25B. Bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT)

Transkript

1 25B. Bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) Opplysninger om fylkeskommunen Fylkenr Fylkeskommunens navn Navn skjemaansvarlig Tlf nr E-post skjemaansvarlig Strategi 1 Har fylkeskommunen en ekommune-strategi som er ajourført i løpet av de 4 siste årene? Med ekommune-strategi menes en offisiell, skriftlig plan som inneholder målsetninger og retningslinjer for fylkeskommunens anskaffelse eller bruk av IKT. 2 Omfatter ekommune-strategien noen av følgende områder? Bruk av fri programvare (åpen kildekode) Tjenesteorientert IKT-arkitektur IKT infrastruktur (Bredbånd og kommunikasjon) Informasjonssikkerhet Elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv ehandel Bruk av IKT i videregående opplæring Innføring av IT-systemer 1 I hvilken grad har IT-prosjekter de siste to år medført endringer på følgende områder? Ta utgangspunkt i de samlede virkningene av fylkeskommunens IT-prosjekter for hele fylkeskommunens virksomhet. Sett ett kryss pr. område. Overføring av ressurser fra administrasjon til tjenesteyting

2 Økt kvalitet på fylkeskommunens tjenester Økt grad av selvbetjening for publikum Bedre beslutningsgrunnlag Reduserte kostnader til innkjøp av varer og tjenester (f.eks. innleide tjenester, rekvisita, porto...) Omlegginger og forenklinger av arbeidsrutiner Redusert bemanning Raskere saksgang/kortere svartid

3 Bedre samarbeid/samhandling med andre fylkeskommuner/offentlige virksomheter 2 Bruker fylkeskommunen noen systematiske metoder (inkludert egenutviklede) for å dokumentere gevinster ved innføring av nye IT-systemer? 3 Følger fylkeskommunen standardene i "Forskrift om IT-standarder i offentlig sektor"? Elektroniske tjenester 1 Tilbys noen av tjenestene nedenfor elektronisk til næringsliv og/eller innbyggere? Enten via funksjon på egen hjemmeside eller via direkte link til ekstern side. Tjenesten tilbys ikke elektronisk Tilbys innbyggere Bestilling av materiale fra fylkeskommunen (f.eks brosjyrer, skjema m.m.) gfedc gfedc gfedc Nedlasting og utskrift av skjemaer/blanketter gfedc gfedc gfedc Elektroniske kanaler for dialog med fylkeskommunen og de folkevalgte (f.eks. Epost, Chat, SMS) gfedc gfedc gfedc Innsending av opplysninger i et elektronisk skjema (f.eks. søknader, innberetning av opplysninger) gfedc gfedc gfedc Innsending av opplysninger i et elektronisk skjema med delvis preutfylte data (f.eks. registerbaserte person- eller virksomhetsopplysninger) Innsynstjenester (mulighet for å hente ut data for virksomheter/privatpersoner i administrative systemer på en sikker og enkel måte, f. eks saksbehandlingsstatus) Selvbetjente tjenester med elektronisk tilbakemelding (automatisk og utløst av brukerens henvendelse) gfedc gfedc gfedc gfedc gfedc gfedc gfedc gfedc gfedc Elektronisk betaling med efaktura gfedc gfedc gfedc Tilbys næringslivet 2 Hvor stor andel av fylkeskommunens relevante skjemaer og tjenester beregnet på innbyggere er tilgjengelig for elektronisk utfylling og innsending? Gi et anslag i prosent for hvor stor andel som er tilgjengelig for elektronisk utfylling. Gi også et anslag på hvor stor andel som også er tilgjengelig gjennom MinSide, og hvor stor andel av relevante skjemaer og tjenester som er i henhold til forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning. Totalt

