eforum Sør-Trøndelag 2013 Fosenregionen veien fram mot Døgnåpen digital forvaltning Seniorrådgiver Harald S. Jensen 1
Medlemskommuner: Osen 1010 Roan 996 Åfjord 3237 Bjugn 4665 Ørland 5155 Rissa 6652 Leksvik 3531 25246
De viktigste samarbeidsordningene: Samarbeidsordning: Årsverk i 2012 Samarbeidsordning: Årsverk i 2011 Fosen Regionråd sekretariatet 2,50 Regionkonsulent for skoler og barnehager 1,00 Fosen Regnskap 10,00 Fosen Lønn 7,60 Kemnerkontoret for Fosen 7,50 Fosen IKT 7,00 Fosen Inkasso 3,00 Fosen Låneadministrasjon 0,70 Fosen GIS/Kart - administrasjon 0,20 PPT Regional ressurs 2,00 Fosen DMS IKS 24,00 Fosen Brann og redningstjeneste IKS 8,00 Fosen Kommunerevisjon IKS 5,00 Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS Fosen Renovasjon IKS (4 av kommunene deltar) 1,00 5,15 Fosenvegene AS 1,00 Fosen Barnevernstjeneste 22,00 Fosen Sak/arkiv - administrasjon 0,20 Fosen Helse- og omsorgsprogram 0,20 SUM årsverk 108,00
Økonomisk omfang av det regionale samarbeidet på Fosen Brutto driftsutgifter i Fosen Regionråd inkludert alle regionale samarbeidsordninger (39 stk) utgjør ca 123 mill kr ifølge budsjett for 2012.
Erfaringer fra samarbeid innenfor økonomi og IKT: (referanse: evaluering gjennomført av Ernst & Young i 2008) Etablering av tjenestesamarbeid har gjort det mulig å styrke det faglige miljøet. Større grad av spesialisering innenfor fagfelt Større fagmiljø øker den faglige kompetansen, reduserer sårbarhet og hever kvaliteten på tjenestene Samarbeidet har gitt kommunene tilgang til ny teknologi Samling i driftssenter gir stordriftsfordeler. De små kommunene føler de har oppnådd besparingsmål i høyere grad enn i de store kommunene Effektivitet i regnskaps- og lønnsfunksjonene kan ikke sies å være markant lavere eller høyere sammenlignet med referansekommuner og aktører i privat sektor Høy trivsel blant de ansatte i tjenestesentrene
Så til saken. veien fram mot Døgnåpen digital forvaltning på Fosen 6
KOMMUNEUTFORDRINGENE 7
IKT kan bidra til en mer helhetlig og samordna offentlig sektor GENERALISTKOMMUNEUTFORDRINGENE Det er innbyggernes behov og kommunenes lokale forutsetninger for å løse oppgavene overfor innbyggerne som må stå i fokus. Kommunene (hver for seg eller sammen) skal ha evne til: å gi likeverdige tilbud effektiv og god tjenesteproduksjon å kunne ivareta rollen som samfunnsutvikler å kunne ivareta befolkningens rettssikkerhet å bidra til et levende lokaldemokrati. 8
Føringer gitt i forkant av arbeidet med ekommunestrategi (= prosjektmål og mandat) 9
Plana skal: 1. definere langsiktige strategier på tvers av kommunegrenser og sikre en felles interkommunal ramme for utvikling av ekommunestrategier (= felles retningsvalg for Fosenkommunene) 2. bidra til etablering av en regionalt forankret IKT-plattform (= grunnleggende felles teknologisk infrastruktur for å kunne få data ut til brukerne) 3. strategiene skal være funksjonsstyrt, ikke teknologistyrt (= teknologien er støtte til tjenestene) 4. Bidra til å skille mellom BESTILLERROLLEN (= leverandøren av innbyggertjenestene) og leverandøren av teknologitjenestene (= i vårt tilfelle i hovedsak Fosen IKT) 10
ekommunestrategien for Fosen er todelt: Strategiplan er langsiktig og angir felles strategier. (= beskriver HVA vi prioriterer å gjøre, men ikke hvordan) Handlingsplan som rulleres hvert 2. år (= beskriver konkrete tiltak som skal gjennomføres jfr. strategidelen) 11
FORANKRING 12
