«MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» Vår dato: 15.03.2016 Deres dato: «REFDATO» Vår ref.: 2014/4038 Arkivkode:321 Deres ref.: «REF» Kommunereformen og kommunenes sluttbehandling Brevet gir informasjon og presisering av relevante forhold fram til kommunens sluttbehandling for kommunereformen. Vi viser for øvrig til tidligere brev om Fylkesmannens forventninger datert 11.12.2015. Om status i kommunene Kommunenes statusrapporter ved årsskiftet viste at kommunene i fylket stort sett var i sluttfasen av utredningsarbeidet, og vi viser her til vår oppsummering av statusbildet som ble lagt ut på våre nettsider. Mye har imidlertid skjedd siden da, og det pågår nå en rekke forhandlinger med intensjonsavtaler mellom kommuner. Vi registrerer at de politiske prosessene som nå pågår i hovedtrekk er innenfor inndelingen for etablerte samarbeid mellom kommunene i dag. Vi vil spesielt trekke fram tre grupper av kommuner som har gjennomført en rekke forhandlingsmøter i løpet av februar og mars, og har som målsetting å komme fram til fremforhandlede intensjonsavtaler før påske. Disse er: Frosta, Levanger og Verdal Steinkjer, Verran og Snåsa Flatanger, Namsos, Fosnes, Overhalla, Namdalseid, Høylandet. Nesten samtlige av disse kommunene planlegger også gjennomføring av folkeavstemning 23. mai. Videre registrerer vi at det nylig er ferdigstilt et grunnlagsdokument for en intensjonsavtale for etablering av Værens kommune (Stjørdal, Frosta, Meråker, Selbu og Tydal), og at neste steg kan være igangsetting av politiske forhandlinger. Nærøy og Vikna er i dialog om videre prosess, og her er framtidig kommunesenter identifisert som det viktigste spørsmålet når det gjelder kommunesammenslåing. For øyeblikket kan det synes som at situasjonen i Indre Namdal er noe uavklart og åpen. Planlagt felles formannskapsmøte 29.02.15 ble avlyst. Et alternativ for kommunene i Indre Namdal samlet, synes nå mindre aktuelt. Samtidig registrerer Fylkesmannen at det fortsatt ligger til rette for videre dialog og forhandlinger mellom ulike grupperinger i Indre Namdal. Fylkesmannen ser at status med hensyn til politiske prosesser med forhandlinger om nye kommunestrukturer er noe ulikt, og følger spent med på utviklingen. Vi stiller gjerne i felles møter med kommuner og kan også på andre måter bistå. Vi ber også om at vi holdes løpende orientert om vesentlige forhold, blant annet om politiske forhandlingsmøter og om politiske beslutninger som har betydning for kommunens videre prosess i reformarbeidet. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks 2600 Statens hus Strandveien 38 74168000 Sigrid Hynne 7734 Steinkjer Org.nr.: fmntpost@fylkesmannen.no www.fylkesmannen.no/nt 974 772 108
Side 2 av 6 Hvordan jobber vi med grensereguleringer I oppdragsbrev til Fylkesmannen har departementet gjort oppmerksom på at også lokale spørsmål om grensejusteringer må tas opp i kommunereformprosessen. Det er overfor kommunene pekt på at det er ønskelig at uhensiktsmessige grenser blir behandlet som en del av kommunereformen, og at dette inngår i den samme prosessen. Dette har vært tema i flere møter med kommunene i Nord-Trøndelag, og i folkemøter. I Nord- Trøndelag er det identifisert flere områder som kan være aktuelt for grensejustering, hvis dette ikke løser seg selv i forbindelse med en kommunesammenslåing. Det er også tatt egne innbyggerinitiativ. Områder som det er pekt på er: Austra i Nærøy, Leka og Bindal, Verrabotn i Verran, Statland i Namdalseid og Lund i Nærøy. Endringer i kommunegrenser er regulert i Inndelingslova. I lovens formålsparagraf står (utdrag): «.. skape formålstjenelige einningar som kan gi innbyggarane og næringslivet tilfredsstillande tjenester og forvaltning.» Fylkesmannen er opptatt av kommuner som dette kan være aktuelt for, bidrar til å fremskaffe faktagrunnlag og sikrer involvering av berørte parter, slik at også spørsmål om eventuell grensejustering blir en del av sluttbehandlingen av kommunereformarbeidet. Fylkesmannen har derfor tatt initiativ til et felles møte med ordførere i berørte kommuner 11. mars for å diskutere status og fremdrift knyttet til eventuelle grensejusteringer i forbindelse med kommunereformen. Skjønnsmidler knyttet til kommunereform Vi viser til tidligere brev om tildeling av tilbakeholdte skjønnsmidler for 2016, datert 22.02.2016. Det ble her tildelt et flatt grunnbeløp på 100 000 til kommuner som da var i forhandlinger/samtaler om sammenslåing. Gjenstående problemstillinger knyttet til grensejusteringer og avvikling samkommunene, ble også tillagt noe vekt i tildelingen av midler til kommunenes arbeid med