KONKURRANSEGRUNNLAG. Rammeavtale for undervisning i språk og kulturforståelse - spansk SAKSNR. 12/08283

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for undervisning i språk og kulturforståelse - spansk SAKSNR. 12/08283 KONKURRANSE MED FORHANDLING I ETT TRINN FOA del I og II Side 1 av10

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 5 3. KOMMUNIKASJON 6 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 6 5. INNLEVERING AV TILBUD 7 6. BEHANDLING AV TILBUD 8 7. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING 9 9. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10 Side 2 av10

3 1. INNLEDNING 1.1 Formål Utenriksdepartementet, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i konkurranse, med sikte på å inngå avtaler om kjøp av undervisningstjenester i spansk språk og kulturforståelse. 1.2 Om oppdragsgiver Utenriksdepartementet og de 103 utenriksstasjonene, som inkluderer ambassader (85), faste delegasjoner (7), generalkonsulater (8) og andre representasjoner (3) utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som i dag teller ca personer, hvorav 850 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 670 utsendte fra Norge sammen med ca. 970 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. Mer informasjon om UD finnes på: Oppdragsgiver for avtalen er Språkenheten i Utenrikstjenestens kompetansesenter (UKS). UKS har ansvar for utenrikstjenestens samlede kurs- og opplæringsvirksomhet. Kursdeltakere er i hovedsak ansatte i Utenriksdepartementet og på norske utenriksstasjoner, samt Norads ansatte. Språkenheten har ansvar for all intern språkopplæring for ansatte i UD og Norad. Den ledes av en underdirektør og har for øvrig 6 fast ansatte medarbeidere/ språkrådgivere. For ytterligere informasjon: Behovsbeskrivelse Språk- og kulturforståelse er blant utenrikstjenestens viktigste arbeidsverktøy og er definert som deler av Utenriksdepartementets kjernekompetanse. For å nå sine virksomhetsmål skal UD disponere hensiktsmessig og tilstrekkelig kompetanse innenfor språk og kulturforståelse. Arbeidet som nedlegges i forbindelse med tilegnelse, utvikling og vedlikehold av denne kompetansen, skal gjenspeile de utenrikspolitiske målsettingene og være forankret i analyser av eksisterende og fremtidig behov og kompetansegap. Opplæringen i språk og kulturforståelse skal være nært knyttet til UDs virksomhet og gi den enkelte medarbeider nødvendige språkkunnskaper for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver og være forberedt til forestående utreise. Eksisterende språkkompetanse skal vedlikeholdes i et langsiktig perspektiv, slik at kompetansen i minst mulig grad forvitrer i perioder da språket ikke er i aktiv bruk. Det Side 3 av10

4 legges stor vekt på at kursene er virksomhetsnære, og reflekterer den enkelte medarbeiders språklige behov. Det har frem til nå vært avholdt følgende typer kurs: obligatorisk språkopplæring av aspiranter (over tre semestre), gruppeundervisning på ulike nivåer, en-til-en vedlikeholdsundervisning (B1 eller høyere), coaching (spesifikt fagrelatert), og intensivkurs av 1 2 ukers varighet. I tillegg kommer utreiseforberedende kurs (særlig i vårsemesteret) for de(n) utreisende og deres medfølgende familie(r). Tendensen over tid viser at 1-1 opplæringen øker i omfang. Leverandøren må påregne at det meste av undervisningen må skje innenfor ordinær arbeidstid. Leverandøren må kunne gi undervisning i alle disse kursformene og ha kompetanse om det europeiske rammeverket for språk. Leverandøren må også kunne gi bistand ved språktesting. All undervisning og møtevirksomhet foregår i kundens lokaler i Utenrikstjenestens kompetansesenter. I 2011 ble det undervist i 24 språk ved UKS. De prioriterte 8 språkene er arabisk, engelsk, fransk, kinesisk, portugisisk, russisk, spansk og tysk. I 2011 deltok totalt 330 personer i språkundervisningen til UKS. Det ble gjennomført 1039 undervisningstimer fordelt på 76 kursplasser i spansk. Det tas sikte på å inngå avtaler med inntil 5 språklærere i spansk som kan undervise på alle nivåer. Selv om en tilbyder leverer CVer for flere personer vil de bli vurdert enkeltvis. 1.4 Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlag (dette dokument) - Vedlegg 1: Utkast til kontrakt - Vedlegg 2: HMS-egenerklæring - Vedlegg 3: Egenerklæring om vandel - Vedlegg 4: Mal for beskrivelse av kompetanse (CV) 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Side 4 av10