Digital døgnåpen forvaltning - forankring Overordna styringsdokument: o Langsiktig plan 2009 til 2012 o Samhandlingsprogram 2011 til 2012 o Styrevedtak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi o Styrevedtak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring o Styrevedtak 14/10 Oppsummering av strategiseminaret om regionalt samarbeid 13. og 14. 2.2010 ekommunestrategi for Fosen 2012 2020: styrevedtak 20.4.12 13
Langsiktig plan 2009 2012 for Fosensamarbeidet overordna målsetting og forutsetninger: Medlemmene av Fosen Regionråd har som sitt overordnede mål å medvirke til utvikling av en robust Fosenregion: gjennom samhandling og samarbeid deling av kompetanse samt utvikle leveringsdyktigheten av tjenester.. Fundamentet for en slik region baseres på selvstendige kommuner... Folkelig og folkevalgt innsyn og medvirkning skal utvikles. 14
Digital døgnåpen forvaltning - forankring Overordna styringsdokument: o Langsiktig plan 2009 til 2012 o Samhandlingsprogram 2011 til 2012 o Styrevedtak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi o Styrevedtak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring o Styrevedtak 14/10 Oppsummering av strategiseminaret om regionalt samarbeid 13. og 14. 2.2010 ekommunestrategi for Fosen 2012 2020: styrevedtak 20.4.12 ekommunestrategi - Handlingsplan 2012-2013: styrevedtak 20.4.12 Mer offensiv og systematisk bruk av IKT i utviklingen av kommuneorganisasjonene, herunder samordning av kompetanseutvikling og annen viktig infrastruktur Prosjekt Prosjekt Prosjekt 15
PROSJEKTORGANISERING 16
Oppdragsgiver og prosjekteier: Styret for Fosen Regionråd Prosjektplana er vedtatt av styret Styringsgruppe: Rådmannsgruppa 17
Prosjektgruppe: Mandat: Utarbeide forslag til felles ekommunestrategi for Fosen 2012 2020. Sammensetning: En representant for hvert regionalt samarbeidsorgan Oppvekstforum Fosen Lederforum for helse Økonomiforum Personalforum Fosen DMS IKS En representant for hver av disse faggruppene: Kart/GAB Skjema/tjenestebeskrivelser Redaksjonsgruppa IKT Sak/arkiv Helse- og omsorgsprogram Tre tillitsvalgte 18
Prosjektledelse: Mandat: Prosjektansvarlig for utarbeidelse av felles ekommunestrategi for Fosen 2012 2020. Prosjektleder: Seniorrådgiver Harald S. Jensen med støtte fra erådgiver Asle Brustad, Sør-Trøndelag fylkeskommune 19
ARBEIDSPROSESS 20
Fase 1 Når: Aktivitet: OPPSTART og KARTLEGGING Mål: Etablere prosjektorganisasjonen Avklare hvilken bakgrunnsdokumentasjon som skal legges til grunn Vedtak i styret for Fosen Regionråd 17.6.2011. Oppstartmøte i prosjektgruppa 16.9.2011 Oppstartmøte Innhente og sammenstille bakgrunnsdokumentasjon. Beskrive virkelighetsbilde Oppsummering og sammenstilling av resultat fra kartlegging og utviklingspotensiale 21
KOMMUNEMØTER 22
Kommunemøter innhold: Gjennomgang av oppdraget fra styret i Fosen Regionråd Hva er en ekommunestrategi? Eksempler på ekommunestrategi Spørsmål til kommunene 23
Spørsmål og tema til drøfting i kommunemøtene: A. Hvilke konkrete områder og tjenester utfordres kommunen mest på de nærmeste åra? B. Dagens bruk av systemer / applikasjoner (utnyttelsesgrad) C. Felles ekommunestrategi for Fosen forslag til formulering av vår visjon D. Hvilke prinsipper (spilleregler) skal legges til grunn for samarbeidet? E. Hva vil være de mest sentrale strategiene de nærmeste åra? 24
Fase 2: Når: Aktivitet: VISJON og STRATEGI Mål: Valg av visjon og strategi Oppstart 24. oktober 2011 Prosesser i prosjektgruppa, regionale samarbeidsfora og faggruppene hvor det utvikles forslag til strategier Samordning av strategier og utvikling av felles strategidokument for regionen Åpent prosjektmøte med framlegging av forslag til strategier. Diskusjon og konklusjoner. 25
