Hattfjelldal kommune. Møtebok for. Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Røsvatn Dato: Tidspunkt: 12:00. Side 1 av 12

Transkript

1 Side 1 av 12 Hattfjelldal kommune Møtebok for Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Røsvatn Dato: Tidspunkt: 12:00 Til stede: Medlemmer: Stian Skjærvik, rådmann og utvalgets leder Ann-Elen Olsen, arbeidsgiverrepresentant Mirjam Holta, arbeidsgiverrepresentant Wenke Valen, fungerende hovedverneombud Helene Slettbakk, arbeidstakerrepresentant Bente Sørmo, arbeidstakerrepresentant Andre: Lena Aufles v/frisk 3, personalrådgiver Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 007/14 Referatsaker 008/14 Medarbeiderundersøkelse /14 Avtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden /14 Sykefravær - 1. kvartal 2014 Underskrifter:

2 Side 2 av 12 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: DATO- 14/596 14/ Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget /14 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Innstilling enstemmig vedtatt. AMU-007/14 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Rett utskrift bekreftet Hattfjelldal kommune sekretær Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 14/3880 X Arbeidsmiljøutvalget Partsammensatt utvalg ihht. kommuneloven /3499 U Renholderne i Vedr. søknad om utvidet fleksitid Hattfjelldal kommune 3 14/3030 I Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretar Vedr. kommunens ordning med hospitering iat 4 14/1787 I *** Tilsynsrapport 5 14/2837 I RKK Vefsn og Mosjøen studiesenter Årsregnskap 2013 for RKK Vefsn og Mosjøen Studiesenter 6 14/1951 I Reinfjell, Sissel M RKK - Vedtaksprotokoll /2960 I RKK Vefsn og Mosjøen Studiesenter Virksomhetsplan 2014

3 Side 3 av /3395 I Statped hovedkontor Informasjon til kommunene og fylkeskommunene om gjennomføringen av strategi for etter- og videreutdanning for ansatte i PPT

4 Side 4 av 12 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: FE /575 14/ Medarbeiderundersøkelse 2014 Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget /14 Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget gir sin tilslutning til rådmannens forslag til innhold i og gjennomføring av medarbeiderundersøkelse i Hattfjelldal kommune i Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU-008/14 Vedtak: Arbeidsmiljøutvalget gir sin tilslutning til rådmannens forslag til innhold i og gjennomføring av medarbeiderundersøkelse i Hattfjelldal kommune i Rett utskrift bekreftet Hattfjelldal kommune sekretær

5 Side 5 av 12 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjente. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Spørsmål medarbeiderundersøkelse.pdf Lokale tilleggsspørsmål for Hattfjelldal kommune.docx Oppsummering av saken: Kommunestyret har bedt rådmannen om å gjennomføre en ny medarbeidertilfredshetsundersøkelse, den forrige ble gjennomført i Undersøkelsen som anbefales lagt til grunn denne gang er utviklet av Kommunens Sentralforbund (KS) og daværende Kommunal- og regionaldepartement i 2002, men er senere modernisert og tilpasset dagens utfordringer for ledere og medarbeidere i arbeidslivet. Man legger opp til at undersøkelsen i sin helhet skal gjennomføres ved bruk av internett, og at resultatene fra undersøkelsen vil bli presentert for medarbeidere, tillitsvalgte, ledere, arbeidsmiljøutvalget og kommunestyret i løpet av perioden ultimo august medio november dette år. Saksopplysninger: I 2012 ble det gjennomført en medarbeidertilfredshetsundersøkelse MTM undersøkelse. Kommunestyret har bedt rådmannen om å gjennomføre en ny medarbeiderundersøkelse for å få en tilbakemelding på hvordan medarbeiderne har det i Hattfjelldal kommune. MTM undersøkelsen hadde ulike spørsmål fordelt på følgende tema: jobbkrav, rolleforventninger, kontroll i arbeidet, positive utfordringer i arbeidet, sosialt samspill, ledelse, arbeidsglede, engasjement i organisasjonen, mestring av arbeidet og utmattelse i arbeidet. I år legger administrasjonen opp til å benytte verktøyet (undersøkelsen) på som utgangspunkt for kartlegging av medarbeidertilfredshet. Undersøkelsen ble først utviklet gjennom et samarbeid mellom KS og daværende Kommunalog regionaldepartementet (2002). Og i prosessen var det aktiv dialog med de ansattes organisasjoner gjennom hovedsammenslutningene. Senere er verktøyet modernisert og tilpasset de utfordringer ledere og medarbeidere står overfor i dag. Undersøkelsen består i utgangspunktet av 50 spørsmål, men rådmannen har delvis i samråd med ledergruppen og delvis i samråd med de hovedtillitsvalgte, funnet det riktig å stille noen lokale tilleggsspørsmål slik at undersøkelsen totalt vil bli på 55 spørsmål.. Når vi nå skal gjennomføre en ny kartlegging av medarbeidertilfredshet er det viktig for rådmannen at arbeidsmiljøutvalget stiller seg bak metode og innhold i undersøkelsen, og saken legges derfor frem for utvalget til behandling. Praktiske opplysninger om årets undersøkelse: Alle faste medarbeidere (med unntak av frivillig brannmannskap og rådmann), medarbeidere tilsatt i et forpliktende arbeidsforhold for en lengre periode (f.eks. som vikar for en som har foreldrepermisjon) og personer som benyttes jevnlig som vikarer deles inn i grupper basert på avdelings-/enhets tilhørighet i undersøkelsen. Medarbeidere som har to eller flere stillinger fordelt på ulike avdelinger vil bli plassert inn i den avdelingen hvor de har størst stillingsprosent. Der hvor man har lik stillingsstørrelse i alle avdelinger/enheter vil det bli foretatt en konkret vurdering i det enkelte tilfelle på hvor vedkommende bør innplasseres.

