HMS årsrapport 2015. Versjon: 1.0

HMS årsrapport 2015 Versjon: 1.0 1

HMS-årsrapport 2015 1 Innledning... 3 2 HAMU/AMU... 3 3 Vernetjenesten... 4 3.1 Hovedverneombudet... 4 4 HMS-handlingsplaner... 4 5 IA-arbeidet... 4 4.1 Gravid og trygg på jobb... 4 6 Rusforebyggende arbeid... 4 7 Brannforebyggende arbeid... 5 8 Kjemikaliehåndtering... 5 9 Miljøledelse... 6 10 Strålevern... 6 11 Personalrettet smittevern... 7 12 Medarbeiderundersøkelsen... 7 13 HMS-runden / risikovurdering... 8 14 HMS-avvik... 8 15 AML-bruddrapportering... 8 16 Sykefraværsrapportering... 9 17 Helsekontroller... 9 18 Internrevisjon... 9 19 Opplæring... 9 20 Tilsyn... 9 2

1 Innledning Arbeidsmiljøutvalget skal i henhold til Arbeidsmiljøloven 7-2 (6) hvert år avgi rapport om sin virksomhet. 2 HAMU/AMU Sykehuset i Vestfold HF (SiV HF) har et hovedarbeidsmiljøutvalg (HAMU) på nivå 1og 6 arbeidsmiljøutvalg (AMU) på nivå 2. De 6 AMU-ene er: AMU Klinikk Medisin AMU Klinikk Kirurgi AMU Klinikk Medisinsk diagnostikk (KMD) AMU Klinikk Fysikalsk medisin og rehabilitering (KFMR) AMU Servicedivisjon AMU Klinikk Psykisk helse og rusbehandling (KPR) Prehospital klinikk rapporterer direkte til HAMU. HAMU har hatt 6 møter, 53 saker er behandlet inkl. godkjenning av protokoll og eventuelt-saker. HAMU har bestått av følgende medlemmer i perioden 01.01.15-31.12.15: Arbeidsgiverrepresentanter Adm.dir. Stein Kinserdal HR direktør Solveig Jølstad Klinikksjef Finn Hall Servicedirektør Jostein Todal Arbeidstakerrepresentanter HVO Mildrid Søndbø FTV NSF Tone Woll Buer VO Vidar Ruddox FTV Delta Nina C. Clausen Varamedlemmer Klinikksjef Per Grunde Weydahl Konst. klinikksjef Siri Vedeld Hammer Klinikksjef Jørgen Einerkjær Varamedlemmer KVO Steinar M. Svimbil Mørken HTV NSF Kari Merete Saltvik FTV Fagforbudet Hilde Hatlo FTV Dnlf Trond H. Haukebø HAMU sekretær Sven-Erik Andersen BHT Leder Bente Grindrud I 2015 har arbeidsgiversiden hatt ledelsen av HAMU v/adm. dir. Stein Kinserdal. 3

3 Vernetjenesten Det er i dag 60 verneombud. Nye verneombud for perioden 2015 2017 hadde i regi av HR, sin lovpålagte 40-timers opplæring våren 2015, se kap. 19. Ytterligere opplæring for verneombudene ble holdt via 4-timers møter med hovedverneombudet vår og høst, i tillegg til fire møter med avdelings- og klinikkverneombud. Klinikkverneombudene har med ulike intervaller møter med sine lokale verneombud. Temaet er aktuelle HMS-saker og utfordringer i verneområdet. 3.1 Hovedverneombudet Hovedverneombudets rolle er i stor grad todelt. Dette innebærer møtevirksomhet og relasjonsbygging med verneombudene, samt deltakelse i ulike prosjekter på overordnet nivå. 4 HMS-handlingsplaner I tillegg til den overordnede HMS-handlingsplanen på foretaksnivå, har hver leder sin elektroniske HMS-handlingsplan. Ut fra aktivitet og systematisk HMS-arbeid, skal tiltak fortløpende registreres og følges opp i leders plan. Aktivt bruk av elektronisk HMS-handlingsplan er økende. Dette skyldes blant annet økt bevisstgjøring og betydning av et systematisk HMS-arbeid, samt årlige internrevisjoner. 5 IA-arbeidet IA-avtalens overordnede mål er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. IA-arbeidet er en del av foretakets ordinære HMS-arbeid. I 2015 har SiV HF spesielt hatt fokus på tilrettelegging: Tilrettelegging er et midlertidig tiltak Tilretteleggingsmuligheter beskrives tydelig i oppfølgingsplaner ved sykefravær for bl.a. å gi god informasjon til NAVs vurdering av om aktivitetskravet senest ved åtte ukers sykefravær er oppfylt. 4.1 Gravid og trygg på jobb «Gravid og trygg på jobb» har også i 2015 vært bemannet med jordmor i 40 % stilling og har vært drevet som et tilbud knyttet til HR-avdelingen. Hensikten med Gravid og trygg på jobb er å trygge den gravide og styrke jobbnærværet under graviditeten. Jordmor har i 2015 hatt kontakt med om lag 115 gravide medarbeidere. Det er en økning på 15 % fra 2014. Foretakets mål er at alle gravide skal delta i ordningen. 6 Rusforebyggende arbeid Det er registeret 9 enkeltsaker i 2015. Rutiner og praktiske informasjon rundt rusforebygging og rusoppfølging ble oppdatert i 2015. Bedriftshelsetjenesten har bidratt aktivt til foretakets arbeid og har i 2015 bistått både med oppfølging av enkeltsaker og undervisning i personalmøter og på fagdager. 4

