Tilsyn - BALSFJORD KOMMUNE KULTURSKOLEN

Transkript

1 VAZ7A var DATO DERES DATO VAR REFERANSE DERES REFERANSE 1 av 9 ' Arbeidstilsynet 2 5 AUG2015 VAR SAKSBEHANDLER OLAUG IREN FOSSBAKK TLF BALSFJORD KOMMUNE v/rådmann Rådhusgata STORSTE1NNES Tilsyn BALSFJORD KOMMUNE KULTURSKOLEN Vi viser til tilsynet hos virksomheten den Hensikten med tilsynet tilsynet kontrollerte Arbeidstilsynet noen utvalgte organisatoriske arbeidsbetingelser, samt undersøkte hvordan virksomheten jobber systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vi var spesielt opptatt av hvilke tiltak arbeidsgi er, sammen med sine arbeidstakere, hadde iverksatt for å sikre et try gt og godt arbeidsmiljø. Sentrale temaer som ble vektlagt var: HL Organisering og tilrettelegging av arbeidet Medvirkning Arbeidsavtaler Opplæring HMSarbeid internkontroll Verneombudsordning Bruk av bedriftshelsetjeneste Oppfølging av sykefravær Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Moanveien STORSTEINNES Til stede fra virksomheten: Roy Hansen (enhetsleder) og Wenche Lundberg Riise (kommunalsjef). Til stede fra Arbeidstilsynet: Olaug Iren Fossbakk (seniorrådgiver). Balsfjord kommunale kulturskole har sju ansatte på fire årsverk. Kun enhetsleder har 100% stilling. De øvrige har stillinger fra 2070%. csi Lr) POSTADRESSE EPOST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 /42rA VAR REFERANSE 2 av 9 Undervisningen i kulturskolen er rundt om på de fire skolene i kommunen. Hovedsaklig er undervisninga på dagtid, men undervisning i kor og korps er på kveldstid. Kulturskolen har hatt et forholdsvis høyt sykefravær. I organiseringen og tilretteleggingen av arbeidet står arbeidstakeren nokså fritt til å styre sin egen timeplan. Enhetsleder har fått redusert tid til administrativt arbeid fra 70 til 50%. Vi kan her kommentere at dette kan øke tidspresset for han og gi økt arbeidsbelastning. Arbeidstakerne har arbeidsavtaler. Vi har fått inn to avtaler som har noen få mangler. Vi varsler ikke pålegg, men vi ser at det kan være nyttig å ta en gjennomgang for å oppdatere avtalene og sjekke om de inneholder minimumskravene i arbeidsmiljøloven 146. Kulturskolen har, gjennom Kvalitetslosen, rutiner for hvordan avvik skal meldes og følges opp. Under tilsynet kom det fram at hittil er ingen avvik blitt meldt. Her kan vi kommentere at det vil være viktig å informere om hvorfor og når avvik bør meldes. Kulturskolen har rutiner for oppfølging av sykefravær. Det har vært gjennomført dialogmøter. Imidlertid har det ikke blitt skrevet oppfølgingsplaner. Vi ble opplyst under tilsynet at det ikke er sykefravær nå. Det varsles derfor ingen pålegg om oppfølgingsplan. Vi vil informere om at når arbeidstaker har redusert arbeidsevne, skal oppfølgingsplan utarbeides så tidlig som mulig og senest innen fire uker etter at arbeidstakeren har vært borte fra arbeidet. Under tilsynet kom det fram at kulturskolen mangler verneombud og plan for bistand med bedriftshelsetjenesten. Enhetsleder og kommunalsjef mangler oppdatert opplæring i HMS. Det kom også fram under tilsynet at det er få arenaer for ansattes medvirkning og det er ikke gjennomført kartlegging og risikovurdering av farer og problemer. Arbeidsmiljøutvalget ser ut til å følge for dårlig med om HMSarbeidet blir gjennomført systematisk i kulturskolen. I den anledning varsler vi sju pålegg. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Palegg Verneombud valg Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne velger verneombud. Ved virksomheter med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning.

