Dato - Versjon 1.8.2010
Endringshistorikk Versjon Dato Endringer Utarbeidet av 0.90 12.10.09 Dokumentet etablert Lasse Fosse 0.91 6.12.09 Første utkast Lasse Fosse 0.92 1.2.10 Tekstkorrigeringer Lasse Fosse 0.93 19.2.10 Tekstkorrigeringer Lasse Fosse 0.94 14.3.10 Tekstkorrigeringer Lasse Fosse 0.95 16.3.10 Tekstkorrigeringer Lasse Fosse 0.96 27.4.10 Tekstkorrigeringer Lasse Fosse 0.97 7.6.10 Tekstkorrigeringer Lasse Fosse 1.00 1.8.10 Tekstkorrigeringer Lasse Fosse Prosjektgruppa for estrategi 2010-2012 har bestått av: Torill Stordrange (Personal) Jannicke Kaurin Nilsen (Tjenestetorget) Tone Lise E. Aase (RBU) Anne Lise Aagedal (BHG) Oddvar Rossevatn (Ungdomsskolen) Bengt Aslaksen (SK) Trude Haughom (BHG) Rune André Evensen (Sunde skole) Ellen Barth Larsen (Tjørsvågheimen) Kirsti Sigbjørnsen (Tjenester for funksjonshemmede) Anne Karin Josdal (Psykiske helsetjenester) Elin Hølmebakk (Teknisk) Lasse Fosse (IKT-avdelingen) En stor takk til alle som har bidratt til å forfatte Flekkefjord kommunes første estrategi, og sikkert ikke den siste! Lasse Fosse Prosjektleder Side 2 av 41
Innhold Innledning... 4 1.1 Status... 4 1.2 Mål, innhold og struktur i estrategien... 4 1.2.1 Mål... 4 1.2.2 estrategiens oppbygging... 4 1.3 Rammebetingelser og regionale føringer... 5 1.3.1 Offentlig IKT-politikk... 5 1.3.2 Statlige føringer... 6 1.3.3 ekommune 2012 lokal digital agenda... 7 1.3.4 Lokale rammebetingelser... 8 1.4 Kommunens egne målsettinger... 8 1.5 Definisjoner, akronymer og forkortelser... 8 1.6 Videre arbeid... 9 2. Visjon... 10 3. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet... 11 4. Tjenester på nett... 12 5. Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten... 13 6. NAV-reformen og IKT... 16 7. IKT i grunnopplæringen... 17 8. Geografisk informasjon... 21 9. Elektronisk handel... 23 10. Arkivering og saksbehandling... 24 11. Informasjonssikkerhet... 25 12. IKT-arkitektur... 26 13. Åpne standarder... 27 14. Integrasjon av IKT-systemer... 28 15. Fri programvare... 29 16. Grønn IT... 30 17. Bredbånd... 31 18. Interkommunalt IKT-samarbeid... 32 19. Strategisk IKT-ledelse... 33 20. Kompetanseutvikling... 34 21. Lokale forhold og satsningsområder... 35 22. Systemeier og systemansvarlig... 39 23. Organisering av IKT-funksjonen... 40 Side 3 av 41
Innledning 1.1 Status Flekkefjord kommune har pr. i dag ikke en formell estrategi. Bakgrunnen for å sette i gang et arbeid med en strategi er mange, men hovedgrunnen er at en strategi vil dekke hele Flekkefjord kommunens satsning på IKT-området. Dette betyr at alle innspill heretter må samles inn tidlig i prosessen, og jobbes med i et langsiktig perspektiv og ikke etter innfallsmetoden i forbindelse med økonomiplan- og budsjettarbeidet. Flekkefjord kommune har over en periode på 7 år økt sin IKT-drift fra 2 servere til i dag å omfatte 45 servere. Antall arbeidsstasjoner har i samme tidsperiode økt fra om lag 50 til om lag 850. Det er anskaffet fagsystemer for å dekke de tjenestelige behov de forskjellige tjenesteområdene trenger for å utføre arbeidet på en rasjonell, effektiv og lovpålagt måte. Det er i samme periode ikke vært foretatt en økning i bemanningen (fast ansatte) i IKT-avdelingen. Det er også slik at IKT-ansvarlige på skolene hadde større ansvar før, men mye av dette er flyttet inn til IKT-avdelingen. Flekkefjord kommune har som visjon for strategiarbeidet å samordne alle tjenesteområdene til en felles tankeprosess om hvordan Flekkefjord kommune kan utnytte dagens løsninger mer effektivt og sikre en stabil og god drift av fagsystemene kommunen benytter. 1.2 Mål, innhold og struktur i estrategien 1.2.1 Mål estrategien skal: Være et styringsdokument for toppledelse og et prioriteringsdokument for enhetsledere. Være et arbeidsdokument for IKT-avdelingen. Være et levende dokument som revideres etter behov. Ha elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv i fokus. Ta utgangspunkt i struktur og tema slik de framkommer i ekommune 2012. Beskrive viktige satsningsområder for inneværende økonomiplanperiode. Gi en oversikt over prioriterte tiltak. For at estrategien skal være et levende dokument, er koblingen mot kommunens øvrige planverk forsøkt gjort så sterk som mulig. Det betyr at den skal drøftes og revideres løpende i forhold til å møte både interne og eksterne utfordringer. I dette arbeidet, er planen å involvere alle sektorer/enheter i kommunen. Når økonomiplanarbeidet for neste periode starter opp, er målsettingen at estrategien skal være et grunnlagsdokument som kan hjelpe enhetslederne i prioriteringen av prosjekter som inneholder IKT. De kortsiktige prioriteringene er ment å være innspill til konkrete prosjekt og aktiviteter som bør prioriteres i budsjettarbeidet for neste periode. 1.2.2 estrategiens oppbygging estrategien er temamessig bygd opp etter strukturen i KS strategiplan ekommune 2012 (se kap. om rammebetingelser). Denne temainndelingen setter kommunens IKT-arbeid inn i et nasjonalt perspektiv, både i forhold til andre kommuner og statlig Side 4 av 41
satsing. Under hvert tema er det overskrifter som hver gir en kobling mot andre områder/dokumenter: Mål ekommune 2012 Målene som er uttrykt gjennom KS sin anbefalte strategi for kommuner/fylkeskommuner Status Kommunens/fylkeskommunens status i forhold til målene til KS Målsetting for økonomiplanperioden Her knyttes kommunes IKT-satsing til økonomiplanen gjennom å uttrykke hva kommunen vil oppnå i løpet av gjeldende økonomiplanperioden Tiltak i planperioden Kort, overordnet beskrivelse av de tiltak som skal gjennomføres i perioden. Det er handlingsplanen som skal beskrive detaljene knyttet til økonomi, organisering og gjennomføring av tiltakene, så den type informasjon skal ikke inn her. 1 Eksempel: Forbedre tilbudet av elektroniske skjema 2 3 1.3 Rammebetingelser og regionale føringer 1.3.1 Offentlig IKT-politikk Kommunen må i henhold til egne satsingsområder selv plukke ut det som er relevant av nasjonale føringer/rammebetingelser nedenfor. Fornyings- og administrasjonsdepartementet skriver følgende om IKTpolitikk/eNorge: Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) blir i stadig sterkere grad en forutsetning for velferdssamfunnet. IKT effektiviserer offentlige tjenester IKT øker produktiviteten i landet. ( ) Vilje til tverrpolitiske initiativ, til å ta del i en helhetlig IKT-politikk til samarbeid gir en mer effektiv utnytting av samfunnets felles ressurser og bedre tjenester for innbyggere og næringsliv. Offentlig IKT-politikk er nedfelt i en rekke styrende dokumenter. enorge 2009 det digitale spranget Stortingsmelding nr. 17 (2006 2007) Eit informasjonssamfunn for alle ekommune 2012 lokal digital agenda, KS I tillegg til disse dokumentene er krav knyttet til annen tjenesteproduksjon nedfelt på en rekke områder herunder: IKT i PLO: IPLOS, Kommunikasjon helsenett, Samspill 2.0, IKT i helse og omsorg (2008-2012) strategi og handlingsplan fra KS. IKT i skolen: Program for digital kompetanse (2004 2008), Nye læreplaner, Kunnskapsløftet, IKT og grunnopplæringen - KS (2008-2012), St.meld 31 (2007-2008): Kvalitet i skolen. www.ksikt-forum.no Side 5 av 41
