Hattfjelldal kommune Side 1 av 19 Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Unkervatn Dato: 03.03.14 Tidspunkt: 09:00 Møtebok for Medlemmer: Wenche Valen Stian Skjærvik Helene K. Slettbakk Ann-Elen Sæterstad Olsen Bente Sørmo Mirjam Holta Forfall: Vara: Fra administrasjonen møtte: Personalrådgiver Andre: Lena Aufles fra Frisk 3. Bjørn Robin Lenningsvik i sak nr. 6/14 Av 6 medlemmer møtte 6 Totalt frammøtte: 9 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 001/14 Referatsaker 002/14 Organisering av ny avdeling for Oppvekst- og kultur 003/14 Handlingsplan for kompetansehevende tiltak 2014-2017 004/14 Sykefravær 2013 005/14 Handlingsplan for 2014 006/14 Fleksibel arbeidstid i Hattfjelldal kommune Underskrifter:
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: Side 2 av 19 DATO- 14/240 14/1219 24.02.14 Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 03.03.14 001/14 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering. 03.03.2014 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU-001/14 Vedtak: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune den 04.03.2014 Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 14/1006 I 13.02.14 Arbeidstilsynet Manglende opplysninger - varsel om avslag på søknad 2 14/1150 U 21.02.14 Arbeidstilsynet Ang. manglende opplysninger 3 14/311 U 15.01.14 Arbeidstilsynet Manglende opplysninger
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD Dato: Side 3 av 19 FE-031, TI-&20 13/1223 14/1055 23.02.14 Organisering av ny avdeling for Oppvekst- og kultur Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 03.03.14 002/14 Rådmannens innstilling 1. Det opprettes en ny avdeling for Oppvekst og kultur. 2. Den nye avdelingen ledes av en avdelingsleder for Oppvekst og kultur som rapporterer til rådmannen. 3. Stillingshjemmelen som leder for integreringsavdelingen omgjøres til avdelingsleder for Oppvekst- og kultur. 4. Stillingen som avdelingsleder for Oppvekst og kultur lyses ledig eksternt snarest. 5. Avdeling for Næring, teknisk og kultur endres til Avdeling for Næring og tekniske tjenester. 03.03.2014 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU-002/14 Vedtak: 1. Det opprettes en ny avdeling for Oppvekst og kultur. 2. Den nye avdelingen ledes av en avdelingsleder for Oppvekst og kultur som rapporterer til rådmannen. 3. Stillingshjemmelen som leder for integreringsavdelingen omgjøres til avdelingsleder for Oppvekst- og kultur. 4. Stillingen som avdelingsleder for Oppvekst og kultur lyses ledig eksternt snarest. 5. Avdeling for Næring, teknisk og kultur endres til Avdeling for Næring og tekniske tjenester. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune 04.03.2014
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjente. Side 4 av 19 Dok.dato Dok.ID Tittel 19.02.14 75307 Ny organisering av oppvekst og kultur.pdf 19.02.14 75318 Prosessplan for organisering av ny avdelig for oppvekst og kultur.pdf 19.02.14 75317 Kartlegging av arbeidsoppgaver som ikke bør ligge på rektor.pdf 19.02.14 75316 En aktiv og kvalitativt god skoleeier.pdf 19.02.14 75315 Ang.kartlegging av arbeidsoppgaver.pdf 19.02.14 74342 skjema kartlegg oppgaver ny org 2013.doc 19.02.14 75312 Kartlegging av arbeidsoppgaver -avd.leder.pdf 19.02.14 75311 Kartlegging av arbeidsoppgaver -teamleder.pdf 19.02.14 75314 Kartlegging av arbeidsoppgaver -kulturskolerektor 1.pdf 19.02.14 75310 Veilederteamets statusrapport mai 2012.pdf 28.11.13 73328 Informasjonsmøte om omorganisering Oppvekst og Kultur 28.11.13 73343 Referat fra møte i prosjektgruppen for prosjekt omorg. Oppvekst og Kultur, den 26.11.13 19.02.14 75848 Avdelingsleder Oppvekst- og kultur.doc 03.02.14 75345 Høring - Ny organisering av Oppvekst og kultur 19.02.14 75672 Underskrevet innspill til høring 18.02.14 75773 Høringsuttalelser om ny organisering av oppvekst og kultur i Hattfjelldal kommune.pdf 14.02.14 75674 Høring - Ny organisering av Oppvekst og kultur 13.02.14 75655 Uttale fra FAU Hattfjelldal Skole - Omorganisering. 