7 Brannforebyggende arbeid SiV fikk i 2015 ny branningeniør. Tormod Thorin gikk av med pensjon i september, og 1. november begynte Jo Kallerud. Praktiske brannøvelser: SiV Tønsberg og de nære lokasjoner: I 2015 deltok 456 ansatte på de praktiske brannøvelsene. Deltakertilslutningen var 48 %. Antall plasser er 960 fordelt på samtlige øvelsesdager og tidspunkter. Kapasiteten er tilpasset krav til frekvens på praktiske øvelser, som ligger i rutine i EK. Det vil i 2016 bli gjort noen endringer i sted og tidspunkt for øvelsene, for å prøve å få opp antall deltagere. SiVs lokasjoner i Sandefjord, Larvik og Stavern hadde eget opplegg for praktiske øvelser. Branningeniøren har bidratt til brannforebyggende opplæring, gjennomgang av ROSanalyser og oppfølging av branndokumentasjonen på mange seksjoner gjennom året. I april ble det avholdt seminar (TØ4) for Teknisk- og lab-personell. I september ble det holdt seminar med foredragsholdere fra DSB og VIB for brannsikkerhetsgruppa, brannvernledere, ledere og medarbeidere i byggteknisk og elektroteknisk, samt prosjektseksjonen. I Larvik er det gjennomført både teoretisk og praktisk brannøvelse i 2015, samt at alle har sett branninformasjonsfilmen som ligger på Intranett. I 2015 ble den praktiske brannøvelsen holdt som en ren evakueringsøvelse med bruk av røyk og med folk i senger. Det er blitt gitt gode tilbakemeldinger på den slags øvelse. Det var ingen avvik etter tilsyn fra brannvesenet. Ved Søndre Vestfold DPS, Furubakken og Preståsen er det gjennomført både teoretiske og praktiske øvelser for 2015. Larvik Brannvesen brukes i forbindelse med øvelsene. Ved de samme institusjoner er brannalarmanleggene byttet til nye anlegg. Det ble avholdt to møter i brannsikkerhetsgruppa. 8 Kjemikaliehåndtering Forvaltningen av kjemikaliehåndtering er regulert i arbeidsmiljøloven, produktkontrolloven og kjemikalieforskriften. Foretaket har en utstrakt bruk av giftige/helsefarlige kjemikaler/stoffer og har etablert det elektroniske stoffkartoteket ECOonline som verktøy for å ivareta lovens krav. I 2015 har det vært jevnlige fagmøter, hvor deltakerne har vært klinikk stoffkartotekansvarlige, yrkeshygieniker fra BHT og HMS-rådgiver. Yrkeshygieniker BHT blir aktivt brukt både ved veiledning og opplæring. 5

