Oppsummering Tilsyn i Helse Møre og Romsdal HF

Transkript

1 Oppsummering Tilsyn i Helse Møre og Romsdal HF Arbeidstilsynets satsing i helse- og sosialsektoren

2 Innhold Arbeidstilsynets satsing i helse- og sosialsektoren i perioden Formål og gjennomføring Hovedkonklusjon fra revisjonen pålegg 4 anmerkninger Påleggene m/vilkår for lukking: Verneombud - tatt med på råd Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering Informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen Arbeidstidsordning vurdering av forsvarlighet Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak Biologisk helsefare bruke av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer Frister, arbeidet med lukking og lukkingsdatoer: Verneombud - tatt med på råd Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering/informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak Arbeidstidsordning vurdering av forsvarlighet Biologisk helsefare bruke av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer Oversikt over prosedyrer/retningslinjer som er utarbeidet eller revidert i løpet av prosessen med lukking av avvikene Verneombud tatt med på råd Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering/informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak Arbeidstidsordning vurdering av forsvarlighet Biologisk helsefare bruke av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer Arbeidstilsynets konklusjoner og lukking av avvikene Verneombud tatt med på råd Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering Informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen Arbeidstidsordninger vurdering av forsvarlighet Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak Biologisk helsefare bruk av utstyr med sikkerhetsmessig beskyttelsesmekanismer Oppsummering

3 Arbeidstilsynets satsing i helse- og sosialsektoren i perioden Helse Møre og Romsdal HF ble valgt som et av sju helseforetak/sjukehus i denne satsinga. 1 Formål og gjennomføring Arbeidstilsynet fører tilsyn med at arbeidsmiljølovens bestemmelser blir overholdt. Formålet med denne revisjonen var å vurdere hvordan arbeidsgiver, verneombud og tillitsvalgte samarbeider om: - arbeidstilknytning: drøfting av bruk av midlertidige og innleigde arbeidstagere - endring og omstilling: informasjon, medvirkning og nødvendig kompetanseutvikling - arbeidstidsordningene: vurdering av hensynet til sikkerhet, helse og velferd - vold og trusler: vurdering av risiko, utarbeide planer og iverksette tiltak - smittevern: vurdering av risiko, utarbeide planer og iverksette tiltak Det ble forventet klare retningslinjer for organisering og delegering, og at vi har møtefora der arbeidsgiver og VO/TV kan møtes for gjensidig informasjon, medvirkning og samarbeid. Tilsynet ble gjennomført som en revisjon: Forberedende møte. I dette møtet ble Klinikk for kirurgi Ålesund valgt som revisjonsobjekt Åpningsmøte, intervjuer og befaringer Sluttmøte Det ble gjennomført 24 intervjuer: verneombud, tillitsvalgte og ledere på seksjons-, avdelings-, klinikk- og foretaksnivå. Revisjonsteamet gjennomførte befaringer ved: - Avd for medisinsk biokjemi, seksjons Ålesund - Anestesiseksjonen - Akuttmottaket - Kirurgisk sengepost 2 2 Hovedkonklusjon fra gjennomføring av revisjonen «Etter revisjonen sitter Arbeidtilsynet igjen med et inntrykk av at de fleste tillitsvalgte og foretaksverneombud har god innsikt og rolleforståelse. Dette gjelder særlig tillitsvalgte på foretaksnivå. Når verneombud og tillitsvalgte på klinikk-, avdelings- og seksjonsnivå blir tatt med fra starten av endringer og ROS-analyser foretas i henhold til rutinen, har Arbeidstilsynet fått opplyst at det da gjennomføres gode prosesser der de ansatte opplever å bli hørt. Det framkom videre at intervjuene av foretakshovedverneombud (FHVO) og foretakstillitsvalgte (FTV) har respekt for nødvendigheten av å ta beslutninger, og respekt for beslutninger som blir tatt. FHVO og FTV opplever i stor grad at de kommer tidlig inn i prosessen vedrørende tiltak som kan føre til endring og omstilling, og at de mottar informasjon om saker som foreløpig er på idé-stadiet. Det er kommet til uttrykk at det er åpenhet i møter mellom FHVO, FTV og direktøren.» 3

