SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Audun Eriksen Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 16/457 ØKONOMIRAPPORT DESEMBER 2015 - MODUMHEIMEN Rådmannens innstilling: Økonomirapport til og med desember for Modumheimen tas til orientering. Vedlegg: Saksopplysninger: Tun Modumheimen Kommunestyret behandlet i møte 21.09.2015 sak 70/15 hvor det blant annet ble fattet følgende vedtak: «Kommunestyret ber om økonomirapportering fra Modumheimen hver annen måned, første gang i november 2015. Det rapporteres avdelingsvis og det anføres hvilke grep som er gjort på hver avdeling for å nå budsjettmål. Kommunestyret ber om en redegjørelse om hva som gjøres av personaltiltak på Modumheimen med sikte på å få ned sykefraværet. Videre rapportering må inneholde vurderinger om tiltakene gir ønsket effekt i forhold til redusert sykefravær. Tun Modumheimen januar-desember 2015 (pr 03.02.2016) Budsjett inkl. Ansvar Regnskap endring Avvik i NOK ALLE 64 236 792 63 965 283-271 509 361000 Modumheimen -9 613 684-10 024 000-410 316 361100 Avdeling 1 11 507 751 11 563 000 55 249 361200 Avdeling 2 10 563 050 10 582 000 18 950 361300 Avdeling 3 11 355 968 11 324 000-31 968 361400 Avdeling 4 8 192 077 8 152 000-40 077 361401 Nattsykepleier 1 917 770 1 909 000-8 770 361402 Demensomsorg 749 535 774 000 24 465 361500 Avdeling 5 12 997 220 13 017 283 20 063 361600 Husøkonom 3 583 353 3 530 000-53 353 361800 Dagsenter 869 833 878 000 8 167 361900 Furulund bofellesskap 9 497 877 9 514 000 16 123
362000 Leder botilbud modum 2 616 043 2 746 000 129 957 Tun Modumheimen: I forhold til vedtatt budsjett 2015 for Tun Modumheimen er virksomheten samlet tilført kr 4 mill kr. Av dette er 1,5 mill kr knyttet til forlenget drift av Åmot bofellesskap (ÅBF) i første del av året, samt økt belegg på avd 4 i perioden fram til september. De øvrige tilførte midlene er periodisert i hele perioden januar-desember. Regnskapstallene for hele 2015 viser et samlet merforbruk for hele Tun Modumheimen på kr 271 509 i forhold til budsjett inkl. endringer. Som det framgår av tabellen er det mindre inntekter på fellesområdet 361000. Dette skyldes i vesentlig grad økte utgifter til medikamenter og medisinske forbruksartikler med ca 450 000 kr i forhold til budsjett. Brukerbetalingen endte på 12,4 mill kr noe som var ca 130 000 kr høyere enn budsjett. I løpet av året har 65 personer gått bort ved sykehjemmet. Dette er litt høyere enn foregående år. Sykefravær: Samlet sykefravær for Tun Modumheimen med 97 årsverk i hele 2015 var 9,45 %. Til sammenligning hadde Tun Modumheimen i 2014 et samlet fravær på 8,9 %. Særlig 4. kvartal viste en svært positiv utvikling og endte for hele tun Modumheimen på 6,59 %. Det er fortsatt avdelingsvise variasjoner for hele året, men i 4. kvartal 2015 hadde alle sykehjems-avdelingene (avd 1-5) under 7 % fravær. Avdelingslederne har fulgt opp de sykemeldte gjennom løpende kontakt og gjennom dialogmøter. Virksomheten bruker funksjonsvurdering for å avklare den enkeltes arbeidsevne under sykemeldingsperioden. Virksomheten gjennomfører i samarbeid med NAV arbeidslivssenter prosjektet «Endringskompetanse». Hovedtemaene er Økonomi/Ressursbruk Alert Journalføring Tiltaksplaner. Gjennom pålagte avdelingsvise personalmøter