1.3.2 Statlige føringer Kommunen må selv plukke ut det som er relevant av nasjonale føringer/rammebetingelser Stortingsmelding nr. 17 (2006-2007) Eit informasjonssamfunn for alle Meldingen er det ferskeste og mest omfattende uttrykk for statlig IKT-politikk i Norge. Den peker på betydningen av at alle skal kunne delta i informasjonssamfunnet (digital inkludering) gjennom digital tilgang (høyhastighetsnett), universell utforming og digital kompetanse. Regjeringen ønsker en fornyelse av offentlig sektor med bedre tjenester og mindre bruk av ressurser til administrasjon. Sentralt i dette er en døgnåpen digital forvaltning, som skal baseres på digitale selvbetjeningstjenester til innbyggere og næringsliv, utvikling av felles IKT-komponenter for offentlig sektor og etablering av felles overordnet IKT-arkitektur for offentlig sektor. Formålet med å etablere felles arkitekturprinsipper er å sikre at samhandling kan skje på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Dette krever en samordnet innsats både fra statlig og kommunal sektor da prinsipper, kommunikasjonsmodeller, felleskomponenter, semantikk og felles standarder må på plass. Med etablering av felles arkitekturprinsipp for offentlig forvaltning menes et rammeverk for oppbygging av IKT-system og samhandling mellom systemene. Aktuelle tjenester skal gjøres tilgjengelig via næringsportalen Altinn og innbyggerportalen MinSide. I stortingsmelding 17 etableres det et målbilde for IKT-arkitektur basert på tre nivå: presentasjonslaget, felleskomponentlaget og virksomhetslaget. Figur 1: Felles arkitektur for IKT i offentlig sektor På oppdrag fra FAD er det utarbeidet en rapport knyttet til etablering av felles arkitekturprinsipper i offentlig sektor bedre kjent som FAOS rapporten. Side 6 av 41
1.3.3 ekommune 2012 lokal digital agenda Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) utviklet i 2008 strategidokumentet ekommune 2012 - lokal digital agenda som skal være en støtte for kommunene og fylkeskommunene i utviklingen av egne målsettinger og strategier for bruk av IKT. Dokumentet gir råd om viktige satsingsområder når det gjelder bruk av IKT for å effektivisere virksomheten og utvikle kvalitativt gode tjenester. KS vektlegger spesielt forholdet til innbyggerne med mål om stadig flere digitale tjenester og intern effektivisering. KS har laget følgende visjon for ekommune 2012: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Fokuset de siste årene i norske kommuner har vært mye rettet mot etablering av veiledningstorg/servicetorg, innføring av elektroniske skjema og etablering/fornying av innbyggerportaler. De viktigste årsakene til at kommunene utvikler interaktive tjenester for publikum og næringsliv, er ønsket om å effektivisere interne prosesser, samt at innbyggerne i stadig større grad ønsker å kommunisere med det offentlige ved hjelp av digitale selvbetjeningsløsninger. I ekommune 2012 begrunnes satsningen på IKT slik: Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. KS påpeker at det er fem sentrale områder som må vies oppmerksomhet: IKT som produktivitetsfaktor deltakelse i informasjonssamfunnet mer helhetlig offentlig sektor økt tjenestekvalitet effektiv intern drift I ekommune 2012 tas arbeidet videre og det er laget målformuleringer på en rekke områder. Kommunene har svært ulikt ståsted i forhold til å kunne oppnå disse målsetningene. Noen har kommet godt i gang mens andre har svært mye å ta fatt i fremover. KS viser til at svært få kommuner har etablert digitale tjenester for innbyggere og næringsliv på trinn 4 i tjenestetrappen (figur 2). Kommuner som ønsker å tilby interaktive tjenester, vil i stor grad utvikle de samme løsningene eventuelt med noen lokale forskjeller. KS ønsker derfor at kommunene samarbeider rundt etablering av slike løsninger - både lokalt, regionalt og nasjonalt. Gjennom standardisering, utvikling av felles kravspesifikasjoner og deling av teknologi og programvare vil kommunene kunne tilby tjenester av god kvalitet. Side 7 av 41
Figur 2: Tjenestetrappa 1.3.4 Lokale rammebetingelser Her beskrives lokale rammebetingelser og føringer av betydning for kommunens IKTstrategi. 1.4 Kommunens egne målsettinger Forankring i kommunenes plattformer og handlingsprogram. IKT-visjon for kommunen. 1.5 Definisjoner, akronymer og forkortelser Boks: Definisjoner, akronymer og forkortelser FEIDE Nasjonal tjenestekatalog EPJ KS FAD DIFI Et konsept som går ut på at hver bruker i utdanningssektoren - elev, student eller ansatt - får et brukernavn av sin skole, høgskole eller universitet som kan brukes i hele sektoren. Samme brukernavn virker overalt, både ved egen institusjon og ved nasjonale fellestjenester, med samme passord eller sertifikat. Nasjonal tjenestekatalog (NTK) er en sentral database som inneholder beskrivelser av de tjenestene som kommunen yter overfor sine innbyggere. Elektronisk pasientjournal. EPJ inneholder helsepersonellets eller institusjonens fortløpende nedtegnelser av opplysninger om en enkelt pasient og forhold av betydning for den hjelp han eller hun trenger. Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon Fornyings- og administrasjonsdepartementet Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Side 8 av 41
