naturlig nok få 0 verdier dersom de ikke har registreringer i periodeintervallet! Forutsetning for funksjonaliteten er at ansattnummer må finnes ved klienten. «Opprett OTP data»: genererer grunnlag og legger data inn i tabell som kan redigeres senere i «Rediger OTP data». Grunnlaget er som følge av valgte Periodelønnsarter og Tilleggsarter, og innstillinger på «Rediger OTP Ansatt». Ved avkryssing for å vise grunnlaget, vises alle som ikke er ekskludert fra ordningen, som er aktive eller har registreringer i oppgitte perioder. Øvrige personer finnes i oversikten «Rediger OTP data». Rediger OTP data rediger verdier før lagring av fil. «Korrigering deltidsansatte» fjerner årslønnsbeløpet fra periodelønnbeløpet. Legg til ansatte gir deg muligheten til å legge til en manuell redigerbar linje for en aktiv ansatt til perioden. Forklaring til de ulike feltene i dialogen: OTP tilbyder: Teksten i dialogboksen opplyser hvilken tilbyder man er knyttet til. Ingen tekst her er ekvivalent med feil. Filsti: Filsti man vil lagre filen til. Ingen tekst her er ekvivalent med din brukers tempkatalog, og anbefales ikke. Periodelønn I utgangspunktet Tidlønn-arter + feriepengegrunnlag for arter: disse. Se Grunnlag på side 11.
Tilleggsarter: År: Måned: Lønnsperiode fra: Lønnsperiode til: Utvalg: Lag fil: Logg: Status: E-post: Artene merket som bonus og provisjon legges til tilleggslønn. Se Grunnlag på side 11. År en vil sende inn en periode for. Endring av årstall fører til oppdatering av periode fra / til feltene. Forsikringsselskapene har blitt enige om månedlige innrapporteringer. Følgelig må lønnsperiodene knyttes til en måned for innrapportering. Dersom en har flere lønnsperioder som går inn i en måned, må en oppgi fra og med lønnsperiode som skal inngå som grunnlag for pensjon. Dersom man har flere lønnsperioder som inngår i en innrapporteringsmåned, vil disse SAMMENHENGENE bli innrapportert som oppgitt i feltene. Eksempel: Lønnsperiode fra: 8 Lønnsperiode til: 10 betyr at lønnsperiodene 8, 9 og 10 blir knyttet til oppgitt måned. I grensesnittet er det lagt til en sjekkboks og ett tekstfelt der en kan liste opp aktuelle perioder. Velg fra periode og tilperiode, sjekk så av for utvalg, og fjern evt. uønskede perioder fra listen. Dersom sjekkboksen er avkrysset når du klikker Lagre fil er det denne listen som er utgangspunktet for oppretting av filen, ikke fraperiode og tilperiode. Genererer en XML fil som lagres på oppgitt filsti. Sjekk Systemloggen for hendelser og tilbakemeldinger fra genereringen. Dersom noe har gått galt (bla. at en ansatt ikke er knyttet til en av de obligatoriske ansettelsestypene) blir ingen fil lagret, men systemloggen inneholder informasjon som benyttes til å rette forholdet. Les mer om logg i brukerhåndboken. Grunnlaget for beregning av OTP-fil. Etter generering er det mulig å sende filen som e-post til adressen angitt på klienten under fanen Navn. Adressen er gengitt øverst i skjermbildet. Alle ansatte med registrerte avlønninger i de aktuelle lønnsperiodene som det innrapporteres for, blir med i filen. Dette på tross av evt. fjernet avmerking for Aktiv i den ansattes hovedvedlikeholdsbilde. For å unngå dette, må man hake av for Ekskluder fra OTP i oppsettet for OTP for den ansatte. Se bilde under.
Oppførsel filgenerator: Det er mange obligatoriske felter i bransjenormen til FNH (Finansnæringens Hovedorganisasjon), og rutinen for generering av OTP filen stopper ikke for manglende eller feilaktig informasjon i alle disse. På klienten er feltene Navn (og/eller firmanavn), Organisasjonsnummer, Kontaktperson, E-post, Standard timer i årsverk, obligatoriske. Se derfor til at disse har verdi.
Grunnlag Kalkuleringen for innsending gjøres i forhold til angitte lønnsperiode(r) og utføres slik: Periodelønn/Tidlønn: Timeantall: Angitte LT-arter i skjermbildet. Initialt Tidlønn og Akkord. Antall timer summeres fra periodesum timer på bakgrunn av LT-arter som har Timetypen Tidlønn eller Akkord Tilleggslønn: Angitte LT-arter i skjermbildet. Initialt arter knyttet opp mot Kode på lønnsstatistikk på Diverse fanen med verdiene 37 Uregelmessige tillegg, og 38 Bonus Versjon 1.04: Fast ansatt: Ved 100% fast ansettelse oppgis årslønn og stillingsprosent. Ved fast ansettelse i 100% settes periodelønn uansett til 0. Ved fast ansettelse med redusert stillingsprosent, blir <Periodelonn-belop> utregnet som beløp utledet av summen av registrerte timer etter følgende regel: Årslønn * stillingsprosent + timebeløp + feriepengeavsettning på timebeløpet. Tilleggslønn utregnes for begge typer ansettelse som: tilleggslønn i perioden + feriepenger av dette, hvis grunnlag. Timelønnet: <Periodelonn-belop> fastsettes som som beløp utledet av summen av registrerte timer + feriepengeavsettning på timebeløpet. Tilleggslønn utregnes som: Tilleggslønn i perioden + feriepenger av dette, hvis grunnlag. Provisjonslønn: Tilleggslønn i perioden + feriepenger av dette, hvis grunnlag. Dersom man er provisjonslønnet, fylles kun feltet <Tilleggslonn> i filen ut. Feriepengeavsettning beregnes som: Feriepengegrunnlag (beløp opparbeidet i perioden(e) ) * satsprosent Satsprosent hentes primært fra klienten, sekundert fra systemdata for angitt år, hvis den ansatte er 60 år adderes 2,3% til angitt satsprosent. Ikke godkjente perioder Dersom en prøver å rapportere inn lønnsperioder som ikke er godkjente, vil systemet stoppe denne handlingen. Dette for å unngå senere strid mellom innrapporterte verdier og godkjente verdier. Følgende dialog vil møte deg i et slikt tilfelle:
Dersom ingen feil er oppstått, møter dialogen Rapport skrevet deg for å bekrefte at filen er generert. Disse opplysningene bør du merke deg, slik at du vet hvilke perioder du har knyttet til en innrapportering. Opplysningene finnes også for din referanse i systemloggen, men det er ingen automatikk knyttet til dette som hindrer deg i å innrapportere overlappende perioder neste gang. Overlappende, eller hull i innrapporterte lønnsperioder er å betrakte som en feil fra pensjonstilbyders ståsted. Logg og epost «Logg» viser logg hvor du får litt mer detaljer om hvilken ansatt det er feil ved. «E-post» sender filen til klientens e-postadresse dersom du ønsker det, krever e-post oppsett under Fil Oppsett E-post. Denne filen kan du så videresende til ditt forsikringsselskap