4 2.1 8 pålegg 4 anmerkninger - midlertidige ansettelse drøfting - innleie drøfting av bruk av innleide arbeidstakere og kravet om likebehandling - verneombud - tatt med på råd. - endring og omstilling kartlegging og risikovurdering. - informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen - arbeidstidsordning vurdering av forsvarlighet - vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak - biologisk helsefare bruke av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer Anmerkninger er forhold som tilsynsmyndighetene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. - bruk av bedriftshelsetjenesten - avviksmeldinger og rutiner for håndtering av avvik - møteplan - Inndeling i verneområder De to første påleggene ble frafalt etter varselet fordi helseforetaket sendte arbeidstilsynet dokumentasjon på at drøfting av midlertidig ansettelse og innleie var gjennomført. Dermed sto vi igjen med følgende seks pålegg med følgende beskrivelse av vilkårene: 3 Påleggene m/vilkår for lukking: 3.1 Verneombud - tatt med på råd. - En beskrivelse av rutiner for hvordan arbeidsgiver sikrer at verneombudet tas med på råd - En beskrivelse av i hvilke tilfeller og hvordan verneombudene på de ulike nivåene blir tatt med på råd. 3.2 Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering. - En rutine som sikrer at arbeidsmiljøkonsekvenser ved endring blir vurdert - Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at bedriftshelsetjenesten bistår i vurderingen av arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer, herunder også ved planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer. - Kopi av kartlegging og risikovurdering av én planlagt endring av vesentlig betydning. - Beskrivelse av hvordan verneombudet er sikret medvirkning ved vurderingen. - Kopi av referat av behandling i arbeidsmiljøutvalget. 3.3 Informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen - En rutine som viser hvordan behovet for informasjon/opplæring blir kartlagt i forbindelse med endringer i arbeidssituasjonen - En beskrivelse som viser hvordan arbeidsgiver vil sikre at nødvendig informasjon og opplæring ved endring blir ivaretatt. 4

5 3.4 Arbeidstidsordning vurdering av forsvarlighet - Kopi av vurderingen av arbeidstidsordningen for arbeidstakere som har stor belastning som følge av vaktordningene, dette gjelder spesielt leger og sykepleiere. - Beskrivelse av eventuelle tiltak for å sikre full forsvarlighet. - Beskrivelse av hvordan verneombud på de ulike nivåene har medvirket. - Referat fra behandlingen av arbeidstidsordningene i arbeidsmiljøutvalget. 3.5 Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak - Kopi av kartlegging og risikovurdering - Oversikt over eventuelle gjennomførte tiltak og /eller plan med frist for gjennomføring av tiltak - Beskrivelse av hvordan verneombud på alle nivå har medvirket. 3.6 Biologisk helsefare bruke av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer - Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at arbeidstakerne benytter utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer - Beskrivelse av hvilket utstyr og i hvilke tilfeller arbeidstakere bruker utstyr uten sikkerhetsmessig beskyttelse og en kort begrunnelse for hvorfor - Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at arbeidstakerne ikke setter hette tilbake på kanyle etter bruk, der utstyr med sikkerhetsmessig beskyttelsesmekanismer ikke er tilgjengelig og egnet for formålet. 4 Frister, arbeidet med lukking og lukkingsdatoer: Opprinnelig frist for lukking av påleggene var Etter søknad fra helseforetaket ble fristene for det enkelte pålegg utsatt. Det ble satt sammen grupper (se nedenfor) som utarbeidet forslag til lukking av påleggene ut fra de vilkår som var gitt i det enkelte pålegget. Det innebar m.a. revidering av prosedyrer/retningslinjer og også utarbeiding av nye retningslinjer/prosedyrer. 4.1 Arbeidsgruppe - Verneombud - tatt med på råd - Bjarte Jensen, foretaksverneombud - Anita Høgstøyl, foretaksverneombud - Birgitte Kirkegaard, BHT - Olav Finnøy, Personaldirektør - HMS-utvalget (underutvalg av AMU) - Oda Vederhus, HMS-koordinator 4.2 Arbeidsgruppe -Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering/informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen - Anita Høgstøyl, varaforetaksverneombud - Else Rørstad, rådgiver Personalavdelinga - Birgitte Sætre, rådgiver Personalavdelinga 5