4 Tilgjengelig gjennom MinSide Oppfyller krav i forskrift 3 Hvor stor andel av fylkeskommunens relevante skjemaer og tjenester beregnet på næringslivet er tilgjengelig for elektronisk utfylling og innsending? Gi et anslag i prosent for hvor stor andel som er tilgjengelig for elektronisk utfylling. Gi også et anslag på hvor stor andel som også er tilgjengelig gjennom Altinn, og hvor stor andel av relevante skjemaer og tjenester som er i henhold til forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning. Totalt Tilgjengelig gjennom AltInn Oppfyller krav i forskrift Bruk av ulike IT-systemer 1 Bruker fylkeskommunen fri programvare (åpen kildekode) på noen av følgende områder? Med fri programvare menes programvare som kan anvendes uten lisensbetaling og hvor kildekoden er åpen og fritt tilgjengelig (f.eks Open office, Linux, Firefox/Mozilla) Operativsystem på fylkeskommunens egne servere Operativsystem på de ansattes arbeidsplass Kontorstøtteverktøy på de ansattes arbeidsplasser Publiseringsverktøy Databaser Til pedagogisk bruk i videregående opplæring Andre områder 2 Bruker fylkeskommunen noen av følgende systemer? Elektronisk journalsystem (elektronisk lagring av saksopplysninger) Elektronisk dokumenthåndteringssystem (elektronisk registrering og lagring av skannede eller egenproduserte dokumenter) Intranett (hjemmesider som bare er tilgjengelige innen fylkeskommunen) System for elektronisk innkjøp som er integrert med økonomisystem 3 Hvor stor andel av fylkeskommunens relevante saker håndteres elektronisk? Gi et anslag i prosent. (Skriv 0 dersom fylkeskommunen ikke benytter seg av system for elektronisk saksstyring.)

5 Elektroniske innkjøp 1 Gjennomføres noen av følgende aktiviteter elektronisk ved innkjøp av varer og/eller tjenester i fylkeskommunen? Evaluering og tildeling Ordrehåndtering (Elektronisk bestillingssystem) Fakturahåndtering Mottak av efaktura 2 Hvor stor andel av fylkeskommunens samlede transaksjoner ble helt eller delvis gjennomført ved bruk av elektroniske forretningsprosesser i 2012? Med transaksjoner menes antall innkjøp, ikke totalt beløp. Gi et anslag i prosent 3 Gjør fylkeskommunen innkjøp via Ehandel.no? Informasjonssikkerhet 1 Håndterer fylkeskommunen personopplysninger i elektronisk form? 2 Er noen av opplysningene som håndteres elektronisk, sensitive i personopplysningslovens forstand? 3 Har fylkeskommunen etablert noen av følgende tiltak/rutiner ved administrasjon av informasjonssikkerheten? En skriftlig sikkerhetspolicy som er godkjent av ledelsen En person formelt utnevnt av fylkeskommunens ledelse som ansvarlig for informasjonssikkerheten Beredskapsplan som er ajourført og testet i løpet av de to siste årene System for internkontroll Personvernombud Risiko, sårbarhet og sikkerhet vurderes i forkant av innføring av nye ITløsninger Opplæring i informasjonssikkerhet 4 Er det mulig å kommunisere med fylkeskommunen ved hjelp av følgende sikkerhetsforanstaltninger? Autentisering av bruker ved hjelp av digital signatur (sikkerhetsnivå 4) Autentisering av bruker ved hjelp av MinID

6 Kryptering av data av hensyn til fortrolighet 5 Har fylkeskommunen iverksatt noen av følgende sikkerhetstiltak? Nødstrømsanlegg Oppbevaring av backup på annen lokalitet enn driftsmiljøet 6 Har fylkeskommunen vært utsatt for noen av følgende problemer i løpet av det siste året? IT-misbruk av økonomisk karakter (f.eks bedrageri, manipulasjon av data) Uautorisert tilgang til systemer eller data Angrep av typen "Denial of service" (Handling(er) som forhindrer deler av et system eller nettverk i å fungere ordentlig, f.eks store mengder forespørsler) Datatap pga. manglende backup Virusangrep, ormer eller lignende som resulterte i tap av data eller arbeidstid Sammenbrudd i forbindelsen til Internett eller andre eksterne nettverk Forsøk på identitetstyveri (Phishing) Samarbeid og outsourcing 1 Samarbeider fylkeskommunen med andre myndigheter på IKT-området i dag? 2 Omfatter samarbeidet noen av følgende områder i dag? Utvikling av IKT-strategi Hjemmeside/portal-fellesskap Etablering av IKT-infrastruktur Utvikling eller anskaffelse av programvare Drift av servere og/eller pc-miljøer IKT-opplæring av brukere Brukerstøtte Anskaffelse av maskiner og utstyr 3 I hvilket omfang ivaretas følgende IKT-funksjoner av eksterne leverandører og i hvilket omfang av fylkeskommunens egne medarbeidere? Sett ett kryss pr. funksjon