6 Side 6 av 12 Det gjøres oppmerksom på barnevernet med sine to ansatte, hvorav den ene er leder, ikke vil få utarbeidet en egen resultatrapport, men kun inngå i resultatet for kommunen som helhet. Hver enkelt medarbeider får et brukernavn og passord utlevert til bruk i undersøkelsen. Alle besvarelser gjøres direkte via internett. Personer som ikke har tilgang til egen PC kan f.eks. benytte PC på biblioteket eller på servicekontoret for å gi sin besvarelse. Undersøkelsen er åpen for besvarelse i perioden 16. juni 13. juli i år. Deretter vil resultatene fra undersøkelsen bli sortert og presentert for ledergruppen, de tillitsvalgte, i den enkelte avdeling inkl. resultatet på kommunenivå. Arbeidsmiljøutvalget vil få resultatene til behandling - primært på neste møte, før kommunestyret får presentert resultatet på overordnet nivå. Vurdering: Det er flere grunner til at rådmannen nå ønsker å benytte sitt verktøy for medarbeiderundersøkelse. For det første er dette en undersøkelse som alle de ca. 300 kommunene som har lisens på nettportalen har anledning til å gjennomføre. Dette gir muligheter for å kunne sammenligne resultatene fra vår undersøkelse med resultatene fra tilsvarende undersøkelser i andre kommuner. Videre er undersøkelsen vi nå ønsker å benytte et velutviklet verktøy med et faglig kvalitativt innhold, noe som underbygger kvaliteten av de resultater undersøkelsen gir. Og til slutt har Hattfjelldal kommune allerede lisens til å benytte dette verktøyet, slik at det ikke påløper ytterligere kostnader i forhold til en allerede anstrengt kommuneøkonomi. Administrative og økonomiske konsekvenser: Undersøkelsen vil nok primært bli besvart i løpet av den enkeltes arbeidsdag, noe som tilsier at kostnadene med gjennomføring av undersøkelsen vil maksimalt bli at 30 minutter pr. ansatt ikke kan benyttes til andre gjøremål. Fra rådmannens side anses dette som en god investering til opprettholdelse og utvikling av et godt arbeidsmiljø. Kommunen har lisens på slik at dette ikke gir økte kostnader. Kontering: Ingen. Konklusjon/anbefaling: Rådmannen ber om arbeidsmiljøutvalget om å gi sin tilslutning til innholdet i og gjennomføringsmåten av årets medarbeiderundersøkelse i Hattfjelldal kommune. personalrådgiver

7 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: Side 7 av 12 FE /1 14/ Avtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget /14 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommune inngår en ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden tom Mål og handlingsplan for avtaleperioden utarbeides i samarbeid med de tillitsvalgte, og legges frem for Arbeidsmiljøutvalget til behandling på et senere møte Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU-009/14 Vedtak: Hattfjelldal kommune inngår en ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden tom Mål og handlingsplan for avtaleperioden utarbeides i samarbeid med de tillitsvalgte, og legges frem for Arbeidsmiljøutvalget til behandling på et senere møte. Rett utskrift bekreftet Hattfjelldal kommune sekretær