PLO Grunndata Masterdata DDV Underliggende etat av FAD. Skal bidra til å styrke regjeringens arbeid med å fornye offentlig sektor og gjøre den effektiv og enklere tilgjengelig Pleie- og Omsorgssektoren i kommunen. Data som vedlikeholdes sentralt for bruk i ett eller flere systemer, for eksempel innbyggerinformasjon (navn, adresser) Det sett av data knyttet til et område som er aktivt og vedlikeholdes til en gitt tid. Master data er den versjonen man forholder seg til, andre replikeringer av data er kopier og skal ikke benyttes videre utover en gitt tidsavgrenset oppgave. Det Digitale Vest-Agder (DDV) er et samarbeid mellom 11 kommuner i fylket. 1.6 Videre arbeid For at estrategien skal være et levende dokument, er koblingen mot kommunens øvrige planverk forsøkt gjort så sterk som mulig. Det betyr at den skal drøftes og revideres løpende i forhold til å møte både interne og eksterne utfordringer. I dette arbeidet, er planen å involvere alle tjenesteområder i kommunen. Når arbeidet med økonomiplan og budsjett for neste periode starter opp, er målsettingen at estrategien skal være et grunnlagsdokument som kan hjelpe enhetslederne i prioriteringen av IKT-messige prosjekter. De kortsiktige prioriteringene er ment å være innspill til konkrete prosjekt og aktiviteter som bør prioriteres i budsjettarbeidet for neste periode. Arbeidet med strategien som tjenesteområdene nå har gjort, er for at prosessene for IKT-arbeid i Flekkefjord kommune skal være forutsigbare. Dette betyr at hvis det i løpet av året dukker opp nye tiltak prioriteres ikke disse, men legges inn i den årlige revisjonen av strategien. Prosjektgruppens oppgave er å synliggjøre de behov som tjenesteområdene signaliserer er nødvendige for å sikre en rasjonell drift ved bruk av IKT som verktøy. For tjenesteområdene er det viktig at disse signalene fanges opp og jobbes med i økonomiplan og budsjett sammenheng. Flekkefjord kommune er i en økonomisk situasjon hvor driftsnivået skal tilpasses de økonomiske rammene. Det vil være mulig å gjøre investeringer som på sikt vil redusere kostnadene til drift og få mer effektive rutiner enn i dag ved bruk av IKT. Side 9 av 41
2. Visjon FLEKKEFJORD: En moderne og effektiv e-kommune Side 10 av 41
3. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Et godt lokaldemokrati kjennetegnes ved at innbyggerne har tillit til lokalpolitikerne, og at de folkevalgte setter dagsordenen, styrer ressursbruken, er ombud for innbyggerne og leverer det de lover. En fellesnevner for disse punktene er god kommunikasjon, dialog og samhandling med innbyggerne. Bevisst bruk av teknologi kan bidra til å styrke samhandlingen. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha etablert flere digitale kanaler mellom innbyggerne, kommunen og den folkevalgte. 2. I løpet av 2009 skal alle kommuner og fylkeskommuner ha lagt saksdokumenter til møter i folkevalgte organer på internett samtidig som dokumentene sendes organets medlemmer, med unntak av dokumenter som er unntatt offentlighet 3. I løpet av 2010 skal kommunale og fylkeskommunale nettsteder være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no Status: Beskrivelse av kommunens status i forhold til målene i ekommune 2012 1. Flekkefjord kommune har etablert digitale kanaler mellom innbyggerne, kommunen og den folkevalgte, og saksdokumenter legges ut på internett samtidig som de sendes organets medlemmer, med unntak av dokumenter som er unntatt. offentlighet. Målsetting for økonomiplanperioden: Kommunen skal aktivt utnytte IKT til å skape en tilgjengelig og effektiv forvaltning og gode tjenester til innbyggere og næringsliv. 1 Videreutvikle digitale kanaler i forhold til innbyggerne og de folkevalgte. 2 Oppdatere informasjon til innbyggerne og bedre vedlikehold av kommunens hjemmeside. 3 Kommunens nettsted skal videreutvikles med hensyn til brukernes behov og forutsetninger, i tillegg til generelle krav om tilgjengelighet og brukervennlighet. Side 11 av 41
4. Tjenester på nett Etablering av elektroniske tjenester for innbyggere og næringsliv har fått stadig større oppmerksomhet i offentlig sektor. De viktigste årsakene til at kommunene utvikler interaktive tjenester for publikum og næringsliv, er ønsket om å effektivisere interne prosesser, samt at innbyggerne i stadig større grad ønsker å kommunisere med det offentlige ved hjelp av elektroniske selvbetjeningsløsninger. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. 2. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til næringslivet gjennom Altinn. 3. I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske selvbetjeningsløsninger på nivå 4 i tjenestetrappa for de mest brukte tjenestene Status: Beskrivelse av kommunens status i forhold til målene i ekommune 2012 1. Flekkefjord kommune tilbyr elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom publisering på kommunens hjemmeside. Ref. trinn 2 i Tjenestetrappa. 2. Kommunen tilbyr også tjenester i forhold til enkelte elektroniske søknadsskjema og er godt i gang med prosessen i forhold til å ta i bruk individuelt tilpasset kommunikasjon. Ref. trinn 3 i Tjenestetrappa. Målsetting for økonomiplanperioden: Vedlikehold av hjemmesiden og intranettløsningen for å styrke informasjonen ut til publikum og egen ansatte. 1 Forbedre tilbudet av elektroniske skjema. 2 Legge ut digitale planer knyttet til kart. 3 Innføre byggtjeneste på nett. 4 Etablere ny hjemmeside i fellesskap med DDV-kommunene, hvor kravene til Norge.no er vektlagt. Side 12 av 41
5. Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten Kommunene har ansvaret for at innbyggerne sikres grunnleggende helse- og sosialtjenester som er effektive og brukervennlige og har høy kvalitet. Befolkningsframskrivninger viser at det vil bli en betydelig vekst i den eldre del av befolkningen i årene framover. Pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten i kommunene vil stå overfor betydelige utfordringer når det gjelder rekruttering av arbeidskraft, mer effektiv ressursutnyttelse, tilstrekkelig behandlingskapasitet, samt mulighetene til å gi et godt tjenestetilbud. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal all dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten skje i elektronisk journalsystem, basert på nasjonale standarder for struktur, funksjonalitet og innhold. 2. I løpet av 2011 skal alle kommuner være tilknyttet Norsk Helsenett og ha tatt i bruk elektronisk samhandling med helseforetak og fastleger. 3. I løpet av 2011 skal alle fylkeskommuner ha knyttet tannhelsetjenesten til Norsk helsenett og tatt i bruk elektronisk samhandling med NAV, helseforetak, fastleger og kommuner. 4. I løpet av 2011 skal ansatte i helse- og omsorgstjenesten i kommunene ha opparbeidet tilstrekkelig kunnskap om bruk av digitale verktøy til å kunne kommunisere elektronisk med helseforetak, fastleger og legevakt. Det har vært en stor omveltning i Helse og Omsorg innenfor IKT de siste årene. Elektronisk pasientjournal har blitt en daglig del av arbeidet også for de som aldri hadde brukt noen form for dataverktøy. I 2006 var alle rapporter og kardexer på papir, mot i dag der alt føres elektronisk. Helse og Omsorg gir tjenester hele året døgnet rundt. IKT har vært en enorm kvalitetsforbedring i hverdagen, men det gjør oss også svært sårbare når IT avdelingen har gått hjem for dagen. Behovet for IKTsupport er i vår tjeneste tilstede også på kveldstid/nattestid og i helger/høytider. Mens resten av omverden nå har elektronisk post og henvendelser, er Helse og Omsorg fremdeles avhengig av postmannen for meldinger av sensitive opplysninger mellom f.eks apotek/sykehus/sykehjem/lege. Fremtiden er derfor å kunne sende og motta pasientopplysninger elektronisk. Dette må foregå på et sikkert nett = Norsk Helsenett. En fremtidig ensonemodell vil kunne frigjøre tid og ressurser til bedre rapporter i Helse og Omsorg. Helsepersonell i turnus har som hovedregel 15 minutter til disposisjon i løpet av ei vakt til rapportering. En mer effektiv pålogging vil gi mer effektiv og kvalitetsmessig bruk av fagprogrammene også i form av intranett/mail osv. Status: 1. Elektronisk pasientjournal er innført i hele Helse og Omsorg gjennom Visma Unique Profil, men ikke utnyttet optimalt. Systemet dekker i dag 1020 aktive tjenestemottakere og 930 registrerte ansatte. Pr. i dag opplever vi utfordrende systemfeil, bl. a treghet, feilmeldinger og avvik. Behovet for dobbel pålogging i både sikker og åpen sone oppleves tidkrevende og tungvint. 2. I forhold til Helsenett foreligger det ingen planer eller avtaler og det er heller ikke avsatt ressurser i budsjett, verken for abonnement Helsenett eller for annet utstyr Side 13 av 41
(Profil com, Unique link). 3. Jmf punkt 2. 4. Vi mangler en kompetansekartlegging som kan gi oss en oversikt over IKTferdigheter. På bakgrunn av dagens kjennskap til de ansattes grunnleggende IKTferdigheter, ser vi at vi er langt fra målet. Vi mangler i tillegg en standard for hvilke IKT-ferdigheter de ulike stillinger bør inneha, en plan for hvordan dette skal kartlegges, og ressurser til nødvendig opplæring for å dekke dette gapet. I januar 2010 ble det kjøpt inn Profil Hjelpeguider som en opplæringsstøtte. Hjelpeguiden kjøres parallelt med fagprogrammet og/eller via utskrift og er i 2010 eneste opplæringsverktøy/avsatte økonomiske midler til opplæring både i forhold til nyansatte, vikarer og oppdatering av fast ansatte. Systemansvarlig er frikjøpt 50 %. I andre kommuner på samme størrelse er frikjøpet på mellom 100-150 %. 2 stk. IKT-koordinatorer i prosjektstilling frem til september 2010 (muligens ut året) har til sammen 40 % stilling. Side 14 av 41
Målsetting for økonomiplanperioden: Økonomi: Øke bruken av og utnyttelsen av effektiv omsorgsteknologi, både i forhold til informasjon, planlegging, koordinering, kompetanseutvikling, kommunikasjon og brukerstyring. Styrke styringsevnen gjennom gode systemer, rutineforbedringer og kompetansebygging. Innbygger: Trappe opp innsatsen knyttet til kartlegging, forebygging, veiledning, lavterskeltiltak, rehabilitering og andre aktiviteter som kan bidra til å bygge opp om den enkeltes evne til å mestre eget liv. Samfunn: Styrke samhandlingen mellom kommunen og aktuelle samarbeidspartnere (SSHF Flekkefjord, lag og foreninger, Frivilligsentralen, interesseorganisasjoner m.v.) Videreutvikle samarbeidet med de andre kommunene i Lister (Helsenettverk Lister), Hovedundervisningssykehjemmet, KS Agder, Sørlandet sykehus, Universitetet i Agder og andre kompetansemiljøer. Medarbeider: Tilrettelegge for kompetanseutvikling i tilknytning til egen jobbsituasjon og arbeidsplass (ledelse, faglig videre- og etterutdanning, hospiteringsordninger, prosjekter m.v.). 1 Rette opp alle systemavvik. 2 Ensonemodell (en pålogging). 3 Skriftliggjøre gjeldende rutiner for informasjonssikkerhet. 4 Ta i bruk flere moduler i Profil (kjøkken, hjelpemidler). 5 Utforme en samarbeidsstrategi i DDV vedr. avtale Norsk- Helsenett. 6 Vurdere innføring av PDA. 7 Evaluering av Hjelpeguiden som opplæringsstøtte og evt. utvide bruken. 8 Utvide systemansvarligstillingen til 100 % (min. 2 personer), å beholde IKT-koordinatorstillinger i alle deler av helse og omsorg. Side 15 av 41
6. NAV-reformen og IKT Organiseringen av NAV-kontorene i kommunene varierer etter hvilke sosialtjenester som den enkelte kommune velger å legge inn. NAV-samarbeidet representerer betydelige utfordringer med hensyn til innføring av elektroniske samhandlingsløsninger og felles arbeidsflate for saksbehandlerne. Det er bl.a. en utfordring å tilpasse kommunens sosialsystem og unngå parallelle løsninger. Mål ekommune 2012: I løpet av 2010 skal alle kommuner ha etablert IKT-løsninger for lokale NAV-kontor i samarbeid med den statlige arbeids- og velferdsetaten. Status: NAV Flekkefjord ble etablert som pilotkontor fra 1.10.2006. IKT-løsning er på plass i.h.h til nasjonal standard. Våren 2009 ble det kjøpt inn nytt saksbehandlingssystem for de kommunale tjenester (Velferd) i NAV. Personkortet som skal gi oversikt over utbetalinger fra statlige og kommunale systemer var på plass frem til Velferd ble kjøpt inn, men er nå kun i drift uten de kommunale tjenestene. Tilgang på skrivere er ustabil i programmet Velferd. Kvalifiseringsstønad utbetales fra lønnsystemet. Dette gjør at evt. trekk i ytelsen ikke blir foretatt før 1-2 måneder etter evt. fravær fra programmet. Målsetting for økonomiplanperioden: Få personkortet i drift igjen slik at de kommunale tjenestene igjen blir komplette i henhold til NAV-reformen. Må også få på plass en tilfredsstillende IKT løsning for utbetaling/oppfølging av personer på Kvalifiseringsprogrammet. Tiltak Beskrivelse nr 1 Personkortet må testes ut og settes i drift med kopling til kommunen sitt system. 2 Problematikk omkring ustabilitet/feil med utskrift fra Velferd må utbedres. 3 Det bør vurderes hvor vidt stønad etter Kvalifiseringsprogrammet skal utbetales fra Velferd i stedet for lønnsystemet. Dette vil øke kvaliteten på oppfølgingen av dem som går på kvalifiseringsprogrammet. Dersom nye sosialhjelpssatser vedtas i Flekkefjord må også nye grunndata innarbeides i fagapplikasjonen Velferd. Side 16 av 41