14.02.14 75679 Høringsuttalelse angående Ny organisering av oppvekst og Kultur 2014.docx 18.02.14 75827 Oppsummering fra styringsgruppemøte den 18.02.2014 Oppsummering av saken: I juni 2013 opprettet rådmannen et prosjekt som skulle se på organisering av tjenestene innen oppvekst og kultur. Målet for prosjektet var å legge til rette for økt kvalitet i skole- og barnehage gjennom mindre administrative oppgaver tillagt rektorene, samt skape en avdeling hvor all undervisningsrelatert virksomhet er samlet. Tanken var at ved å fjerne administrative oppgaver fra rektorene vil det skapes handlingsrom for pedagogisk utviklingsarbeid, som vil gjøre våre barn- og unge bedre i stand til å møte fremtidige utfordringer i livet. I prosjektet har man lagt opp til å sikre bred medvirkning fra arbeidstakerorganisasjoner, direkte berørte arbeidstakere, andre arbeidstakere og andre (FAU ved oppvekstsentrene). Anbefalingen fra prosjektet er at det opprettes en ny avdeling for Oppvekst og kultur som p.t. vil bestå av følgende enheter: Hattfjelldal Oppvekstsenter, Susendal Oppvekstsenter, Varntresk Oppvekstsenter, Voksenopplæring, Kulturskole, Bibliotek og Ungdomsarbeider. Avdelingen skal ledes av en avdelingsleder. Saksopplysninger: Hattfjelldal kommune deltok i Utdanningsdirektoratets ordning med veiledning av utviklingsarbeid i skoleverket. Fokuset var hjelp til å utvikle ansvarsforhold og arbeidsfordeling mellom kommune og skolenivå, dvs. mellom rådmannen og de respektive oppvekstsentrene (skolene), i tillegg til å utvikle planer for leseopplæring med tanke på at dette var et område med dokumentert dårlige resultater. Etter endt prosjektperiode utarbeidet veilederkorpset en statusrapport som inneholdt en vurdering av hvilke sterke sider kommunen kunne bygge videre på, hva som var oppnådd i løpet av prosjektet og hvilke utfordringer de så fremover for kommunen. Etter en total vurdering basert på dagens situasjon med pågående prosjekt for et bedre læringsmiljø, status i oppnådde resultater og de oppgaver som rektornivået må ta tak i, konkluderte rådmannen det dit hen at det var behov for strukturelle endringer i oppvekstsektoren. I tillegg er det slik at kultur og voksenopplæring ikke har noen tilhørighet i
oppvekst slik det er i dag disse områdene må derfor inkorporeres i den enheten det er mest naturlig at de tilhører. Side 5 av 19 Rådmannen opprettet et prosjekt Organisering av ny avdeling for Oppvekst og kultur, jf. vedlegg nr. 2 Prosessplan for organisering av ny avdeling for oppvekst og kultur. Målet med prosjektet er å legge til rette for økt kvalitet i skole- og barnehage gjennom mindre administrative oppgaver tillagt rektorene, samt skape en avdeling hvor all undervisningsrelatert virksomhet er samlet (førskole, grunnskole, voksenopplæring, kulturskole, bibliotek og kultur). Ved å fjerne administrative oppgaver fra rektorene frigjøres tid som skal benyttes til pedagogisk utviklingsarbeid som igjen vil gjøre våre barn- og unge bedre i stand til å møte fremtidige utfordringer i livet både faglig og sosialt. Som det fremgår av vedlagte dokumenter har rådmannen lagt vekt på å sikre bred medvirkning og involvering av alle berørte parter, jf. hovedavtalen kapittel B 1.4.1 og arbeidsmiljøloven 4-2. Basert på innspill fra styringsgruppens medlemmer, ansatte som vil bli direkte berørt av endringen, øvrige ansatte, arbeidstakerorganisasjonene og FAUene ved hhv. Hattfjelldal-, Susendal- og Varntresk Oppvekstsenter utarbeidet rådmannen dokumentet Ny organisering av Oppvekst og kultur, se vedlegg nr. 1. Dokumentet Ny organisering av Oppvekst og kultur ble den 03.02.2014 sendt på høring til berørte parter. Ved høringsfristens utløp var det kommet inn fem høringsuttalelser, se vedlegg nr. 15-19. Høringsuttalelsene ble gjennomgått i styringsgruppen for prosjektet sitt møte den 18.02.2014, jf. vedlegg nr. 20. Styringsgruppen sluttet seg til rådmannens forslag om å opprette en ny avdeling for oppvekst og kultur. Vurdering: Det sentrale spørsmålet er om vi ved å opprette en ny avdeling for oppvekst og kultur vil få bedre muligheter for å kunne yte kvalitativt gode tjenester til brukerne. Og fra rådmannens ståsted er svaret ja det vil vi. Når resultatene fra nasjonale prøver viser at elevens ferdigheter i dag er blitt dårligere enn de var på tidligere må vi ta dette på alvor og søke å finne ut hvorfor. Dagens tre oppvekstsentre samarbeider godt og de drar veksler på hverandres ressurser, kompetanse og erfaring, men samtidig er det et faktum at mye av rektorenes tid går til administrative oppgaver, og ikke til pedagogisk utvikling i skole- og barnehage en utvikling vi er helt avhengige av hvis våre barnog unge skal få