Tilsyn - MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kirsti By Raaum, tlf MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/rådmann Aud Norunn Strand Postboks VIKERSUND Tilsyn - MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON Vi viser til tilsynet hos MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON den Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom kommunen og sykehus/helseforetak Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette kan påvirke arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Rådhusveien VIKERSUND Til stede fra virksomheten: Aud Norunn Strand (rådmann), Jorunn Marki (personalsjef), Nanna S. Nordhagen (helse- og sosialsjef), Evy Aasmundrud (etatsverneombud), Lena Liljedal Torgersen (hovedtillitsvalgt Norsk Sykepleierfobund) og Liv Jare Tømte (hovedtillitsvalgt Fagforbundet). Til stede fra Arbeidstilsynet: Kirsti By Raaum (seniorinspektør) og Vera Maassen Helgerud (seniorinspektør) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 av 8 Vi takker for et hyggelig møte. Tilsynet ble gjennomført i god dialog med de tilstedeværende, samt noe gjennomgang av deler av deres HMS-system. Vi har i ettertid gjennomgått utlevert HMS-styringsdel for Modum kommune. Modum kommune har hatt et sentralt tilsyn med hovedfokus på helse- og sosialetaten. I tillegg har vi hatt tilsyn på fire enheter i samme etat i samme periode; Vikersund bo- og dagsenter, fysio. og ergoterapitjenesten, hjemmetjenesten sone sør og Modumheimen sykehjem, som er med på å danne grunnalg for varslede pålegg. Modum kommunes øverste ledelse har opplæring i HMS-arbeid for ledere, også rådmann. De aller fleste virksomhetsledere som har hatt tilsyn i denne perioden har hatt tilsvarende opplæring, også avdelingsledere. Vi bemerker at en virksomhetsleder hadde ikke denne opplæringen. Det kan skyldes at hun var konstituert som leder. Hun har allikevel fått tilsvarende oppgaver som andre virksomhetsledere. Øverste HMS-ansvarlige i kommunen bør sikre at arbeidstakere som er satt til å lede andre får den opplæring kommunen har bestemt for det ledernivået, selv om man er konstituert. Kommunen har arbeidsmiljøutvalg (amu), som jevnlig møtes. Vi har under tilsynet avdekket at ikke alle representanter har tilfredsstillende opplæring. Det vil bli varslet pålegg angående dette. Det fremkom også at de som har opplæring ikke har 40-timers opplæring, slik arbeidsmiljøloven og dens forskrifter krever. Partene er gitt anledning til å avtale kortere opplæringstid dersom det er forsvarlig. Vi har satt som vikår at avtalen mellom partene skal dokumenteres. Når det gjelder partsamarbeidet i kommunen har ansattes representanter og ledelse flere gode møtearenaer, hvor det også skrives referater. Det er gode rutiner og arenaer for medvirkning for de ansatte, men vi bemerker at det fremkom på flere steder at det har vært prosesser/omstillinger/endringer som har hatt betydning for arbeidstakerne og deres arbeidmiljø, hvor særlig verneombudene har hatt en opplevelse av å ikke bli rådført med og blitt gitt anledning til å medvirke. Det gjelder spesielt ved tidligere endringer, eksempelvis flytting av en avdeling fra Vikersund bo- og dagsenter til Modumheimen sykehjem og ved skifte av leder i Hjemmetjenesten, sone sør, med de konsekvenser det medførte. Det er også gjort flere omstillinger/endringer som har fått betydning for de ansattes arbeidsmiljø. Det fremkom at kommunen ikke har en rutine som sikrer at risikovurdering gjøres under planlegging og gjennomføring av omstilling/endring som påvirker arbeidstakerne. Det vil ble varslet pålegg om dette.pålegget gjelder både en rutine for risikovurdering ved omstillinger/endringer og en beskrivelse som forteller hvordan