7. IKT i grunnopplæringen Skole: Kunnskapsløftet definerer bruk av digitale verktøy som en basisferdighet på lik linje med lesing, regning, skriving og sosiale ferdigheter. IKT er inkludert i læreplanenes kompetansemål i alle fag. For barnehager er retningslinjer for IKT-bruk nedfelt i rammeplanen. Det er store forskjeller i IKT bruk, både mellom enkeltskoler i en kommune og mellom kommuner. Feide er en felles innloggingstjeneste for alle elever og lærere i Norge og rulles ut av Uninett/Feide. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2010 skal IKT være en integrert del av skoleutviklingsprogrammene i hver kommune og fylkeskommune 2. I løpet av 2010 skal alle kommuner og fylkeskommuner tilby Feide som felles innloggingstjeneste for elever og undervisningspersonalet 3. I løpet av 2011 skal digitale læringsressurser brukt i grunnopplæringen være tilgjenglig for alle uavhengig av teknologisk plattform. 4. I løpet av 2011 skal lærere i grunnopplæringen ha nok kunnskap til å bruke digitale verktøy og læringsressurser i den daglige undervisningen Status: 1. estrategien for 2010-2012 skal implementeres i hele organisasjonen og støtte kommunens satsing på IKT i skolen, samt kommunens skoleutviklingsprogram. 2. Kommunen har ikke satt i gang implementering av FEIDE. 3. En del nettbaserte digitale læringsressurser er i dag tilgjengelige gjennom skolenes nettsider. Det bør hovedsakelig satses på nettbaserte læringsressurser som kan brukes uavhengig av teknologisk plattform. 4. Kompetanseheving blant lærere og skoleledere i grunnopplæringen er nødvendig for å sikre at digitale verktøy og læringsressurser blir brukt i den daglige undervisningen. Målsetting for økonomiplanperioden: Flekkefjordskolen må jobbe for å sikre god og moderne infrastruktur og satse på bærbart og mobilt IKT-utstyr av høy kvalitet. Målet er å utvikle god digital kompetanse i Flekkefjordskolen, både blant elever, lærere og ledere. Skolen skal arbeide aktivt for å motvirke digitale skiller og digital mobbing. Nettvett er et satsingsområde i perioden, og det bør gjennomføres årlige nettvettskampanjer. Flekkefjordskolen vil utnytte ny teknologi til læring, undervisning, utvikling og tilpasset opplæring. Alle skoler skal i løpet av 2010/2011 ta i bruk felles læringsplattform og publiseringsløsning for hjemmesider. Kompetanseheving blant skoleledere for å innføre ny teknologi administrativt og pedagogisk, samt for å ivareta krav i Kunnskapsløftet og andre gjeldende styringsdokumenter. Faste IKT-nettverksmøter med skoleledere og IKT-ansvarlige med fokus på erfaringsdeling og kompetanseheving bør prioriteres i perioden. Flekkefjordskolen må generelt sette et økt fokus på pedagogisk bruk av IKT i Side 17 av 41
gjeldene periode i tråd med nasjonale målsettinger. Det startes et arbeid med å innføre læringsplattformen It s learning i alle skolene i Flekkefjord kommune. Denne applikasjonen brukes kun på Flekkefjord Ungdomskole, og målsettingen med innføringen i alle skolene er å samkjøre bruken av applikasjonene slik at dette skal lette arbeidet for ansatte og elever i de daglige oppgavene. Effektivisere interne prosesser, arbeidsflyt og tjenester ved hjelp av IKT. Hele tjenesteområdet får en effektiv og stabil infrastruktur. Sikre opplæring av nytilsatte. 1 Innføring av FEIDE for alle elever og lærere i Flekkefjordskolen. 2 Implementering av publiseringsløsningen MOAVA og læringsplattformen It s learning for alle skoler i kommunen. 3 Flekkefjordskolen må ha god og moderne infrastruktur og satse på bærbart og mobilt IKT-utstyr av høy kvalitet i planperioden. Tilgang og tilgjengelighet bør være lik eller bedre enn gjennomsnittet for skolene i landet. 4 Faste nettverksmøter mellom skoleledere og IKT-ansvarlige med fokus på erfaringsdeling og kompetanseheving. 5 Kompetanseheving om digitale verktøy og læringsressurser lokalt på hver skole. 6 Projektor i alle undervisningsrom og utprøving av digitale tavler ved skolene i kommunen, som for eksempel Smartboard. 7 Gjennomgang av utstyr. Side 18 av 41
RBU: Det brukes stadig mer IKT i RBU. Det gjelder alt fra fagprogrammer, administrative program og informasjon/helseopplysning til publikum på kommunens hjemmeside osv. Det er mange forskjellige dataprogrammer i RBU, både fagprogrammer og administrative program. Det er ønskelig med et program for tverrfaglig oppfølging av personer med behov for langvarige og koordinerte tjeneseter(individuell plan), med de utfordringer dette krever. Dette er et program som må kunne brukes av hjelpeapparatet, skoler, barnehager og brukeren selv. Det er viktig å knytte helsestasjonen til Norsk Helsenett, da dette er den framtidige kommunikasjonen til SYSVAK, spesialisthelsetjenesten og fødeavdelingen slik at vi kan få fødselsmeldinger og epikriser på nett. Når det gjelder refusjon fra NAV for jordmortjenester, så må Helsestasjonen være oppkoplet mot Norsk Helsenett og klar til å fremsette krav elektronisk over linje den 1.1.2011. PPT og barnevern blir fra 2010 interkommunale og ansvaret for deres fagprogrammer blir lagt til Lister PPT og barnevern. Status: 1. Det brukes stadig mer IKT i RBU. 2. Det er liten kompetanse på data i RBU. Målsetting for økonomiplanperioden: Øke bruken av elektroniske styrings- og samhandlingsverktøy. 1 Kompetanseheving (grunnleggende datakompetanse). 2 Norsk Helsenett, kommunikasjon med SYSVAK, spesialisthelsetjenesten, herunder fødeavdelingen og barneavdelingen, samt NAV; helseøkonomiforvaltningen. 3 Program for tverrfaglig oppfølging; Individuell plan (program, opplæring, lisens). 