den nødvendige plattformen for å kunne møte morgendagens utfordringer på en god måte. Rådmannen vil derfor fjerne oppgaver fra rektornivået og overføre disse til den nye avdelingslederstillingen, for derigjennom å frigjøre ressurser som rektorene skal bruke på å styrke det pedagogiske arbeidet i enhetene deres. Siden rektorenes muligheter for å drive med pedagogisk utviklingsarbeid begrenses av mange administrative oppgaver vil man kunne argumentere for at dette best kan løses gjennom å styrke oppvekstsentrene med administrative ressurser eller flere pedagoger og derigjennom oppnå en reduksjon i arbeidsbelastningen på rektornivået. Etter rådmannens vurdering vil ikke en slik løsning bidra til at vi når våre mål. Bakgrunnen for dette er behovet for å se helheten i de beslutninger som fattes vil utebli. Videre vil rektor få personalansvar for flere og dermed måtte fordele sin tid på flere. Og til slutt er det faktum at rektor uansett ville ha måttet involvere seg, og ta beslutninger, i mange saker selv om de hadde fått tilført ressurser. Hattfjelldal kommune inngikk i mai 2013 en avtale med UDI om drift av asylmottak for de neste fem år. Dette i seg selv generer oppgaver knyttet til administrasjon og opplæring av voksne asylsøkere i norsk og samfunnsfag. Videre har kommunen vedtatt å bosette 10 nye flyktinger pr. år, i tillegg til eventuelle familiegjenforeninger, som også har krav opp på opplæring. P.t. ligger voksenopplæringen formelt sett under rektor ved Hattfjelldal Oppvekstsenter noe som ikke er heldig slik rådmannen vurderer det spesielt i forhold til rektors arbeidsbelastning, men også i forhold til at det faktum at voksenopplæringen skiller seg vesentlig fra grunnskoleundervisningen i form og innhold. Ved å opprette en egen enhet i den nye oppvekst og kulturavdelingen styrkes mulighetene for å dyrke tjenestens egenart og derigjennom sikre et
Side 6 av 19 forsvarlig tilbud. Det må også nevnes at kravene til voksenopplæringen er blitt innskjerpet de senere årene, og kravet til spisskompetanse på området er blitt større enn tidligere. Kultur utgjør i dag en del av avdeling for Næring, teknisk og kultur, men vi må erkjenne at det er ingen naturlig sammenheng mellom kulturdelen og de andre delene av avdelingens tjenester. Derimot har kultur mange felles trekk med oppvekstsektorens tjenestetilbud, jf. for eksempel det faktum at hovedtyngden av brukerne at kulturtjenesten er barn- og unge. Ved å flytte kultur til den nye oppvekst og kulturavdelingen mener rådmannen at en oppnår flere fordeler. For de første økes mulighetene for å samordne tjenestetilbud og personellressurser. Og for det andre vil en flytting bidra til å gi medarbeiderne tilhørighet i virksomheten de vil få flere kollegaer som arbeider med samme målgruppe og dermed kan de dra veksler på hverandres kompetanse på en annen måte i dag. Ved etableringen av en oppvekst- og kulturavdeling går vi i retning av en tre-nivå modell for måten vi organiserer oss på. Og noen vil kanskje hevde at vi dermed er tilbake der vi var i var i 2002 før daværende kommunestyret besluttet at Hattfjelldal kommune gå fra en tre-nivå til en to-nivå modell for administrativ ledelse. Dette i seg selv kan for noen oppfattes negativt fordi man oppfatter organisasjonsendring i seg selv som utvikling og dermed dette som tilbakeskritt og stagnasjon fremfor utvikling og innovasjon. Men la oss samtidig slå fast at vi aldri kan organisere oss til resultater, men vi kan gjennom organisasjonsmessige endringer legge forholdene bedre til rette for at vi skal kunne oppnå ønskede resultater. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ved opprettelsen av en ny avdeling med ny leder vil det skje en tilpasning i enkelte medarbeideres arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Ingen økonomiske konsekvenser stillingen som avdelingsleder for Oppvekst og kultur er innlagt i budsjettet for 2014 på ansvar 500. Kontering: Lønn til stillingen som avdelingsleder for oppvekst og kultur konteres på 10100.500.120. Konklusjon/anbefaling: Det opprettes en ny avdeling i Hattfjelldal kommune. Avdelingen skal ledes av en avdelingsleder for Oppvekst og kultur, og vil p.t. bestå av følgende enheter: Hattfjelldal Oppvekstsenter, Susendal Oppvekstsener, Varntresk Oppvekstsenter, Voksenopplæring, Kulturskole, Bibliotek og Ungdomsarbeider.
