Prosjektstyring Grunnkurs i; prosjektplanlegging, kvalitetssikring, målbeskrivelse, organisering, oppfølging og rapportering Høgskolen i Telemark Side 1
Innholdsfortegnelse: 1. Prosjektplanlegging side 3 2. Totalkvalitetsledelse side 20 3. Målsetting side 35 4. Prosjektorganisering side 42 5. Gjennomføring av prosjekter side 54 6. Oppfølging og kvalitetssikring side 61 Høgskolen i Telemark Side 2
Del 1 Prosjektplanlegging PROSJEKTPLANLEGGING The plan is nothing - the process is everything Høgskolen i Telemark Side 3
Del 1 Prosjektplanlegging Hva er et prosjekt? Mange definisjoner, men i de fleste sammenhenger inneholder de følgende elementer: Skal lede frem til et bestemt resultat (forandringer) Er begrenset i tid og kostnader Er en engangsoppgave (unikt) Er organisert som eget styringsobjekt Krever mange ulike ressurser Resultat er kommuniserbart Høgskolen i Telemark Side 4
Del 1 Prosjektplanlegging En vanlig definisjon: Et prosjekt er en arbeidsoppgave som er et engangsforetagende med sikte på å nå et klart definert mål. Høgskolen i Telemark Side 5
Del 1 Prosjektplanlegging Ulike typer prosjekter Mindre konkrete resultater Mindre formalisme Konkrete resultater Sterk formalisme Nytt og ukjent terreng Relativt kjent terreng FoUprosjekter Vaksine Digital -teknologi Utviklingsprosjekter Innføring av kvalitetssystem Innføring nytt økonomisystem Byggeprosjekter Boligblokk Industribygg Boreplattform Flyplass Ordrestyrt produksjon Mekanisk produksjon Elektronikk produksjon Høgskolen i Telemark Side 6
Del 1 Prosjektplanlegging En modell for utviklingsprosjekt Oppstart planlegging Idévurdering Gjennomføring Avslutning Evaluering Høgskolen i Telemark Side 7
Del 1 Prosjektplanlegging Idévurdering En idé kan oppstå på mange måter: Spontant hos en person eller gruppe i organisasjonen Gjennom en systematisk analyse av bedriftens situasjon Ved forespørsel fra en kunde eller oppdragsgiver Ved å studere konkurrenters produkter, prosesser, aktiviteter Høgskolen i Telemark Side 8
Del 1 Prosjektplanlegging TING-vurdering: Tid Investering Nytte Gjennomførbarhet Høgskolen i Telemark Side 9
Del 1 Prosjektplanlegging Idévurderingsrapport 1. Sammendrag med anbefaling (max 1 side) 2. Beskrivelse av idé 3. Forankring i forretningsidé og strategi 4. TING-vurdering 5. Foreløpig gjennomføringsplan - Angrepsmåte - Hovedoppgaver - Fremdrift - Ressurser Høgskolen i Telemark Side 10
Del 1 Prosjektplanlegging Oppstart - Planlegging Forprosjekt iverksettes hvis det er nærmere behov for analyse av: -Marked - Produksjon - Kompetanse/organisasjon - Økonomi Forprosjektet skal alltid resultere i en anbefaling til videreføring, utsettelse eller terminering. Dersom det skal videreføres til et hovedprosjekt, skal det lages en skisse til dette i forprosjektet. Høgskolen i Telemark Side 11
Del 1 Prosjektplanlegging Bedriftenes utviklingsprosjekt i SMB-Kompetanse Oppstart planlegging Idévurdering Gjennomføring Avslutning Evaluering SMB- Kompetanse Høgskolen i Telemark Side 12
Del 1 Prosjektplanlegging Fordeler og ulemper ved et prosjekt: Fordeler: - klart definert oppgave - tilpasset behovet - kostnadseffektiv - resultat- og endringsorientert arbeidsform - egnet ved samarbeid mellom enheter - lett å avvikle Ulemper: - ikke etablert arbeids- og bedriftskultur - mangler rutine og regler - ukjente oppgaver - krever sterkere grad av styring - vansker med å oppnå nødvendig posisjon og status - kompetanse forsvinner når prosjektet er avsluttet Høgskolen i Telemark Side 13
Del 1 Prosjektplanlegging Prosjektstyring Å styre innebærer tre funksjoner: Målformulering Planlegging Oppfølging Høgskolen i Telemark Side 14
Del 1 Prosjektplanlegging Styringsfunksjoner Mål og rammer Målformulering Korrigere mål Planlegging Korrigere plan Korrigere utførelse Oppfølging Ressurser Utførelse (faglige oppgaver) Resultat Høgskolen i Telemark Side 15
