Notat. Styresak 94/14 O Administrerande direktør si orientering notat nr. 2 Styremøte vedlegg

Transkript

1 Notat Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Fonna HF Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Anne Hilde Bjøntegård Tilsyn ved eining for Patologi Styresak 94/14 O Administrerande si orientering notat nr. 2 Styremøte vedlegg Fylkesmannen i Hordaland hadde 7. og 8. mai 2014 eit tilsyn ved eining for Patologi. Det kom til saman fem avvik i tilsynet: 1. Helse Fonna har definert fleire områder med risiko for svikt i Seksjon for patologi, utan at det er sett i verk tilstrekkeleg førebyggjande og kompenserande tiltak på desse områda. 2. Ansvaret til seksjonsleiar og funksjonsleiar er ikkje tilstrekkelig avklart. Praksis er ikkje i samsvar med stillingsomtalen og organisasjonskart. 3. Kompetanseutviklinga av dei tilsette i seksjonen skjer ikkje på ein planlagt og systematisk måte. 4. Medarbeidarane sin kompetanse og medverknad blir i for liten grad brukt i utviklinga av seksjonen. 5. Systematisk arbeid med å utvikle, sette i verk og følgje opp at standardiserte rutinar blir følgde, blir ikkje i tilstrekkelig grad gjennomført. Administrerande rapporterte tiltaka til styret i Helse Fonna HF etter tilsynet i sak 59/14. Framdrift i forbetringsarbeidet er i tråd med handlingsplan. Hovudfokus i haust har vore etablering av fagsystem med fagansvarlege bioingeniørar og fagbioingeniørar. Dette er innført frå 1. desember Endringa har vore gjennomført som ei omstilling i tråd med føretaket sitt omstillingsdokument. Fagstillingane er gitt til eigne tilsette. Stillingane er sett inn i stillings og lønnsregulativet til NITO (Norges Ingeniør- og Teknologiorganisasjon). Det er òg definert og fordelt ansvar og oppgåver som ikkje høyrer heime under fag men under drift og IKT. Det er vidare laga revidert stillingsbeskriving for funksjonsleiar. Ny funksjonsleiar er tilsett. Forbetringsarbeid framover vil ha fokus på utarbeiding av prosedyrar og opplæringsplaner. Samstundes vil det bli gjennomført opplæring av nye tilsette. Arbeid med å sikre svartider og kvalitet vil òg helde fram. Vidare vil det vere fokus på rekruttering, på innflytelse og medverknad frå tilsette, på HMS tiltak og på oppfølging av sjukefråvær. Det er tilsett fleire bioingeniørar i haust. Det er vidare plan om å tilsette ein patolog til. Aktuell kandidat vitja Haugesund for intervju november. Omstillingsprosessen skal evaluerast første gong i desember 2014, og deretter etter eitt år. Plan og metode for evaluering vil bli utarbeid.

2 Handlingsplan Patologi Helse Fonna HF DATO Ikke startet Under arbeid Prosjekt Handlingsplan patologi etter tilsyn Forsinket Prosjektleder Klinikk og seksjonsleder. Ferdig Milepæl Aktiviteter Start dato Ferdig dato Ansvarlig Status Kommentar 1. Kommunikasjon Formell saksbehandling Møte med personalet, oppsummering etter Klinikk Ferdig tilsyn Regelmessige møter med seksjonsleder og fortløpende Klinikk Under arbeid funksjonsleder Møte med ledere, tillitsvalgte og verneombud, Klinikk Ferdig skisse til prosess Møte med personalet, prosess og nedsetting Klinikk Ferdig av arbeidsgruppe Møte med seksjonsleder og funksjonsleder, Klinikk Ferdig roller ansvarsfordeling Første møte i arbeidsgruppe handlingsplan Klinikk Ferdig Andre møte i arbeidsgruppe handlingsplan Klinikk Ferdig Tredje møte i arbeidsgruppe handlingsplan Klinikk Ferdig Møte internt i seksjonen - ferdigstillelse av kart Seksjonsleder Ferdig over fagfunksjoner Fjerde møte i arbeidsgruppe handlingsplan Klinikk Ferdig Første møte omstillingsgruppe Klinikk Ferdig Andre møte omstillingsgruppe Klinikk Ferdig Tredje møte omstillingsgruppe Klinikk Ferdig Fjerde møte omstillingsgruppe Klinikk Ferdig Femte møte omstillingsgruppe Klinikk Ferdig