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: Journalpost ID: Saksbehandler Dato: Side 7 av 19 FE-140 13/1144 14/1187 24.02.14 Handlingsplan for kompetansehevende tiltak 2014-2017 Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 03.03.14 003/14 Rådmannens innstilling Handlingsplan for kompetansehevende tiltak for perioden 2014 2017 vedtas. 03.03.2014 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU-003/14 Vedtak: Handlingsplan for kompetansehevende tiltak for perioden 2014 2017 vedtas. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune 04.03.2014
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent inhabilitet. Side 8 av 19 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 24.02.14 75997 Kompetanseplan SAD 2014-17.doc 24.02.14 75996 Kompetanseplan NTK 2014-15.doc 24.02.14 75998 Kompetanseplan sosialavdelingen 2014-2017.doc 24.02.14 72462 Strategisk plan for kompetanseutvikling for 2014-2018.doc 24.02.14 73986 65533_1_A.pdf 24.02.14 74035 Kompetanseplan oppvekst 14-15.doc Oppsummering av saken: På bakgrunn av virksomhetens kompetansebehov i perioden 2013 2017 er det utarbeidet en plan for kompetansehevende tiltak for de ulike enhetene. Planen sendes RKK og Fylkesmannen. Saksopplysninger: Det vises til punkt 20 i Kompetanse og rekrutteringsplan for Hattfjelldal kommune 2013 2017 vedtatt av kommunestyret i sak nr.: 70/13 hvor det fremgår at det skal utarbeides årlige handlingsplaner for kompetanse for den enkelte enhet som skal sendes RKK og Fylkesmannen. Samfunnet er i konstant utvikling, og for at vi skal kunne møte endringene på en god måte kreves det at vi har medarbeidere med riktig kompetanse. Det er ikke bare i vår virksomhet at betydningen av kompetanse er viktig for at vi skal løse våre oppgaver også på nasjonalt plan ser man utfordringer knyttet til manglende kompetanse. Utdrag fra Helse- og omsorgsdepartementets kampanje Kompetanseløftet 2015: Med bakgrunn i den kommunale helse- og omsorgstjenestens personellutfordringer er det utarbeidet en ny kompetanse- og rekrutteringsplan, Kompetanseløftet. Planen er den av Omsorgsplan 2015 i Stortingsmelding 25 (2005-2006) Mestring, muligheter og mening Framtidens omsorgstjenester. Den skal gjelde frem til 2015 og inneholder strategier og tiltak som også skal møte de langsiktige demografiske utfordringene frem mot 2050. Rekruttering av personell omhandler både kapasitet og kvalitet i tjenestene. Formålet med Kompetanseløftet er knyttet til stortingsmeldingens strategi om kapasitetsvekst og kompetanseheving. Kompetanseløftet vil i større grad omfatte tiltak knyttet til videre- og etterutdanningstilbud for personell uten helse- og sosialutdanning. Den store avgangen fra sektoren gjennom både sykefravær og uføretrygding, bidrar til å redusere den positive effekten som kvalifiseringstiltakene har på tilgangen av faglært arbeidskraft. Videre- og etterutdanning er et godt tiltak for å øke rekrutteringen og holde på arbeidskraften. På bakgrunn av hvilke behov for fremtidig kompetanse i de enkelte enheter har en utarbeidet en plan for kompetansehevende tiltak i kommende fireårsperiode, men med hovedvekt på 2014-2015. Vurdering: Hvis Hattfjelldal kommune skal kunne nå sine mål er vi helt avhengig av at våre medarbeidere til enhver tid innehar nødvendig kompetanse. Den enkelte leder skal legge til rette for en aktiv og planmessig utvikling av sine medarbeidere slik at de har kunnskaper og ferdigheter som er nødvendige for å kunne utføre sine oppgaver og yte tjenester av god kvalitet. Samtidig er det viktig å understreke at også den enkelte medarbeider har et ansvar for å holde seg oppdatert innenfor eget fagfelt. Alle kompetansehevningstiltak som iverksettes skal være begrunnet i virksomhetens behov og i samsvar med kommunens planverk. Det er et lederansvar å sørge for å vedlikeholde, utvikle og utnytte den enkelte medarbeiders ressurser, og selv om all opplæring skal være rettet mot å nå
Side 9 av 19 kommunens målsetteringer bør dette likevel i stor grad kunne forenes med enkeltes behov for egenutvikling. Administrative og økonomiske konsekvenser: Noen kompetansehevende tiltak krever mer administrasjon enn andre med tanke på at det kreves vikar hvis stillingsinnehaver skal delta på organiserte kompetansehevende kurs/utdanning andre steder enn i daglig utførelse av arbeidsoppgavene. Selv om mye av kompetanseheving skjer gjennom daglig utførelse av arbeidet og gjennom erfaringsutveksling med kollegaer, er vi helt avhenging av også å benytte formaliserte utdanningsopplegg for at vi skal få medarbeidere med nødvendig faglig kompetanse. Noe av den formaliserte utdanningen delfinansieres med midler fra RKK og Fylkesmannen, men vi må påregne å ta størstedelen av kostnadene selv. Kontering: Kostnader knyttet til kompetanseheving konteres den enkelte avdelings ansvarsområde. På samme måte inntektsføres eventuelle tilskudd til kompetansehevningstiltak fra eksterne virksomheter på det/de aktuelle ansvarsområder. Konklusjon/anbefaling: Plan for kompetansehevende tiltak for perioden 2014 2017 vedtas.
