Tilsynsrapport og varsel om pålegg

Transkript

1 VA Arbeidstilsynet VARDATO DERES DATO VAR SAKSBEHANDLER Tone Orekåsa, tlf var REFERANSE DERES REFERANSE 1 av 6 SENTRALADMINISTRASJON/RÅDMANNEN Serviceboks STEINKJER Tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi viser til tilsynet hos SPARBU HJEMMETJENESTE den Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Vennligst oppgi vårt referansenummer hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Medvirkning og arbeidsmiljø ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: KONGENS GATE STEINKJER Til stede fra virksomheten: Hilde Jenssen (enhetsleder hjemmetjenesten sør), Guro Strugstad Jenssen (seksjonsleder), Toril Gustavsen (verneombud), Guri Buan Myrslo (tillitsvalgt norsk sykepleier forbund), Bente Pallin (tillitsvalgt fagforbundet) og Lindis Semb (nav POSTADRESSE E-POST TELEFON Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge ORGANISASJONSNR

2 2 av 6 arbeidslivssenter nord trøndelau). Til stede fra Arbeidstilsynet: Tone Orekåsa (seniorinspektør). Line Grethe Holan Husby (seniorinspektør) og Guri Mikkelsen (seniorrådgiver) Tilsynet var på forhånd meldt og ble gjennomført som et møte i virksomhetens lokaler. Arbeidstilsynet startet møte med en kort gjennomgang av satsningen mot helse og sosial sektoren og det ble gitt veiledning om de generelle krav til arbeidsmiljøet i henhold til Arbeidsmiljøloven. Videre hadde enhetslederen sammen med seksjonsleder for Sparbu hjemmetjeneste en presentasjon av sykehjemmet, om blant annet Sparbu hjemmetjenestes organisering, vernetjenesten og utfordringer de opplever i hverdagen. Organisering Sparbu Hjemmetjeneste er organisert under enhetsleder for Hjemmetjenesten Sør. Sparbu hjemmetjeneste har 20 av årsverkene og dette utgjør 35 turnuslinjer. De 35 turnuslinjene betjener Hamrum eldresenter, hjemmehjelpen og hjemmesykepleien tilhørende Sparbu distrikt. Det opplyses om at Sparbu hjemmetjeneste er et stort geografisk område. tilsynet opplyses det om at enhetsleder og seksjonsledere har deltatt i kommunens HMSopplæring. Enhetsleder og seksjonsleder har faste møter 2. hver uke og det er utarbeidet en Årsplan som er felles for hele Hjemmetjenesten Sør. Det kommer imidlertid frem i planen aktiviteter og forebyggende tiltak som omhandler Sparbu Hjemmetjeneste. Medvirkning og vernetjenesten Virksomheten har verneombud som har gjennomført nødvendig HMS-opplæring. Verneombudet blir involvert i HMS-arbeidet gjennom blant årlige vernerunder og brannøvelser. Ansatte kan komme med saker, men det blir opplyst at det ikke skjer så ofte. I tilsynet kom det frem at ved personalmøter hadde verneombudet et fast innslag» verneombudets kvarter «. Videre i tilsynet ble det opplyst om at leder, verneombud og tillitsvalgte har faste møter. Møtene blir brukt til å drøfte turnus, diskutere eget arbeidsmiljø, evaluere tiltak og behovet for nye vurderinger av arbeidsmiljøet. Bedriftshelsetjeneste tilsynet kommer det frem at det har vært et tett samarbeid mellom Sparbu Hjemmetjeneste og bedriftshelsetjenesten. Sparbu Hjemmetjeneste har i samarbeid med bedriftshelsetjenesten Friskgården, en periodeplan for bistand og aktiviteter integrert i Årsplan for hjemmetjenesten Sør. I 2011 ble det gjennomført «jobbskygging» for å se på de ergonomiske utfordringer og samtidig veilede i blant annet ergonomiske prinsipper og forflytningsteknikk. I 2013 skal det blant annet gjennomføres en vemerunde med kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet samt delta på et samarbeidsmøte med verneombud. HMS -arbeid Sparbu Hjemmetjeneste sørger for at ansatte får medvirke i det systematiske HMS- arbeid. Det kartlegges og vurderes relevante utfordringer og tiltak gjennomføres. Det er faste møter mellom leder, verneombud og tillitsvalgt og hvor det blant annet drøftes og evalueres seksjonens arbeidstidsordninger. Videre opplyses det om at er flere uformelle møter mellom verneombud og

