DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 8 TILBUDSINVITASJON TIL AVTALE OM UAVHENGIG KONTROLL AV PROSJEKTERING OG UTFØRELSE AV SVØMMEANLEGG REGIONALT BADEANLEGG - RINGERIKSBADET KONKURRANSE MED FORHANDLINGER TILBUDSFRIST 30. MAI 2008 REGLER FOR ANSKAFFELSEN DEL 1 1 INNLEDNING...3
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 8 1.1 Anskaffelsens frmål...3 1.2 Tilbudsinvitasjnens struktur...3 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen...3 2 FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN...3 2.1 Frister...3 2.2 Fremdriftsplan...4 3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE...4 4 KVALIFIKASJONSKRAV...4 5 TILDELINGSKRITERIER...5 6 KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN...6 6.1 Hvedprinsipp fr kmmunikasjn...6 6.2 Kntaktpersner...6 6.3 Rettelse, supplering eller endring av tilbudsinvitasjnen...6 6.4 Tilbudsknferanse...6 7 KRAV TIL TILBUDET...7 7.1 Tilbudets struktur...7 7.2 Reservasjner, avvik g tillegg...7 7.3 Språk...7 7.4 Frmat g antall kpier...7 7.5 Adresse g leveringssted fr tilbudet...8 8 TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER...8 9 BEHANDLING AV TILBUD...8 9.1 Åpning av tilbudene...8 9.2 Alternative tilbud...8 9.3 Tilbud på deler av leveringsmfanget...8 9.4 Avvisning av anbudene...9 9.5 Rett til å avlyse knkurransen...9 9.6 Retur av tilbud...9 9.7 Frtrlig behandling av infrmasjn...9 10 Valg av leverandør...9 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens frmål Ringeriksbadet AS er et nyetablert aksjeselskap sm har til frmål å prsjektere, bygge g eie et reginalt badeanlegg fr Ringeriksreginen. 53% av aksjene i det nye selskapet eies av Hle kmmune g de øvrige 47% eies av Helgelandsmen Næringspark AS.
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 8 Oppførelsen av det reginale badeanlegget RINGERIKSBADET, vil skje sm ttalentreprise. Samlet byggevlum er ca 4000 m2, frdelt på 2.400 m2 bruttareal fr selve badeanlegget g ca 1.600 m2 bruttareal fr tekniske rm/lager. Målet med anskaffelsen er å inngå avtale m uavhengig 3. parts kntrll, slik Kultur- g kirkedepartementet stiller krav m i sin veileder V-0905B Kvalitetssikring ved planlegging g bygging av svømmehaller. Leveransemfang er ytterligere uttrykt i Del 2: Behvspesifikasjn. 1.2 Tilbudsinvitasjnens struktur Tilbudsinvitasjnen er delt inn i 2 deler sm samlet sett utgjør knkurransegrunnlaget: Del 1: Regler fr anskaffelsen Denne delen innehlder blant annet kriterier, regler g frister fr hvrdan selve knkurransen vil bli gjennmført fram til tildeling g signering av kntrakt. Del 2: Behvsspesifikasjn Denne delen innehlder en beskrivelse av ppdraget, fremdrift fr byggeprsjektet g kntraktsbestemmelser. Det anbefales at tilbyder -/ interessent leser g setter seg gdt inn i del 2 før tilbudet. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjrt i DOFFIN g på www.hle.kmmune.n 2 Frister g fremdriftsplan 2.1 Frister 2.1.1 Bekreftelse på mttak av tilbudsinvitasjn Tilbyder må fylle inn g returnere vedlegg A Bekreftelse på mttak av tilbudsinvitasjn til kntaktpersn: daglig leder Bjørn Hartz i Ringeriksbadet AS. 2.1.2 Tilbudsknferanse/befaring Ringeriksbadet AS vil arrangere en tilbudsknferanse/befaring 19. mai 2008. Knferansen vil starte kl 15.00 ved Øknmihuset AS. Se gså punkt 6.4. 2.1.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal være kntaktpersnen i hende senest 30. mai 2008 kl 14.00. 2.1.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til 1. juli 2008 kl 24.00.