man sikrer at slik riskovurdering blir gjort for fremtiden. Kommunens vernetjeneste er organisert slik at det i hovedsak er et verneombud (vo) for hvert virksomhetsområde med virksomhetsleder. Verneombudene har tilfredsstillende opplæring. Dersom virksomheten er stor, finnes det avdelinger med avdelingsledere, med dertil tilhørende verneombud, eksempelvis Modumheimen sykehjem hvor de har 5 verneombud. Verneombudene har jevnlige møter med sin leder og tillitsvalgte. Helse- og sosialetaten har et etatsverneombud som skal møte i i etatens HMS-råd, og være verneombudenenes kontaktperson mot hovedverneombudet. Hovedverneombudets møtearena med kommunens øverste ledelse er i hovedsak i arbeidsmiljøutvalget. Vårt inntrykk er at vernetjenesten på avdelingsnivå fungerer godt, men noen få unntak, og bedre enn tidligere. Unntaket gjelder Hjemmetjenesten, sone sør, hvor det vil bli varslet pålegg om at arbeidsgiver må sikre at verneombudet i hjemmetjenesten tas

3 VÅR REFERANSE 3 av 8 med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneombudets verneområde. Det er jevnlige møter mellom leder, tillitsvalgte (tv) og vo i avdelingene/virksomhetene. De rapporterer til etatsverneombud og HMS-rådet. HMSrådet behandler blant annet alle rapporter fra vernerunder og handlingsplaner for gjennomføring av HMS-tiltak. De behandler også alle skriftlige avviksmeldinger i etaten, og skal se til at nødvendige tiltak blir iverksatt for å hindre nye avvik. Rådet har møter 6 ganger pr. år, og sender referat til amu. Vi minner om at ledelsen og hovedverneombud må sikre at vernetjenesten fungerer som forutsatt, særlig gjeldende informasjonsflyt mellom de forskjellige nivåene i vernetjenesten. Når det gjelder kommunens eget avvikssystem for HMS, så er det laget en rutine for dette, og vi får inntrykk av at rutinen er kjent og brukt av de ansatte. Det meldes om noe underbruk av systemet, og det kan skyldes at de ansatte opplever at det ikke "hjelper", eller ikke har skjønt hensikten med, eller ser nytten av, å bruke avviksystemet. Vi oppfordrer kommunen til å tydeliggjøre hensikten med avvikssystemet, og oppfordre de ansatte, via deres ledere, til å bruke systemet slik prosedyrer og retningslinjer for avviksmelding beskrives i styringsdelen i internkontrollsystemet. Vi oppfordrer også kommunens ledelse til å oppfordre de samme om å bruke "eksternt" avvikssystem, inn mot sykehusene, for å melde fra om mangler i henhold til avtaler gjeldende overføring av utskrivningsklare pasienter og hva som skal medfølge. Dette nevnes med bakgrunn i at ansatte på flere steder melder om frustrasjon og merarbeid grunnet vesentlige mangler ved overføringene. Vi vil også bemerke at det er viktig å sikre at rutiner og prosedyrer etterleves i praksis. Under tilsynene på enhetene har det fremkommet eksempler på dårlig etterlevelse av rutine for å hindre spredning av biologisk smitte, eksemplevis ved riktig bruk og bruk av utlevert tøy, og vask av dette. Tilsynet har avdekket god internkontroll med gode kartlegginger og riskovurderinger flere steder. En av virksomhetene, Hjemmetjenesten, sone sør, vil få varslet pålegg om kartlegging og risikovurdering, da særlig risikovurderingen ikke kunne dokumenteres tilfredsstillende under tilsynet. På tross av et godt HMS-system, så har ikke manglende risikovurdering i denne virksomheten blitt fanget opp, og rettet. Vi så også at denne virksomheten benytter en annen sjekkliste når de utfører sin vernerunde. Sjekklisten som andre avdelinger/virksomeheter benytter seg av, er mer innholdsrike, og egner seg bedre når de brukes som en del av kartleggingen av arbeidsmiljøforholdene. Ansvarlig for HMS-systemet i kommunen må sikre at også nye ledere får tilfredsstillende opplæring