reformen. Videre fikk de fem største kommunene tildelt noe ekstra knyttet til innbyggerhøring. Vi vil presisere at en forutsetning for å få utbetalt disse midlene, er at det gjennomføres forhandlinger og arbeid med intensjonsavtaler i 2016. Så vil vi også gjøre oppmerksom på at det fortsatt er skjønnsmidler tilgjengelig til å støtte kommunens prosesser ut over det som er tildelt gjennom 1. tildeling for 2016. Innbyggerinvolvering - høring av innbyggerne Inndelingslova 10 sier at innbyggerne bør høres før kommunestyrene gjør vedtak om en eventuell sammenslåing. Slike høringer kan skje ved folkeavstemning, opinionsundersøkelser, møter eller lignende. Det enkelte kommunestyre må selv ta stilling til hvordan man vil høre sine innbyggere. KS har foreslått 23. mai som felles dato for folkeavstemning for kommunene i fylket. Uavhengig av om man velger å gjennomføre rådgivende folkeavstemning eller ikke i forkant av en beslutning om kommunesammenslåing, er det viktig at kommunene benytter flere måter og kanaler for å informere og engasjere sine innbyggere. Som det også er informert om tidligere dekker KMD inntil 100 000 kr. til hver kommune i forbindelse med høring av - og informasjon til innbyggere. Forespørsel om utbetaling kan rettes til Fylkesmannen. Det er satt noen vilkår for utbetaling av disse midlene: Det skal være et faktagrunnlag å høre innbyggernes mening om, kommunestyret skal ha behandlet dette og tatt et retningsvalg. Tilskuddet gis ikke til kommuner som er i utredningsfasen. KMD har også utarbeidet og inngått en rammeavtale for innbyggerundersøkelser med Opinion AS som kommunene kan bruke. Opplegget kan tilpasses lokale forhold, og
Side 3 av 6 kommunene kan selv legge til spørsmål knyttet til lokale behov. Kommuner som ønsker å bruke avtalen, kan ta kontakt med: Henrik Høidahl, hh@opinion.no (tlf: 992 61 015). Hva må og bør kommunens vedtak inneholde KMDs veileder om formelle rammer i byggingen av nye kommune gir råd om de formelle rammene kommunene må forholde seg til i sammenslåingsprosessen. Det fremgår her at vedtak som fattes innen 1. juli 2016 kun behøver å omhandle hvilke kommuner en ønsker å slå seg sammen med. Det er for eksempel ikke nødvendig å ta stilling til navn på den nye kommunen eller andre tema. Dette må imidlertid betraktes som et minimumskrav til sammenslåingsvedtak, og det er ingenting i veien for at vedtaket kan gå lengre enn dette. Fylkesmannen mener det vil være en fordel dersom vedtaket bygger på en felles framforhandlet intensjonsavtale. En felles intensjonsavtale vil også fungere som et godt utgangspunkt for høring av innbyggerne. For kommuner som følger hovedløpet i reformen med vedtak innen 1. juli, vil sammenslåingen ikke være endelig før etter Stortingets vedtak våren 2017. Ifølge gjeldene Inndelingslov vil formell prosedyre være at Fylkesmannen innkaller til felles kommunestyremøte etter at Stortinget har fattet vedtak. Det er likevel ikke til hinder for at kommuner på eget initiativ kan avholde felles kommunestyremøte før saken behandles i Stortinget, og drøfte punktene i inndelingslovens paragraf 25 (navn, tallet på medlemmer i det nye kommunestyret, kriterium for sammensetning av fellesnemnd osv). Kommuner i hovedløpet har to alternative sammenslåingstidspunkt: 1.1. 2019 eller 1.1.2020. Desto mer som er avklart mellom aktuelle sammenslåingskommuner like etter at Stortinget har behandlet sak om kommunereformen, desto mer ligger da til rette for at iverksetting av sammenslåingen kan skje allerede fra 1.1.2019. Dersom det er ønskelig med iverksetting av sammenslåing allerede fra 1.1.2019, anbefaler vi at aktuelle kommuner er i dialog med Fylkesmannen omkring dette. Kommunens vedtak skal sendes til Fylkesmannen. Vi minner om at fristen for kommunestyrets vedtak er 1. juli. Fylkesmannen ber om at kommunen så raskt som mulig etter kommunestyrets vedtak, sender over saken til Fylkesmannen. Fylkesmannens oppsummering og tilrådning Fylkesmannen skal deretter oppsummere vedtakene i fylke, vurdere om kommunestyrevedtakene er i tråd med målene for reformen og gi departementet en tilrådning om den fremtidige kommunestrukturen i fylket. Fylkesmannens oppsummering og tilråding vil også peke på gjenstående utfordringer i fylket basert på kommunes vedtak, samt beskrivelse av gjenstående utfordringer basert på Fylkesmannens tilrådning dersom denne avviker i forhold til de lokale vedtakene. Fylkesammen vil gi en kortfattet oppsummering og tilrådning, men den vil inneholde flere vedlegg. Vi planlegger blant annet at det utarbeides kommunevise vedlegg som oppsummerer prosessene i hver enkelt kommune.
