SAKSPAPIRER

SAKSPAPIRER - 04.09.2018 Ledelsesmøte 04.09.2018 BIS-kontoret, Handelshøyskolen BI Campus Trondheim INNHOLDSFORTEGNELSE

Sak 93-18 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 94-18 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 95-18 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 96-18 Oppføring av eventueltsaker Sak 97-18 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak 98-18 Orienteringssak: Nedleggelse av Masterdag gjennom BIS Sak 99-18 Orienteringssak: Endring i intervjuprosess for klassekontakter Sak 100-18 Diskusjonssak: Studentpolitisk strategidokument Sak 101-18 Diskusjonssak: Avvikling og navneendring av Paapir og etablering av en digital medieplattform Sak 102-18 Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 103-18 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 104-18 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Side 2

Tilstede: Fag, MANA, PR&KA, IK, Ekstern, Leder, HR1, HR2, ØA, PK, Avtroppende IK, ØA BISI, Trener BISI/ Leder charity Sak 93-18 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden. Godkjent Sak 94-18 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR-ansvarlig som referent. Godkjent Sak 95-18 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ledelsesmøte. Endring vedtak: Godkjenne referat fra ledelsemøte Godkjent Sak 96-18 Oppføring av eventueltsaker MANA: Premiepotter ØA: Økonomien til BISI Sak 97-18 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Side 3

Bakgrunn: Hvert enkelt medlem i Ledelsen redegjør for hva som er blitt gjort siden forrige ledelsesmøte. PRKA: Ordnet BISverv.com, jobbet med sosiale medier, promotering, genserbestillinger. ØA: Involvert i fadderuka, skap, jobbet med å forbedre avtaler, jobbet med BISI. MANA: Fornyet flere markedsavtaler, flere som ikke vil være med videre. Ser etter nye samarbeidsavtaler, jobbet med større avtaler. Ekstern: Møte velferdstinget for informasjon, deltatt på NSF PK: Planlagt fadderuka med et godt fadderstyret, kontakt med PK bergen og Stavanger angående Vinterlekene, også angående ekstraordinært landsmøte Fag: Tema og markedskveld, fadderuke, møte med admin om arrangementer, jobbet med rekrutering. IK: Vært på NSF og snakket med speilende verv, hjulpet BISI, retningslinjer for nye lagret, flyttet over til nytt lager, første nytt intern møte med undergruppene. Leder: Gjort veldig mye, møter med Admin, NSF og diskutert strategiske valg, workshops, være litt med i alt som skjer. Sak 98-18 Orienteringssak: Nedleggelse av Masterdag gjennom BIS Bakgrunn: Ønsker å orientere om beslutning tatt angående nedleggelse av Masterdag Forslagsstiller: Fagansvarlig Side 4

FA: Vanskelig å arrangere på campus, BI har ikke samme mulighet til å markedsføre på andre campus. Vanskelig for BIS å få arrangere med andre skoler, blir nedlagt på skolen. Mulig at det arrangeres et annet sted. Konfliktinteresse. IK: Mange som vil gå master FA: Vært vanskelig, klarer ikke å se at mange kommer, og hvor mye ressurser vi skal legge i. Avtroppende IK: Hva med et samarbeid med Støh, en ide? Fa: God ide Sak 99-18 Orienteringssak: Endring i intervjuprosess for klassekontakter Bakgrunn: Orientering omkring endring i utlysnings- og intervjuprosess til klasserepresentanter. Forslagsstiller: Fagansvarlig FA: HR og FA har blitt enig om at rekrutteringen fra Klasserepresentant blir for omfattende. Vi informerer istedenfor intervju. Kandidaten skal fortsatt ha appell. Ik: Prat istedenfor intervju, får du nok informasjon om kandidaten FA: Allerede i gang, går bra. Er klassen som velger riktig kandidat Ekstern: Hvordan skal du være nøytral når HR ikke er med? FA: Har ingen beslutningsmakt, kun for å informere Leder: Har selv vært klassekontakt og gått gjennom prosessen. Stiller seg bak endringen, og det er opp til klassen om hvem som blir. Side 5