når det gjelder hms-arbeid/internkontroll, jf. tidligere beskrevet i rapporten. Det har under tilsynet blitt avdekket at mange arbeidstakere arbeider i et gammelt bygg (Modumheimen sykehjem) med utfordringer gjeldene både ergonomiske forhold og inneklima. Det vil ikke bli varslet pålegg angående dette da det er vedtatt at det skal bygges et helt nytt sykehjem i nærmeste fremtid. Ledelsen må allikevel sikre at de ansatte ikke blir utsatt for fysisk og psykisk helsefare på arbeidsstedet. De ansatte på samme sted opplever at virksomheten har en marginal grunnbemanning, og vi undrer oss over øverste ledelses i koomunens oppfatning om det er nok ansatte og ekstrapersonell til å utføre arbeidsoppgavene og de ansatte ved Modumheimens opplevelse av at det arbeides helt marginalt, med fare for å pådra seg helseskade. Vi henstiller øverste ledelse i kommunen og ledelse ved Modumheimen til å gjennomgå allerede utførte

4 VÅR REFERANSE 4 av 8 kartlegginger og risikovurderinger angående organisatoriske forhold/tidspress/arbeidsmengde. Vi ber dere sjekke om vurderingene tar hensyn til lite hensiktsmessige fysiske og mekaniske forhold, som medfører at arbeidsoperasjonene tar lengre tid i et gammelt bygg enn i et nytt. Vi ber dere vektlegge dette momentet i større grad når man neste gang risikovurderer arbeidsmengde/arbeidstid for de ansatte. For store arbeidsmengder påvirker arbeidstakere på en negativ måte, både fysisk og psykisk, og vil være helseskadelig på lengre sikt. Kommunen benytter seg av innleide arbeidstakere i svært liten grad. Dersom innleie fra bemanningsbyrå skjer, så gjøres det i henhold til en sentral avtale, laget i samarbeid med Vestfold, Buskerud og Telemark. Vi minner om at innleier (Modum kommune) plikter å ha et avklart ansvarsforhold med utleier når det gjelder ansvaret for hms for innleide arbeidstakere. Vi oppfordrer ledelsen til å gjennomgå dette temaet, for å sikre en god og lovlig praksis angående dette. Den i kommunen (i praksis i virksomhet/avdeling) som leier inn arbeidstakere må ha kunnskap om at de skal sikre at den innleide er gjort kjent med ulykkes- og helsefare forbundet med arbeidet på det aktuelle arbeidsstedet, og har fått den opplæring og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen og egen sikkerhet. Eventuelt bør man utarbeide en rutine for hva praksis skal være, og hvem som er ansvarlig for praksis, og hvem som er ansvarlig for å sikre at det fungerer som forutsatt. Når det gjelder arbeidstid, så har vi under alle tilsyn fått opplyst at arbeidsgiver og arbeidstakerne og deres tillitsvalgte samarbeider angående vurdering og fastsettelse av arbeidstidsordningene, og at ordningen er vurdert om den er forsvarlig. Det fremkom under tilsynet at hovedtillitsvalgte ikke får innsyn i hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet, men kun arbeidsplaner/planlagt arbeidstid. Dette er ikke tilfredsstillende, og brudd på arbeidsmiljøloven. Bruddet er meldt om i tidligere tilsyn også, hvor det ble opplyst fra oss at tillitsvalgte skal ha innsyn i oversikt over hvor mye arbeidstakere har arbeidet. Det er alvorlig når slike lovbrudd gjentas, og man er kjent med hva som er lovlig. Pålegg angående tillitsvalgtes rett til å se oversikten over reell arbeidstid for arbeidstakerne vil bli varslet. Når det gjelder bruk av godkjent bedriftshelsetjeenste, så ble dette i liten grad kontrollert. Kommunen har nylig tilknyttet seg en ny bedriftshelsetjeneste, med bakgrunn i at ordningen måtte ut på anbud. Samarbeidet med gammel bedriftshelsetjeneste har ifølge samtaler på alle tilsynene vært svært godt, og det er utarbeidet planer og skrevet rapporter i.h.t. lov og forskrift. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen.