5 Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling i ett trinn. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin. 1.7 Gjennomføring av forhandlinger De 7 beste leverandørene i henhold til tildelingskriteriene vil bli invitert til et forhandlingsmøte hver. På møtet vil tilbudet bli gjennomgått. og leverandøren vil gis en mulighet til å levere et revidert tilbud basert på tilbakemeldinger som er gitt under forhandlingsmøtet. 1.8 Kontrakt Kontraktsperioden er fra og med signeringsdato til og med Begge parter har anledning til å si opp avtalen uten nærmere begrunnelse med 3 måneders oppsigelsestid. Oppsigelse medfører oppsigelse av rammeavtalen og dermed muligheten til å bestille tjenester. En oppsigelse av avtalen vil ikke berøre allerede avtalte bestillinger. Kontraktstype er Statens Standardavtale Kjøp av konsulentbistand, se vedlegg Anskaffelsens verdi Utfra tidligere års omsetning vurderes den samlede verdien av anskaffelsesbehovet for undervisning i spansk til ca kroner pr år. Verdianslaget er med forbehold og er ikke forpliktende for UD. Undervisningstjenester er p.t. fritatt for merverdiavgift. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått i 60 dager etter siste revidering av tilbud. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt senest innen klokken Side 5 av10

6 2.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Frist for å stille spørsmål Frist for å levere tilbud klokken Forhandlinger Uke Frist revidering av tilbud Innstilling Klagefrist Signering av kontrakter Uke Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig med henvisning til saksnummer 12/08283 pr. e-post til Kontaktperson er rådgiver Hanne Rennesund i Departementenes servicesenter; DepKjøp. 3.2 Språk All kommunikasjon i denne konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget oppfordres tilbyder til umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Spørsmål til konkurransegrunnlaget må sendes DepKjøp innen fristen som er angitt for dette. Spørsmålene med svar anonymiseres og legges ut på Doffin. 4.2 Endringer Det vil bli informert om eventuelle endringer på Doffin. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. Side 6 av10

7 5. INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Innleveringsform Det skal leveres inn ett eksemplar av tilbudet i papirversjon i en perm som er merket med tilbyderens navn, anskaffelsens navn og saksnummer. I tillegg leveres tilbudet på CD (av sikkerhetsmessige årsaker kan minnepinner ikke mottas). Ved motstrid er det papirversjonen som gjelder. Tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt merket med: Departementenes servicesenter v/hanne Rennesund Kontortjenesteavdelingen, DepKjøp Tilbud Rammeavtale for undervisning i språk og kulturforståelse - spansk Saksnr. 12/ Innleveringssted Tilbudet skal leveres til: Departementenes servicesenter Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Personen som leverer tilbudene må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering. Dette grunnet sikkerhetsmessige rutiner i DSS. Tilbudet kan alternativt sendes til: Departementenes servicesenter v/hanne Rennesund Kontortjenesteavdelingen, DepKjøp Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Merk konvolutten: Tilbud Rammeavtale for undervisning i språk og kulturforståelse spansk, Saksnr. 12/08283 Tilbyder har risikoen for at Oppdragsgiver har tilbudet i hende innen tilbudsfristens utløp. Side 7 av10