3 3 av 6 tillitsvalgte hvor eget arbeidsmiljø tas opp. Verneombudet går vernerunder hvor det da i forkant av vernerunden sendes ut skjema til ansatte. Ledere, verneombud og tillitsvalgte sier i tilsynet at Steinkjer kommunes nye EQS vil bidra til å gi en bedre oversikt av virksomheten og gi et forbedret systematisk HMS arbeid. I tilsynet trekkes frem det nye EQS systemet og spesielt metoden for kartlegging og risikovurdering og vernerunder. I tilsynet kommer det frem at svært få avviksmeldinger blir skrevet og at det er først og fremst sykepleierne som skriver avvik. Det vil være enforbedring om Sparbu Hjemmetjeneste gjennomgår avvikssystemet med ansatte og slik at ansatte får en fellesforståelse for hva som er avvik knyttet til eget arbeidsmiljø og HMS-arbeid. Tilrettelegging og sykefraværsoppfølging I tilsynet opplyses det at sykefraværet er på 13%, og at den har vært stabil de siste år. Største delen av fraværet er langtidsfraværet. Sparbu Hjemmetjeneste knytter mye av dette fraværet til muskel og skjelettplager. Videre kommer det frem at Sparbu Hjemmetjeneste jobber systematisk med å forbedre nærværet på arbeidsplassen. I tilsynet gis det eksempel på bruk av tilretteleggingsmidler til «kollegastøtte». Videre sies det i tilsynet at det er muligheter for individuell tilrettelegging da det er arbeidsplasser med mindre belastning. Omstilling og endring Steinkjer kommune har egen omstilling og endringsrutine hvor det fremgår at det skal i forkant gjøres en konsekvensvurdering. I kommunes EQS system ligger det skjema for bruk til dette. Samhandlingsreformen: Når det gjelder samhandlingsreformen blir det opplyst på tilsynet at Sparbu hjemmetjeneste har sett konsekvenser av dette, både kapasitets- og kompetanseproblemer. Sykepleierne har økt behov for kompetanseheving som i følge av at pasienter blir tidligere skrevet ut fra helseforetakene og kompleksiteten på behandling og oppfølging er økt. Det nevnes som en utfordring i tilsynet at det kan vær vanskelig å erstatte sykepleierfravær med nødvendig sykepleierkompetanse. Videre opplyses det at Eldresenteret opplever å ha i større grad «sykehjemsomsorg» og hvor utfordringene er riktig bemanning og kompetanse. Det ble sagt i tilsynet at samarbeidet med formidlingskontoret er viktig for blant annet planlegging rundt mottak av nye pasienter og som sikrer nødvendige ressurser og kompetanse for behandling og oppfølging. Samtidig opplyses det om mangelfulle opplysninger fra helseforetaket, eksempelvis medisiner som ikke følger pasienten og at pasienten oppleves som sykere enn hva som er gitt av informasjon fra helseforetaket. Det opplyses om at det blir skrevet avvik på dette. Kompetanse Det kommer frem i tilsynet at behovet for mer kompetanse er økt. «Rosehagen», som er et opplæringsprogram for sykepleiere og vernepleiere i Steinkjer kommune, sikrer en videreutvikling og kompetanseheving hos denne faggruppen. Nødvendig spesialkompetanse for samme gruppe blir eksempelvis gitt i forbindelse med overføring og mottak av den enkelte pasient.