8 Side 8 av 12 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjente. Oppsummering av saken: Hattfjelldal kommune hadde inntil en samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtale) med de tillitsvalgte og Arbeids- og velferdsetaten v/nav Arbeidslivssenter i Nordland, i tråd med den sentrale IA-avtalen for perioden De sentrale avtaleparter (Regjeringen og hovedsammenslutningene for arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene) inngikk den 4. mars i år en ny intensjonsavtale for et mer inkluderende arbeidsliv i perioden frem til Avtalen er i all hovedsak en videreføring av tidligere intensjonsavtaler, men partene ble enige om en del forenklinger av arbeidsmiljøloven spesielt med hensyn på til redusert skjemabruk, byråkrati og opphør av sanksjonsmuligheter hvis arbeidsgiver og behandlende lege ikke skulle følge opp like godt opp i alle saker, samtidig som man, i tillegg til noen presiseringer, er blitt enige om noen nye virkemidler for de virksomhetene som inngår en ny IA-avtale. Arbeidsgiver har bedt samtlige ledere, tillitsvalgte og verneombud om en evaluering av hvilke erfaringer man har gjort seg i løpet av tiden som IA-bedrift, og spurt om en bør inngå en nye IAavtale. Alle som svarte var entydige på at vi bør inngå en ny IA-avtale og begrunnelsen er bl.a. tilgang på virkemidler og at det å være en IA-bedrift i seg selv gir et positivt omdømme. Saksopplysninger: Den inngikk Regjeringen v/arbeids- og sosialministeren, Næringslivets Hovedorganisasjon, Kommunens Sentralforbund, Hovedorganisasjonen Virke, Arbeidsgiverforeningen Spekter, Staten som arbeidsgiver v/kommunal- og moderniseringsministeren, Landsorganisasjonen i Norge, Yrkesorganisasjonens Sentralforbund, Unio og Akademikerne en intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) for perioden IA-avtalens overordnende mål er: «Å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet.» Videre har de sentrale avtaleparter vedtatt følgende delmål: - Delmål 1: «Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overskride 5,6 prosent.» - Delmål 2: «Hindre frafall og øke sysselsettingen av personer med nedsatt funksjonsevne.» - Delmål 3: «Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med 12 måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år).» I desember 2011 inngikk Hattfjelldal kommune en samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden I den forbindelse ble vi sammen med de tillitsvalgte enige om følgende lokale delmål for perioden: - Hattfjelldal kommune skal redusere den totale sykefraværsprosenten med 20% i IAperioden , dvs. fra 10,4% til 8,32% - Hattfjelldal kommune skal forebygge at medarbeidere med redusert arbeidsevne går over til arbeidsavklaringspenger eller uføreytelser (NAV) - Stimulere til at eldre arbeidstakere forlenger sin yrkeskarriere. Siden IA-avtalen nå er utløpt må vi ta stilling til om vi ønsker å inngå en ny samarbeidsavtale eller ikke. Og som et hjelpemiddel i beslutningen sendte arbeidsgiver den ut et evalueringsskjema til samtlige ledere, hovedtillitsvalgte og verneombud i Hattfjelldal kommune. Rådmannen har videre tatt opp spørsmålet om vi bør inngå en ny IA-avtale i møtet med de hovedtillitsvalgte den Og de hovedtillitsvalgte mente at det å være en IA-bedrift gav en positivt image utad, og anbefalte at vi inngikk en ny samarbeidsavtale.