i perioden var det stort fokus på den enkelte avdelings økonomi og ressursbruk. Virksomheten får tilretteleggingstilskudd for gjennomføring av prosjektet. Utfordringer og muligheter: Budsjettet for 2016 er høynet med 1,3 mill kr i forhold til opprinnelig budsjett 2015. Dette kompenserer ikke fullt ut for det kostnadsnivået vi har hatt i 2015. Tun Modumheimen har gjort flere grep som har hatt positiv innvirkning på kostnadsutviklingen på sykehjemmet den siste tiden. Tun Modumheimen hadde en svært gledelig nedgang i sykefraværet i 4. kvartal 2015 med et samlet sykefravær på under 7 %. Dette tolkes som et resultat av godt personalarbeid og god sykefraværsoppfølging fra avdelingslederne ved Tun Modumheimen. Samtidig ser vi at for å klare et sykefravær under 9 % i 2016 betinger dette at vi også unngår mange langtidssyke på grunn av sykdom/forhold
som ikke er relatert til jobben Et stabilt lavt sykefravær i 2016 vil være det som vil ha størst kostnads-reduserende effekt. Gjennom ulike tiltak skapt større forståelse i personalgruppa for mindre bruk av vikarer. Felles medisinrom etablert sommeren 2015. Dette vil medføre mindre lager av medikamenter og raskere omløpstid. Dette vil innebære mindre kassasjon som vil medføre lavere kostnader. Det er gjort flere kostnadsmessige tiltak på forbruket av medisinske forbruksartikler. Avd 1 og 4 har i januar 2016 startet seinere middagsservering (1500 1600) på hverdagene. I tillegg til forventet økt kvalitet på tjenesten, vil en annen døgnrytmeplan kunne ha en positiv innvirkning på arbeidsmiljøet. Alle faglærte ansatte har gjennomført opplæring i Alert og tiltaksplaner i 2015. Dette vil ha stor betydning for tjenesteutviklingen, samt bidra til at hver enkelt ansatt får større ansvar i hverdagen. Dette vil ha betydning for arbeidsmiljøet. Avdeling 1-361100: Mindreforbruk i 2015 kr 55 249. Avdelingen er tilført kr 480 000. Samlet fravær i 2015: 8,57 % Gjennomført pålagt personalmøte hvor endring av rutiner var hovedfokus, spesielt rundt måltider og aktiviteter. Sparer «vikarvakter» der det er mulig, spesielt på kveld. Har brukt tilrettelegging på en ansatt for å unngå sykemelding. Får dermed ikke spart så mye fra siste halvdel av november og ut året. 3 ansatte ca 2,5 årsverk sykemeldte i perioden 16/8 til 24/10. Fra 25/10 og ut året er 0,6 årsverk sykemeldt. Har fått innvilget tilretteleggingstilskudd på en ansatt, har søkt om det på ytterligere en ansatt. Har søkt om å få utbetalt tilretteleggingstilskudd som er innvilget på 26 000 kroner. En praktikant fra NAV to halve dager pr uke. Avdeling 2 361200: Mindreforbruk i 2015 kr 18 950. Avdelingen er tilført kr 350 000. Samlet fravær i 2015: 8,04 % 1 sykemeldt i 50% stilling. Ellers hatt lite korttids sykefravær denne perioden. Har fått tilretteleggingstilskudd på 23 560 for 2 ansatte. Flere ansatte har tatt ut avspaseringstimer nå og vil gjøre dette også i desember. Mange avviklet siste ferieuke i oktober, november og desember. Fortsatt restriktive på innleie dag/ kveld korter ned vakter til det minimale innenfor forsvarlighet. Avdeling 3-361300: Merforbruk i 2015 kr 31 968. Avdelingen er tilført kr 830 000. Samlet fravær i 2015: 13,58 % Mindre vikarbruk fraværet går ned. Restriktive ved innleie av vikar på dagtid.
