Sum årlig bevilgning kr

Transkript

1 VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Harald Wiggo Erdal Tlf: Arkiv: U01 Arkivsaksnr.: 14/599-1 NYTT ARRANGEMENTSELSKAP I VEFSN SØKNAD OM TILSKUDD AV VEFSN KOMMUNES NÆRINGSFOND VEFSNA ::: Sett inn innstillingen under denne linja. NB NB NB KKE RØR DENNE LINJA Rådmannens forslag til vedtak: 1. Vefsn kommunestyre innvilger et årlig tilskudd på kr for perioden fra Vefsn kommunes Næringsfond.- Vefsna til etablering av nytt arrangementsselskap i Vefsn. 2. Vefsn kommune bevilger kr i årlig tilskudd for perioden til det nye arrangementsselskapet. Årlige kostnader dekkes slik: Reduksjon av faste tilskudd kr Reduksjon av ramme teknisk drift (snøkjøring blir da en tjeneste Arrangementsselskapet kan kjøpe hos kommunen eller i markedet) kr Reduksjon av formannskapets disposisjonskonto kr Dekkes av fond ( x 3 = ) kr Sum årlig bevilgning kr Utbetaling av tilskudd gjøres betinget av: Framleggelse av ferdig forretningsplan med informasjon om størrelsen på aksjekapitalen, organisasjon, ledelse, og styre og en konkret strategi på hvordan den nye arrangements- porteføljen skal utvikles. Økonomiske kalkyler for de enkelte arrangement som viser kostnader og hvordan inntektene skal genereres. Særlig viktig er det å få synliggjort hvilke inntekter som forventes fra næringslivet og andre private aktører som vil ha direkte nytte av aktiviteten. Driftsbudsjett for tre kommende år som viser hvordan det økonomiske grunnlaget for selskapet skal utvikles i tilskuddsperioden. Det må også utarbeides en avtale som beskriver hvilke aktiviteter som pengene skal benyttes til. Avtalene skal også beskrive mulige konkrete samarbeidsområder mellom kommunen/mon KF og selskapet og hvordan kommunen/mon KF skal profileres som sponsor. Det må foreligge en juridisk avklaring i forhold til EØS avtalens regler om offentlig støtte og i forhold til lov om offentlige anskaffelser. ::: Sett inn innstillingen over denne linja. NB NB NB IKKE RØR DENNE LINJA... Sett inn sakutredningen under denne linja NB >NB IKKE RØR DENNE LINJA MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? Hvis ja klargjør kort:

2 LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Hvis ja klargjør kort: Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Saken gjelder søknad om et tilskudd fra Vefsn kommunes næringsfond Vefsna på kr pr. år over en periode på 3 år i forbindelse med etablering av nytt arrangementsselskap. Bakgrunn. I Vefsn kommune er det i dag to arrangements-/eventselskap Generator Mosjøen AS eid av Mosjøen Næringsforening og Helgeland Event AS. Begge selskaper har svak økonomi, men sitter på en betydelig arrangementsportefølje, og de ulike arrangementer har satt Mosjøen og Vefsn på kartet som arrangementsby/-kommune. Dette har imidlertid ikke gitt det økonomiske resultat for selskapene som er nødvendig for videre utvikling for å møte en stadig sterkere regional konkurranse på arrangements- og eventmarkedet. Samtidig vet vi at de ulike arrangementer genererer en betydelig omsetning i regionen. Selskapene har derfor konkludert med at det er nødvendig å samle ressursene i et nytt selskap med en sterkere og mer tydelig kommersiell profil og strategi. Det nye selskapet organiseres som AS med ikke økonomisk formål, med de to eksisterende selskap som hovedaksjonærer. De to eksisterende selskap overdrar disposisjonsrett og -ansvar for sin arrangementsportefølje til det nye selskapet, men beholder eiendomsretten til sine arrangement. Foretningsområde. Det markedet som det nye selskap vil forholde seg til, er tredelt. 1. Utvikling og gjennomføring av arrangement. De to selskap samlet har følgende arrangementsportefølje: Bysprinten HI- dagen Hanedagene Galleria - etter avtale med Stig Ove Sivertsen (med Utflytterstevnet hvert 4. år) Vefsna Sport Fishing Festival (intensjonsavtale) Tiendebyttet Helgeland Matfestival Julebyen Mosjøen Planen er også å utvikle nye arrangement innen følgende kategorier Arrangement der ekstern profilering (regionalt/nasjonalt/internasjonalt) av byen/ kommunen/regionen er hovedsiktemålet. Arrangement der økt omsetning/besøk i regionen er hovedsiktemålet Arrangement der innbyggertrivsel er hovedsiktemålet 2. Utvikling, markedsføring og salg av events /opplevelser.