IK: Lurer på om alle som søker skal holde appell FA: Alle Sak 100-18 Diskusjonssak: Studentpolitisk strategidokument Bakgrunn: Dette er første utkast av det vi Eksterne har jobbet med på NSF. Meningen med dette dokumentet er at det skal bli forankret på landsmøtet og vedtatt. Dette er et veiledende politisk dokument for BIS. Ønsker at vi får diskutert dette godt med alle i styret. Dette er noe alle andre BIS-ledelser skal gjøre på sine førstkommende ledelsesmøter. Om det er noe dere føler mangler på dette dokumentet, så kom med innspill. Når dokumentet er diskutert skal vi eksterne møtes over Skype og legge det inn som en behandlingssak på et ledelsesmøte. Ønsker innspill. Forslagsstiller: Eksternansvarlig Ekstern: Dette vi jobbet med på NSF, mal for eksterne og BIS. Ønsker å bli vedtatt på landsmøte. FA: 2.2.1 - er det noe samarbeid med BI på det punktet Ekstern: Ikke som vi vet nå, men jobber med det. Leder: Kan du redegjøre litt om hva SHoT er? Hvorfor er det viktig? Ekstern: Stor undersøkelse om hvordan studenter opplever hverdagen, tall innenfor ensomhet og tror tallene ikke er reelle. PK: 2.2.3 - Vil du samarbeide med å fikse skolemiljøet med andre BI campusene eller hele Trondheim? Side 6

Ekstern: Variasjon om hva som gjelder for hvert campus, men samarbeide både med både andre BI campus og eksterne. PK: Samarbeide med flere PRKA: 3.1 står ikke om hvordan, skal det utarbeides strategi? Ekstern: Ingen fasit enda, ønsker innspill IK: Bra og viktig dokument, BI er små i forum, hvordan skal vi stikke oss ut fra mengden? Ekstern: Vi har mulighet til å sitte i styret i SIT i en lengre periode, da kunne vi ha fått en større stemme. Har ikke noen enda, kun en mandat på velferdstinget. Leder: 4.5- kvantitativ utvalg om hvordan man skal finne Ekstern: Feks instagrampost der man kan Leder: Hvordan kontroller at dette er BI studenter som svarer Ekstern: Ingen fasit om hva vi velger enda. FA: 2.2.4 - litt tåkete, redegjør Ekstern: Studentene på BI får for lite informasjon om hvordan man studerer i utlandet. Er ustrukturert for de som er på utveksling. Eksternt: Alle godkjenner hva som står i dokumentet? MANA: Flott dokument, tenker at veien til målene som er interessant å komme med innspill på. FA: 2.2.3 - spørsmål, er det en i BI sentralt dere jobber opp med? Ekstern: Ikke som jeg er klar over. Sak 101-18 Diskusjonssak: Avvikling og navneendring av Paapir, og etablering av en digital medieplattform Side 7

Bakgrunn: I dagens samfunn er det færre og færre som leser papiraviser, og de aller fleste, spesielt i målgruppen til Paa Pir, bruker mer og mer tid på internett. Engasjementet og oppslutningen rundt Paa Pir har også vært noe dalende de siste årene. Det har heller ikke så langt vært noen kandidater som har søkt på stillingen som redaktør for Paa Pir, som ble utlyst våren 2018. Både BIS Stavanger og Bergen har avviklet sine papiraviser, og Bergen har blant annet hatt stor suksess med sin digitale medieplattform Slippen+. De vant blant annet årets utvalg under LM 2018. På bakgrunn av dette ønsker PRKA en diskusjon rundt en eventuelt avvikling av papiravisen Paa Pir, og en ny etablering av en digital medieplattform à la Slippen+. Forslagsstiller: PR- og kommunikasjonsansvarlig PRKA: En app for BIS ble diskutert på NSF etter innsending av saken. Leder: Har du data eller tall på Slippen +? PRKA: Har ikke tall enda, skal hente. FA: er det noe økonomisk bak å gå til nettform? PRKA: Har ingen budsjett, FA: Er det noe kostnad på å starte opp en nettavis? PRKA: En oppstartskostnad, Paa Pir har allerede nettside. IK: Er det nok engasjement for å sette opp til nett? PRKA: En diskusjon, sette den under kommunikasjonsutvalget. Ekstern: Vet vi hva studentene vil? PRKA: Kan kjøre en lokal markedsundersøkelse på dette. PK: Når tenker du oppstart for digital platform? PRKA: Skal se om det kan gjøres i samarbeid med appen som ble diskutert på NSF Side 8