3 VAR REFERANSE 3 av 9 Skriftlig bekreftelse på hvem som er valgt som verneombud for kulturskolen Hjemmel: arbeidsmiljøloven 61 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 32 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Ved hver virksomhet som går inn under arbeidsmiljøloven skal det velges verneombud. Ved virksomheter med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning. Verneombud skal velges blant ansatte som har erfaring og innsikt i virksomhetens arbeidsforhold. Virksomheten må også sørge for at verneombudet nødvending opplæring for å kunne utføre sitt verv på en forsvarlig måte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 61 første ledd, 65 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 32 og 318. Hvem som kan velges til vemeombud og hvordan valget skal gjennomføres fremgår av forskriften. Kulturskolen har ikke valgt verneombud. Det foreligger brudd på bestemmelsen om valg av verneombud. Pålegg Bedriftshelsetjeneste plan for bistand 06L6991,00000 Arbeidsgiver skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide en plan for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten. Kopi av konkret plan for bedriftshelsetjenestens bistand ved Balsfjord kommunale kulturskole Hjemmel: arbeidsmiljøloven 33 andre ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 133 bokstav a Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakeme, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Arbeidsgiver skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide planer for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten. Dette

4 1/42rA VAR REFERANSE 4 av 9 følger av arbeidsmiljøloven 33 andre ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 133 bokstav a. Bedriftshelsetjenestens oppgaver skal være en del av virksomhetens helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Planen skal utformes slik at den fører til konkrete handlinger for å forebygge helseskader i virksomheten. Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten fremgår av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 132. Under tilsynet kom det frem at det ikke var utarbeidet en plan for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten for Det foreligger brudd på bestemmelsen om plan for bedriftshelsetjenestens bistand. Pålegg Opplæring arbeidsgiver Arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Kopi av kurs/kompetansebevis eller lignende som angir innhold og omfang av opplæringen for enhetsleder og kommunalsjef Hjemmel: arbeidsmiljøloven 35 Arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Dette følger av arbeidsmiljøloven 35. Hensikten med plikten til opplæring er å tydeliggjøre at lederen i ivirksomheten skal ha kunnskap om grunnprinsippene i systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Plikten til opplæring gjelder den øverste lederen i virksomheten, og den er personlig. Loven stiller ikke krav om hvor omfattende opplæringen for arbeidsgiver skal være. Arbeidsgiver må kunne gjennomføre opplæringen på en måte som er tilpasset virksomheten og lederens arbeidssituasjon. Under tilsynet kom det frem at både enhetsleder og kommunalsjef har HMSkurs av eldre dato. Dette betyr at enhetsleder og kommunalsjef ikke er tilstrekkelig oppdatert i forhold til dagens krav til opplæring i helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Det foreligger brudd på bestemmelsen om opplæring av arbeidsgiver.

5 VAR REFERANSE 5 av 9 Pålegg HMS arbeid medvirkning Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne og deres tillitsvalgte får medvirke i det systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeidet. Beskrivelse av hvordan arbeidstakerne og deres tillitsvalgte medvirker i det systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeidet Hjemmel: arbeidsmiljøloven 31 første ledd For å sikre at hensyn til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 31 første ledd Arbeidsgiver må legge til rette slik at arbeidstakerne får medvirke slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Medvirkning fra arbeidstakerne er en viktig motivasjonsfaktor og skaper større trygghet for at helse, miljø og sikkerhetsrutinene etterleves. Arbeidstakernes medvirkning er definert som en rettighet. Arbeidstakerne har imidlertid også en plikt til å medvirke i helse, miljø og sikkerhetsarbeidet. Dette er en del av pliktene i arbeidsforholdet, og manglende medvirkning kan medføre brudd på arbeidsavtalen. Arbeidstakernes medvirkning vil også bidra til bedre løsninger på de arbeidsmiljøutfordringene som virksomheten står ovenfor. Under tilsynet kom det frem at det er få arenaer der de ansatte kan medvirke i det systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeidet. Det foreligger brudd på bestemmelsen om medvirkning. Pålegg HMSarbeid kartlegging og risikovurdering Arbeidsgiver skal kartlegge de farer og problemer som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet. På bakgrunn av kartleggingen skal arbeidsgiver vurdere risikoen for skade eller fare for arbeidstakerne. Dette skal gjøres i samarbeid med verneombud/ansattes representant.

