Digital signatur. Signering av juridisk bindende dokumenter Kilde: Difi. Interkommunalt arkivdepot for kommuner i Hedmark og Oppland

Transkript

1 Digital signatur Signering av juridisk bindende dokumenter Kilde: Difi

2 Publisert osloby.no 11. august 2014

3 Posten - Digipost signering Difi - Nasjonal fellestjeneste Signicat - Underliggende tjenester Digipost signering 1: Synkrone signeringsoppdrag med maskin-til-maskinintegrasjon - Tjenesteeiers portal tilbyr tjeneste (ON-line) 2: Asynkrone signeringsoppdrag med maskin-til-maskinintegrasjon - Tjeneste ikke tilgjengelig i tjenesteeiers portal, oppdrag sendes signeringsportal 3: Manuelle asynkrone signeringsoppdrag Oppdrag registreres manuelt av tjenesteeier i Signeringsportalen:

4 Overordnet skisse signering

5 Synkrone signeringsoppdrag med maskin-tilmaskin-integrasjon - eksempel Ola Nordmann ønsker å søke lån og stipend for utdanning fra Lånekassen Lånekassen har en nettløsning der brukere selv kan sende inn søknader digitalt Ola logger inn på navigerer seg fram til riktig seksjon og fyller ut et søknadsskjema Lånekassen presenterer betingelsene og ber Ola om å signere en avtale i form av et PDF-dokument Ola trykker på knappen for signering på Lånekassens sider. Lånekassen oppretter et signeringsoppdrag via signeringstjenestens maskin-til-maskin-grensesnitt, og sender Ola til signeringsportalen Siden Ola allerede har logget inn via ID-porten på Lånekassens sider, blir han automatisk logget inn i signeringsportalen via single sign-on, og ser dokumentet som er klart for signering Han leser dokumentet, velger å signere det, og følger signeringsflyten for valgt leverandør av e-id Signeringsportalen sender Ola tilbake til Lånekassens sider. Lånekassen gjør et kall mot Signeringstjenesten og verifiserer at dokumentet er signert. Ola får presentert en bekreftelse på signeringen. Lånekassen kan når de vil hente det signerte dokumentet via maskin-til-maskin-grensesnittet

6 Asynkrone signeringsoppdrag med maskin-tilmaskin-integrasjon Kari Nordmann sitter på telefon med en saksbehandler hos Innovasjon Norge Saksbehandleren trenger Karis signatur på en kontrakt, sammen med signaturen til tre andre parter som Kari skal samarbeide med i et innovasjonsprosjekt Saksbehandleren bruker Innovasjon Norges internsystem for dokumenter til å opprette kontrakten, og skriver inn de fire partenes fødselsnumre Dokumentsystemet lagrer kontrakten, og sender den deretter til signeringstjenesten for signering. Her sendes de fire fødselsnumrene med De fire partene logger seg alle inn i signeringsportalen når det passer for dem, hvor de finner dokumentet til signering. Alle fire signerer dokumentet i løpet av de neste dagene Dokumentsystemet sjekker jevnlig status, og så snart det får beskjed om at signeringsoppdraget er ferdig, laster det ned det signerte dokumentet. Saksbehandleren kan deretter gå inn i dokumentsystemet og behandle saken videre

7 Manuelle asynkrone signeringsoppdrag Jon Nordmann jobber i en mindre offentlig virksomhet og har et dokument som skal signeres av en innbygger. Han står selv for utarbeidelsen av dokumentet Jon logger seg inn i signeringsportalens tjenesteeier-grensesnitt som han har fått tilgang til å benytte så lenge han er ansatt Jon navigerer seg frem til å opprette et nytt signeringsoppdrag, laster opp dokumentet, skriver inn fødselsnummer til innbyggeren, og legger ved en kort beskjed Jon varsler innbyggeren om at han ønsker dokumentet signer Innbyggeren logger seg inn i signeringsportalen, finner dokumentet, og signerer dette med sin e-id Jon får et varsel så snart innbyggeren har signert, og kan da logge seg inn i signeringsportalen igjen, og laste ned den signerte versjonen

8 Om signeringstjenesten Tjeneste bestilles via Difi/Samarbeidsportalen Juridisk bindene avtaler kan nå inngås elektronisk mellom offentlig virksomhet og innbygger virksomhet Krever e-id på sikkerhetsnivå 4, godkjent for bruk i ID-porten (per dato: BankID, Buypass og Commfides) Tidsstempling ved signering av dokument - valideres i Adobe Reader Dokumentformatene PDF og ren Tekst er støttet Kostnader for tilknytning/bruk: Samarbeidsportalen

9 Demo digital signatur Eksempel PAdES og XAdES filer digital signatur fra Posten.msg

10 Meldingsformidling innen forvaltningen Prøveprosjekt sak-/arkivsystem Kilde: Difi

11 Presiseringer og avgrensninger Offentlig forvaltning Manuelle saksbehandlingsprosesser Journalføringspliktig informasjon Sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen Enkeltsektorer