MANA: Nettside bis.no kan implementeres til artikkler PRKA: Kan samle inn på samme digitale plattformer, enklere. IK: PR i bergen gikk over til digital løsning, fikk du noe tilbakemelding om hva oppslutningen var rundt dette. PRKA: PRKA i Bergen har ikke ansvaret, en stor økning og oppslutning rundt dette. Ønsker å se videre, og ta kontakt. Leder: Besvarelser til digital plattform er billigere enn papirutgave? ØA: Ikke budsjettert til Paa Pir ettersom ingen leder, mulig å bokføre på en ny måte. Ekstern: Har du nå planer om hvor artikler skal publiseres? PRKA: Foreløpig har ikke jobbet med å legge ut saker, skal få kommunikasjonsutvalget til å legge ut saker på bis.no Leder: Må få noe opp å gå en viss periode slik at det blir satt tiltak som vi kan jobbe mot. Ekstern: Hvor lang tid vil den perioden ta? PK: Satt i Paa Pir i fjor, oppslutningen har ikke vært stor. Tar ikke skade av en liten pause, og få en super nettside senere. Leder: Mer begrensing hvor vi kan ha printet papir på campus på grunn av retningslinjer, ikke miljøvennlig. Positiv effekt å stille oss bak. PRKA: Stemmer, store begrensninger med promotering som ikke er digital på campus. De fleste nyhetshus er i dag mer digital. IK: Vi burde fornye oss og være digital, med tanke på lesere får vi en bedre oversikt om hvor mange som leser. Side 9

Sak 102-18 - Orienteringssak: Saker til eventuelt MANA: Hvordan skal vi fordele premiepotter, hvem skal få. Er det øa som bestemmer? Dette må fordeles. Forslag er å lage et dokument med all informasjon og avtaler, deretter kan utvalg/ undergrupper komme med forespørsler. ØA: Økonomien til BISI. Deltatt på møte i dag om hvordan vi skal gjøre BISI økonomisk uavhengig. Tar rundt 2 måneder å fikse med bankkonto, brønnøysundregisteret, økonomihuset i Bergen hjelper til. Dette må tas opp på ledelsesmøte. Bokføring på nevnte sum, regnskap og budsjett blir presentert på GF som vanlig. Sak 103-18 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker HR2: Godt i gang med rekruttering. Vil gjøre ting annerledes enn tidliger, har en fortløpende intervjuene prosess. HR1: Fagansvarlig sentralt skal lyses ut på nytt, valgkomite jobber med saken. Sak 104-18 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Leder: Mye å gå på i forhold til orden på møte, vi kan bli flinkere til å orientere oss på forhånd på saker. En flytende diskusjon med tegnsetting. Orienteringssakene kunne være med i redgjørelsene. MANA: Bra møte, innspill på diskuterings/ orienteringssakene er godt å få diskutert. Avtroppende IK: Imponert over første møte, god tegnsetting. Statisk diskusjon, en saklig diskusjon. Om en sak kommer opp etter saksfristen og er tidssensitiv kan man ta opp som orienteringssak. HR2: Godt møte, effektivt. Sagt det vi trengte godt og presist. Møte hevet 18.19 Side 10