Del 1 Prosjektplanlegging Hensikten med planlegging: Å skaffe oversikt over hvilke oppgaver som må utføres for å nå målet Gi det nødvendige grunnlaget for utførelse og oppfølging av disse oppgavene ved å fastlegge og beskrive: Hva som skal gjøres Når det skal gjøres Hvilke ressurser som kreves Hva resultatet skal være Høgskolen i Telemark Side 16
Del 1 Prosjektplanlegging Hensikten med planlegging (forts): Sikre en best mulig styring av produksjonen Tidligst mulig kunne bli klar over problemer som kan skape vansker for driften Gi best mulig info om hva som skal gjøres og hva som er gjort, motivasjon! Gi best mulig erfaringsdata for senere virksomhet Høgskolen i Telemark Side 17
Del 1 Prosjektplanlegging P r o s j e k t p l a n 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn 1.2 Prosjektmål 1.3 Rammer 2. Organisering 2.1 Ansvarsforhold 2.2 Øvrige roller og bemanning 3. Gjennomføring 3.1 Hovedaktiviteter 3.2 Beslutningspunkter 3.3 Milepæler 4. Risikoanalyse Kritiske suksessfaktorer fastlegges og belyses 5. Oppfølging og kvalitetssikring 5.1 Kvalitetssikring 5.2 Rapportering Høgskolen i Telemark Side 18
Del 1 Prosjektplanlegging Fordeler med planlegging: Man blir kjent med prosjektet som skal gjennomføres Problemer blir løst før de oppstår Felles utgangspunkt Bedre beslutninger under prosjektgjennomføringen Høgskolen i Telemark Side 19
Del 2 Totalkvalitetsledelse Totalkvalitetsledelse TQM Forenkling-Forbedring-Fornying Høgskolen i Telemark Side 20
Del 2 Totalkvalitetsledelse Forandringer i samfunnets påvirkning av kvalitet FOKUS PÅ PRODUKT FOKUS PÅ MARKEDET FOKUS PÅ SAMFUNNET KVALITETS- SAMFUNNET (Produkter kommer ut) (Innputt fra markedet) (Innputt fra samfunnet) Nabo Kunde Leverandør Medarbeidere Eiere Samfunn Høgskolen i Telemark Side 21
Del 2 Totalkvalitetsledelse Produksjonskostnader Forventet fortjeneste + = TIDLIGERE Detaljpris Og derfor avhenger fortjenesten av lavest mulige kostnader NÅ Pris som kunden er villig til å betale Produksjonskostnader - = Oppnådd fortjeneste Høgskolen i Telemark Side 22
Del 2 Totalkvalitetsledelse INSPEKSJON SJEKK OVERVÅKING STYRING VEDLIKEHOLDE FORBEDRE LEDELSE Høgskolen i Telemark Side 23
Del 2 Totalkvalitetsledelse P P A A P C D A D C C Høgskolen i Telemark Side 24
Del 2 Totalkvalitetsledelse Kvalitetsvekta PLANLEGGING DESIGN PRODUKSJON KVALITETS- FORBEDRING INSPEKSJON Høgskolen i Telemark Side 25
Høgskolen i Telemark Side 26 K o s t n a d L e v e r a n s e S i k k e r h e t M i l j ø Tilfredsstille Tilfredsstille samfunnets samfunnets behov behov MORAL MORAL OVERLEVELSE OVERLEVELSE P r o d u k t k v a l i t e t Del 2 Totalkvalitetsledelse
Del 2 Totalkvalitetsledelse Samfunnets medlemmer Interessenter Kunde Nabo Leverandør Medarbeidere Eiere Samfunn Høgskolen i Telemark Side 27
Del 2 Totalkvalitetsledelse A C P D PDCA-hjulet (PUKK) PLANLEGG UTFØR KONTROLLER KORRIGER 1 2 3 4 5 6 Bestemme et arbeidsmål Avgjøre hvilke metoder skal benyttes for å nå målene Organisere utdanning og trening Utføre jobben Kontrollere resultatene som er nådd Iverksett korrigerende tiltak Høgskolen i Telemark Side 28
Del 2 Totalkvalitetsledelse Kvalitets- nivå A C P D Kontinuerlig forbedring KAIZEN A C P D Forbedring A C P D Vedlikehold Korrigering Tid Høgskolen i Telemark Side 29
Del 2 Totalkvalitetsledelse DIMENSJONER BERØRTE RTE PERSONER Produktkvalitet Produkter/tjenester Daglig drift Kunde, nabo Kostnad Utgifter Pris Kunde, eier, medarbeidere og nabo Kundetilfredshet Leveranse Sikkerhet Leveransested Destino Tid Cantidad Mengde Prosess Produkt Kunde Kunde og medarbeidere Miljø Økologi Fysisk arbeidsmiljø Kunde, medarbeidere og samfunn Arbeidsmoral Motivasjon Kunde og medarbeidere Høgskolen i Telemark Side 30
Del 2 Totalkvalitetsledelse PROSESS Maskin Menneske Resultater Materiale Miljø Metoder Årsaker til variasjon Høgskolen i Telemark Side 31