4 Avsette tidsressurs (10-20 % stilling) til en dataansvarlig/systemansvarlig i RBU, med gode datakunnskaper. Barnehage: Det har vært liten satsing på IKT innen barnehagene Flekkefjord, selv om det er her det har vært en aktiv bruk både av hjemmesidene og satsing inn mot rammeplanens ( barnehageløftet) intensjoner om å implementere Digitale verktøy i det pedagogiske arbeidet. Barnehagene blir undervurdert i sin rolle i forhold til tidlig innsats og læring. Dette vil en måtte ta mer og mer innover seg dersom en ser hvilke satsinger og føringer det legges opp til sentralt. Jf blant annet: St. meld nr 16, St. meld nr. 41. Barnehagene i Flekkefjord staser nå på å jobbe bredt i forhold tilfagområdet i rammeplanene, der det fokuseres på forskriftens intensjoner om å implementere digitale verktøy i det pedagogiske arbeidet. Vi vil fortsette med og en aktiv satsing for å få et kompetent personale. Vi har startet prosjekt IKT i barnehagen Snabla bra som skal gå ut 2012. Her har vi fått kompetansemidler fra Fylkesmannen og UiA. Side 19 av 41
Vi driver et aktivt formidlingsarbeid og er invitert til Digi samling 18. november i regi av Digi, Fylkesmannen og Universitet i Agder. Vi oppretter i disse dager hjemmesider knyttet til Flekkefjord kommune, som gir barnehagene mulighet til å profilere seg mer enn kommunens hjemmeside mal gir muligheter til. Barnehagene er inne en aktiv periode når det gjelder IKT, og har tatt i bruk eget fagprogram i forhold til opptak, m.v. og er selv pådriver i IKT-prosjektet Snabla Bra. Dette eksemplifiserer at barnehagene trolig er det tjenesteområdet som opplever størst utvikling innen bruk av IKT verktøyet. Målsetting for økonomiplanperioden: Ta i bruk og vedlikeholde Styrerassistenten. Kurs i HMS i regi av Flekkefjord kommune. Utvikle og vedlikeholde programvare og utstyr. Jobbe videre med prosjektet Snabla bra som både utvikler den enkelte ansattes faglige IKT kompetanse hos den enkelte ansattes innsikt i bruk av IKT inn mot det pedagogiske arbeidet sammen med barna. Vi vil ha fokus på det prosjektet vi har startet opp. Vi vil ha fokus på IKT i dokumentasjons arbeid og faglig utvikling. Vi vil ha fokus på utstyr og programvare som er oppdatert til dagens standard. 1 PC til alle pedagogiske ledere og styrere. 2 PC på alle avdelinger. 3 Kurs i HMS-modulen til Styrerassistenten for alle styrere, verneombud og pedagogiske ledere. Side 20 av 41
8. Geografisk informasjon Geografisk informasjon spiller en viktig rolle både i samfunnsplanlegging, naturforvaltning og utvikling av tjenester rettet mot næringslivet og innbyggerne. Tilgang til korrekt og oppdatert geografisk informasjon er avgjørende for kommunal saksbehandling og utvikling av kvalitativt gode tjenester. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner delta i Norge digitaltsamarbeidet. 2. Alle kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for at innbyggerne og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. 3. I løpet av 2009 skal alle kommuner ha tatt i bruk matrikkelen. Tilstrekkeliger ressurser, riktige verktøy og riktig kompetanse er nødvendige for å yte de tjenester som gis ansvar for. Avhengigheten av oppdaterte registre for å kunne yte god og riktig service og behandling er nødvendig. For å være á jour i forhold til registre må ressursene og kompetansen være til stede. Det er utfordringer i forhold til å holde registre oppdatert. Matrikkelloven (Lov om eiendomsregistrering) erstattet fra 1.1.2010 delingsloven. For første gang i landets historie har vi fått et eiendomskart for hele landet. Kommunene som lokal matrikkelmyndighet og Statens kartverk som sentral matrikkelmyndighet skal ivareta det matrikkelfaglige området. Med den nye loven følger det andre og økte behov for kommunens kompetanse. Kommunens hjemmeside for tjenesteområdet holder ikke den standard og den service en hjemmeside bør. Siden må brukes som et aktivt informasjonsverktøy ut mot kommunens innbyggere. Særlig er muligheten stor for å benytte siden til å informere profesjonelle og amatører om planer, regler og behandling i byggesaker. Kommunen har et stort forbedringspotensiale i forhold til tilgjengelighet på nett, både med hensyn til informasjon og konkrete tjenester/søknader. Ressurser, kompetanse og verktøy må være i stadig fokus slik at kommunen kan yte gode tjenester til innbyggerne. Status: 1. Flekkefjord kommune er en del av Norge digitalt samarbeidet. 2. Flekkefjord kommune har tatt i bruk matrikkelen. Innføringen av denne nye loven, som ble iverksatt 1.1.2010, og det nye dataverktøyet innebærer store utfordringer med hensyn til kompetanse og ressurser. 3. Bygningsarkiv, arealplaner og reguleringsplaner er ikke digitalisert. En digitalisering av disse vil gjøre tilgjengeligheten bedre og distribueringen mer effektiv, dette vil videre virke positivt inn på saksbehandlingen. 4. Innsyn i kartdata er tilgjengelig på Flekkefjord kommunes hjemmeside, men det er store utfordringer i forhold til ajourhold av den geografiske informasjonen. Oppdatert informasjon gir større muligheter for saksbehandlere og innbyggere, samt effektiviserer innhentingen av informasjonen. 5. De IKT-verktøy som benyttes av saksbehandlerne på samfunn og teknikk blir ikke utnyttet fullt ut. Side 21 av 41
Målsetting for økonomiplanperioden: Kvalitetssikre og utnytte de IKT-verktøy vi benytter til å bli en korrekt kilde for innhenting av geografisk informasjon for internt og eksternt bruk. Øke kompetansen blant de ansatte på de IKT-verktøy som benyttes i saksbehandlingen, samt utnytte den kompetansen som finnes for å nyttiggjøre oss fullt ut de muligheter som ligger i eksisterende systemer. 1 Digital planbase. 2 Ajourhold kartbase/ortofoto. 3 Digitalt bygningsarkiv. 4 ByggSøk elektronisk søknadsfunksjon i byggesaker for tiltakshaver og ansvarlig søker. 5 Utnytte de WebSak funksjoner som finnes for saksbehandling, linker til ulike fagprogram og uttak av rapporter i forhold til byggesaksbehandling, delingssaker og oppmåling. 6 Utnytte KOMTEKs funksjoner. 7 Utvikle hjemmesiden til å bli en god informasjonskanal i forhold til byggesaksbehandling. Side 22 av 41
