SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Karianne L. Husemoen Arkiv: Arkivsaksnr.: 03/08170-001 Dato: 17/12-03 FELLES LØNN- OG REGNSKAPSFUNKSJON FOR KOMMUNENE ASKER, BÆRUM OG DRAMMEN INNSTILLING TIL: ADMINISTRASJONSUTVALGET / FORMANNSKAPET Administrasjonens innstilling: Beskrivelsen av prosjektet om felles lønn- og regnskapsfunksjon for kommunene Asker, Bærum og Drammen tas til orientering. Nils Fr. Wisløff rådmann Trond Julin kommunaldirektør
Saksutredning: Innledning Det vises til Vestregion-samarbeidet om en felles lønn- og regnskapsenhet, samt konkurranseutviklingsstrategien Økonomiplan 2004-2007. Siste oppdaterte informasjon om prosjektet felles lønn- og regnskapsenhet ble gitt på budsjettsamlingen på Killingen i august 2003. Status I februar 2003 besluttet rådmennene i Vestregionen å iverksette et prosjekter for å få etablert en felles lønn- og regnskapsenhet i Vestregionen. Asker kommune og Drammen kommune benytter begge økonomisystemet Agresso. Samarbeidet skulle startes opp for disse to kommunene. Bærum kommune har varslet tilslutning til en felles lønns- og regnskapsenhet i 2005. Det har vært en forutsetning at andre kommuner i Vestregionen kan slutte seg til en felles løsning på et senere tidspunkt. Delprosjektet, som utreder en felles lønn- og regnskapsenhet for Asker og Drammen, har nå kommet til et punkt hvor man er helt avhengig av å få en forpliktende tilbakemelding fra de tre kommunene Asker, Bærum og Drammen. Basert på foreløpige planer, ønsker prosjektet at en felles enhet for Asker og Drammen etableres i løpet av 2004, og at Bærum kommune slutter seg til enheten i 2005. Dersom det ikke inngås forpliktende avtaler nå, anbefales det ikke mer ressursbruk på prosjektet i sin nåværende form. For å kunne starte prosessen med konkret planlegging, har prosjektet bedt om tilbakemelding på følgende punkter: Asker- og Drammen kommune oppretter en felles lønns- og regnskapsenhet i løpet av 2004 Drammen kommune gis status som vertskommune i oppstartsfasen Bærum kommune slutter seg til den nye felles enheten i 2005. Dette innebærer at Bærum kommune må velge økonomisystemet Agresso Enheten drives med Agresso regnskapssystem Asker forplikter seg til å anskaffe et lønns-og personalsystem som ikke er i strid med intensjonen i prosjektet En felles enhet må på sikt basere driften på et felles lønnssystem På sikt vurderes enheten organisert som IKS Punktene over ønskes bekreftet fra de berørte kommuner. Økonomi og forventninger Hovedformålet med en felles lønns- og regnskapsenhet er hovedsakelig å få redusert kostnader, og effektivisert administrasjonen i den enkelte kommune. I tillegg har det vært viktig å skape et bredere fagmiljø, slik at nye krav som kommunesektoren løpende blir stilt ovenfor kan håndteres. Utredninger på dette feltet har konkludert med at det ligger til dels store innsparinger ved å gå sammen om administrative funksjoner. Rapporten om felles lønns- og regnskapsenhet i Vestregionen antyder