6 - Birgitte Kirkegaard, BHT 4.3 Arbeidsgruppe -Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak - Perny Oksnes, seksjonsleder forsterka rehabilitering, Psykisk helsevern Ålesund - Elin K. Molvær Dybvik, Seksjonsleder akuttmottak, Ålesund - Birgitte Kirkegaard, BHT - Kaspara Tørlen, NSF - Bjarte Jensen, Foretaksverneombud - Oda Vederhus, HMS-koordinator 4.4 Arbeidsgruppe -Arbeidstidsordning vurdering av forsvarlighet - Olav Finnøy, Personaldirektør - Bente Ingebrigtsen, personalkonsulent Personalavdelinga - Line Lyng Klokk, personalkonsulent Personalavdelinga - Birgitte Kirkegaard, leder, Bedriftshelsetjenesten (BHT) - Bjarte Jensen, foretaksverneombud - Kaspara Tørlen, foretakstillitsvalgt NSF - Hilde Furnes Johannessen, foretakstillitsvalgt Fagforbundet - Elise Vegsund, foretakstillitsvalgt NITO - Cathrine Solsletten, foretakstillitsvalt DNJ 4.5 Arbeidsgruppe -Biologisk helsefare bruke av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer - Ann Iren Kjønnøy, smittevernrådgiver Fagavdelinga - Birgitte Kirkegaard, leder, Bedriftshelsetjenesten - Arnold Måsøval-Jensen, smittevernrådgiver Fagavdelinga. - Vibecke Heggem, bedriftssykepleier, BHT - Gunnhild F. Tørlen, bedriftssykepleier, BHT - Bjarte Jensen, foretaksverneombud - Oda Vederhus, HMS-koordinator Lukkingingsdato for påleggene: : Biologisk helsefare bruke av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer : Verneombud - tatt med på råd Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering. Informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen : Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak Arbeidstidsordning vurdering av forsvarlighet 6

7 5 Oversikt over prosedyrer/retningslinjer som er utarbeidet eller revidert i løpet av prosessen med lukking av avvikene. 5.1 Verneombud tatt med på råd I Id «Organisasjonsplaner og organisasjonskart - prosedyre for utarbeiding og vedlikehold» er det tatt inn ei presisering når det gjelder samarbeidsråd. I avsnittet om møtestruktur står nå: Klinikksjefane er pålagt å ivareta både det lovpålagte samarbeidet og det ønskelege samarbeidet med tillitsvalde og verneombod. Det lovpålagte Arbeidsmiljøutvalet (AMU) er på føretaksnivå. - Kvar klinikk/avdeling/seksjon skal ha eit Samarbeidsråd som er rådgjevande for leiinga. Samarbeidsrådet på aktuelt nivå skal m.a. vere eit forum der leiing og TV/VO møtes for gjensidig informasjon, medverknad og samarbeid. Rådet skal m.a. delta i planlegging av verne- og miljøarbeidet, og følge utvikling/behandle saker i spørsmål som vedkjem arbeidstakarane sin sikkerhet, helse og velferd. - Rådet skal vere samansett av klinikksjef/avdelingssjef/seksjonsleiar, tillitsvalde og verneteneste Dersom ein finn det det hensiktsmessig kan Samarbeidsråd og Kvalitetsråd slåast saman til eit.» Id- 43 «Det systematiske HMS-arbeidet i HMR styrande dokument», er revidert og omarbeidet I pkt 9.1 står nå: I HMS-arbeidet er Samarbeidsrådet en viktig arena for informasjon, medvirkning og samarbeid Samarbeidsrådet skal gi råd til leder i spørsmål om det systematiske HMS-arbeidet. Dette kan være: - resultat av vernerunder - AMUS - omstilling - IA-arbeid - risikofaktorer i arbeidet inkl. handtering av personalskade - HMS-tiltak relatert til budsjett - internrevisjoner - opplæringsplaner - arbeidstidsplanlegging inkl. forsvarlighet. Opplistinga er ikkje uttømmende. Innkalling må sendast i god tid og referat frå møtene skal være tilgjengelig.» 5.2 Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering/informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen Id 4774-«Omstilling ved Helse Møre og Romsdal HF» er revidert Id 9445-«ROS vurdering ved omstilling» er utfaset, men Id 135-«Risikovurdering HMR» er revidert og dette er et overordna dokument. Det er gjort endringer i Id 4774 slik at det kommer tydelig fram at BHT er en aktør som skal være med i omstillingsprosesser. Dersom det blir satt ned arbeidsgrupper skal BHT være med. Det er videre presisert at kartlegging av bemanning og opplæringsbehov skal omtales i sluttrapporten fra arbeidsgruppa. Id 98-«Kompetanse og opplæringsplaner» er revidert og nå står: «3) Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens 7