9. Elektronisk handel E-handel er et virkemiddel for økt samhandling mellom innkjøpere og leverandører og for realisering av gevinster knyttet til effektivisering av anskaffelsesprosessen. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturering 3. I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner ha innført elektronisk innkjøp og tatt i bruk markedsplassen ehandel.no Status: 1. Flekkefjord kommune har ikke målsettinger, strategier eller planer om bruk av elektroniske prosesser. 2. Felles innkjøpsordning er etablert i Vest-Agder. Dette i regi av Vest-Agder fylkeskommune og kommunene i fellesskap. Målsetting for økonomiplanperioden: Det er i økonomiplan 2010 2012 eller budsjett for 2010 ikke tatt høyde for målene i ekommune 2012. Som en konsekvens av dette må målene om elektronisk handel jobbes inn i neste planperiode. 1 Prosesser for elektronisk handel innarbeids i neste planperiode. Side 23 av 41
10. Arkivering og saksbehandling Forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Både arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven stiller krav til offentlige organer når det gjelder arkiv. Elektronisk arkiv er en av forutsetningene for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosesser. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi 3. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer 4. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert en løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på internett, med unntak av informasjon som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller er unntatt fra offentlighet Status: Beskrivelse av kommunens status i forhold til målene i ekommune 2012 : 1. Kommunen har etablert rutiner for håndtering av arkivverdige henvendelser jfr. Arkivplan http://flekkefjord.arkivplan.no/content/view/full/46893 2. Kommunen har etablert løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på internett, med unntak av dok. Unntatt offentlighet. Målsetting for økonomiplanperioden: Flekkefjord kommune vil jobbe videre for å opprettholde målene nådd i 2010. Vi vil jobbe mot at korrespondansen skal være tilgjengelig for publikum innen tre dager fra vi mottar inngående post, med unntak av dok. Unntatt offentlighet. Dette er et mål som trolig ikke lar seg gjøre med de årsverk og oppgaver post/arkiv har pr. i dag, men det vil likevel måtte stå som en målsetting, også fordi postmottaket kan bli en flaskehals i det generelle saksbehandlingssystemet. 1 Utarbeide plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer Side 24 av 41
11. Informasjonssikkerhet Ny teknologi og økt kompleksitet øker kravene til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. Offentlig sektor benytter i stor grad fødselsnummer og organisasjonsnummer i IKTsystemene til datafangst og andre formål. Bruk av fødselsnummer for nettbaserte tjenester bidrar til å øke risikoen for identitetstyveri (ID-tyveri). Elektronisk ID og elektronisk signatur er nødvendig for å kunne innføre fullelektronisk kommunikasjon mellom kommunen, innbyggerne og næringslivet. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2008 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet 2. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby autentisering ved hjelp av Minid 3. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner som tilbyr portaltjenester gjennom egen portal eller gjennom Minside/Altinn, ha gjort risikoanalyser av personvernet Status: 1. Flekkefjord kommune har ikke gode nok sikkerhetsrutiner som er i henhold til Datatilsynets retningslinjer. Det er utarbeidet en mal for arbeidet, men dette mangler oppfølging. De tekniske løsningene tilfredsstiller kravene, men dokumentasjonen mangler. 2. Flekkefjord kommune kan ikke tilby autentisering ved hjelp av Minid. 3. Flekkefjord kommune har ikke gjennomført risikoanalyser av personvernet. Målsetting for økonomiplanperioden: For planperioden er målsettingen å etablere rutiner som tilfredsstiller de krav blant annet Datatilsynet har for informasjonssikkerhet til norske kommuner. 1 Oppdatere sikkerhetsrutinene ihht. Datatilsynets retningslinjer. 2 Gjennomføre ROS-analyser i alle tjenesteområder for å forbedre rutinene innenfor informasjonssikkerhet. 3 Utarbeide en håndbok i informasjonssikkerhet. Side 25 av 41
12. IKT-arkitektur Kommunen/fylkeskommunen har behov for oversikt over og styring med ressursbruken innenfor IKT-området. IKT-arkitekturen skal beskrive sammenhengen mellom kommunens strategiske mål og teknologiske behov. Arkitekturen kobler visjon, forretningsplan, strategi og prosesser til IKT-strategier og ressurser. Mål ekommune 2012: I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en beskrivelse av sin IKT-arkitektur basert på overordnede mål og strategier. Status: 1. Flekkefjord kommune har en beskrivelse av sin IKT-arkitektur, men ikke i sammenheng med mål og strategier. 2. IKT-arkitekturen er ikke knyttet opp mot økonomiplan- og budsjettarbeidet. Målsetting for økonomiplanperioden: I økonomiplan 2010-2012 og budsjett 2010 er det ikke planer om å utarbeide en IKT-arkitektur som henger sammen med mål og strategier. Arbeidet med estrategien vil synliggjøre dette slik at arbeidet legges inn i neste planperiode. 1 Lage en IKT-arkitektur basert på mål og strategier i neste planperiode. 2 Bygge videre på estrategien, slik at denne blir en del av økonomiplan- og budsjett arbeidet. Side 26 av 41
13. Åpne standarder Innføring av elektronisk forvaltning i kommunesektoren forutsetter at systemene i offentlig sektor kan samhandle seg imellom og med innbyggere og næringsliv på en bedre måte enn i dag. Kommuner og fylkeskommuner bør ved framtidige anskaffelser legge til grunn at leverandører skal støtte åpne standarder, i henhold til de føringer som er gjeldende for offentlig sektor gjennom anvisningene i referansekatalogen for IT-standarder. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet krav til åpne standarder i sine styringsdokumenter for IKT. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha implementert gjeldende krav til bruk av åpne standarder på alle områder. Status: 1. Flekkefjord kommune har ikke innarbeidet krav til åpne standarder i sine forespørsler av fagsystemer eller tekniske løsninger. Målsetting for økonomiplanperioden: Økonomiplan 2010-2012 og budsjett 2010 har ingen mål om innarbeiding av åpne standarder. Dette må innarbeids i neste planperiode. 1 Innarbeide krav til åpne standarder i styringsdokumenter i neste planperiode. 2 Implementere kravene til bruk av åpne standarder i neste planperiode. Side 27 av 41