FAKTA FAKTA OG DATA Del 2 Totalkvalitetsledelse Fremstiller hendelser eller forekomster, og er basert på faktiske kunnskaper DATA Fremstiller eller speiler den samme virkeligheten Kunnskap Erfaring + Fakta Data = Riktige avgjørelser Høgskolen i Telemark Side 32
Del 2 Totalkvalitetsledelse % 100 80 60 De viktige få PARETO- De viktige få 40 20 De mange interessante Høgskolen i Telemark Side 33
Del 2 Totalkvalitetsledelse Prosesstyring 5H/1N 5M Hva Hvem Menneske Hvorfor Hvor Maskin Material Vedlikeholdssløyfe Metode Miljø Hvordan Når Planlegg Utfør Er resultatet ok? ja Er prosessen standardisert? nei Standardiser og Dokumenter nei ja Korriger Reparer resultat Skal Prosess resultatet Forbedres? nei Korrigeringssløyfe ja Korriger Forebygg fjern årsaker Forbedring Ideer/Analyser -Bedre -Raskere -Billigere -Lettere -Sikrere -Enklere Forbedringssløyfe Høgskolen i Telemark Side 34
Del 3 Målsetting i prosjekter Målsetting i prosjekter If you aim at nothing you are sure to hit it. Høgskolen i Telemark Side 35
Del 3 Målsetting i prosjekter Hensikten med mål Sikre at prosjektet er i samsvar med bedriftens overordnede mål Gi et bilde av hva prosjektet skal resultere i, slik at en har noe å planlegge ut fra og noe å holde resultater opp mot Skape et motiverende samlingsmerke Skape en felles forståelse Grunnlag for å informere omgivelsene Høgskolen i Telemark Side 36
Del 3 Målsetting i prosjekter Hovedmål Hovedmål beskriver hvilken nytte bedriften skal ha av prosjektet. Eks.: Vi ønsker å forbedre lønnsomheten i våre byggeprosjekter med 10 %. Høgskolen i Telemark Side 37
Del 3 Målsetting i prosjekter Prosjektmål Prosjektmål skal beskrive hva som konkret skal foreligge når prosjektet er ferdig. Eks.: Kalkyletid reduseres med 25 % Bruk av overtid reduseres med 30 % Salget skal økes med 5 % innen 20. mai Høgskolen i Telemark Side 38
Del 3 Målsetting i prosjekter Sjekkpunkter ved målformulering S M A R T Spesifisert (veldefinert) Målbart (kan etterprøves) Akseptert (felles oppfatning) Realistisk (skal kunne nås) Tidsavgrenset (dato) Høgskolen i Telemark Side 39
Del 3 Målsetting i prosjekter Kritiske spørsmål ved problemformulering Er målene formulert slik at de virker som rettesnor og ramme for arbeidet mitt? Er de formulert slik at jeg kan måle resultatet av arbeidet mitt og sammenlikne dette med målet? Mangler noe i målformuleringen? Er målene balanserte og troverdige? Høgskolen i Telemark Side 40
Del 3 Målsetting i prosjekter Vanlige feil i målformuleringsarbeidet Setter i gang før målene er klarlagte. Prosjektet er for dårlig avgrenset For høyt ambisjonsnivå i forhold til tids- og kostnadsrammer Overser betydningen av aksept fra deltakere For liten kontakt med andre berørte interessenter Høgskolen i Telemark Side 41
Del 4 Prosjektorganisering Prosjektorganisering Det eneste som utvikler seg av selv i en organisasjon er rot, friksjon og dårlige relasjoner Peter Drucker Høgskolen i Telemark Side 42
Del 4 Prosjektorganisering Forholdet mellom basisorganisasjon og prosjektorganisasjon Basisorganisasjon Prosjektorganisasjon Oppdrags-giver Linjeorganisasjon Prosjektleder Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektmedarbeider Referansegruppe Høgskolen i Telemark Side 43
Del 4 Prosjektorganisering Organiseringen av prosjektet Avhenger av kompleksitet og omfang Enkeltpersoner kan inneha flere roller, særlig i mindre prosjekt Høgskolen i Telemark Side 44
Del 4 Prosjektorganisering Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er den person i prosjektet som er ansvarlig for oppdraget. Ved eventuelle situasjoner hvor oppdragsgiver ikke er fornøyd med prosjektleders arbeid, er det prosjektansvarlig som har det overordnede ansvar. Høgskolen i Telemark Side 45
Del 4 Prosjektorganisering Prosjektleder Prosjektleder er den person som er entydig ansvarlig for å gjennomføre prosjektet innenfor de rammer som er lagt og i henhold til fastsatte mål. Høgskolen i Telemark Side 46