Side 4 av 6 Denne kan eksempelvis fange opp følgende stikkord: Prosess hvordan kommunen har jobbet, framdriftsplan, organisering, politisk forankring Hvilke alternativer har vært diskutert? Utredinger. Hvordan kommunen har svart opp de 4 målene for reformen. Spesielle forhold Involvering av berørte interesser og resultater fra innbyggerhøringer Foreligger det intensjonsavtaler? Vedtak og begrunnelse for vedtak Vi vil ha nærmere dialog med prosjektlederne i kommunene den 19. april om hvordan vi kan legge opp arbeidet og kvalitetssikring av disse vedleggene. Det vil være en fordel dersom kommunene legger et godt grunnlag slik at Fylkesmannen på en god måte kan beskrive og oppsummere prosessene i kommunene og samtidig kunne trekke ut kommunenes begrunnelser for ulike retningsvalg og vedtak. Dette kan for eksempel være begrunnelser for at sammenslåingsalternativer etter hvert legges bort, eller begrunnelse for kommunestyrets endelige vedtak. Fylkesmannens oppsummering og tilrådning vil sendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet innen 1. oktober, som vil forberede en proposisjon som legges frem for Stortinget våren 2017. Stortingsflertallet er enig om at det er behov for endringer kommunestrukturen for å nasjonale velferdsmål. Stortingsflertallet har vært klar på hva som forventes av kommunene i reformarbeidet. Forventningen strekker seg utover bare det å vurdere om kommunen kan fortsette alene også i ti-årene fremover. Det forventes at kommunene gjennomfører en grundig prosess med nabokommuner, der også innbyggere involveres. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag vil følge Stortingets og regjeringens vedtak om at kommunereformen skal bygge på frivillighet og gode lokale prosesser. I vår tilrådning til departementet vil vi derfor legge vekt på hva kommunene har kommet fram til, og hvilke prosesser som ligger til grunn for beslutningen. Samtidig er det vår oppgave å peke på stryker og svakheter ved løsningen kommunene har kommet fram til, og oppsummere utfordringer i fylket gitt kommunes vedtak. Det vil her være naturlig at Fylkesmannen blant annet kommenterer i hvilket omfang kommunens løsninger baserer seg på interkommunalt samarbeid for å løse kommunenes kjerneoppgaver. Fylkesmannen vil se strukturen i fylket samlet, også opp mot naturlige bo- og arbeidsmarkedsregioner. Fylkesmannen ser det også som naturlig at eventuelle grensejusteringssaker blir en del av vår tilrådning. Neste prosjektledersamling blir 19. april Så langt har vi i samarbeid med KS avholdt 5 samlinger for prosjektledere. Neste samling blir 19. april. Tema for samlingen vil blant annet være: Informasjon og involvering fram til kommunestyrets vedtak og eventuelle folkeavstemninger, sluttbehandling i kommunene (saksframlegg og vedtak), samt Fylkesmannens oppsummering og tilrådning. Hver kommune kan stille med to personer. Påmelding til samlingen kan gjøre på vår kurs og konferansekalender.
Side 5 av 6 Forhandlinger og intensjonsavtaler råd og tips Distriktssenteret har samlet gode eksempler fra hele landet om arbeidet med forhandlinger og utarbeidelse av intensjonsavtaler, og vi oppfordrer til å ta en titt på denne nettsiden: http://distriktssenteret.no/kommunereformen/. Her ligger det også gode eksempler på innbyggermedvirkning. Vi oppfordrer kommunene til å etterstrebe at forhandlingene bygger på åpenhet, likeverdighet og tillit. Fylkesmannen vil avslutningsvis benytte anledningen til å ønske kommunene lykke til i det som også kan bli krevende politiske prosesser for å finne gode løsninger for innbyggerne i Nord-Trøndelag. Med hilsen Inge Ryan Fylkesmann Hans Brattås Kommunaldirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift Likelydende brev sendt til: Frosta kommune Namsos kommune Verdal kommune Høylandet kommune Røyrvik kommune Inderøy kommune Levanger kommune Lierne kommune Verran kommune Overhalla kommune Fosnes kommune Grong kommune Leka kommune Nærøy kommune Leksvik kommune Meråker kommune Snåsa kommune Stjørdal kommune Flatanger kommune Steinkjer kommune Vikna kommune Namdalseid kommune Namsskogan kommune Kopi til: Distriktssenteret Ogndalsveien 2 7713 STEINKJER Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen 7468 TRONDHEIM KS Nord-Trøndelag Postboks 2566 7735 Steinkjer Nord-Trøndelag fylkeskommune Postboks 2560 7735 STEINKJER Fylkesmannen i Nordland Molovn 10 8002 BODØ
Side 6 av 6