Rammeavtale for leie av mørk fiber

Transkript

1 Rammeavtale for leie av mørk fiber KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse FOA Del I og III SAKS NR. 11/17632 Side 1 av9

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 4 3. KOMMUNIKASJON 5 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 5. UTFORMING AV TILBUD 5 6. INNLEVERING AV TILBUD 6 7. BEHANDLING AV TILBUD 6 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 6 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING DISPOSISJON FOR TILBUDET AVSLUTNING AV KONKURRANSEN VEDLEGG 9 Side 2 av9

3 1. INNLEDNING 1.1 Formål, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse, med sikte på å inngå en rammeavtale om leie av mørk fiber ut fra. 1.2 Om oppdragsgiver Det Kgl. Utenriksdepartement (UD) med for tiden 110 utenriksstasjoner som inkluderer ambassader, representasjoner, delegasjoner og generalkonsulater, samt underliggende virksomheter utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som pr. i dag teller 1608 personer, hvorav 756 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 617 utsendte fra Norge sammen med ca. 900 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. Mer informasjon om UD finnes på: Behovsbeskrivelse skal med denne anskaffelsen sikre en god rammeavtale for leveranse av mørk fiber fra ut til ulike lokasjoner. For nærmere beskrivelse av leveransen, se kravspesifikasjonen i bilag 1 til kontrakt. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III, jf. FOA 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene skal avvises. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 1.5 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres i Doffin. 1.6 Anskaffelsens verdi Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år, med opsjon for ytterligere år. Oppdragsgiver anslår at verdi på anskaffelsen vil ligge i størrelsesorden NOK eks. mva. pr. år. Dette er imidlertid kun et estimat som er gjort på bakgrunn av tidligere tilsvarende leveranse, og er således ikke bindende for oppdragsgiver. Side 3 av9

4 1.7 Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag. o Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget (kravspesifikasjonen) o Bilag 2 Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen o Bilag 6 Oversikt over tildelte avrop over rammeavtalen. o Bilag 7 Service Leverings Avtale (SLA) Kontraktsgrunnlaget er egenutviklet rammeavtale for mørk fiber. Tilbyder bes om å fylle ut bilag 2, 3 og Annet Det kreves ikke sikkerhetsklarering. Dersom leverandør i sitt løsningsforslag baserer seg på andre foretaks kompetanse, og denne kompetanse vil få betydning ved evalueringen av tilbudet basert på tildelingskriteriene (se pkt. 9), skal leverandør dokumentere ovenfor oppdragsgiver at leverandør har rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er tre måneder etter tilbudsfristen. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er mandag 10. april 2012 klokken 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 2.3 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Frist for å stille spørsmål kl. 12:00 Tilbudsfrist kl. 12:00 Innstilling og meddelelse Klagefrist for tilbydere kl. 12:00 Kontraktsinngåelse Uke 18 Side 4 av9

5 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig med henvisning til saksnummer 11/17632 pr. e-post til Departementenes Servicesenter (DSS) ved Cecilie Ramse: Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer når det gjelder anbudskonkurransen enn det oppgitte kontaktpunktet. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon vedrørende denne anskaffelsen, herunder tilbudet, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk i de tilfeller norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. Spørsmål og svar i anonymisert form vil bli ettersendt til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. 4.2 Endringer Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, vil bli ettersendt per e- post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. Oppdragsgiver kan bare foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet, gir oppdragsgiver forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere varsles om forlengelsen. 5. UTFORMING AV TILBUD 5.1 Tilbudet Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud eller deltilbud. Side 5 av9

6 5.2 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 5.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA Kostnader i forbindelse med tilbudsprosessen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. 6. INNLEVERING AV TILBUD Tilbudet skal leveres: UDs resepsjon 7. juni plass 1 i Oslo Vakten i resepsjonen vil kunne gi kvittering for mottatt tilbud. Resepsjonen har døgnåpent. Tilbud skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Tilbud, saks nr. 11/17632 v/david Lam Åpnes kun av adressat Det skal leveres inn ett eksemplar av tilbudet i papirversjon i en perm som er merket med tilbyderens navn, anskaffelsens navn og saksnummer. I tillegg leveres tilbudet på CD. Ved motstrid er det papirutgaven som gjelder. Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen. 7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. 7.2 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne tilbudene. 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg vil bli meddelt dette. 8.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Betalte skatter og avgifter Side 6 av9

7 Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Det presiseres at leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. 8.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyder har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest eller lignende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 8.3 Vandel Leverandøren skal ikke være rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Dokumentasjonskrav: Egenerklæring om vandel. 8.4 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks finansielle og økonomiske styrke, må det foreligge en signert bekreftelse fra dette andre foretaket som forplikter dem ovenfor leverandøren. Denne skal være vedlagt søknaden. 8.5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren må kunne vise til minst tre leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes gjennomført leveranser av mørk kabel i Oslo iht kabel lengde intervall, som spesifisert i bilag 4 under tabell B. Gjennomføringsevne til oppfyllelse av kontrakt. Side 7 av9

8 Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av foretakets 3 viktigste oppdrag de siste 3 årene med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn, samt navngitt kontaktperson som referanse og tidspunkt for når oppdraget ble gjennomført. Videre skal omfanget av leveransen fremgå av referanselisten, og i den forbindelse er det ønskelig at det oppgis verdi på oppdraget. Leverandøren skal bruke bilder i vedlegg for referanse. Oversikt over leverandørens nåværende bemanning og eventuelle samarbeidspartnere. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere ovenfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt søknaden. 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges ut etter en totalvurdering ut fra følgende tildelingskriterier, med tilhørende prosentvis vekting som vist nedenfor totalt 100 %. Score for tildelingskriterium 9.1 til 9.4 vil bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. Laveste tilbuds pris scorer 10. De øvrige tilbudenes pris scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). 1. SLA (vektes 10 %) 2. Leveringstid (vektes 20 %) 3. Pris (vektes 50 %) 4. Bindingstid (vektes 20 %) 9.1 SLA Her gis poeng etter en sammenligning av tilbudene mht. en helhetsvurdering av tjenestenivå der Leverandøren tilbyr bedre vilkår enn minimumskravene i SLA. 9.2 Leveringstid Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. leverandører som tilbyder bedre leveringstid enn minimumskravet i SK 17 og SK Pris Her gis poeng etter en sammenligning av tilbudene mht. pris, se bilag 4, der det vil bli lagt vekt på følgende; Pristabell A: Bestillingskostnad Pristabell B: Pris per meter for eksisterende kabel Pristabell C: Pris per meter for legging av ny kabel Pristabell D: OTDR måling Pristabell E: Timepris 10. DISPOSISJON FOR TILBUDET Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: Side 8 av9

9 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Vandelsattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 årene med relevans for denne leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens kapasitet til å gjennomføre leveransen. 10. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 11. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Forbehold Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. Oppdragsgiver anser ikke å ha inngått noen bindende avtale før endelig kontrakt er signert Meddelelse om kontraktstildelingen Når kontraktspartner er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av tilbyder med begrunnelse, med en frist for å levere inn en eventuell klage over beslutningen. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse Kontrahering Bindende avtale er inngått først når kontrakten er signert av begge parter. Utkast til kontrakt følger i vedlegg VEDLEGG Vedlegg 1: HMS-erklæring Vedlegg 2: Vandelsattest Vedlegg 3: Utkast til kontrakt m/bilag Side 9 av9