SvarUt Astrid Øksenvåg, prosjektleder KS SvarUt Steinar Carlsen, Bergen kommune
SvarUt Brev Hva er SvarUt? Sak/Arkiv En løsning for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og Fagsystem som sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost SvarUt loggfører, overvåker og kontrollerer Svar Ut har vært i drift i Bergen kommune i ca 1 år
Innbyggere, næringsliv og organisasjoner Felles prosesstilnærming digitale tjenester Tjenestebeskrivelse Elektronisk skjema/ dialog Saksbehandling Vedtak/ Svar SvarUt Elektronisk dialog Politisk behandling ID Hvorfor SvarUt Kommunenes behov Forventninger fra våre målgrupper (innbyggere, næringsliv og organisasjoner) Regjeringens mål/krav
Hva skal det bli? Prosjektet KS SvarUt Kommunal felleskomponent (sentralisert løsning) Forvaltning av felleskomponenten
28.09.2012 Erfaringer fra Bergen kommune v/steinar Carlsen
Status i Bergen kommune Saksbehandler slipper å tenke på utsending - automatisk utsending etter elektronisk godkjenning i sak- arkivsystemet Bergen kommune har etablert én felles løsning for elektronisk utsending Bergen kommune får én avtale for all pakking, konvoluttering, frankering og utsending (sentralisert utsending) med automatisk fakturering til riktig kostnadssted Har loggføring og kontroll på alle utsendinger
SvarUt Bergen kommune Løsningen ble først innført for byggesaker ved Etat for byggesak og private planer (EBPP) i februar 2011. Ved årsskiftet 2012 ble oppmåling/deling EBPP innlemmet og Samferdselsetaten fra 1. februar 2012. EBPP/Private planer startet 16.april 2012. Forsendelsene er pt dokumenter fra Sakarkivsystemet.
Sak- arkivsystem Altinn SvarUt Forsendelsesarkiv 1 Integrasjon a Integrasjon 2 Opplast b Integrasjon Manuell opplast Logg og konfigurasjon Sentralisert utsending
Gevinstidentifisering SvarUt Bergen kommune Tabellen indikerer kostnadene til porto, frankering og utskrift for 2011:
Gevinster SvarUt Bergen kommune Ved bruk av sentralisert utsending; Kr 10,- per forsendelse Ved elektronisk utsending og lesing; Kr. 23,- per forsendelse Ved bruk av elektronisk meldingstjeneste blir mottaker varslet per epost eller sms om ny melding fra Bergen kommune Forenklede arbeidsprosesser Oppnå digitalt førstevalg/digital forvaltning Bedre sikkerhet og økt omdømme
Noen forutsetninger Innføring av elektronisk arkiv/elektronisk godkjenning hvis ikke manuell opplast Tilføring av korrekte metadata til sak - fødselsnummer/organisasjonsnummer - Adresse
28.09.2012 Kommunal felleskomponent KS SvarUt
KS SvarUt prosjektet Én løsning for alle kommuner og fylkeskommuner Standardiserte grensesnitt (WS) for overføring fra eksterne systemer f.eks. sakarkivsystemer til SvarUt En felles avtale for kommunene for SvarUt inkludert overføring til elektronisk meldingstjeneste Valgfritt om en ønsker sentralisert print utsending Styrt og forvaltet av KommIT (driftsmodell avklares)
KS SvarUt prosjekt
KS SvarUt - kommunal felleskomponent Bruker Manuell innsending Nei Forsendelses - arkiv Send Post Automatisk utsending? Ja Printleverandør Nei Nei Gyldig? Ja Arkiver fil og send meldingsvarsel Lest? Manuell utsending Nei Eksternt system Innsending over Webservice Ja Forsendelse utført meldingsboks
Fremdrift i KS SvarUt prosjektet Utvikling av KS SvarUt komponent Pilotkjøring Bærum kommune Trondheim kommune Røyken Kommune (Drammen IKT) Fusa kommune Askøy kommune Bergen kommune (Oslo kommune) Forvaltning overleveres KommIT
Hvordan tar en kommune i bruk SvarUt? Kommunen kontakter forvalter av SvarUt og blir tildelt brukernavn og passord Kommunen konfigurerer løsningen gjennom et web-grensesnitt SvarUt er nå klar til bruk 28.09.2012
Eksterne systemer Altinn SvarUt 1 Integrasjon Forsendelsesarkiv a Integrasjon 2 Opplast b Integrasjon Manuell opplast Logg og konfigurasjon Print leverandør