8 krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø». 5.3 Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak Det er utarbeidet ei ny overordna retningslinje Id «Vold og truslar førebygging og handtering» og Id 135-«Risikovurdering ved HMR» er også viktig i denne sammenhengen. Tema Vold og trusler er også satt inn som punkt i Id «Rettleiande internrevisjonsprogram». 5.4 Arbeidstidsordning vurdering av forsvarlighet Det blei underskrevet en mal for turnusprotokoll mellom arbeidstakers representanter og arbeidsgiver. Det blei utarbeidet rutine Id «Utarbeidelse av arbeidsplan» der det også er beskrevet hvordan en skal forsvarlighetsvurdere arbeidsplaner. Der ligger ved maler for hvordan forsvarlighetsvurderingen kan gjennomføres og dokumenteres. Det ble også utarbeidet rutine Id «Dispensasjon fra arbeidstidsordninger». 5.5 Biologisk helsefare bruke av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer Id 5224 «Vern av arbeidstakere mot farer ved arbeid med biologiske faktorer risikovurderinger» Relevante varegrupper er gjennomgått og det er byttet til produkt med sikkerhetsmekanisme der dette er tilgjengelig. Opplæring er gjennomført på alle fire sjukehus. Id 7542 «Blodsmitteuhell forebygging» er revidert. Punktet «Generelle forebyggende tiltak for å forebygge stikkskader»: - Brukt flergangsutstyr skal rengjøres/desinfiseres rett etter bruk. Den som har brukt utstyret skal selv frakte dette til skyllerommet og iverksette desinfeksjonen. - Unngå at kroppsvæsker tørker inn på utstyret. - Rydd selv opp etter avsluttet prosedyre. - Vær forsiktig ved håndtering av spisse og skarpe gjenstander slik som: Sprøytespisser, kanyler, skalpeller, knivblad, suturnåler m.m - Utstyr med sikkerhetsmekanismer, skal benyttes der slikt utstyr er tilgjengelig og egnet for formålet. - Dersom man velger og ikke benytte sikkerhetsutstyr der dette finnes må valget begrunnes. - Stikkende og skjærende avfall skal legges direkte i kanylebokser på brukerstedet. - Det er ikke tillatt å sette hette tilbake på kanyle.(reemballere). - Alle med ansvar for innkjøp må påse at utstyr med sikkerhetsmekanismer velges der dette finnes og er formålstjenlig. Etter gjennomgang av felles anbud er følgende produkter nødvendige for pasientbehandling men ikke mulig å bytte ut med sikkerhetsprodukt - Kanyler infusjon to produkter til barn - Kanyle injeksjon/punksjon 3 produkter som er grovere/lange kanyler. Disse produktene blir skiftet ut hvis/når de kommer med sikkerhetsmekanisme 8