Lønn til ekstrahjelp - innleid fastvakt på 4 netter. Noen av disse timene belastes og på overtid. Overtid på tilsammen 16 015 gjelder noe av fastvaktene, pluss sykepleiervakter på helg hvor det ikke har vært mulig å finne andre løsninger Ferie: flere har tatt ut restferie i denne perioden. Alle ansatte vært gjennom Gerica-kurs. Mange har vært på medisinoppfriskningskurs og kurs i kvalitetslosen Avdeling 4-361400: Merforbruk i 2015 kr 40 077. Avdelingen er tilført kr 1 090 000. Samlet fravær i 2015: 16,21 % Overbelegg i perioden fram til 26/9. Fra det tidspunktet har avdelingen hatt normalbelegg med 8 beboere fra 26.09.15. Ved fravær, spesielt på kveld, prøver å unngå å sette inn vikar der det er mulig. 2 ansatte ca 1,6 årsverk sykemeldte i perioden frem til 14.10.15, etter det og ut året 0,4 årsverk sykemeldt. Både plasstillitsvalgt for NSF og Fagforbundet er ansatt på avd 4. Medfører en del ekstra vikarbruk ved møter osv. Verneombudet for avdeling 1 og 4 er også ansatt på avdeling 4. En ansatt tar videreutdanning og har hatt permisjon med lønn 8 dager i høst. Gjennomført personalmøter Restriktive ved innsetting av vikarer på kveld. Nattsykepleier - 361401: Merforbruk i 2015 kr 8 770. Avdelingen er ikke tilført ekstra budsjettmidler Samlet fravær i 2015: 1,07 % Ingen sykemeldte i perioden Demensomsorg - 361402: Mindreforbruk i 2015 kr 24 465. Avdelingen er ikke tilført ekstra budsjettmidler Samlet fravær i 2015: 4,20 % En sykemeldt i 20 % stilling- spart vikarmidler. Avdeling 5-361500: Mindreforbruk i 2015 kr 20 063. Avdelingen er tilført kr 140 000 Samlet fravær i 2015: 5,40 % 4 vakter overtid grunnet ledige sykepleierstillinger og sykdom på helg hvor det var vanskelig å få inn vikar. Brukt noe mer ferievikar enn budsjett = 6 540 1 person i 70 % stilling gradert sykemeldt. Hatt 1 person med tilretteleggingstilskudd vikar ekstrahjelp, Restriktive ved innsetting av vikarer på dagtid. Mottatt kr 100.000 i prosjektmidler til lindrende enhet. Bare deler av dette er brukt i 2015. Husøkonom 361600:
Merforbruk i 2015 kr 53 353. Avdelingen er tilført kr 390 000 Samlet fravær i 2015: 10,96 % Dagsenter 361800: Mindreforbruk i 2015 kr 8 167. Avdelingen er ikke tilført ekstra budsjettmidler Samlet fravær i 2015: 2,10 % Ingen sykemeldte Praktikant fra NAV som dekker opp event fravær. Furulund bofellesskap 361900: Mindreforbruk i 2015 kr 16 123. Avdelingen er tilført kr 220 000 Samlet fravær i 2015: 12,01 % Fortsatt tre ansatte sykemeldt, ikke fått tilretteleggingstilskuddet på den ene enda.( samme person går over i foreldrepermisjon fom. 3/12) 8 egenmeldte fravær i perioden, 3 av dem dyre pga. vikar for vikar. I forbindelse med prosjektet Endringskompetanse gjennomført pålagte personalmøter, med bla. fokus på økonomi, ikke fått tilretteleggingstilskuddet. Ansatte gjennomgått nødvendig opplæring i nye tiltaksplaner, medført kostnader for vikarer. Restferier: 10 uker som må dekkes opp med vikarer, bare mulig å spare enkelttimer. I forbindelse med akutt syke beboere med følge til lege/sykehus et merforbruk på kr. 6 000. Avdelingen har ekstra ressurser noen timer pr. uke gjennom praktikant fra Nav og arbeidsutprøving fra Modum Industri. Har fra november hatt besøkshund hver 14.dag, uten kostnader. Modumheimen bo-del: Mindreforbruk i 2015 kr 129 957. Avdelingen er ikke tilført ekstra budsjettmidler Høyere utgifter til vedlikehold av utstyr med kr 97 000 Lavere utgifter til elektrisk energi med kr 90 000 og kommunale avgifter med kr 71 000 For øvrig mindre variasjoner