Del 4 Prosjektorganisering Styringsgruppen I de fleste prosjekter vil det være naturlig å opprette en styringsgruppe. Styringsgruppen vil ofte bestå av aktører som sikrer kommunikasjon og forankring mot basisorganisasjonen. Styringsgruppen skal gi aktiv støtte til prosjektleder i gjennomføringen av prosjektet. Høgskolen i Telemark Side 47
Del 4 Prosjektorganisering Referansegruppen Referansegruppen opprettes ved behov, og er en samling fagpersoner som støtter prosjektlederen med faglige vurderinger. Referansegruppen har kun en rådgivende funksjon. Høgskolen i Telemark Side 48
Del 4 Prosjektorganisering Prosjektmedarbeiderne Prosjektmedarbeiderne er ansvarlig for den delen av oppgaven som de blir tildelt. Ansvaret inkluderer utførelse av eget arbeid, samarbeid med andre i og utenfor prosjektet, samt rapportering av resultater, styringsdata og potensielle problemer til prosjektleder. Høgskolen i Telemark Side 49
Del 4 Prosjektorganisering Ansvarsfordeling mellom linje og prosjekt Prosjektleders ansvar: Gjennomfører prosjektet i henhold til planer og mål Avgjør prioriteringer og disponeringer i prosjektet Disponerer prosjektmedarbeidere og økonomiske ressurser innenfor prosjektbudsjettets rammer. Høgskolen i Telemark Side 50
Del 4 Prosjektorganisering Ansvarsfordeling mellom linje og prosjekt Linjeleders ansvar: Generelt personalansvar Ansvarlig for at nødvendig kompetanse og kapasitet finnes Formelt ansvarlig for faglig resultat Høgskolen i Telemark Side 51
Del 4 Prosjektorganisering Regler for samspill mellom prosjekt og linje Valg av prosjektdeltakere skal gjøres med utgangspunkt i kompetanse- og ressursbehov. Enhver prosjektmedarbeiders ressursinnsats skal avtales mellom prosjektleder og linjeleder. Når et prosjekt har fått tildelt sine medarbeidere, tilhører disse prosjektet i det tidsrom og omfang som er avtalt. Høgskolen i Telemark Side 52
Del 4 Prosjektorganisering Regler for samspill mellom prosjekt og linje (forts) Prosjektmedarbeidere skal ikke trekkes ut av prosjektet - uten etter avtale med prosjektleder. Ved fravær av medarbeidere må ressurssituasjonen tas opp og avklares på nytt. Høgskolen i Telemark Side 53
Del 5 Gjennomføring av prosjekter Gjennomføring av prosjekter Norske ledere er flinke til å lage planer, men husker ikke hvor de har lagt dem. Høgskolen i Telemark Side 54
Del 5 Gjennomføring av prosjekter Aktuelle begreper: Hovedaktiviteter Beslutningspunkter Milepæler Høgskolen i Telemark Side 55
Del 5 Gjennomføring av prosjekter Hovedaktiviteter Hovedaktiviteter er de sentrale og store arbeidsoppgaver som må utføres for å oppnå prosjektfasens mål En naturlig samling av aktiviteter/detaljer i prosjektet Detaljeringsgraden skal tidlig i prosjektfasen normalt være liten, men hovedaktivitetene må være beskrivende nok til å danne grunnlag for tids- og ressursestimering Høgskolen i Telemark Side 56
Del 5 Gjennomføring av prosjekter En milepæl er: En tilstand, dvs hva som skal oppnås, ikke hvordan det skal skje Et delmål på veien mot realisering av prosjektmålet En kontrollpunkt mellom start og sluttmål. De følger etter hverandre og angir en logisk sammenheng og rekkefølge Høgskolen i Telemark Side 57
Del 5 Gjennomføring av prosjekter Beslutningspunkt Et på forhånd fastsatt punkt i prosjektplanen hvor prosjektansvarlig fatter viktige beslutninger: Her blir det lagt opp til en beslutning om: å gå videre i henhold til plan å avslutte prosjektet å etterprøve før videreføring å endre fremdrift, mål, ressurser, o.l. Høgskolen i Telemark Side 58
Del 5 Gjennomføring av prosjekter Når skal det være beslutningspunkt? Før start av ny fase Innen en fase avhengig av f.eks tidsforbruk, ressursbruk, finansieringskilde etc. Ved større avvik fra plan Som ledd i en ekstern kvalitetssikring Etter en beslutning fra prosjektansvarlig Høgskolen i Telemark Side 59