5 VÅR REFERANSE 5 av 8 Pålegg - Endring og omstilling - rutine (ref. 1) Arbeidsgiver skal iverksette rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, andre ledd bokstav d og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal utarbeide rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette fremgår av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav d og e og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Under tilsynet kom det frem at virksomheten har gjennomført endringer som kan ha medført uheldige arbeidsmiljøbelastninger, og at virksomheten ikke hadde rutine som sikrer at endringer blir risikovurdert under planlegging og gjennomføring. Det foreligger brudd på bestemmelsen om rutine for å vurdere arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer. Pålegg - Arbeidsmiljøutvalg - opplæring (ref. 2) Arbeidsgiver skal sørge for at medlemmene i arbeidsmiljøutvalget får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre sine verv på en forsvarlig måte. Vilkår:

6 VÅR REFERANSE 6 av 8 For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av kurs-/kompetansebevis som angir innhold, og varighet av opplæringen for alle dagens medlemmer i arbeidsmiljøutvalget i Modum kommune. Dersom varighet av opplæringen er kortene enn 40 timer, så må det vedlegges en avtale som viser at partene i felleskap er blitt enig om at det er forsvarlig med kortere opplæring ut fra en vurdering av problemenes karakter og omfang. Hjemmel: arbeidsmiljøloven 7-4 og 6-5 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-18 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at medlemmer av arbeidsmiljøutvalget får den opplæring som er nødvendig for at de skal kunne utføre sine verv på forsvarlig måte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 7-4 og 6-5 første ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Hensikten med opplæringen er at medlemmene i arbeidsmiljøutvalget skal ha god kunnskap om arbeidsmiljø for å kunne ivareta funksjonen. Krav til innhold i opplæringen fremgår av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Opplæringens varighet skal som hovedregel være minst 40 timer, og den skal gis snarest mulig etter nyvalg. Opplæringen skal blant annet gi innføring og orientering om arbeidsmiljøloven og andre lover som gjelder på området, og hvordan vernearbeidet drives. Opplæringen skal tilpasses den enkelte virksomhets behov og utfordringer. I virksomheter med særlig kompliserte arbeidsmiljøproblemer, bør det gis spesiell opplæring. Under tilsynet kom det frem at ikke alle medlemmene i arbeidsmiljøutvalget hadde gjennomført opplæring. Det foreligger brudd på bestemmelsen om opplæring av medlemmer i arbeidsmiljøutvalget. Pålegg - Arbeidstid - oversikt over arbeidstid (ref. 3) Arbeidsgiver skal sørge for at det foreligger en oversikt over arbeidstiden til den enkelte arbeidstaker. Oversikten må vise all tid arbeidstakeren har stått til arbeidsgivers disposisjon. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt en beskrivelse som viser hvordan kommunen sikrer at tillitsvalgte får innsyn i oversikten over hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten bør inneholde: Hva som er avtalt arbeidstid pr. dag, pr. uke

7 VÅR REFERANSE 7 av 8 Hva som er merarbeid pr. dag, pr. uke Faktisk arbeidet timer pr. dag, pr. uke Hva som er overtid etter arbeidsmiljøloven Hviletid mellom to hovedarbeidsperioder Ukentlig hviletid Hvor mange timer den enkelte arbeidstaker har arbeidet i løpet av åtte uker Hjemmel: arbeidsmiljøloven 10-7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at det foreligger en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven Den tid arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver skal registreres. Oversikten skal vise antall timer alminnelig arbeidstid (eventuelt gjennomsnittsberegnet arbeidstid) og overtid for den enkelte arbeidstaker. I tillegg må det eventuelt fremkomme av registreringene hvor mye av arbeidsdagen som utgjør pauser som ikke er definert som arbeidstid. Oversikten skal føres fortløpende. Registreringene av arbeidstiden skal være et verktøy for arbeidsgiver til å kunne føre løpende kontroll med arbeidstiden til den enkelte arbeidstaker. Dette innebærer: påse at arbeidstaker holder seg innenfor arbeidstidsbestemmelsene påse av arbeidstidsordningen er slik at arbeidstaker ikke utsettes for uheldige psykiske eller fysiske belasntninger, og slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn Arbeidsgiver kan legge frem en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. En slik oversikt skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidtakernes tillitsvalgte. Under tilsynet fremkom det at tillitsvalgte kun får tilgang til arbeidsplaner, og ikke hvor mye arbeidstakerne faktisk har arbeidet. Det foreligger brudd på bestemmelsen om at det skal foreligge en oversikt over arbeidstiden, og at den er tilgjengelig for de tillitsvalgte. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har

8 VÅR REFERANSE 8 av 8 skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på eller dere kan kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Tove Svensli tilsynsleder (sign.) Kirsti By Raaum seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: etatsverneombud Evy Aasmundrud hovedverneombud Trond Martinsen helse- og sosialsjef Nanna S. Nordhagen personalsjef Jorunn Marki hovedtillitsvalgt NSF Lena Liljedal hovedtillitsvalgt Fagforbundet Liv Jare Tømte