7 Prosjektledelse i forbindelse med IKTanskaffelser Utarbeidelse av IKT-strategi Utvikling av internettløsninger Annen systemutvikling Drift av fylkeskommunens servere Drift av pc-miljøer

8 IKT-opplæring av brukere Brukerstøtte Utgifter til IKT i 2012 Ta med fylkeskommunens samlede utgifter til kjøp/leie av IT-utstyr, kommunikasjonsutstyr og programvare og alle innkjøpte tjenester knyttet til utvikling og drift av fylkeskommunens ITsystem i alle sektorer. Under programvare inkluderes også fagprogram/fagsystem. Dette vil omfatte alle fylkeskommunens utgifter til IKT - unntatt utgiftene knyttet til fylkeskommunens egne ansatte. Ta også med fylkeskommunens utgifter til dekning av IKT-utgiftene ved interkommunale samarbeidstiltak. 1 Hvor mye brukte fylkeskommunen på innkjøp av datautstyr i 2012? Ta med alle typer datamaskiner (stasjonære, bærbare og håndholdte) uansett formål, også servere og utstyr til bruk i spesialiserte arbeidsrutiner (digitale assistenter), skjermer, tastatur, skrivere, skannere, samt tilhørende tjenester som installasjon og vedlikehold. Dersom utgiftene til maskinvare, kommunikasjonsutstyr og programvare ikke kan skilles fra hverandre, settes hele beløpet her. Utgifter i hele 1000 kr (1 million = 1000) 2 Hvor mye brukte fylkeskommunen på innkjøp av kommunikasjonsutstyr i 2012? Ta med telefonsentraler og -apparater, inkludert mobiltelefoner, og nettverksutstyr for kablet og trådløst nettverk, inkludert rutere og kabler. Utgifter i hele 1000 kr (1 million = 1000) 3 Hvor mye brukte fylkeskommunen på innkjøp og leie av programvare i 2012? Ta med både standard og kundetilpasset programvare, inkludert lisenskostnader (både eie- og leielisenser) og tilhørende konsulenttjenester som utvikling, implementering og testing. Utgifter i hele 1000 kr (1 million = 1000) 4 Hvor mye brukte fylkeskommunen på leie av datamaskiner og tilhørende utstyr i 2012? Utgifter i hele 1000 kr (1 million = 1000)

9 Dette omfatter alle leieutgifter for maskiner og tilhørende utstyr der disse kan skilles fra andre driftsutgifter, som f.eks. lønnsutgifter for interkommunale eller private IT-selskap. 5 Hvor mye brukte fylkeskommunen på kjøp av tjenester til utvikling og drift av fylkeskommunens IT-system i 2012? Ta med alle typer eksterne utgifter knyttet til utvikling og drift av IT-systemet, inkludert opplæring av egne ansatte, drift og vedlikehold av maskiner og programvare (som ikke er inkludert under punktene over). Hvis fylkeskommunen leier maskiner/utstyr og/eller programvare som en del av en driftsavtale med en ekstern aktør (interkommunalt tiltak eller privat foretak) føres utgiftene til driftsavtalen her. Utgifter i hele 1000 kr (1 million = 1000) 6 Hvor mange årsverk brukte fylkeskommunen på utvikling og drift av fylkeskommunens IT-system i 2012? Ta med alle typer interne aktiviteter knyttet til utvikling og drift av IT-systemet, inkludert opplæring av egne ansatte, brukerstøtte, drift og vedlikehold av maskiner og programvare. Antall årsverk 7 Hvordan vil utgiftene til datautstyr, programvare og driftstjenester utvikle seg i 2013 sett i forhold til utgiftene i 2012? Datamaskiner og tilhørende utstyr nmlkj Nedgang nmlkj Uendret nmlkj Økning /ikke relevant Programvare nmlkj Nedgang nmlkj Uendret nmlkj Økning /ikke relevant Driftstjenester nmlkj Nedgang nmlkj Uendret nmlkj Økning /ikke relevant Eventuelle andre bemerkninger: 5 6