3 Såkalt eventmaking er et stort og voksende marked. Både i reiselivsmarkedet og næringslivet er en søken etter de gode opplevelser blitt en viktig vare. Vefsna regionen har når det gjelder outdoor aktivitet svært gode muligheter. Disse muligheter som favner tilbud som organisert vandring i skog og fjell til rafting og annen mer risikobetont aktivitet er i liten grad organisert, utnyttet og kommersialisert. I tillegg har vi innen kulturhistorie og mattradisjon tilbud i regionen hvor potensialet for kommersiell virksomhet ikke er tilnærmelsesvis utnyttet. Gjennom etablering av et samarbeid med ulike aktører og tilbydere vil selskapet utvikle ulike ferdige pakker og tilbud om skreddersydde opplevelsestilbud. 3. Konsulentbistand og salg av tjenester til arrangement i og utenfor Vefsna regionen I regionen er det en rekke arrangement av god kvalitet, men med et uforløst potensial for utvikling, profesjonalisering og kommersialisering. En viktig årsak ligger i at disse arrangementene er utelukkende dugnadsbasert og med varierende grad av kontinuitet i arrangørstaben. Et profesjonelt arrangements- og eventselskap vil kunne selge så vel konsulenttjenester som praktisk administrativ og teknisk bistand til arrangører i hele regionen, og dermed bidra til at den positive lokalsamfunnseffekt disse arrangement har forsterkes samtidig som det bygges administrativ og økonomisk bærekraft. I det nye selskapet skal de enkelte arrangement organiseres med en viss administrativ og økonomisk selvstendighet, slik at det kan være naturlig å sammenligne det nye selskapet med et konsern der de ulike arrangementer og event- og konsulentvirksomheten får en status sammenlignbar med et datterselskap. De enkelte arrangementer vil ha egne budsjetter og være egne objekter i forhold til søknader om eksterne tilskudd og inngåelse av sponsor- /samarbeidsavtaler. Det enkelte arrangement skal som hovedregel generere et resultat til dekning av felleskostnader som profilering, regnskap, materiell, lønn etc. ( konsernbidrag ) Ut fra de vurderinger som er foretatt bl.a. med sammenligning av andre sammenlignbare virksomheter - er det konkludert med et personellbehov på 3 årsverk hvorav 2 stillinger på heltid, og et årsverk kombinert med deltid og engasjement i forbindelse med arrangement. Selskapet skal dekke et bredt spekter av kompetanse, og dette er årsaken til at det velges å ha et årsverk som kan disponeres i forhold til varierende behov for spisskompetanse. De to faste stillinger forutsettes å dekke funksjonene administrativ leder og markedsansvarlig. Økonomi. Årlige utgifter i 3 års prosjektperiode ( ) Lønnskostnader 3 årsverk Felles markedsføring Kontaktreiser/nettverksbygging Felles materiellkostnader Felles utviklingsmidler Adm kostnader Sum kostnader Finansiering Vefsn kommune og Vefsnafondet Generalsponsor(er) (maks 2) Direkte salg av tjenester Bidrag fra arrangement/events etc. 2,1 mill.kr. 0,3 mill.kr. 0,1 mill.kr. 0,2 mill.kr. 0,5 mill.kr. 0,1 mill.kr. 3,3 mill.kr. 1,0 mill.kr. 0,5 mill.kr. 0,3 mill.kr. 1,5 mill.kr.

