Saksbehandler: Frode Herlung Arkiv: 027 Arkivsaksnr.: 05/ Dato: KONKURRANSEUTSETTING AV FJELL BO- OG SERVICESENTER

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Frode Herlung Arkiv: 027 Arkivsaksnr.: 05/ Dato: KONKURRANSEUTSETTING AV FJELL BO- OG SERVICESENTER INNSTILLING TIL: Eldreomsorgsutvalget/Bystyret Administrasjonens innstilling: 1. Fjell bo- og servicesenter velges som den institusjon som skal konkurranseutsettes. 2. Fjell bo- og servicesenter overføres organisatorisk til Drammen Konkurranse KF 3. Fremlagt forslag til konkurransegrunnlag legges til grunn for det videre arbeid. 4. Fremlagt forslag til fremdrift i saken legges til grunn for det videre arbeid. 5. Bystyret får seg forelagt endelig forslag til konkurransegrunnlag, kontraktsforslag, informasjonsopplegg og oppfølging av avtalen behandling i bystyrets møte i januar Nils Fr Wisløff Rådmann Ingar Pettersen Fung. omsorgsdirektør

2 Saksutredning: 1. Bakgrunn og tidligere vedtak. Bystyret vedtok i møte 30. mars 2004 å sette driften av et bo- og servicesenter ut på anbud og anbudskonkurransen skal ha som mål å konkurrere om å tilby best mulig kvalitet, eventuelt innenfor en gitt økonomisk ramme. Det ble videre vedtatt at Prinsippene som ligger til grunn for anbudsdokumentene skal politisk behandles Til nå har bystyret behandlet to saker som omhandler sentrale prinsipper som vil ligge til grunn for anbudskonkurransen: Juridiske sider ved konkurranseutsetting og kommunens personalpolitikk (2004) Opprettelse av Drammen Konkurranse KF (2005) Disse to saker klargjør bl.a kommunens personalpolitikk. Det er vedtatt at det skal legges inn egentilbud og angitt hvordan denne prosess skal organiseres. Det vises til vedlegg 1 og 2. Foreliggende sak vil redegjøre for hvor langt rådmannen er kommet i den videre saksforberedelse og angi en aktivitets- og tidsplan videre. Sentrale temaer er bl.a.: Beslutning om hvilken virksomhet som skal settes ut på anbud og premissene for dette valg Utforming av selve konkurransegrunnlaget dvs de formelle anbudsdokumenter Angivelse av aktiviteter med tidsplan fram til beslutning om hvem som får oppdraget og oppfølging av dette fra kommunens side. Det legges ved utkast til konkurransegrunnlag så langt en nå er kommet. Dette dokument trenger ikke være ferdige før i februar og rådmannen tar sikte på å legge fram for bystyret endelig forslag til konkurransedokumenter m.v. i januar 2006 jfr avsnitt 5 nedenfor. 2. Generelt om utfordringer ved konkurranseutsetting av produksjon av tjenester som i dag er kommunale. Bak beslutning om konkurranseutsetting av produksjon av en tjeneste som i utgangspunktet produseres i den normale kommunale basisorganisasjonen ligger en begrunnet antagelse om at dette vil føre til bedre/billigere tjenester. Det forutsettes at kommunen vil bli tilført positive impulser i prosessen ved at erfaringer fra den enhet som konkurranseutsettes overføres til hele organisasjonen. Når en tilrettelegger for at det skal inngis egentilbud antas for øvrig at konkurransen i seg selv vil skjerpe kommunens fokus på kjerneoppgaver, kvalitet, kostnader og organisasjon/ledelse.

3 Selv om produksjonen av den aktuelle tjenesten utføres av andre enn kommunen er det fortsatt kommunen som har ansvaret i forhold til den enkelte innbygger og klient. Det innebærer at kommunen har ansvaret for at tjenesten holder mål i forhold til lovverk og forskrifter og krav som ellers stilles opp fra kommunens side. Kommunen skal fortsatt beslutte hvem som skal motta tjenester. Dermed må det etableres et skarpere skille mellom bestiller (funksjon som blir liggende i kommunen) og utfører (den organisasjonsenhet som står for selve produksjonen enten det er en enhet utenfor kommunen eller innenfor kommunen). Den grunnleggende utfordring ved produksjon av tjenesten i annen regi blir følgende: Kommunens posisjon og interesser må konkretiseres og sikres i en avtale med vinner av konkurransen. Kommunen må få på plass en funksjon som garanterer kommunen en reell posisjon i å følge opp avtalen. Som underlag for avtalen med vinneren må det ligge et konkurransegrunnlag som har tilstrekkelig presisjon når det gjelder de forskjellige kvalitetsdimensjoner i tjenesten m.v.. En vil nedenfor komme tilbake til dette etter å ha gitt en kortfattet gjennomgang av de juridiske aspekter i saken.. 3. Lovanvendelse i forbindelse med konkurranseutsetting av tjenester som i dag er kommunale. Lov om offentlige anskaffelser Konkurranseutsetting av et bo og servicesenter er å anse som kjøp av helse- og sosialtjenester og underlegges Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og følger forskriftens del III da helse og sosialtjenester inngår i begrepet uprioriterte tjenester. Prosedyren gjennomføres som konkurranse med forhandling i henhold til 16 3 i forskriftene til LOA. I vedlegg nr 3 er gjengitt lovteksten og relevante i forskriftene. Konkurransen lyses ut på Doffin-databasen og interesserte tilbydere vil få konkurransegrunnlaget tilsendt. Konkurransegrunnlaget beskriver oppdraget og gir alle føringer for kvalifisering og tildeling. En planlegger å invitere 3-5 leverandører, forutsatt at det finnes et tilstrekkelig antall egnede deltakere i konkurransen. Valg av leverandør skal utelukkende baseres på de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget og alle krav som der står beskrevet skal vurderes og evalueres. Det er ikke tillatt å endre kravene i evaluerings- og tildelingsprosessen. Etter tildeling av oppdraget vil det være adgang for tilbyderne til å innlevere klage på tildelingen. Klagefristen settes til ca 10 dager etter at tildelingsbrev er sendt. Kontrakt kan ikke signeres før klagefristen er utgått uten risiko for erstatningskrav fra øvrige tilbydere. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven kapittel XII A. Lovanvendelsen er nærmere omtalt i vedlegg 1