6 It4e2rA VAR REFERANSE 6 av 9 Kopi av kartlegging og risikovurdering av de reelle arbeidsmiljø og sykefraværsutfordringer ved kulturskolen Beskrivelse av hvordan verneombudet har medvirket og bedriftshelsetjenesten har bistått Hjemmel: arbeidsmiljøloven 31 andre ledd bokstav c og 41 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 71 Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoen for skade på eller fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet. Kartleggingen skal omfatte de faktorer som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet. Risikovurdering skal gjentas regelmessig og foretas i samarbeid med arbeidstakerne eller deres representanter. Risikovurderingen skal dokumenteres i den form og omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse og oppbevares slik at opplysningene kan anvendes på et senere tidspunkt. Dette følger av arbeidsmiljøloven 31 andre ledd bokstav c og 41 første ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 71. Under tilsynet kom det frem at arbeidsgiver ikke har gjennomført kartlegging eller risikovurdering. Det foreligger brudd på bestemmelsene om kartlegging og risikovurdering. Pålegg HMSarbeid tiltak og plan Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for å redusere risikoforholdene i virksomheten. Tiltakene skal bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak og/eller plan. Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller plan med frist for gjennomføring av tiltak Beskrivelse av hvordan verneombudet og bedriftshelsetjenesten har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 31 første ledd og andre ledd bokstav c og 41 første ledd og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6

7 VACYA VAR REFERANSE 7 av 9 Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. For å redusere risikoen i arbeidet, skal arbeidsgiver iverksette tiltak og/eller utarbeide plan. Tiltakene og/eller plan må bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak og/eller plan. Dette følger av arbeidsmiljøloven 31 første ledd og andre ledd bokstav c og 41 første ledd, j internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Å sørge for et godt og sikkert arbeidsmiljø skal inngå som en del av den ordinære styringen av virksomheten. Arbeidet skal planlegges og organiseres slik at kravene i arbeidsmiljøloven blir ivaretatt. Arbeid med helse, miljø og sikkerhet skal skje på alle plan i virksomheten. Under tilsynet kunne ikke arbeidsgiver vise til kartlegging og risikovurdering og kunne dermed ikke fremlegge en tidfestet plan for å redusere risikoen i arbeidet. Det foreligger brudd på bestemmelsene om tiltak og plan. Pålegg Arbeidsmiljøutvalg oppgaver Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøutvalget deltar i planleggingen av verne og miljøarbeidet i virksomheten og følger utviklingen i spørsmål som angår arbcidstakernes sikkerhet, helse og velferd Beskrivelse av AMU's sammensetning og funksjon i virksomheten Kopi av handlingsplan for verne og miljøarbeidet i Balsfjord kommune Beskrivelse av hvordan AMU følger utviklingen i det systematiske HMSarbeidet i Balstjord kommunale kulturskole (og andre enheter) Beskrivelse av hvilke oppgaver arbeidsmiljøutvalget behandler Referat fra siste møte i arbeidsmiljøutvalget Hjemmel: arbeidsmiljøloven 72 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 23 Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøutvalget deltar i planleggingen av verne og miljøarbeidet i virksomheten og følger utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalgets hovedoppgave er å medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og det har myndighet til å behandle alle saker som gjelder

8 VAR REFERANSE 8 av 9 arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Dette følger av arbeidsmiljøloven 72 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 23. Under tilsynet kan det se ut som at arbeidsmiljøutvalg (og ledelse) ikke har fulgt godt nok med om HMSarbeidet ved Balstjord kommunale kulturskole gjennomføres systematisk. Det er f.eks. ikke sjekket ut om kartlegginger av farer og problemer er gjennomført samt om risikovurderinger og handlingsplaner er utarbeidet i samsvar med kravene i arbeidsmiljølovgivningen. Det foreligger brudd på bestemmelsene om arbeidsmiljøutvalgets oppgaver. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf arbeidsmiljøloven 62 sjette ledd og 186 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på og Dere kan også kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer. Med hilsen Arbeidstilsynet Angela Westphal tilsynsleder (sign.) Olaug Iren Fossbakk seniorrådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.

9 PrAdarA VAR REFERANSE 9 av 9 Kopi til: hovedverneombud BALSFJORD KOMMUNE KULTURSKOLEN v/enhetsleder, Rådhusgata 11, 9050 STORSTEINNES BALSFJORD KOMMUNE KULTURSKOLEN v/verneombud, Rådhusgata 11, 9050 STORSTEINNES l00 L389991,