4 Sum inntekter 3,3 mill.kr. På den bakgrunn søkes det om et tilskudd på kr pr. år fra Vefsna fondet og kr pr. år fra Vefsn kommune over en periode på 3 år. Det forutsettes en - eller maks 2 Generalsponsor(er) for selskapet. Disse vil profilers ved alle arrangement/events, og ha bransjeeksklusivitet. For det enkelte arrangement/event inngås for øvrig egne sponsoravtaler. Vefsn kommune og MON blir likeledes profilert ved alle arrangementer. Bidrag fra lokalt næringsliv er ikke lagt inn i hovedbudsjettet, men vil fremkomme som andel av finansiering av de enkelte arrangement. Målet er at inntektene fra lokalt næringsliv skal ha minst samme størrelse som søknadsbeløpet fra kommune/næringsfond. Tilskudd fra kommune/næringsfond vil også inngå i finansiering av de enkelte arrangement gjennom fordeling av lønn og andre felleskostnader, og således være egenandel i forhold til søknader om eksterne tilskudd. Som en hovedregel vil størrelsen på de lokale offentlige tilskudd være avgjørende for størrelsen på eksterne offentlige tilskudd. I dag bevilges det fra Vefsn kommune til de to eksisterende selskaper fra pr. år. I praksis betyr dette at det er en årlig økning på fra fra dagens nivå. Fra de to næringsfondene har det over tid vært bevilget fra til ulike arrangementer i regi av de to selskap. Vurdering og konklusjon. Attraktive og gode arrangement har på den ene side en egenverdi, men må først og fremst ses på som virkemiddel i utvikling av gode lokalsamfunn og som bidrag til å profilere området og styrke det lokale næringslivet. Utvikling av Vefsn som arrangementskommune har derfor vært et viktig satsingsområde både i den forrige næringsplanen og i gjeldende plan med tiltak Strategi og tiltaksplan for arrangementsutvikling. MON KF har i treårsperioden utbetalt kr til Generator for dette arbeidet I tillegg har Generator fått til sammen kr i ulike enkeltbevilgninger av næringsfondene og Vefsn kommune. Fra utgjør alle disse bevilgningene til sammen kr Et nytt selskap vil som sin første oppgave måtte gå gjennom arrangementsporteføljen for å prioritere de arrangement som skal videreutvikles, samt vurdere om det er andre typer arrangement som bør prioriteres fremfor de eksisterende for å nå målgrupper det er viktig for regionen å nå. Selskapet må også ha fokus på å tilpasse arrangement til dagens og morgendagens krav og forventninger, samtidig som det stilles klare lønnsomhetskrav til de arrangementer man velger å satse på og utvikle. Det nye selskapet har ennå ikke utarbeidet noen ferdig forretningsplan med en konkret strategi på hvordan den nye arrangements- porteføljen skal utvikles. Søknaden inneholder heller ingen konkret informasjon om størrelsen på aksjekapitalen, organisasjon, ledelse, og styre.

5 Tidligere erfaringer viser at det på enkelte arrangement er svært vanskelig å oppnå inntekter som dekker kostnadene. Det er heller ikke utarbeidet noen økonomiske kalkyler for de enkelte arrangement som viser kostnader og hvordan inntektene skal genereres. Særlig viktig er det å få synliggjort hvilket inntekter som kommer fra næringslivet og andre private aktører som vil ha direkte nytte av aktiviteten. Det bør derfor også utarbeides driftsbudsjett for tre kommende år som viser hvordan man tenker seg at økonomien og det økonomiske grunnlaget for selskapet skal utvikle seg i tilskudds- perioden. Vi tror det er helt riktig å samordne aktiviteten til de to arrangementsselskapene i Mosjøen, for det første fordi markedet ikke er stort for to selskaper. For det andre vil man få samlet de faglige ressursene i ett selskap, noe som gir et langt bedre utgangspunkt for å utvikle aktiviteten på en god og sunn måte. I det budsjettet som er satt opp i søknaden er det ikke synliggjort at muligheten for å lykkes med å oppnå samordningsgevinster og/eller synergieffekter av denne sammenslåingen er til stede. Isteden baseres det på en økning av tilskuddene uten at det framlegges konkrete planer på økt aktivitet. Videre er det noen formelle forhold som må avklares. For det første i forhold til EØS avtalens regler om offentlig støtte og for det andre i forhold til lov om offentlige anskaffelser. Det er viktig å finne løsninger som tilfredsstiller disse kravene. Her har vi bedt om faglig bistand fra kommuneadvokaten og innkjøpslederen. Av den delen av Vefsna- fondet som er avsatt til tiltak i kommunal regi. har vi nå kr i disponible midler. Dersom foreliggende søknad blir innvilget med kr , har vi kr igjen på fondet til denne type formål. Vår vurdering er at dette prosjektet vil binde opp en alt for stor andel av de midler som er igjen på fondet. På den bakgrunn ble saken lagt fram for styret med følgende forslag til innst8illing overfor kommunestyret: 1. Framlagte søknad om tilskudd til nytt arrangementselskap kan ikke innvilges.. 2. Før saken eventuelt kan tas opp til ny vurdering, må det framlegges en ferdig forretningsplan med informasjon om størrelsen på aksjekapitalen, organisasjon, ledelse, og styre og en konkret strategi på hvordan den nye arrangements- porteføljen skal utvikles. Videre må forretningsplanen inneholde økonomiske kalkyler for de enkelte arrangement som viser kostnader og hvordan inntektene skal genereres. Særlig viktig er det å få synliggjort hvilket inntekt som kommer fra næringslivet og andre private aktører som vil ha direkte nytte av aktiviteten. Planen må baseres på betydelig mindre tilskudd fra Vefsn kommune og Vefsna-fondet og dette må synliggjøres i driftsbudsjett for tre kommende år som viser hvordan det økonomiske grunnlaget for selskapet skal utvikle seg i tilskudds- perioden. Det må også utarbeides en avtale som beskriver hvilke aktiviteter som pengene skal benyttes til. Avtalene skal også beskrive mulige konkrete samarbeidsområder mellom kommunen/mon KF og selskapet og hvordan kommunen/mon KF skal profileres som sponsor.