innsparinger på kr 20-30 mill/år. Forutsetningene i denne rapporten bygger på at alle kommunene i Vestregionen deltar, og kan ikke direkte overføres til å gjelde bare Asker- og Drammen kommune. Innsparingene i oppstartfasen vil være avhengig av hvilke investeringer som må gjøres. Prosjektet forventer, basert på de kartlegginger og kalkyler som har blitt vurdert under prosjektfasen, at det er økonomiske gevinster å hente på etableringen, men nødvendigvis ikke i samme størrelsesorden som dersom alle kommunene hadde forpliktet seg til deltakelse. Prosjektet har støttet seg til økonomiske vurderinger gjort av FAR prosjektet i Rogaland, etablering av felles kemnerfunksjon for Asker og Bærum, og etablering av eget foretak for ikke medisinske fellestjenester i Helse Sør. Det kan også nevnes at Hole kommune nå setter hele sin økonomifunksjon ut til Ringerike, noe som viser at stadig flere kommuner finner slike ordninger attraktive. I tillegg har det vært gjennomført en egen utredning for Vestregionen; Norconsult rapporten. Mye tyder altså på at en større felles enhet gir stordriftsfordeler, og ikke minst er med på å styrke det faglige kvaliteten knyttet til lønn og regnskap. En felles enhet vil bl.a kunne redusere sårbarheten ved sykdom og fravær, og gi de ansatte bedre mulighet for faglig utvikling og spesialisering. Det er en klar forutsetning at fellesenheten skal levere administrative tjenester til deltakerkommunene til konkurransedyktige priser. Organisasjonsmodell Rådmennene har ønsket en vertskommuneløsning i oppstartsfasen, der Drammen påtar seg rollen som vertskommune. Bakgrunnen for dette er at Drammen kommune har ledet prosjektet, er kommet lengst i implementasjonen av Agresso i forhold til Asker kommune, samt at Drammen kommune allerede er kjent med vertskommunetankegangen. Drammen kommune har inngått kontrakt med Røyken kommune om salg av rådgivertjenester knyttet til utarbeiding av økonomirutiner, samt drifting av økonomisystemet Agresso. Denne avtalen innebærer at Drammen kommune får tilført ca. 0,7 mill kr fra Røyken kommune for å drifte Agresso økonomisystem. I tillegg har Drammen kommune inngått avtaler med en rekke fristilte enheter. (RFD, Drammen Eiendom KF, Drammen drift KF, Kirkelig Fellesråd, DRBV, Drammen kommunale Pensjonskasse) Disse avtalene genererer inntekter på mer enn 2 mill kr. Merkostnaden knyttet til disse avtalene, dekkes av de økte inntektene. Svelvik kommune har nylig rettet en henvendelse om et mulig tilsvarende samarbeid. De ansatte i økonomitjenesten i Drammen kommune er holdt løpende orientert, og også deltatt i prosjektet. I tillegg har de tillitsvalgte deltatt i arbeidsgruppen. Fagmiljø og arbeidsplasser i Drammen Husbanken som har vedtatt å flytte til Drammen i 2005, benytter Agresso regnskapssystemer. Staten har valgt å legge sitt største regionkontor knyttet bl.a til lønn- og regnskapsføring for Statens enheter til Drammen. Sykehuspartner, Helse Sør`s nye selskap for lønn og regnskap, har bestemt seg for å lokalisere seg i Drammen i disse dager. Et av alternativene som drøftes er Drammen. I sum vil dette medføre
etablering av et stort og bredt fagmiljø knyttet til lønn og regnskap. Et slikt fagmiljø vil være positivt i videreutviklingen av kompetanse- og høgskolemiljøet i Drammen.
Arbeidet videre: Prosjektet har mottatt sentrale skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus, samt Fylkesmannen i Buskerud. Til nå er det kun brukt en begrenset del av tildelte ressurser. Når de nødvendige avklaringer foreligger fra kommunene, og enheten er besluttet etablert må det: Ansettes en prosjektleder på heltid Avsette nok prosjektressurser i de aktuelle kommunene Utarbeide prosjektmandat, prosjektplaner, tidsplan etc Vurdere egnede lokaler I samarbeid med fagorganisasjonen starte prosessen med å ivareta de berørtes interesser Eventuelle andre juridiske spørsmål må avklares Utrykt vedlegg: Norconsult rapport om felles lønn og regnskapsenhet i Vestregionen.