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 8 2.2 Fremdriftsplan Ringeriksbadet AS planlegger følgende fremdrift: Dat/tid: Uke 19 2008 Aktiviteter: Tilbudsinvitasjnen gjøres tilgjengelig på www.hle.kmmune.n g DOFFIN/TED. 16. mai 2008 Frist fr å returnere Bekreftelse på mttak av tilbudsinvitasjn g påmelding/spørsmål til tilbudsknferanse. 19. mai kl 15.00 Tilbudsknferanse. 30. mai kl 14.00 Tilbudsfrist. Uke 23 Evalueringer g eventuelle tilbudsavklaringer. Frhandlinger. 13. juni 2008 Utsendelse av intensjnsbrev med klagefrist på 10 dager. 23. juni 2008 Inngåelse av kntrakt. 1.juli 2008 kl 24.00 Vedståelsesfrist på tilbud. 3 Anskaffelsesprsedyre Anskaffelsen gjennmføres sm Knkurranse med frhandlinger etter Frskrift m ffentlige anskaffelser. Alle interesserte gis mulighet fr å levere inn tilbud innen fristen. 4 Kvalifikasjnskrav Fr å kmme i betraktning g bli vurdert videre på tildelingskriterier skal tilbyder dkumentere -/ legge ved: - Skatteattest fr merverdiavgift g skatteattest fr skatt Med skatteattest menes skjemaer fr merverdiavgift g skatt/arbeidsgiveravgift utstedt av skattemyndighetene. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra anbudsfristens utløp. Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende skatteattest fra sine land. - HMS egenerklæring, erklæring m virksmhetens helse- miljø g sikkerhetssystem. Tilbyder skal fremlegge egenerklæring m at han ppfyller lvfestede krav innen helse, miljø g sikkerhet (HMS). Vedlegg D: HMS Egenerklæring skal benyttes - Egenerklæring m lønns- g arbeidsvilkår Frskrift mt ssial dumping skal sikre de enkelte arbeidstakere nrmale lønns- g arbeidsvilkår. Frskriften trer i kraft 1. mars 2008. Vedlegg E: Egenerklæring m lønnsg arbeidsvilkår skal benyttes. - Tilfredsstillende finansiell g øknmisk stilling årsrapprt/regnskap evt utdrag av dette fr 2 siste år skal vedlegges, Ringeriksbadet AS frbehlder seg retten til å kreve ytterligere pplysninger fr å verifisere m tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. - Dkumentert kvalitetsikringsnivå, Redegjørelse av tilbyders kvalitetssikringssystem, sertifisering e.l - Referanseliste g CV er
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 8 referanseliste lignende prsjekter (større svømmeanlegg) siste 3 år, evt viktigste utførte tjenester/leveranser siste 3 år. Det skal pplyses m verdi, tidspunkt g navn på de ffentlige eller private mttakere. CV på aktuelle persner hs tilbyder fr ppfyllelse av avtalen. NB: Det understrekes at disse 6 punktene er kvalifikasjnskriterier g at en utelatelse av nevnte dkumentasjn medfører at tilbudet skal avvises. 4.1 Grense fr antall leverandører sm inviteres til frhandlinger Ringeriksbadet AS ser det ikke gjennmførbart å innlede frhandlinger med flere enn 5 tilbydere. Disse 5 tilbyderne vil bli plukket ut etter tilbudsfristen 30. mai 2008. De 5 tilbyderne med best g flest dkumenterte referanseprsjekt g CV er fra større svømmeanlegg vil bli tatt inn i de videre frhandlingene. 5 Tildelingskriterier Ringeriksbadet AS vil tildele kntrakt til de eller det fr Ringeriksbadet AS øknmisk mest frdelaktige anbud på grunnlag av en samlet vurdering av følgende kriterier: - Pris (60%) Timepris inkl reise g diettkstnader byggeleder. Eventuelle administrative kstnader skal være dekket inn i timepris. Anslått hnrarramme - Gjennmføringsevne/dyktighet (40%) Kvalitet (60%) Tid (30%) Risik (10%) Kmpetanse g erfaring med større svømmeanlegg (jf CVer g referanser) Beskrivelse av arbeidsmetde/kvalitetssikring Anslag på tidsfrbruk Tidligere resultater g målppnåelse ift fremdrift (jf CVer g referanser) Reservasjner/tillegg ved anbudet (jf vedlegg F) 6 Kmmunikasjn i tilbudsperiden 6.1 Hvedprinsipp fr kmmunikasjn All kmmunikasjn skal være på nrsk. Alle spørsmål g henvendelser angående denne tilbudsinvitasjnen skal rettes til Ringeriksbadet AS sin kntaktpersner, ref.: 6.2 Kntaktpersn. Spørsmålene skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennmgått g besvart på en generell g annymisert måte, g vil bli tilsendt samtlige tilbydere. 6.2 Kntaktpersn Alle spørsmål vedrørende denne knkurransen skal rettes til
