Styremøtesaker Styremøte IKA Opplandene 2014-09-25 Odd Gunnar Ludvigsen
Saker Digitalisering pilotprosjekt Status Prosjektorganisering Styrets rolle Byggeprosjekt Plan 2 med dobbeltdekker i magasin 5 Digipost, Difi meldingsformidler vs. KS SvarUt Vår anbefaling Status
Digitalisering Pilot-prosjekt Prosjektorganisering Styrets oppgaver
Digitalisering overordnet Fylkesarkivet har som strategi å tilgjengeliggjøre etterspurt arkivmateriale i digital form Dette gir flere fordeler som: hindre tap, slitasje og svinn bevaring av originaler raskere tilgang til informasjonen reduserte forsendelseskostnader flere får tilgang til materialet samtidig sikker distribusjon skjermingsverdig informasjon sikring av autentisitet hindre forfalskning (e-segl)
Mål - pilotprosjekt digitalisering Vinne erfaring med digitalisering i større skala Kartlegge kostnader - utvikle prismodell for prosessen Tilegne oss økt kompetanse på Documaster for digitalisering av tekniske arkiver og annen bruk Bidra til utvikling av Documaster som kravstiller Tilby konkurransemessig tjenester til medlemmer Ordning, registrering, digitalisering og pakking Tilby godkjent(e) IKT-løsning(er) for digitalisering og innsyn/søk i digitalt skapt materiale
Pilotprosjekter - digitalisering av eiendomsarkiver Dialog med Nord-Odal angående pilotprosjekt Utarbeidet utkast til avtale følgende rammer Pilot fra september - avsluttes senest nyttår Inntil 5 HM ordnes, registreres og digitaliseres Mapper fra byggesak, landbruk og oppmåling Demo planlegges med digitalisering av et utvalg saksmapper Konfigurering av Documaster (NOARK 5) påstartet Pilotprosjekt Valdresregionen med oppstart 1/1-2015? Rulle- og bunkeskanner, samt programvare til digitalisering (PixEdit) er anskaffet
Organisering pilotprosjekt Styret IKAO styringsgruppe Prosjektleder - deltid Tilrettelegge Avtaler og dialog med leverandør og kunde Rapportere Arbeidende leder - ordning og digitalisering Arbeidsledelse Utarbeide prosesser og arbeidsbeskrivelser Kvalitetssikring m. v. Prosjektmedarbeidere deltid Ordning, registrering og digitalisering
Styrets rolle? Mottager av informasjon om fremdrift resultater Arealbehov produksjon Ordningsplass og kapasitet, ses i sammenheng økt behov for ordningskapasitet - Statsarkivets brev Digitaliseringsfabrikk Håndtering av skadet/muggbefengt materiale m. v. Investeringsbehov Endringer i kommunestruktur/oppgavefordeling Kartlegging mottaks- og magasinkapasitet Oppfordre til bruk av digitaliseringstjenester fra IKAO gjør det mulighet for å opprettholde kjernekompetanse over tid
Byggeprosjekt Magasin 5
Plan 2 - Magasin 5 Oppstart utsatt til mandag 22/9 Nødvendig forberedelser gjennomført Byggetid mesanin, reoler og heis - ca. 4 uker Gjenstående arbeider etter montering: Lys, nødlys og brannvarslere Eventuelt endringer på ventilasjon Terminering av heisalarm til alarmsentral avtaler
Digital utveksling Digipost vs KommIT/SvarUt
Status Difi har inngått avtaler om levering av sikker digital post til innbygger for hele forvaltningen Meldingsformidler mottak og fordeling Tilknyttet reservasjonsregister og kontaktregister Tilkoblingspunkt for sak-/arkivsystemer Fagsystemer Opsjon for sikker print levering av fysisk post Postkasseleverandører Posten Norge AS Digipost Danske eboks eboks Teknisk løsning for post til bedrift og intern i forvaltningen er besluttet av Difi
Fremstilling KommIT
Fremstilling - Posten AS
Vår anbefaling - Digipost Basert på intern evaluering gjennomført 2012 IKAO fikk 2012 klarsignal til bruk av Digipost Difi anbefalte 2012 markedsalternativet, se konklusjon i Difi rapport 2012:10, kap. 5.3, side 65 Digipost åpner for to-veis, sikker kommunikasjon med postmottak Digipost er brukervennlig tilgjengelig på alle plattformer Videreutvikling er sikret gjennom statlig finansiering Flere av våre medlemskommuner har evaluert løsningene, med innbygger satt i sentrum og har valgt Digipost Flere fagsystemleverandører støtter også bruk av Digipost
SvarUt Staten har fått marsjordre hva da med fremtidig finansiering/ressurser til SvarUt når meldingsformidler kommer i drift? SvarUt tilfredsstiller ikke høyeste sikkerhetsnivå (personsensitiv informasjon), er mindre brukervennlig og «ødelegger» autentisitet/integritet til dokument som sendes via løsningen SvarUt krever manuell oppfølging av avsender i SvarUt Stor andel av dokumenter sendt SvarUt går til print, da de ikke blir lest av mottager innen gitte frister ++ Hvilke utfordringer oppstår i f m fremtidig integrasjon mellom SvarUt og meldingsformidler?
Status/tilbakemeldinger Blant våre medlemmer har syv kommuner så langt bekreftet at de vil følge vår anbefaling: Søndre Land, Dovre, Skjåk, Lom, Vågå, Sel og Lesja Gjennomført egne vurderinger av løsningene med innbygger i sentrum Søndre Land og Dovre har så langt åpnet postmottak i Digipost Posten opplyser Lillehammer, Gausdal og Nord-Aurdal er i gang med integrasjoner OFK og Fylkesarkivet har tatt Digipost i bruk Orienteringsmøte avholdes for Nord-Fron, Sør-Fron og Ringebu angående Digipost i oktober