4 4 av 6 Videre i tilsynet opplyses det at ansatte får systematisk opplæring i ergonomi og ergonomiske prinsipper. Dette som et av tiltakene for å redusere muskel- og skjelettplager. Den interne opplæringen gjelder også ufaglærte og tilkalling/vikarer. Arbeidstid Det opplyses i tilsynet at arbeidsgiver har kontroll med arbeidstiden til de ansatte. Videre går det frem i tilsynet at arbeidsgiver har vurdert arbeidstidsordningen og det opplyses om at det har vært diskusjoner om turnus og drøftingsmøter med tillitsvalgte. Arbeidstøy og smittevern I tilsynet opplyses det om at Sparbu hjemmetjeneste har tilgang til garderober, men at de sjelden er i bruk. Det er en forbedring om Sparbu Hjemmetjeneste informerer ansatte om at garderobene må brukes, og en kan skifte mellom eget tøy og arbeidstøy. Ansatte skal ha tilgang til hensiktsmessig arbeidstøy og verneutstyr. Arbeidsgiver må ha tilfredsstillende rutiner for vasking og desinfisering av arbeidstøy og verneutstyr. Ved Sparbu Hjemmetjeneste kjøper ansatte eget arbeidstøy og får deler refundert etter en sentral rutine fra Steinkjer kommune. Refusjonskrav er i forhold til stillingsprosent og ansettelsestid. Kommunens oppgave er å ivareta de ansatte og å tilrettelegge arbeidsmiljøet for arbeidstakerne ved håndtering av kjemikalier eller biologisk materiale, slik at arbeidstaker er sikret mot ulykker, helseskader og særlig ubehag. Alle ansatte som kan komme i kontakt med smittsomt eller helseskadelig biologisk materiale skal få utlevert og pålegges bruk av hensiktsmessig arbeidstøy. Alle ansatte vasker arbeidstøyet sitt hjemme etter en rutine/anbefaling som gjelder Hjemmetjenesten Sør. I tilsynet ble det lagt frem en rutinen om vask av arbeidstøy, denne er ikke revidert den senere tid og må vurderes og utarbeides på nytt. Det vurderes å varsle pålegg om utlevering av hensiktsmessig arbeidstøy og at arbeidsgiver utarbeider en rutine for vask av arbeidstøy. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljølovens 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. Vi vurderer å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Biologisk helsefare - utlevering av arbeidstøy og personlig verneutstyr Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne får utlevert og blir pålagt å bruke hensiktsmessig arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr, dersom de helsefarlige biologiske faktorene ikke kan flernes eller unngås. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt:

5 201 3/ av 6 Skriftlig bekreftelse på at arbeidstakerne får utlevert, og blir pålagt å bruke, hensiktsmessig arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-5 første ledd og forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 6-7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sikre at arbeidsmiljøet er tilrettelagt slik at arbeidestaker er sikret mot ulykker, helseskader og særlig ubehag ved håndtering av biologisk materiale. Dersom de helsefarlige biologiske faktorene ikke kan fiernes eller unngås, skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstakerne får utlevert og blir pålagt å bruke hensiktsmessig arbeidstøy og personlig verneutstyr. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-5 første ledd, jf. forskrift om utførelse av arbeid 6-7. Under tilsynet kom det frem at arbeidstakerne ikke får utlevert og blir pålagt å bruke hensiktsmessig arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr. Det foreligger brudd bestemmelsen om arbeidstøy og personlig verneutstyr. Pålegg 2 Biologisk helsefare - rutine for vask og destruksjon av arbeidstøy og personlig verneutstyr Arbeidsgiver skal iverksette rutine for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og 4-5 tredje ledd, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 15-4, forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 6-9 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: Begrunnelse: Virksomheten skal ha nødvendige rutiner og utstyr for å hindre eller motvirke helseskader på grunn av biologisk materiale. Arbeidsgiver skal sørge for at det iverksettes tilfredsstillende rutiner som sikrer at arbeidstøy og personlig verneutstyr, som kan være forurenset av biologiske faktorer, tas av når arbeidsområdet forlates og oppbevares atskilt fra annet tøy og utstyr. Slikt arbeidstøy og personlig verneutstyr skal desinfiseres og rengjøres, repareres eller skiftes ut dersom det er defekt, før det tas i bruk igjen. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i å utarbeide rutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og 4-5 tredje ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 15-4, forskrift om utførelse av arbeid 6-9 og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr.7.

6 6 av 6 Under tilsynet kom det frem at virksomheten har rutine, men rutinen er ikke tilstrekkelig for rengjøring, vedlikehold, reparasjon og utskifting av arbeidstøy og/eller personlig verneutstyr som kan være forurenset av biologiske faktorer. Det foreligger brudd på bestemmelsene om rutine for å hindre helseskader på grunn av biologiske faktorer. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på eller dere kan kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Tone Orekåsa seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Virksomhetens verneombud Enhetsleder Hjemmetjenesten Sør Sparbu HjemmetjenesteTillitsvalgte Sparbu Hjemmetjeneste Seksjonsleder STE1NKJER KOMMUNE AVDELNG FOR BISTAND OG OMSORG, KONGENS GATE 39, 7713 STEINKJER