4 Kommuneloven Kommunelovens kapittel 11. Loven er anvendt gjennom etableringen av Drammen Konkurranse KF jfr.vedlegg 2 4. Hva er kritisk for at resultatet av en konkurranseutsetting skal bli bra ut fra erfaringer i andre kommuner? Konkurranseutsetting av tjenester som har stor følsomhet i forhold til brukerne er krevende. En del kommuner har erfaringer med dette. Kortfattet kan en si at følgende momenter er sentrale ved slik konkurranseutsetting: Det må etableres konkrete nok målepunkter for de krav kommunen setter til kvalitet og volum på tjenesten. Det må utarbeides et godt nok oppfølgingssystem i kommunen etter at kontrakt er skrevet, spesielt i forhold til kvalitetssiden. Kontrakten må være tilstrekkelig konkret og klar når det gjelder kostnadssiden, spesielt forutsetninger omkring leie av bygninger og ansvar for vedlikehold Kommunen må klargjøre hvilke konsekvenser det vil ha for berørte kommunale ansatte dersom oppdraget går til en bedrift utenfor kommunen Det må etableres et godt informasjonsopplegg i forhold til alle aktuelle målgrupper (ansatte, brukere, pårørende, publikum mv.) 5. Tidsplan, prosess og sentrale problemstillinger jfr vedlagte utkast til konkurranseopplegg m.v. Administrasjonen arbeider pr. dato ut fra følgende aktivitets- og tidsplan: 27. september 2005 Valg av bo- og servicesenter 1. oktober 2005 Overføring til Drammen konkurranse KF Februar 2006 Utlysning av anbudskonkurranse April 2006 Tilbudsfrist Juni 2006 Valg av leverandør September 2006 Ny leverandør overtar driften I vedleggene nedenfor er angitt nærmere hvor langt en er kommet med å utrede sentrale forhold som må være avklart på ovenfor angitte tidspunkter det nærmeste år. Nedenfor angis kortfattet en del grunnleggende forutsetninger Driften av Fjell bo- og servicesenter settes ut på anbud jfr vedlegg 4

5 Institusjonen overføres i løpet av september internt til Drammen Konkurranse KF som forutsettes å inngi egentilbud jfr vedlegg 2 som angir nærmere begrunnelse for angitte overføring og opplegg for inngivelse av egentilbud. Dersom en ekstern tilbyder vinner konkurransen skjer overdragelse av virksomhet i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser jfr vedlegg nr 1 som angir en nærmere begrunnelse for de personalpolitiske forutsetninger som legges til grunn: Den gevinst som oppnås i en konkurranseutsetting kan tas ut på forskjellige måter: Ved å sette ned kostnadene dvs spare driftsutgifter Ved å produsere flere, eventuelt mer av eksisterende tjenester. Ved å øke kvaliteten på tjenestene Normalt bør en kunne forvente en gevinst i størrelsesorden 10% ved konkurranseutsetting. Byastyret har forutsatt at konkurransen har spesielt kvalitet som kriterium, eventuelt innenfor en gitt økonomisk ramme. Rådmannen vil foreslå at det i konkurransegrunnlaget etableres en kostnadsforutsetning på 95% av dagens selvkost og at det deretter legges opp til å konkurrere om best mulig kvalitet. Vedlagte utkast til konkurransegrunnlag er basert på dette. Rådmannen vil i de enkelte tertialrapporter orientere nærmere om den videre saksutvikling. Som angitt foran vil en i januar 2006 fremme bystyresak med forslag til endelig og detaljert konkurransegrunnlag m.v.. I saken vil en konkret komme tilbake med: Detaljert konkurransegrunnlag Detaljert kontraktsforslag Kommunens informasjonsopplegg i saken Kommunens opplegg for oppfølging av avtalen. Vedlegg: 1) Bystyresak 78/04 Juridiske sider ved konkurranseutsetting og kommunens personalpolitikk (Innstilling og protokoll fra politisk behandling) 2) Bystyresak 58/05 Opprettelse av Drammen Konkurranse KF. (Innstilling og protokoll fra politisk behandling) 3) Relevante utdrag fra Lov om offentlige anskaffelser og paragrafer i forskriftene 4) Bakgrunn for valg av institusjon som skal konkurranseutsettes 5) Utkast til konkurransegrunnlag pr ) Struktur for kontraktsoppfølging 7) Informasjonsopplegg i saken