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: Journalpost ID: Saksbehandler Dato: Side 10 av 19 FE- 13/1070 14/1208 24.02.14 Sykefravær 2013 Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 03.03.14 004/14 Rådmannens innstilling Sykefraværsstatistikken tas til etterretning. 03.03.2014 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU-004/14 Vedtak: Sykefraværsstatistikken tas til etterretning. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune den 04.03.2014
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjente. Side 11 av 19 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 18.10.13 71780 Fravær 3.kvartal 2013 24.01.14 75088 Fravær 4.kvartal 2013 24.01.14 75090 Totalt fravær 010113-311213 Oppsummering av saken: Sykefraværet for 3. kvartal, 4. kvartal og for 2013 var på hhv. 6,4%, 8% og 7,6%. IA-avtalens målsetting om et sykefravær på 8,32% innen utgangen av 2013 ble dermed nådd. Vi bør nå sette oss nye mål for sykefraværsarbeidet, og arbeidsmiljøutvalget bes drøfte og komme med innspill på dette til rådmannen. Saksopplysninger: Det vises til AMUs sak nr. 9/13 hvor sykefraværet for 1. og 2. kvartal i 2013 ble presentert. Fraværet for disse kvartalene var hhv. 9,1% og 6,3%. Tallene for 3. kvartal, 4. kvartal og hele 2013 er vedlagt denne saken, og viser at sykefraværet i virksomheten var på hhv. 6,4%, 8% og 7,6%. Vurdering: I henhold til avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv har Hattfjelldal kommune satt som mål å redusere sykefraværet med 20% i perioden 2011 til 2013, dvs. fra 10,4% til 8,32%. Når vi endte på et totalt sykefravær på 7,6% for 2013 har vi oppnådd målsettingen i avtaleperioden med god margin. Det faktum at vi har oppnådd målsettingen for redusert sykefravær i perioden er ikke ensbetydende med at vi nå kan hvile på våre laurbær. Vi må fortsette arbeidet med å få redusert sykefraværet og få en tilsvarende økning i nærværsfaktoren. Forsking viser at det er viktig å opprettholde et høyt fokus på forebygging og oppfølging av fravær for å hindre tilbakegang. Et høyt sykefravær i seg selv er ofte et sykdomstegn på virksomhetens drift, mens en høy nærværsfaktor er en indikator på bedrift med gode systemer og et godt arbeidsmiljø. Ved utgangen av 2013 hadde vi et korttidsfravær på 2,3%. Korttidsfraværet er fravær i arbeidsgiverperioden, og med få unntak bærer virksomheten alle kostnader med dette fraværet selv. Det er viktig å få redusert alt sykefravær, men med tanke på vår økonomiske situasjon er det spesielt viktig å få gjort tiltak her som bidrar til reduserte kostnader. Selv om sykefraværet aldri kan bli null, kan det likevel bli lavere enn 7,6% og som organisasjon bør vi derfor fastsette nytt mål for det totale sykefraværet, men også for kortidsfraværet slik at vi har et mål å strebe etter. Arbeidsmiljøutvalget bes drøfte og komme med innspill til nye mål for sykefraværsarbeidet i Hattfjelldal kommune. Administrative og økonomiske konsekvenser: Forebygging og oppfølging av sykefravær krever administrative ressurser på lik linje med andre lederoppgaver. Alt sykefravær har en kostnad forbundet ved seg, det være seg i form av tapt verdiskapning, utgifter til vikarer, opplæringskostnader, etc. Kontering: Ikke relevant.
Konklusjon/anbefaling: Sykefraværsstatistikken for 2013 tas til etterretning. Side 12 av 19
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: Journalpost ID: Saksbehandler Dato: Side 13 av 19 FE-440 14/238 14/1217 24.02.14 Handlingsplan for 2014 Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 03.03.14 005/14 Rådmannens innstilling Handlingsplan HMS 2014 mellom Frisk3 og Hattfjelldal kommune vedtas. 03.03.2014 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU-005/14 Vedtak: Handlingsplan HMS 2014 mellom Frisk3 og Hattfjelldal kommune vedtas. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune den 04.03.2014
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjente. Side 14 av 19 Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 24.02.14 76012 2014 Handlingsplan BHT.docx Oppsummering av saken: I henhold til arbeidsmiljøloven 3-3 med tilhørende forskrift skal det utarbeides en plan for bedriftshelsetjenestens arbeid i virksomheten. Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten er regulert i 13-2 i forskrift om Organisering, ledelse og medvirkning. Saksopplysninger: I henhold til arbeidsmiljøloven 3-3 med tilhørende forskrift skal det utarbeides en plan for bedriftshelsetjenestens arbeid i virksomheten. Handlingsplan for 2014 følger vedlagt. Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten er regulert i 13-2 i forskrift om Organisering, ledelse og medvirkning. Det vises for øvrig til rammeavtale om bedriftshelsetjeneste mellom Hattfjelldal kommune og daværende Friskhuset Mosjøen Bedriftshelse av 18.01.2010. Det gjøres oppmerksom på at avvik fra handlingsplan kan skje ved endret behov i virksomheten. Vurdering: Handlingsplanen bygger på arbeidsgivers behov for bistand fra bedriftshelsetjenesten og de forskrifter som regulerer arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen konsekvenser utenom de som det allerede er tatt høyde for i virksomheten. Kontering: Kostnader til bedriftshelsetjenesten konteres på art 12700. Konklusjon/anbefaling: Handlingsplan HMS 2014 mellom Frisk3 og Hattfjelldal kommune vedtas.
Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD Dato: Side 15 av 19 FE-403 14/207 14/1186 23.02.14 Fleksibel arbeidstid i Hattfjelldal kommune Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget 03.03.14 006/14 Rådmannens innstilling Saken legges frem uten innstilling. 03.03.2014 Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Saken ble drøftet i AMU, og innspill fra AMU tas med i rådmannens videre behandling av saken. AMU-006/14 Vedtak: Saken ble drøftet i AMU, og innspill fra AMU tas med i rådmannens videre behandling av saken. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune den 04.03.2014
Habilitet i forvaltningen: Ingen kjente. Side 16 av 19 Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I 12.02.14 Renholderne i Hattfjelldal kommune Utvidet fleksitid Oppsummering av saken: Alle medarbeidere i Hattfjelldal kommune er omfattet av reglement for fleksibel arbeidstid med mindre man må utføre bestemte oppgaver til bestemte tider. Renholderne har søkt om å bli unntatt fra reglementet ved at de ønsker å kunne begynne før kl. 07.00 som danner ramme for dagens ytre arbeidstid. Rådmannen velger å legge frem saken for arbeidsmiljøutvalget til drøfting for å innspill til hvordan han bør stille seg til søknaden fra renholderne. Avhengig av hva arbeidsmiljøutvalget anbefaler vil rådmannen enten behandle søknaden fra renholderne ut ifra dagens reglement eller han vil igangsette en prosess om mulig endring av dagens reglement til kommunestyret. Saksopplysninger: Renholderne har i søknad av 13.02.2014 søkt om unntak fra arbeidstidsbestemmelsene i Hattfjelldal kommune. De begrunner søknaden med at de på noen av de kommunale byggene har behov for å begynne tidligere enn kl. 07.00 da det enklere å få utført arbeidet sitt når det ikke er brukere til stede. De fortsetter med at de mange år har kunnet begynne tidligere enn kl. 07.00 og at dette fremmer motivasjon og stå på vilje når de får utføre sitt arbeid etter brukernes og sitt behov. De avslutter søknaden med at man er forskjellige og har ulike behov og måter å arbeide på, og at de kan se at dette vil være til ulempe for arbeidsgiver. Reglementet for fleksibel arbeidstid i Hattfjelldal kommune gjelder for alle ansatte som ikke må være tilstede til faste tider for å utføre bestemte oppgaver, og det ble sist revidert i kommunestyrets sak nr. 51/11. I punkt 2 fremgår det at den ytre rammen for arbeidstid for arbeidstakere som er omfattet av reglementet er fra kl. 07.00 til kl. 18.00, at normalarbeidstiden er fra kl. 08.00 til kl. 16.00 (i realiteten til kl. 15.30 siden arbeidstakerne har betalt spisepause) og at kjernetiden er fra kl. 09.00 til kl. 14.00. I reglementets punkt 6 heter det: Rådmannen kan avtale særskilte ordninger for avdelingsledere og andre stillinger med spesielle behov. Videre kan det ved behov avtales arbeid utover rammen for fleksibel arbeidstid for det enkelte tilfelle. Søknaden fra renholderne er prinsipiell på mange måter, og rådmannen ønsker derfor innspill til videre behandling av renholdernes søknad fra arbeidsmiljøutvalget. Det sentrale spørsmålet er om en bør søke å endre reglementet eller om renholdernes søknad bør behandles i medhold av punkt 6 i reglementet. For å ha et grunnlag for drøfting i arbeidsmiljøutvalget velger rådmannen å trekke frem en del momenter. Noen definisjoner: Ytre arbeidstid = angir rammen for når arbeidstakerne har anledning til å begynne og avslutte arbeidet sitt Normalarbeidstid = angir rammen for den ordinære dagarbeidstiden i virksomheten og tiden den enkelte normalt arbeider Kjernetid = angir rammen for når alle arbeidstakere skal være på arbeid, dvs. at man må ha gyldig fraværsgrunn for ikke å være tilstede i dette tidsrommet Andre opplysninger:
Side 17 av 19 Arbeidsmiljøloven 10-11 (1) og 10-11 (2) legger begrensinger på den enkelte arbeidsgivers mulighet til å definere normalarbeidstid og rammer for fleksibel arbeidstid ved at det fastslås at arbeid mellom kl. 21.00 og 06.00 er nattarbeid, og nattarbeid er ikke tillatt med mindre arbeidets art gjør det nødvendig. Intensjonen med fleksibel arbeidstid er ikke at den enkelte selv som en fast ordning skal kunne endre sin arbeidstid til for eksempel kl. 07.00 til kl. 14.30, men å gi muligheter for å kunne møte på jobb tidligere en dag og arbeide lengre en annen dag normal arbeidstiden skal fortsatt være fra kl. 08.00 til kl. 16.00 inntil annet er bestemt av arbeidsgiver. Momenter som utgangspunkt for drøfting i AMU: Arbeidsgivers behov og/eller arbeidstakers ønsker: Hva bør danne grunnlaget for måten vi organiserer vår virksomhet arbeidsgivers behov for å få utført bestemte oppgaver til fastlagte tider eller arbeidstakernes ønske om frihet og individuelle tilpasninger? I Hattfjelldal kommune har vi vedtatt at vi skal ha en livsfaseorientert arbeidsgiverpolitikk og i vår arbeidsgiverpolitikk heter blant annet (jf. kommunestyrets sak nr. 77/12): Det er et mål for Hattfjelldal kommune å kunne legge til rette arbeidssituasjonen for den enkelte arbeidstaker ut i fra de ulike behov, begrensninger og muligheter, denne måtte ha uavhengig hvilken livsfase den ansatte måtte befinne seg i. Det skal iverksettes tiltak som ivaretar behovet for, eller ønske om spesielle tilpasninger i arbeidssituasjonen. Den enkeltes behov må ses i sammenheng med kommunens behov og muligheter. En tilpasning av arbeidssituasjonen ut fra den enkeltes forutsetninger tilsier større grad av fleksibilitet i forhold til arbeidstid, jobbinnhold, permisjonsordninger og kompetanseutvikling. Tiltak på sidde områdene vil være viktig for å kunne være en attraktiv arbeidsgiver gjennom større del av yrkeskarrieren. Medarbeiderne kan i løpet av karrieren ha faser hvor de både ønsker, og kan yte mer. Kommunen skal legge til rette slik at dette kan realiseres, men samtidig ivareta hensynet til arbeidstakernes velferd. Vårt arbeidsgiverpolitiske dokument gir ikke et entydig svar på spørsmålet det blir et både og. Likebehandling av alle ansatte: Et grunnleggende prinsipp i norsk rett er likhet for loven, og det norske arbeidslivet har bygd opp sin organisering rundt dette gjennom sentrale - og lokale avtaler mellom partene, reglement og rutiner for å sikre likebehandling av alle medarbeidere i en virksomhet. Se også arbeidsmiljøloven 1 b). Renholderne fremhever at vi alle er forskjellige, og vi derfor har ulike behov og ulike måter å arbeide på. Men er det slik at renholderne som gruppe bør få anledning til å arbeide på andre tidspunkt enn andre arbeidstakere? Faglig og sosialt fellesskap: Når arbeidsgiver har vedtatt regler for når alle arbeidstakere skal være på jobb er dette gjort på bakgrunn av et behov for en viss forutsigbarhet i forhold til å få utført visse oppgaver. Vår oppgave er å yte tjeneste til våre brukere og noen av disse krever at vi er tilgjengelig for brukerne og/eller innbyggerne til fastlagte tidspunkt. Renholdernes oppgaver er knyttet til intern virksomhet og de har derfor ikke behov for kontakt med innbyggerne for å kunne få utført sine oppgaver. Oppgavene deres er heller ikke av en slik
Side 18 av 19 art at de har utstrakt behov for kontakt med sine kunder for å kunne utføre dem tilfredsstillende. Slik at hvis en kun tar i betraktning tilgjengelig for brukere/innbyggere er det ingenting som tilsier at de bør følge dagens arbeidstidsbestemmelser. Som arbeidsgivere har vi en plikt til å sørge for å tilrettelegge arbeidet på en slik måte at det gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utvikling i samfunnet, jf. arbeidsmiljøloven 1 a). Sentrale stikkord her i forhold til arbeidstidsbestemmelser er: muligheter for faglig utvikling, tilhørighet og arena som gir muligheter for et sosialt fellesskap. Ved å ha en normalarbeidstid og kjernetid hvor alle arbeidstakere er tilstede kan arbeidsgiver avholde sine møter med medarbeiderne uten at dette kommer i konflikt med enkeltes planer. Uavhengig av hvilken stilling man har vil det være behov for å få avklart spørsmål som oppstår i løpet av arbeidsdagen, behov for råd - og veiledning i forhold til hvordan enkelte oppgaver skal løses etc. Faglig utvikling er ikke bare ensidig informasjon fra leder, kurs og/eller formell kompetansehevning det finner derimot ofte sted gjennom erfaringsutveksling med sine kollegaer. Å skape en Vi-følelse blant alle medarbeidere i Hattfjelldal kommune er viktig for arbeidsgiver. Det å skape en tilhørighet på tvers av avdelinger og yrkesgrupper er et viktig moment for at vi skal kunne oppnå dette. Og for å få det til er en avhengig av medarbeiderne treffer andre medarbeidere i løpet av arbeidsdagen. Renholderne er i så henseende