evisjon: Nærhet gjennom digital samhandling ekommunestrategi for Fosen Regionråd 2012-2020 Med nærhet menes: til innbyggerne internt i kommunene mellom kommunene 26
Hovedmål: Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre samarbeidsparter. 27
Felles strategiområder med hovedmålsettinger pr. område Kompetanse Bolyst - bruker-/innbyggerdialog Organisasjon samhandling innovasjon Teknologiutvikling 28
Forslag til prinsipper som legges til grunn i samarbeidet: 1. ekommunestrategien forplikter deltakerne i regionsamarbeidet. Felles strategi = felles løsninger. 2. Vedtatt strategiplan skal bidra til etablering av regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. Valg av nye systemer må være forenlig med den plattformen man tidligere har valgt. Samarbeidskommunene skal bygge på samme infrastruktur. 3. Det er aksept for at man fases inn i nye systemer fra litt ulike tidspunkt. Dette betinger at man på forhånd har et avtalt system for kostnadsfordeling ved inntreden. Dette skal beskrives i Handlingsplana. 4. Handlingsplana skal beskrive saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. 5. De valgene som tas/strategien som velges må ikke være teknologistyrt, men funksjonsstyrt. Teknologien er støtte til tjenestene. 29
Fase 4: Når: Aktivitet: VEDTAK Mål: Plana forankres i de regionale organer og kommunestyrene Vedtaksfasen ferdig 31. mars 2012 Åpen høringsrunde Bearbeidelse av høringsuttalelser og utvikling av endelig plan Vedtak hos prosjekteier og i kommunestyrene 30
Informasjon om planarbeidet All relevant informasjon om planarbeidet er underveis lagt ut på Fosenportalen og har derved vært tilgjengelig for alle. http:///sitepageview.aspx?sitepageid=3064 31
Digital døgnåpen forvaltning - forankring Overordna styringsdokument: o Langsiktig plan 2009 til 2012 o Samhandlingsprogram 2011 til 2012 o Styrevedtak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi o Styrevedtak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring o Styrevedtak 14/10 Oppsummering av strategiseminaret om regionalt samarbeid 13. og 14. 2.2010 ekommunestrategi for Fosen 2012 2020: styrevedtak 20.4.12 ekommunestrategi - Handlingsplan 2012-2013: styrevedtak 20.4.12 Mer offensiv og systematisk bruk av IKT i utviklingen av kommuneorganisasjonene, herunder samordning av kompetanseutvikling og annen viktig infrastruktur Prosjekt Prosjekt Prosjekt 32
ekommunestrategi handlingsplan 2012-2013 Prio. Prosjekt/ system/ tiltak Strategisk i strategiområder 1 Bestillerfunksjonen og etablering av felles fagråd Organisasjon samhandling innovasjon 2 Døgnåpen digital forvaltning forprosjekt Bolyst = bruker/innbyggerdialog 3 Døgnåpen digital forvaltning hovedprosjekt Bolyst = bruker/innbyggerdialog 4 Personalstyringssystem Teknologiutvikling Organisasjon samhandling innovasjon 5 Kompetansekartlegging og kompetanseplanlegging Kompetanse Organisasjon samhandling innovasjon 6 Introduksjonskurs for nyansatte Kompetanse Organisasjon samhandling innovasjon 33
ekommunestrategi handlingsplan 2012-2013 Prio. Prosjekt/ system/ tiltak Strategisk i strategiområder 7 Kompetanseheving for å øke utnyttelsesgraden av: Økonomisystemet Sakssystemet RISK-manager 8 Samhandling / kompetanseoverføring: Informasjonssikkerhet og personvern VISMA skole Implementering av nye system med utgangspunkt i erfaringene fra Profil 9 Integrasjon mellom systemene innenfor helse og omsorg og saksbehandling Kompetanse Bolyst bruker/innbyggerdialog Teknologiutvikling Kompetanse Bolyst bruker/innbyggerdialog Organisasjon samhandling - innovasjon Teknologiutvikling 10 Papirløse møter Bolyst bruker/innbyggerdialog Organisasjon samhandling - innovasjon 11 Regionalt samhandlingsverktøy (video, chatt, telefoni, meldinger) Bolyst bruker/innbyggerdialog 34