Del 5 Gjennomføring av prosjekter Milepæler og beslutningspunkter Milepæl: Måler fremdrift Beslutningspunkt: Basis for en uavhengig vurdering av hva skal skje videre Høgskolen i Telemark Side 60
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Oppfølging og kvalitetssikring Høgskolen i Telemark Side 61
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Oppfølging Ikke bare avviksregistrering, men også søking etter årsaker og gjøre noe med det Høgskolen i Telemark Side 62
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Oppfølging Ressursinnsatsen: Vil man benytte den planlagte innsats - hva er benyttet og hva gjenstår Tidsplanen: Holder den? Ressurstilgang: Blir medarbeidere frigjort, er kvalitet på utførelsen bra nok? Endringer/spesielle problemer: Nye momenter som endrer forutsetninger for gjennomføring? Høgskolen i Telemark Side 63
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Oppfølging Formell fastlagt prosjektplan rapporter faste møter alltid i ettertid Uformell daglig oppfølging samtaler pulsen alltid aktuell Høgskolen i Telemark Side 64
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Kritisk suksessfaktor En kritisk suksessfaktor avgjørende for om prosjektet vil bli en suksess eller fiasko i forhold til de planlagte målene. Høgskolen i Telemark Side 65
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Hva karakteriserer en kritisk suksessfaktor? Vanskelig å identifisere Vanskelig å kvantifisere Vanskelig å kontrollere Styringsmakten kan ligge utenfor prosjektet Høgskolen i Telemark Side 66
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Hvordan avdekke kritiske suksessfaktorer Identifiser suksessfaktorer i prosjektfasen Vurder sannsynligheten for at de skal inntreffe Vurder hvilke konsekvenser faktorene har for prosjektfasens gjennomføring Kritiske suksessfaktorer er de faktorer med store konsekvenser som, til tross for mottiltak, kan inntreffe med relativ stor sannsynlighet Høgskolen i Telemark Side 67
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Rapportering Kort og rett på sak: oppfølgingskriterier og rapportform avklares på forhånd Inneholder både positive og negative momenter Rapportering skal skje iht. prosjektplanen Ved avvik fra planen skal rapporten inneholde konkrete forslag til korrigerende tiltak Høgskolen i Telemark Side 68
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Statusrapport utført i perioden siden siste rapport avvik i forhold til plan, korrigeringer kvalitetssikring trusler/tiltak planlagt aktivitet neste periode Høgskolen i Telemark Side 69
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Kvalitetssikring i prosjektarbeid Hvordan sikre at planene gjennomføres i henhold til tid, ressursbruk og krav til resultat Høgskolen i Telemark Side 70
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Kvalitetssikringselementene Faseinndelingen Målformuleringer Beslutningspunkter Milepæler Kritiske suksessfaktorer Oppfølgingsmøter/prosjektmøter Høgskolen i Telemark Side 71
Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring Sluttrapport 1. SAMMENDRAG Gi et kort sammendrag av prosjektet 2. GJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PROSJEKTPLAN Kort beskrivelse av hvordan hovedaktivitetene er utført i henhold til plan. 3. MÅLREALISERING 3.1 Målsetting Hva var målene, og hvordan ble de realisert 3.2 Konkrete resultater 4. PROSJEKTORGANISERING OG RESSURSDISPONERING 5. VIKTIGE ERFARINGER 6. AVSLUTNING Eventuelle forslag til videre fremdrift Høgskolen i Telemark Side 72
Evaluering Prosjektet evalueres etter avslutning: Etterkalkyle Erfaringer i form av en verbal beskrivelse ble målene nådd hva gikk bra hva gikk dårlig Del 6 Oppfølging og kvalitetssikring forslag til forbedring av prosjektrutiner/metoder. Høgskolen i Telemark Side 73