12 Pilot meldingsutveksling innen forvaltningen Digital adresseinformasjon virksomheter Sak-/arkivsystem Digital transportinfrastruktur Sak-/arkivsystem

13 Difi: Sikker Digital Post (SDP) Post til innbygger

14 Digitalisering Utfordring for AS Norge Mengde fra det offentlige til hver innbygger få brev til hver enkelt innbygger Bedrifter genererer totalt flere brev til innbygger Løsninger som brukes av både det offentlige og bedrifter antas å bidra til økt digitaliseringen

15 Besluttet infrastruktur

16 Diverse Standardtjenester i Det sentrale folkeregisteret tilgjengelig gratis fra 1. februar 2016 Virksomhetspostkasse(r) i Altinn rolle fortsatt en utfordring? SvarInn løsningen Difi: Innen 1. oktober 2016 skal virksomheter som benytter Altinn meldingsboks ta i bruk SDP Annen funksjonalitet - SDP/Digipost Faktura rett til nettbank (fra økonomisystemer) Mulig å sette opp ende-til-endekryptering Signeringstjenesten integreres med SDP september 2016 Kontakt- og reservasjonsregister ikke tilgjengelig på WEB

17 Oppsummering Kommunene har i prinsippet valgfrihet KS SvarUt distribuerer lenke til dokumentet Brønnøysund/Altinn har åpent kritisert SDP Statlig sektor skal ta i bruk SDP Skatteoppgjøret skal komme i SDP for 2016? Delt løsning for kommuner utfordring? Eks NAV-kontor som er dels kommunalt/dels statlig Forvaltningen fremstår ikke som samlet - omdømmetap Forsinker digitaliseringen - økte kostnader for det offentlige, inkludert doble integrasjoner hos leverandør

18 Ordning og digitalisering av fysiske arkiver Eiendomsarkiver og andre objektordnede arkiver

19 Risikovurdering - hvorfor digitalisere? Er det mulig å anslå verdien av eiendomsarkivet? Hva er sannsynligheten for tap eller skade? Hva er konsekvensen av tap eller skade? Verdi som rettighetsdokumentasjon for innbygger og kommunen selv Tapte fremtidige inntekter, rettstvister m. v. Kostnader ved å redde skadet materiale? Omdømmetap Digitalisering er et risikoreduserende tiltak

20 Noen utløsende faktorer Overordnede føringer digitalt førstevalg Sikre materialet mot arkivtap slitasje ved bruk, dårlig papirkvalitet, egne saksbehandlere som fjerner mapper/innhold i mappe fra arkivet, brann- og vannskade, skadedyr, sopp og mugg, m. v. Ikke tilfredsstillende/godkjente arkivlokaler - teknisk og klima Teknologibytte - overgang fra fysisk til fullelektronisk arkiv Prosessforbedringer raskere tilgang til oppdatert informasjon, oppgaveløsning ikke bundet til ett fysisk sted, bruk av mobilt utstyr Rekruttere og beholde arbeidskraft - økt fleksibilitet/hjemmekontor, moderne prosesser og IKT-verktøy Spesialisering redusere avhengighet til enkeltpersoner/miljøer Etablering av eks. IKS Kommunereform Sammenslåing av miljøer fra flere kommuner Ikke kapasitet/egnede arkivlokaler ved samlokalisering

21 Digitalisering eiendomsarkiver Medlemmer av IKAO kan inngå avtale om ordning og digitalisering av arkiver uten forutgående konkurranse Programvare - Documaster m/noark 5 arkivkjerne levert som WEB-basert tjeneste av IKAO Støtter GeoIntegrasjon Innsyn, samt egne interne API Fulltekstsøk i dokumenter og metadata Skjerming av taushetsbelagt informasjon Konfigurerbar arkivkjerne i versjon som nå innføres Støtter virksomhetsspesifikke metadata Digitalisering med tanke på mulig fremtidig kassasjon Kostnader knyttet til Documaster programvare vurderes som gunstige for medlemmer/kunder av IKAO

22 Kunder eiendomsarkiver Nord-Odal kommune - ordning og digitalisering (100 HM) Byggesak Oppmåling Landbruk Kommunal eiendom Skogsbilveger Nord-Fron kommune - ordner selv (40 HM) Byggesak Oppmåling Import av digitalt fotoarkiv tatt i f m eiendomsskatt Lunner kommune oppstart mars 2016 (100 HM) I dialog med Lillehammer kommune V&A (40 HM) Valdresregionen gjort prinsippvedtak om bruk av IKAO (600 HM) Vi tar kontakt med nye kommuner kommunesammenslåing m. fl.

23 Andre oppdragsbaserte tjenester IKAO Digitalisering og tilgjengeliggjøring av annet materiale som: Protokoller Gamle kart Foto Legejournaler? Personalmapper? Uttrekk og tilgjengeliggjøring NOARK-systemer Fagsystem