9 Miljøledelse SiV HF ble, som første helseforetak i landet, resertifisert etter ny ISO 14001:2015 standard 3. mars 2016. CO2-utslippet er redusert med 22,1 % sammenlignet med 2010. Avfallsmengden øker i takt med økt aktivitet. Sorteringsgraden er økt fra 32,3 % i 2010 til 40 % i 2015. Målet var 45 % innen 2015. Miljøavvik. Det er en økning i antall meldte miljøavvik. Økologisk mat serveres i kantinene, og det arbeides kontinuerlig med å utvide tilbudet. Produksjonskjøkkenet bruker kun økologisk melk og poteter, og intensjonen er å øke tilbudet av økologisk mat til pasientene. Det serveres nå kun økologisk kaffe i kantinene. Sentrallageret har utfaset produkter med palmeolje. Miljøskadelige stoffer er risikovurdert og vurdert for substitusjon ihht Produktkontrolloven. I 2015 benyttes 108 miljøskadelige stoffer. Dette tilsvarer 19 % reduksjon fra 2012. Målet var 10 % innen 2015. Opplæring miljøledelse. Opplæringsvideoer med vekt på humor er tatt i bruk i miljøkampanjen Grønt miljø - vår hverdag, De brukes nå blant annet på kurs for nyansatte gjennom året. 217 ansatte har deltatt og på dette. I tillegg har det vært 21 informasjonsmøter om avfallshåndtering med 412 deltakere. Kommunikasjonsplan, handlingsplan og opplæringsmateriell er utarbeidet og lagt tilgjengelig på intranettet. Andre tiltak som er gjennomført er kampanjen Aktiv og bilfri til jobben. Den ble gjennomført fra 1. april til 31.oktober. 10 Strålevern I løpet av året har man søkt Statens strålevern om utvidet godkjenning og utslippstillatelse for Nukleærmedisin for bruk av 18F til PET-undersøkelser med «PETbussen». Det er gitt undervisning i strålevern under MTU-dagen til alle yrkesgrupper som er i rom med C-buer. Et alvorlig stråleuhell fant sted i juni. Konsekvensen av hendelsen var at berørt arbeidstaker fikk en lysskade som heldigvis lot seg behandle. For å minimere sannsynligheten for gjentakelse av en slik hendelse, samt styrke et forsvarlig arbeidsmiljø, har SiV HF startet iverksetting av en rekke forebyggende tiltak. Hendelsen resulterte i hendelsesbasert tilsyn fra både Statens strålevern (24.11.2015) og Arbeidstilsynet (28.01.2016). Tilsynene avdekket konkrete avvik. Tiltak er igangsatt og vil sluttføres i 2016. 6

11 Personalrettet smittevern Personalrettet smittevern er preget av forebyggende tiltak, som kontroll og oppfølging av ansatte gjennom egenmeldingsskjemaet, oppfølging av stikkskader, vaksinasjoner og smitteoppsporinger. Egenmeldingsskjemaet (vedr. MRSA, Tbc og Hepatitt B) fungerer tilfredsstillende. Foretaket har i tråd med anbefalingene fra Folkehelseinstituttet også i 2015 tilbudt influensavaksine til såkalte risikogrupper av ansatte og til alle ansatte med pasientkontakt. Smittevernoverlegen, hygienesykepleierne og BHT har samarbeidet om markedsføringen og vaksineringen. Mange har benyttet seg av tilbudet i 2015, totalt 1072 influensavaksinasjoner. I 2014 var det 612 vaksinasjoner. Videre er Hepatitt B-vaksinasjon til spesielt utsatte grupper et forebyggende tiltak, som mange ansatte benytter seg av, totalt 111 i 2015, i tillegg 5 kombinertvaksinasjoner Hepatitt A+B. Tilsvarende for 2014 var 127 og 6. Dessuten er 9 vaksinert mot difteri/stivkrampe. All vaksinering utført av BHT innrapporteres forskriftsmessig til det sentrale SYSVAK-registeret. Det har også i 2015 vært enkelte smitteoppsporinger, hovedsakelig knyttet til forekomst av MRSA, totalt 68 personer er undersøkt i denne forbindelse. Dette er en smitteproblematikk som vil representere tilsvarende utfordringer for oss også i årene som kommer. Med bakgrunn i stikkskadedirektivet i EU ble det besluttet etter anbefaling fra produktrådet, å erstatte alle injeksjonskanyler, venekanyler og blodgassprøyter med tilsvarende kanyler med sikkerhetsanordning. 12 Medarbeiderundersøkelsen I september 2015 ble Medarbeiderundersøkelsen gjennomført for ellevte gang ved SiV HF. Den forsiktige og stabile positive utviklingen innenfor de fleste spørsmålsgrupper fortsetter i 2015. Svarprosent 2015 er 14 prosentpoeng høyere enn 2008 og 4 prosentpoeng høyere enn i 2014. Det indikerer høy delaktighet blant våre ansatte. 2012 2013 2014 2015 Mål 2015 Svarprosent 76% 80 % 74 % 78 % Mål>74 % 7