6 Det må også foreligge en juridisk avklaring i forhold til EØS avtalens regler om offentlig støtte og i forhold til lov om offentlige anskaffelser. Det er viktig å finne løsninger som tilfredsstiller disse kravene. Saken var til behandling i styret i MON KF i møte den Bjørn Larsen og Ellen Strøm Brodtkorb fratrådte som inhabile under behandlingen av saken. Styret vedtok følgende innstilling for kommunestyret: 1. Vefsn kommunestyre innvilger et årlig tilskudd på kr for perioden fra Vefsn kommunes Næringsfond.- Vefsna til etablering av nytt arrangementsselskap i Vefsn. 2. Utbetaling av tilskudd gjøres betinget av: Framleggelse av ferdig forretningsplan med informasjon om størrelsen på aksjekapitalen, organisasjon, ledelse, og styre og en konkret strategi på hvordan den nye arrangements- porteføljen skal utvikles. Økonomiske kalkyler for de enkelte arrangement som viser kostnader og hvordan inntektene skal genereres. Særlig viktig er det å få synliggjort hvilke inntekter som forventes fra næringslivet og andre private aktører som vil ha direkte nytte av aktiviteten. Driftsbudsjett for tre kommende år som viser hvordan det økonomiske grunnlaget for selskapet skal utvikles i tilskuddsperioden. Det må også utarbeides en avtale som beskriver hvilke aktiviteter som pengene skal benyttes til. Avtalene skal også beskrive mulige konkrete samarbeidsområder mellom kommunen/mon KF og selskapet og hvordan kommunen/mon KF skal profileres som sponsor. Det må foreligge en juridisk avklaring i forhold til EØS avtalens regler om offentlig støtte og i forhold til lov om offentlige anskaffelser Rådmannens kommentarer vurdering og kommentarer vedr. kommunal andel i årlig tilskudd til et arrangementsselskap. I søknaden fra Generator/Helgeland Event AS søkes det også om årlige tilskudd fra Vefsn kommune på kroner i 3 år. Med bakgrunn i innstillingen fra styret i MON KF vil rådmannen innstille på at kommunen også bidrar med sin del. Generator har følgende faste årlige tilskudd fra Vefsn kommune: Generator kr Bysprinten kr Verdi snøkjøring (teknisk drift) kr Galleria kr I tillegg til disse faste tilskuddene er det fra formannskapet bevilget kr i 2011 til Matfestival (Helgeland Event), kr i 2012 til Julebyen Mosjøen (Generator) og kr i 2013 til Hanekarneval/konsert Oslo Gospel Choir (Generator). Det resterende må tas av overskuddsfond (Fritt fond fra overskuddet for 2010).

7 Kr bevilges til årets avsetning og kr overføres til nytt fond for å dekke bevilgningen i 2015 og Ut fra dette foreslås det at årlig tilskudd på kr dekkes slik: Reduksjon av faste tilskudd kr Reduksjon av ramme teknisk drift (snøkjøring blir da en tjeneste Arrangementsselskapet kan kjøpe hos kommunen eller i markedet) kr Reduksjon av formannskapets disposisjonskonto kr Dekkes av fond ( x 3= ) kr Sum årlig bevilning kr Saksordfører i kommunestyret: Mildrid Søbstad. Magne Pettersen rådmann Harald Wiggo Erdal... Sett inn saksutredningen over denne linja. IKKE RØR DENNE LINJA