unike, da de gjennom sitt arbeidet treffer de aller fleste medarbeidere i virksomheten siden de all hovedsak vasker i de ulike avdelingene. Det er et faktum i dagens samfunn at for mange er arbeidsplassen den sentrale sosiale arenaen, og kollegialt samhold er viktig for trivsel på arbeidsplassen. Personer som ikke trives på jobb blir oftere fraværende eller de velger å forlate arbeidsplassen til fordel for andre. Sikkerhet: Som arbeidsgiver har vi et ansvar for våre medarbeideres helse-, miljø og sikkerhet, jf. arbeidsmiljøloven 4-1 (1). Hvis vi som arbeidsgiver åpner for at den enkelte selv kan fastsette sin arbeidstid kan vi komme i konflikt med sikkerheten til den enkelte. For skulle det skje noe med den enkelte er sjansene større for at vedkommende blir funnet i tide når det er flere på jobb enn om vedkommende er alene på jobb og det er flere timer til det kommer andre til lokalene. Et annet spørsmål er i forhold til forsikringsmessig dekning. Av hovedtariffavtalen kapittel 1 11.2 heter det at ytes erstatning til arbeidstakeren når vedkommende skades ved ulykke på direkte reise mellom hjem og arbeidssted. Bevisførsel for at vedkommende eventuelt ble skadet på vei til jobb kan bli vanskeligere ved store avvik fra vedkommendes normalarbeidstid. Synlighet og tradisjon: Tidligere var det slik at renhold som oftest fant sted før eller etter at alle de andre medarbeiderne kom på jobb eller hadde gått hjem. Slik er det ikke lenger. Årsakene til dette er nok flere, men et viktig moment er at ved å ha synlige renholdere anerkjennes arbeidet de utfører på enn annen måte enn tidligere. Andre grunner er samfunnsutvikling, sikkerhet og trivsel. Renholderne fremhever at de i mange år har kunnet begynne tidligere enn kl. 07.00, men dette i seg selv tilsier ikke at dette også bør gjelde for all fremtid. Man kan selvsagt hevde at siden arbeidsgiver ikke har grepet inn tidligere har man stilletiende gitt sitt samtykke til denne praksis, noe som vil være det samme som å si nei til utvikling. Rådmannens anledning til å gjøre unntak i dag:
Side 19 av 19 Rådmannen har anledning til å gjøre unntak fra arbeidstidsbestemmelsene i dag for enkeltpersoner, jf. punkt 6 i reglementet. Men rådmannens kompetanse er knyttet til enkelt tilfeller, og ikke til grupper som sådan. Bør man vurdere å utvide rådmannens muligheter for å gjøre unntak til også å omfatte grupper fremfor en eventuell endring av reglementets punkt 2? Mulige forslag til endringer: Hvis man finner det riktig å foreslå endringer i reglementet er det flere muligheter, og hvilke man til slutt eventuelt lander på vil være et resultat av et eventuelt arbeid som da må iverksettes. Rådmannen finner dog det riktig å foreslå noen muligheter, slik at arbeidsmiljøutvalget får noen knagger å henge ting på. - Ytre arbeidstid for alle arbeidstakere endres til for eksempel kl. 06.00 kl. 21.00 - Rådmannen gis anledning til å gjøre unntak for grupper av arbeidstakere - Differensiere arbeidstiden ut i fra hvor arbeidet utføres, for eksempel renhold på skolen utføres på andre tidspunkt enn renhold på rådhuset - Arbeidstiden til den enkelte medarbeider fastsettes i samtale mellom leder og den enkelte Reglement for fleksibel arbeidstid ble senest revidert i kommunestyrets sak nr. 51/11, det er med andre ord et relativt nytt vedtak. Spørsmålet her er om de momenter som nå kommer frem er av så vesentlig karakter at det i seg tilsier at det bør fremmes ny sak til kommunestyret allerede nå eller om mulige endringer i reglementet bør avvente til nytt kommunestyret er konstituert i 2015, jf. kommuneloven 39 nr. 2 hvor det heter at Kommunestyret og fylkestinget skal selv vedta reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen 31. desember året etter at kommunestyret og fylkestinget ble konstituert. Sist vedtatte reglement og eventuelle andre vedtak gjelder inntil nytt reglement er vedtatt. Vurdering: Det gjøres ingen vurdering, da saken legges frem for arbeidsmiljøutvalget som drøftingssak. Administrative og økonomiske konsekvenser: Det vises til kommentarer gitt under vurdering. Kontering: Ikke relevant i saken. Konklusjon/anbefaling: Rådmannen ber om innspill fra arbeidsmiljøutvalget om de ser behovet for å gjøre endringer i reglementet for fleksibel arbeidstid i Hattfjelldal kommune. Personalrådgiver