13 HMS-runden / risikovurdering Årlig gjennomføres HMS- runde i hvert verneområde i perioden fra januar til og med februar. HMS- runden/ risikovurdering er for de fleste ansvarsområdene gjennomført i 2015. 14 HMS-avvik HMS-avvik er brudd på myndighetskrav og interne prosedyrer relatert til HMS som kan medføre negative fysiske og psykiske belastninger og skade på miljø og materiell. Alle HMS-avvik meldes og følges opp i linjen. Formålet med avvikssystemet er å bidra til kontinuerlig læring og forbedring. Registrering og håndtering av avvik skal føre til positive konsekvenser for den enkeltes arbeidshverdag og foretaket som helhet. HMS-avvikene blir registrert og fulgt opp via elektronisk avvikssystem. Hoveddelen av foretaket benytter avvikssystemet TQM Helse for HMS avvik. Klinikk Psykisk helse og rusbehandling (KPR) og Klinikk Fysikalsk medisin og rehabilitering (KFMR) benytter EQS som avvikssystem for HMS. I 2015 ble det registrert 599 HMS avvik i TQM Helse. Av disse var det 175 hendelser med ansatt, hvor 67 var knyttet til fare for blodsmitte. Dette er en reduksjon på 7 hendelser fra året før. Videre er 33 av hendelsene med ansatt kategorisert som vold/trussel om vold. Det er meldt 22 personskader som har utløst fravær fra jobb og/eller medisinsk behandling (meldt NAV). Det er meldt 245 avvik som knytter seg til organisatoriske forhold. Resterende avvik omhandler brannvern, bygg- uteområdet - inventar, sikkerhetsforhold, El- sikkerhet, forurensning/ytre miljø og produktkontroll. Når det gjelder Klinikk Psykisk helse og rusbehandling (KPR), er hovedtyngden av registrerte HMS-avvik i kategorien vold og trusler mot ansatte. I 2015 ble det meldt 163 slike hendelser. Klinikken er bevisst på forholdene og kjent med utfordringen dette skaper. Det arbeides systematisk med tiltak for å kunne takle krevende situasjoner. Utviklingen i HMS-avvik i 2015 har vært rapportert og behandlet i HAMU to ganger i løpet av året. HMS-avvik for hele 2015 behandles i HAMU i mars 2016. 15 AML-bruddrapportering Totalt antall aml-brudd i SiV HF gikk ned med 2 % i 2015 i forhold til totalt antall amlbrudd i 2014. Utviklingen i aml-brudd i 2015 har vært rapportert og behandlet i HAMU to ganger i løpet av året. AML-brudd for hele 2015 behandles i HAMU i mars 2016. Antall aml-brudd totalt 2014 Antall aml-brudd 2015 Antall aml-brudd Endring Antall aml-brudd 2014-2015 14 166 13 841-2 % 8

16 Sykefraværsrapportering Målet for året 2015 var et sykefravær på foretaksnivå på maksimum 6,8 %. Det totale sykefravær i SiV HF ble 6,9 % i 2015 (0,1 % differanse fra målet). Tabellen under viser forøvrig at fraværet har gått gradvis ned de siste årene. Utviklingen i sykefraværet i 2015 har vært rapportert og behandlet i HAMU to ganger i løpet av året. Sykefraværet for hele 2015 behandles i HAMU i mars 2016. 2012 2013 2014 2015 Mål 2015 Sykefravær totalt 7,3 % 7,2 % 7,1 % 6,9 % Mål=6,8 % 17 Helsekontroller Bedriftshelsetjenesten (BHT) tilbyr helsekontroller rutinemessig iflg. forskrift til arbeidstakere som gjennom sitt arbeid er spesielt eksponert for ioniserende stråling (rtg- / gammastråler), cytostatika, biologiske faktorer, giftige stoffer/gasser, støy, har ¾ deler av arbeidstiden som nattarbeid eller er tidligere asbesteksponert. Helsekontrollene følger en periodisk syklus på cirka tre år. Det er utført 34 helsekontroller i 2015, hovedsakelig av personell eksponert for cytostatika, stråling, biologiske faktorer, giftige stoffer/gasser. Det er planlagt helsekontroll for en del nattarbeidere primo 2016. 18 Internrevisjon Følgende interne revisjoner er utført: Miljøvernrevisjon ved 16 seksjoner. Revisjon på området opplæring MTU (HMS-revisjon) er forskjøvet til 2016. 19 Opplæring Det har vært gjennomført opplæring av nye verneombud for perioden 2016-2017. SiV HF har lang erfaring med den obligatoriske verneombudsopplæringen. I takt med den teknologiske utviklingen og tidligere kurserfaring, ble nytt undervisningskonsept utprøvd i regi av HR med bistand fra BHT. Undervisningsformen vekslet mellom forelesninger, selvstudium og gruppearbeid. Det ble vektlagt aktiv deltakelse for å fremme og sikre læring. Tidsperioden ble strukket ut i tid med kortere økter. Tilbakemeldingene var gode, men deltakerne ønsket lengre og mer komprimerte økter når de først er tatt ut av turnus. Egen HMS-modul i nyansatt opplæringen. 20 Tilsyn Veritas miljøsertifisering (resertifisering), desember 2015. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB); Tilsyn med kunnskap og opplæring vedr. elektromedisinsk utstyr, samt elektro. 2 avvik og 2 merknader, som er lukket. Statens strålevern; Hendelsesbasert tilsyn strålevern (ref. kap. 10 ovenfor). Tilsynet avdekket 6 avvik. Tiltak er igangsatt og vil sluttføres i 2016. Arbeidstilsynet; Tilsyn med byggeprosjekt, Linde. Ingen avvik eller merknader. 9