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 8 Daglig leder Bjørn Hartz, tlf 90579717 Oppdragsgiver/byggherre: Ringeriksbadet AS c/ Øknmihuset v/ daglig leder Bjørn Hartz Kartverksveien 11 3511 Hønefss E-pst: bjrn.hartz@khuset.n 6.3 Rettelse, supplering eller endring av tilbudsinvitasjnen Rettelser, suppleringer eller endringer av tilbudsinvitasjnen vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere sm har returnert Bekreftelse på mttak av tilbudsinvitasjn, g sm har bekreftet at de har til hensikt å gi tilbud. 6.4 Anbudsknferanse Ringeriksbadet AS vil arrangere en tilbudsknferanse hvr de viktigste tekniske g merkantile aspekter i tilbudsinvitasjnen vil bli gjennmgått. 6.4.1 Spørsmål Spørsmål sm ønskes besvart på knferansen skal meddeles til kntaktpersnen skriftlig i henhld til 6.1 Hvedprinsipp fr kmmunikasjn. Tilbydere kan gså stille tilleggsspørsmål på knferansen. Ringeriksbadet AS vil besvare disse på knferansen i den grad det er mulig, g eventuelt ettersende svar på ubesvarte spørsmål. Spørsmål g svar vil bli frdelt til alle tilbydere. 6.4.2 Påmelding av deltakere Tilbyder må innen fristen varsle Ringeriksbadet AS skriftlig m hvilke persner sm vil delta. Påmelding kan gjøres sammen med innsendelse av Vedlegg A Bekreftelse på mttak av tilbudsinvitasjn. 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudets struktur Tilbudet skal bestå av følgende deler: 1. Signert tilbudsbrev etter frmat i vedlegg B Tilbudsbrev. 2. Dkumentasjn av kvalifikasjnskrav i tråd med punkt 4. 3. Svarskjema vedlegg C. 4. Eventuelle reservasjner/tillegg vedlegg F. Tilbyder skal ppgi: Firma pplysninger: Firmanavn g firmaadresse
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 8 Organisasjnsnummer Bank nummer Utenlandske tilbydere skal gså ppgi: Bank adresse g CLEARING/SWIFT kde 7.2 Reservasjner, avvik g tillegg Dersm tilbyder har reservasjner eller tillegg til de kmmersielle eller tekniske betingelser skal de samles g presiseres sm anvist av tilbudets del 1 under vedlegg D. Dersm tilbyder velger å ikke besvare eventuelle spørsmål i tilbudsinvitasjnen, skal dette begrunnes. 7.3 Språk Tilbudet skal være på nrsk. 7.4 Frmat g antall kpier 7.4.1 Innbinding Tilbudet skal være innbundet i perm med skilleark fr hver del g hvert vedlegg. Hver perm skal merkes med tilbyders navn, perm nummer g anbudsinvitasjnsnummer. Arkene skal ikke stiftes g skal kunne tas enkelt ut av permen Katalger, brsjyrer g eventuelt tilsvarende infrmasjn legges i egne permer i tilsvarende antall. 7.4.2 Emballering 7.4.3 Merking Permene skal legges i dbbelt knvlutt/innpakning. Indre knvlutt/innpakning skal merkes med: TILBUD PÅ UAVHENGIG KVALITETSKONTROLL RINGERIKSBADET, ÅPNES KUN AV ADRESSAT VED TILBUDSÅPNING 30. Mai 2008 Ytre knvlutt/innpakning merkes med adresse sm angitt i punkt 7.5. 7.4.4 Antall kpier g prgramvare frmat Tilbudet skal fremsendes i papir g elektrnisk versjn (MS Office 2000/Windws XP) med 1 riginal g 1 arbeidskpier. 7.5 Adresse g leveringssted fr tilbudet Tilbudet sendes per pst eller leveres til: Ringeriksbadet AS c/ Øknmihuset AS v/daglig leder Bjørn Hartz Kartverksvn 11
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 8 3511 Hønefss NB! Husk emballering g merking av knvluttene sm beskrevet under punkt 7.4. Tilbudet kan gså etter avtale leveres ved persnlig ppmøte samme sted. 8 Tilbyders deltakelseskstnader Kstnader sm tilbyder pådrar seg i frbindelse med utarbeidelse, levering, g ppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert. 9 Behandling av tilbud 9.1 Åpning av tilbudene Åpning av mttatte tilbud vil begynne 30 minutter etter tilbudsfrist. Det gjennmføres lukket tilbudsåpning. 9.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative utførelser. 9.3 Tilbud på deler av leveringsmfanget Det er ikke adgang til å gi anbud på deler av mfanget. 9.4 Avvisning av tilbudene Ringeriksbadet AS frbehlder seg retten til å avvise frsinkede eller mangelfulle tilbud. 9.5 Rett til å avlyse knkurransen Ringeriksbadet AS frbehlder seg retten til å avlyse knkurransen. Ringeriksbadet AS kan ved saklig grunn avlyse knkurransen etter Frskrift m ffentlige anskaffelser 22-1. 9.6 Retur av tilbud Ringeriksbadet AS vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere sm ikke blir valgt. 9.7 Frtrlig behandling av infrmasjn Ringeriksbadet AS vil behandle all infrmasjn fra tilbyder frtrlig. Tilbyder kan ikke ffentliggjøre hele eller deler av tilbudsinvitasjnen uten skriftlig tillatelse fra byggherren. 10 Valg av leverandør Tilbydere sm ikke blir valgt vil få tilbakemelding på - hvem sm ble valgt, g krt begrunnelse fr hvrfr de selv ikke ble valgt.