8 6. BEHANDLING AV TILBUD 6.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. 6.2 Avvisning/avlysning Regler for avvisning av tilbud er angitt i FOA 11-10, og Reglene for avlysning er angitt i FOA Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne tilbudene. 7. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON. Bare kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. 7.1 Skatteattester Tilbyderne skal fremlegge en attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av kemnerkontoret, og en attest på betalt merverdiavgift utstedt av skattefogdkontoret. De to attestene må ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen. Attestene må vedlegges tilbudet og foreligge senest innen tilbudsfristen. Tilbudet kan bli avvist dersom attester ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder. Virksomheter som utelukkende har undervisningsvirksomhet som næring trenger ikke å levere mva-attest. 7.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid (dvs. tjenester) i Norge skal fremlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet, herunder Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) FOR nr Mal for dette er vedlagt konkurransegrunnlaget. 7.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder har et lovlig etablert foretak. Vandel. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg 3, Egenerklæring om vandel. Dokumentasjonskrav: Organisasjonsnummer må dokumenteres. Side 8 av10

9 Vedlegg 3 Egenerklæring om vandel skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. 7.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag de siste 3 år. Søker må oppgi minst 1 relevant leveranse de siste 3 år. Dette kan knyttes til de personene som har utført oppdraget hvis selskapet er nyetablert. Leverandøren må ha relevant kompetanse innenfor undervisning og tilstrekkelig bemanning til å kunne utføre oppdraget. Dokumentasjonskrav: Leverandørens tilsvarende oppdrag de siste 3 årene, inkludert omfang (innhold, målgruppe mv), tidspunkt og mottaker. Her skal det gis opplysninger om anskaffelsens verdi og varighet. I tillegg skal det angis kontaktinformasjon hos oppdragsgiver. For leverandører med mer enn en ansatt skal det gis en oversikt over leverandørens totale bemanning som er relevant for dette oppdraget. Det skal oppgis antall ansatte eller personer en disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. 8. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING 1 Høyere utdanning, inkl. pedagogikk som beskrevet i CV punkt 7 og 9 2 Arbeidserfaring som språklærer og erfaring med å skreddersy undervisningsopplegg for voksne som beskrevet i CV punkt 10 og 11 og % 35 % 3 Erfaring fra arbeid i offentlig sektor og kunnskap om norsk forvaltning/utenrikstjenesten - som beskrevet i CV punkt 12 og % 4 Kompetanse på digitale medier som beskrevet i CV punkt % 5 Norskkunnskaper som beskrevet i CV punkt 6 10 % Side 9 av10

10 6 Pris 15 % Pris Prisen som skal angis er timepris (undervisningstime = 45 minutter), inkl. tid til nødvendig for- og etterarbeid, for undervisningstjenestene. Det skal angis to timesatser; én for undervisning på nivå A1 B1, og én for undervisning på nivå B2 C2. De to vil bli vektet likt. I tillegg skal det angis en administrativ timesats (pr klokketime) for deltagelse på samarbeidsmøter og lignende. Denne skal ikke inkludere forberedelser. Ut 2012 har UD operert med egne fastsatte satser for språkundervisning. Satsene har (avhengig av kompetanse og erfaring) vært fra kroner for undervisning på lavere nivå og for undervisning på høyere nivå. Den administrative timesatsen har vært på 200 kroner. 9. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: 0. Tilbudsbrev 1. Skatteattester og HMS-egenerklæring 2. Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling, herav egenerklæring om vandel 3. Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner 4. Beskrivelse av kompetanse (CV). Det er ikke anledning til å levere mer enn 6 CVer 5. Dokumentasjon av norskkunnskaper 6. Eksempel på undervisningsopplegg 7. Tilgjengelighet i Pris 10. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10.1 Meddelelse om kontraktstildelingen Når kontraktspartner er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av tilbyder med begrunnelse, med en frist for å levere inn en eventuell klage over beslutningen. Dette gjelder også de som eventuelt har fått tilbudet avvist. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse. Ved avlysning av konkurranse vil samtlige tilbydere også de som er avvist som leverandører bli underrettet. Side 10 av10