Digital døgnåpen forvaltning - forankring Overordna styringsdokument: o Langsiktig plan 2009 til 2012 o Samhandlingsprogram 2011 til 2012 o Styrevedtak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi o Styrevedtak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring o Styrevedtak 14/10 Oppsummering av strategiseminaret om regionalt samarbeid 13. og 14. 2.2010 ekommunestrategi for Fosen 2012 2020: styrevedtak 20.4.12 ekommunestrategi - Handlingsplan 2012-2013: styrevedtak 20.4.12 efagråd og bestillerfunksjonen (prioritet nr. 1) styrevedtak 20.4.12 og 9.11.12 Prosjekt Prosjekt Prosjekt g 35
efagråd og bestillerfunksjonen: Føringer i forkant av planarbeidet - Plana skal: 1. Definere. 2. Bidra til. 3. Strategiene skal. 4. Bidra til å skille mellom BESTILLERROLLEN (= leverandøren av innbyggertjenestene) og leverandøren av teknologitjenestene (= i vårt tilfelle i hovedsak Fosen IKT) 36
Utviklingsprosessen: Aktører Leverandør Bestiller Teknologitjenester Innbyggertjenester Innbyggere IKTsystemer, infrastruktur Fosen IKT Grenseoppgang (ASP-leverandør, bestiller - uegentlig vertskommunesamarbeid) leverandør IKT-strategi, teknologisk Fagråd ekommune Beslutninger: Rådmanns -nivået Fagenhet Fagenhet Fagenhet Fagenhet Fagenhet Fagenhet Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjenestemottakere Samarbeidsparter
efagråd ORGANISERING OG MANDAT Fagrådet får sine oppgaver fra, er saksbehandlingsorgan for og rapporterer til Rådmannsgruppa. Hovedoppgaven er å følge opp samt videreutvikle den regionale ekommunestrategien for Fosen. Fokus på tiltak som vil bidra til: overordna strategiarbeid som leder til organisasjonsutvikling gode, effektive og rimeligere løsninger på kommunale tjenester positiv samfunnsutvikling i Fosenregionen Fagrådet skal tydeliggjøre rolledelingen mellom de som produserer kommunale tjenester (bestiller) og de som skal levere teknologitjenester som understøtter kommunens tjenesteproduksjon (leverandør). 38
Ve viktigste oppgavene til regional ekoordinator Saksbehandler for fagrådet, herunder ha ansvar for plan- og utredningsoppgaver Strategitenking og organisasjonsutvikling Være bindeledd mellom kommunene som bestiller og leverandørene Være kommunenes representant overfor leverandører Følge opp inngåtte avtaler innenfor ansvars- og arbeidsområdet Kommunisere roller og ansvar spesielt på ledernivå i kommunene Utvikle og bidra til iverksetting av kompetansehevingstiltak i kommunene Orientere seg i markedet basert på virksomhetsfaglige behov 39
Digital døgnåpen forvaltning - forankring Overordna styringsdokument: o Langsiktig plan 2009 til 2012 o Samhandlingsprogram 2011 til 2012 o Styrevedtak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi o Styrevedtak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring o Styrevedtak 14/10 Oppsummering av strategiseminaret om regionalt samarbeid 13. og 14. 2.2010 ekommunestrategi for Fosen 2012 2020: styrevedtak 20.4.12 ekommunestrategi - Handlingsplan 2012-2013: styrevedtak 20.4.12 efagråd og bestillerfunksjonen (prioritet nr. 1) styrevedtak 20.4.12 og 9.11.12 Døgnåpen forvaltning prosjektplan (prioritet nr. 2) styrevedtak 20.4.12 Prosjekt Prosjekt 40