14. Integrasjon av IKT-systemer De siste årene har integrasjon mellom portalløsninger, sak-/arkivløsninger og fagsystemer kommet i fokus. Mangel på integrasjon og muligheter for sømløs overføring av data mellom ulike løsninger er trolig den største hindringen for automatisert saksbehandling. Årsaken er at løsningene er levert av forskjellige leverandører og ikke snakker sammen. Mål ekommune 2012: I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak-/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjenesteområdene. Det brukes i dag mye tid og ressurser på interne prosesser. Flere av disse prosessene består av mange manuelle operasjoner og innebærer bruk av datasystemer med til dels overlappende funksjonalitet. Det finnes mer enn 100 ulike systemer i bruk i Flekkefjord kommune. Mange av disse dekker spesielle behov i tilknytning til spesifikke tjenesteområder, men er funksjonelt sett ikke veldig ulike (for eksempel timeregistrering). Status: 1. Flekkefjord kommune har integrasjon mellom portalløsningen (hjemmesiden) og sak/arkivsystemet. 2. Flekkefjord kommune har også en kartløsning som dekker Listerregionen integrert i portalløsningen. 3. Økonomisystemet har integrasjon via Intranett portalen. 4. Ansatte i Flekkefjord kommune har Intranett portalen som standard visning ved åpning av nettleseren Internett Explorer. Her er nyheter og rutiner distribuert. Målsetting for økonomiplanperioden: Det er ikke lagt opp til større integrasjonsprosjekter, men det gjøres løpende vurderinger av potensialet og konsekvensene ved å foreta systemkonsolideringer der dette er mulig. Effektivisere interne prosesser og tjenester ved hjelp av elektroniske skjema og arbeidsflyt. 1 Etablere prosjekt som synliggjør behovet for større integrasjon, og kan arbeides videre med i neste planperiode. 2 Etablere prosjekt for innføring av Feide. 3 Etablere prosjekt for innføring av Norsk Helsenett. Side 28 av 41
15. Fri programvare Både i Norge og i mange andre europeiske land har anvendelse av fri programvare i offentlig sektor blitt mer utbredt. Fri programvare er basert på tanken om samhandling og deling av teknologi og kompetanse. Den største barrieren for å ta i bruk fri programvare er knyttet til kompetanse om juridiske forhold, lisensregler, sikkerhet og forhold rundt videreutvikling og vedlikehold av programvaren. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor administrasjon og grunnutdanning. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor helse og omsorg og andre sentrale virksomhetsområder. Status: 1. Flekkefjord kommune har ikke vurdert fri programvare innenfor administrasjon eller grunnskolen. 2. Flekkefjord kommune har heller ikke så langt vurdert fri programvare innenfor helse og omsorg eller andre sentrale virksomhetsområder. Målsetting for økonomiplanperioden: Det er i økonomiplan 2010-2012 og budsjett 2010 ikke lagt opp til vurdering av fri programvare. 1 Vurdering av fri programvare i grunnskolen gjøres i neste planperiode. 2 Vurdering av fri programvare innen administrasjon og IKT-styring gjøres i neste planperiode. 3 Benytte delingsbasaren (www.delingsbazaren.no) i neste planperiode. Side 29 av 41
16. Grønn IT Av verdens samlede IKT-kostnader utgjør energibruken omtrent 40 prosent. I 2010 anslås det at energikostnadene vil utgjøre omtrent halvparten av de samlede kostnadene knyttet til maskinvare. Servere og serverrom står for en betydelig del av energiforbruket i kommunale bygg, og forbruket fortsetter å øke. Gjennom konsolidering og virtualisering av servere og ved å benytte styringssystemer for strøm er det mulig å redusere behovet for energi. Produktenes livsløp er av betydning for energiforbruk og miljøpåvirkning. Kommunesektoren bør sette krav til produksjon og avhendingsprosesser for maskinvare. I tillegg bør kommunen selv legge en strategi for å forlenge levetiden, vurdere gjenbruk eller omfordeling og eventuell resirkulering av produktene. Mål ekommune 2012: I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. Status: 1. Flekkefjord kommune har pr. i dag ikke innarbeidet energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT. 2. Flekkefjord kommune har pr i dag heller ikke innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. 3. Flekkefjord kommune benytter f. eks. ikke dvalemodus på arbeidsstasjoner når disse ikke brukes. Målsetting for økonomiplanperioden: Siden dette ikke er innarbeidet i økonomiplan 2010-2012 og budsjett 2010 må dette jobbes med for å komme med i neste planperiode. 1 Innarbeide energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT for neste planperiode. 2 Innarbeide energi- og miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for IKT-systemer for neste planperiode. 3 Iverksette tiltak som kan spare miljøet innarbeids i neste planperiode. Side 30 av 41
17. Bredbånd For å realisere målsettingene om økt elektronisk samhandling på tvers av forvaltningsnivåer, sektorer og kommunegrenser er kommunesektoren avhengig av bredbånd med tilstrekkelig båndbredde. Bredbånd er også viktig for å utvikle nye elektroniske tjenester. Bredbånd blir vurdert som et viktig virkemiddel for verdiskapende virksomhet. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha sørget for bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha planlagt en hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt. Status: 1. Flekkefjord kommune har bredbånd i en eller annen form til alle sine lokasjoner som utfører tjenester. Båndbredden varierer avhengig av hva som er mulig å få levert fra bredbåndsleverandørene. Kommunikasjonen går enten over fiber, HSDSL, ADSL eller trådløst (DSL teknologi benytter dagens kobberledninger for overføring av data) 2. Flekkefjord kommune eier egne fiberforbindelser i sentrum av bykjernen. Målsetting for økonomiplanperioden: Bygge ut egne nettverk der dette er hensiktsmessig, eller leie av aktuelle aktører i markedet. 1 Forbrede bredbåndstilbudet til eksisterende lokasjoner. 2 Bygge ut eget fibernett der dette er mulig. 3 Alle lokasjoner bør oppgraderes til 100MB evt. 1 GB. Side 31 av 41