9 6 Arbeidstilsynets konklusjoner og lukking av avvikene. 6.1 Verneombud tatt med på råd I tilbakemeldingen ble det redegjort for hvilke tiltak helseforetaket har utført. Tiltakene omfatter mellom annet revisjon og presisering med endring av HMS-rutiner og styrende dokument. Det vises også til HMS-rapporteringer som skal gjennomføres i et samarbeid mellom ledere og verneombud. Foretakshovedverneombudet har gitt sin tilslutning. 6.2 Endring og omstilling kartlegging og risikovurdering I tilbakemeldingen ble det redegjort for hvilke tiltak helseforetaket har utført. Tiltakene omfatter mellom annet gjennomgang og revisjon av overordnede dokument vedrørende omstilling og risikovurdering. Det er gjort endring av rutiner slik at det sikres at bedriftshelsetjenesten deltar i omstilllingsprosesser som kan medføre konsekvenser for de ansatte. Det er vedlagt en kartlegging og risikovurdering av en endring av vestentlig betydning, en reduksjon på 44 senger, og i denne sammenheng beskrevet verneombudenes medvirkning og behandlingen i AMU. Foretakshovedverneombud har gitt sin tilslutning 6.3 Informasjon og opplæring endringer i arbeidssituasjonen. I tilbakemeldingen ble det redegjort for hvilke tiltak helseforetaket har utført. Tiltakene omfatter presisering og tydeliggjøring av retningslinjer og rutiner, mellom annet er det i omstillingsrutinen tatt inn at det ved endringer skal sikres nødvendig opplæring. Foretakshovedverneombudet har gitt sin tilslutning. 6.4 Arbeidstidsordninger vurdering av forsvarlighet Det er etablert en rutine for Utarbeidelse av arbeidsplan som skal sikre at det gjennomføres forsvarlighetsvurdering av arbeidstidsordningene. Rutinen ble lagt fram i møte i arbeidsmiljøutvalget den Arbeidstilsynet finner at rutine for utarbeidelse av arbeidsplan for implementering gir et godt grunnlag for å ivareta arbeidsmiljølovens krav til arbeidstidsordningene skal være forsvarlig etter bestemmelsen i 10-2 (1). Arbeidstilsynet finner derfor at kravet etter arbeidsmiljøloven 3-1 (1) er oppfylt. 6.5 Vold og trusler kartlegging, risikovurdering og tiltak Det er besluttet at det skal gjennomføres en internrevisjon i hele helseforetaket i Tema vold og trusler skal være obligatorisk ved alle seksjoner/avdelinger enten gjennom internrevisjonsprogrammet, gjennom linjeledelsen ved klinikk/avdeling eller ved ekstraordinære tiltak. Arbeidsmiljøutvalget fattet vedtak da saken ble lagt fram i møte den

10 Arbeidstilsynet finner at planlagte, pågående og iverksatte tiltak gir et godt grunnlag for å ivareta arbeidsmiljølovens krav om at arbeidstakerne så langt det er mulig er beskyttet mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre etter bestemmelsen i 4-3 (4). Arbeidstilsynet finner derfor at kravet etter arbeidsmiløloven 3-1 (1) er oppfylt. 6.6 Biologisk helsefare bruk av utstyr med sikkerhetsmessig beskyttelsesmekanismer. I delsvar fra Helse Møre og Romsdal HF mottatt på e-post , beskrives iverksatte tiltak, rutiner og opplæring knyttet til bruk av utstyr med sikkerhetsmessige beskyttelsesmekanismer i henhold til vilkår gitt i pålegg. 7 Oppsummering Fra siste brev fra Arbeidstilsynet datert : «Av tilbakemeldingene ser Arbeidstilsynet at foretakshovedverneombud, verneombud på alle nivå og tillitsvalgte har deltatt i ulike arbeidsgrupper som har arbeidet med tiltak for å lukke påleggene etter revisjonen. Saker knyttet til påleggene har fortløpende vært behandlet i arbeidsmiljøutvalget.» «På bakgrunn av innsendt dokumentasjon finner Arbeidstilsynet at alle pålegg gitt etter revisjonen i periode er oppfylt og saken avsluttes. Vi ønsker Helse Møre og Romsdal lykke til videre med deres HMS-arbeid.» 10