Digital døgnåpen forvaltning mål og mandat: VÅR VISJON: Nærhet gjennom digital samhandling HOVEDMÅLSETTING: Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre samarbeidspartere PROSJEKTETS HOVEDMÅL: Prosjektet har som mål å utvikle neste generasjons kommuneportal, kjennetegnet med svært høy score på kvalitetskriteriene, høy grad av brukertilpasning og brukermedvirkning. Bruk av referansenettstedet LOS må vurderes. 41
Digital døgnåpen forvaltning - hvor er vi nå? Våre kommuneportaler karakteriseres som statiske, lite nytenkende og lite web-orientert. Vi vil legge til rette for økt brukermedvirkning og digital dialog. Vi vil skaffe oss teknologiske løsninger som understøtter slike kommunikasjonsformer samt jobbe med tilhørende organisasjonsutvikling. 42
Digital døgnåpen forvaltning mandat: A. Synliggjøre mulighetene for å gjøre kommunale tjenester på Fosen tilgjengelig digitalt gjennom: Elektronisk dialog: innbygger - kommune, næringsliv kommune, andre offentlige og private organisasjoner kommune, og mellom ansatte (Kommune = politikere og ansatte) Interaktivitet (chat, sms, blogg ) Skape en integrert løsning som forenkler innbyggerens kommunikasjon med kommunen og kommunens behandling av henvendelser Beskrive hvordan gevinster kan hentes ut (gevinstrealiseringsplan effektivitet, redusert sårbarhet, økt kvalitet, økonomi) 43
Digital døgnåpen forvaltning mandat: B. Integrasjon og gjenbruk av eksisterende programvare (eksempelvis ephorte, Agresso, Risk Manager, Visma, Profil, Proaktiv, Byggsøk, kartprogrammet). Dialog med andre relevante faggrupper. C. Fleksibilitet - ta høyde for teknologisk utvikling ny funksjonalitet. D. Beskrive en organisatorisk tilnærming (hvordan gjør vi det sammen?) E. Digital signatur (for eksempel: MinId, BankId, en kommunal MinSide) F. Vurdere muligheten for felles intranett i regionen. G. Lage prosjektbeskrivelse som skal være beslutningsgrunnlag for etablering av hovedprosjekt, herunder også utarbeide kravspesifikasjon. Forprosjektet skal være grunnlag for finansieringssøknader både internt og ekstern finansiering. 44
Digital døgnåpen forvaltning målsettinger: Heve kvaliteten på nettbaserte tjenester og oppfylle kravene i enorge-planen og ekommune 2012, norge.no m.fl. Vektlegge god intern kommunikasjon som det viktigste grunnlaget for god ekstern Kommunikasjon Gi driftsfordeler gjennom felles løsninger (eksempelvis Sak/arkiv - systemet og andre fagsystem) Tilstrebe gjenkjennbar struktur og interaksjonsdesign i alle nett 45
Digital døgnåpen forvaltning arbeidsmetode: PLP metoden (Innovasjon Norges metode for prosjektutvikling): MÅL OG RAMMER OMFANG OG AVGRENSNING (MANDAT) ORGANISERING PROSESS; INVOLVERING, AVGJØRELSER, OPPFØLGING, MILEPÆLER RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING GJENNOMFØRING ØKONOMI KONTRAKTER OG AVTALER 46
Digital døgnåpen forvaltning - forankring Overordna styringsdokument: o Langsiktig plan 2009 til 2012 o Samhandlingsprogram 2011 til 2012 o Styrevedtak 33/11 Informasjons- og forankringsstrategi o Styrevedtak 32/09 Intensjon om et sterkere regionsamarbeid med utvidet demokratisk styring o Styrevedtak 14/10 Oppsummering av strategiseminaret om regionalt samarbeid 13. og 14. 2.2010 ekommunestrategi for Fosen 2012 2020: styrevedtak 20.4.12 ekommunestrategi - Handlingsplan 2012-2013: styrevedtak 20.4.12 efagråd og bestillerfunksjonen (prioritet nr. 1) styrevedtak 20.4.12 og 9.11.12 Døgnåpen forvaltning prosjektplan (prioritet nr. 2) styrevedtak 20.4.12 Prosjekt Prosjekt Døgnåpen forvaltning - forprosjektbeskrivelse Forprosjektbeskrivelse - vedlegg Konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon WEB - strategi 47