3 Orientering og avklaringer med AD fortløpende Klinikk Under arbeid Orientering styret Administrerende Ferdig Om tilsynsrapport og hoved innhold tiltak Orientering styret Administrerende Ferdig Orientering styret Administrerende Under arbeid Handlingsplan ferdig - klar til drøfting Klinikk Ferdig Frist oversendelse fylkeslegen Drøftingsmøte 1 - opprettelse av omstillingsprosess Administrerende Ferdig Drøftingsmøte 2 - opprettelse av omstillingsgruppe Drøftingsmøte 3 - gjennomføringsplan for omstillingsprosess Drøftingsmøte 4 - etter individuelle samtaler før iverksetting av endring Klinikk Ferdig Arbeidsgruppen endres til omstillingsgruppe Klinikk Ferdig Risikovurdering, framdriftsplan, kommunikasjonsplan Klinikk Ferdig AMU-saksbehandling av omstillingsprosess Klinikk Ferdig AMU- sak evaluering av omstillingsprosess Klinikk Ikke startet 3. Avvik nr. 1 dd.mm.åå Forebyggende og kompenserende tiltak på områder med risiko for svikt Tilsetting av flere bioingeniører Seksjonsleder Ferdig Tilsatt tre. Totalt 9 faste ansatte bioingeniører Tilsetting av patolog nr Seksjonsleder Under arbeid Aktuell kandidat funnet - første intervju avholdt Oppfølging av sykemeldte fortløpende fortløpende Funksjonsleder og HR- Under arbeid Utarbeide system for fordeling av oppgaver for å sikre kvalitet på flere personer BHT Seksjonsleder Ferdig Utvikling av fagsystem med fagansvarlige ingeniører

4 4. Avvik nr. 2 Ansvarsforhold mellom seksjonsleder og funksjonsleder Sikre klarhet i ansvarsforhold mellom fagansvarlige ingeniører og ledere Seksjonsleder Ferdig Utarbeidelse av stillingsbeskrivelser for fagansvarlige Tilsettingsprosess fagansvarlige Seksjonsleder Ferdig Alle stillinger for fagansvarlig er tilsatt 5. Avvik nr. 3 Manglende systematisk kompetanseutvik ling Gjennomgang av ansvar oppgaver og Seksjonsleder Ferdig fullmakter til konstituert funksjonsleder Gjennomgang av ansvar oppgaver og Seksjonsleder Ferdig fullmakter til fast funksjonsleder Tilsettingsprosess funksjonslederstilling Seksjonsleder Ferdig Kandidat tilsatt og tiltrådte 1. desember Utarbeide opplæringsplaner for nyansatte Fagansvarlige Ikke startet Utarbeide kompetanseplaner for alle Fagansvarlige Ikke startet medarbeidere Videreutvikling av prosedyrer fortøpende fortløpende Fagansvarlige Under arbeid Seksjonsleder sikrer dette sammen med fagansvarlige 6. Avvik nr.4 Medarbeidere opplever ikke reell medvirkning Ikke startet

5 Individuelle samtaler for innhenting av forslag - synspunkt før omstilling Sikre arbeidsgruppe og omstillingsgruppe som arena for diskusjoner rundt omstillingen Medvirkning og kommunikasjon som tema i personalmøter Avklaring av møtestruktur mellom ledelse og fagansvarlige Seksjonsleder Ferdig Tydelig mål og ramme for individuelle samtaler Seksjonsleder Under arbeid fortløpende fortløpende Seksjonsleder Under arbeid Seksjonsleder Under arbeid 7 Avvik nr 5 Faglige prosedyrer blir ikke fulgt og det blir i liten grad stilt produksjonskrav Ikke startet Utarbeide system for oppfølging og revisjon av Fagansvarlige Under arbeid faglige prosedyrer Utvikle kvalitetsparametre - måleparametre Fagansvarlige Under arbeid 8. Når organisasjonsen dring er gjennomført Ikke startet Sluttføring av omstillingsprosess Klinikk Under Når alle arbeidsavtaler er arbeidomstilli inngått ng sluttført - evaluering påbegynt Umiddelbar evaluering av omstillingsprosess Klinikk Under arbeid Gjenoppretting av arbeidsgruppen Klinikk Under arbeid Arbeidsgruppen gjenopprettes når omstillingen er ferdig Evaluering etter ett år Klinikk Ikke startet