9 Side 9 av 12 Informasjon om sykefraværsoppfølging: Arbeidsgivers plikt til å forebygge og tilrettelegge arbeidet slik at sykefravær unngås, samt følge opp sykemeldte medarbeidere følger av arbeidsmiljøloven 4-6. Her finner man blant annet krav om at oppfølgingsplan skal foreligge snarest mulig og senest innen fire uker etter at en person ble helt eller delvis sykemeldt (med mindre det er åpenbart unødvendig), krav om arbeidsgiver skal så langt det er mulig iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne fortsette i sitt vanlige arbeid eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet eller arbeidstiden, samt plikt til å innkalle til- og delta i dialogmøte i egen eller i NAVs regi m.m. Som et resultat av intensjonsavtalen som ble inngått mellom partene i arbeidslivet den 4. mars i år er arbeidsmiljøloven nå under revidering, men revisjonen går i all hovedsak ut på mindre skjema og mindre byråkrati, opphør av NAVs sanksjonsmuligheter overfor arbeidsgiver og behandlende lege, og ikke på arbeidsgivers plikter til å tilrettelegge og følge opp sine medarbeidere. Videre har Regjeringen forpliktet seg til å fortsatt stille særskilte virkemidler til disposisjon for de virksomhetene som inngår i en ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Spesielle vilkår for IA-bedriftene: Som en konsekvens av å være IA-bedrift får medarbeidere utvidet rett til å benytte egenmelding ved egen sykdom. I Hattfjelldal kommune kan en arbeidstaker benytte egenmelding inntil 16 dager pr. sykemeldingstilfelle, dog maksimalt 24 dager pr. 12 måneder. Som arbeidsgivere får vi tilgang til å søke om forebyggings- og tilretteleggingstilskudd. Tilskuddet kan gis til arbeidsgiver som kompensasjon for merutgifter eller merinnsats i forbindelse med forebyggende HMS-arbeid, tilrettelegging, utprøving og opplæring i nye arbeidsoppgaver, eller praktisk hjelp som arbeidstakeren har behov for. Alle IA-bedrifter har videre sin egen kontaktperson hos NAV Arbeidslivssenter, som har som oppgave å informere og koordinere etatens tilbud til virksomheten. Dette innebærer bl.a.: - I dialog med ledere, tillitsvalgte og verneombud aktivt bistå virksomhetene i å arbeide målrettet og resultatorientert med utvikling av mer inkluderende arbeidsplasser, herunder virksomhetens arbeid for å forebygge sykefravær og overgang til trygdeytelser - Sørge for at virksomheten får informasjon og veiledning om: o Rutiner for sykefraværsoppfølging o o IA-virkemidler og tiltak innenfor IA-avtalen NAVs øvrige tiltak og virkemidler i forbindelse med oppfølging av medarbeidere i virksomheten og ved rekruttering av personer som ikke har et arbeidsforhold - Gi råd- og veiledning i vanskelige enkeltsaker - Bidra til at økonomiske virkemidler i enkeltsaker utløses raskt og effektivt og basert på skriftlig dokumentasjon - Samarbeide med bedriftshelsetjenesten I det overfornevnte inngår det også at Arbeidslivstjenesten kan påta seg å holde internkurs i relaterte områder for ledere, tillitsvalgte og verneombud uten at arbeidsgiver påføres andre kostnader enn personalkostnader ved fravær fra arbeid og eventuelle vikarkostnader. Videre skal det gjennomføres en forsøksordning med «Sykemeldt i jobb», som er en variant av den tidligere ordningen med «aktiv sykemelding». Ordningen skal bidra til at ansatte kan være i aktivitet under sykemeldingsperioden, i de tilfeller der den sykemeldte ikke kan være på gradert sykemelding. Tiltaket skal benyttes til avklaring og begrenses til to uker uten mulighet for forlengelse. Om ordningen vil bli generell for alle, om det bør utvides til flere uker osv., vil bli vurdert det foreligger forskningsfaglig vurdering av forsøket. Man skal videre utrede muligheten for en ordning med arbeidsutprøving i egen virksomhet med full finansiering av NAV for personer med 100% arbeidsavklaringspenger. Vurdering: Den interne evalueringen av IA-avtalen frem til utgangen av 2013 er entydig på at det å være en IA-bedrift er positivt for omdømme og at vi bør inngå en avtale. Ellers trekker man frem at

10 Side 10 av 12 virksomheten har som en følge av IA-avtalen fått satt et ekstra fokus på oppfølging og forebygging av sykefravær, samt at tilgangen på ekstra virkemidler er et viktig tiltak som gir oss større muligheter for å lykkes i vårt arbeid. Det å være en IA-bedrift oppfattes som positivt i samfunnet, siden det assosieres med omsorg for sine medarbeidere, at man har gode systemer for dialog og oppfølging hvis man skulle være så uheldig å bli sykemeldt, og at man i tillegg følger opp de sentrale avtaleparters intensjoner om å redusere landets sykefravær. Videre signaliserer vi at hos oss er alle arbeidstakere verdifulle, også de som har/skulle få redusert arbeidsevne av ulike årsaker eller om de skulle nærme seg «de seksti og pensjonalder». Hattfjelldal er en liten kommune med begrensede økonomiske ressurser, slik at mulighetene for å kunne motta økonomiske virkemidler til hjelp i vårt arbeid med å forebygge og følge opp sykefravær i seg selv tilsier at vi bør inngå en ny IA-avtale. Arbeidsgivers plikt til å følge opp sine sykemeldte medarbeidere reguleres spesielt i arbeidsmiljøloven, men også i andre lover og avtaler. Slik at vi får hverken mer eller mindre arbeid ved å være en IA-bedrift. Forskjellen på å være en IA-bedrift kontra det og ikke være en IA-bedrift ligger i tilgangen på virkemidler. Men samtidig er viktig å være bevisst på at hvis vi inngår en ny IA-avtale at dette ikke blir en «sovepute» for vårt arbeid i forhold til avtalens satsningsområder. Administrative og økonomiske konsekvenser: Arbeidsgivers plikter i forbindelse med oppfølging av sykemeldte medarbeidere er regulert i arbeidsmiljøloven 4-6. Som IA-bedrift vil vi få tilgang til å søke bl.a. om «Forebyggings- og tilretteleggingstilskudd» fra NAV. Kontering: Utgifter til forebygging- og oppfølging av enkelt medarbeidere/grupper av medarbeidere konteres på den enkelte avdeling. Konklusjon/anbefaling: Hattfjelldal kommune inngår en ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden personalrådgiver

11 Side 11 av 12 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: FE /583 14/ Sykefravær - 1. kvartal 2014 Utvalg Møtedato Saksnummer Arbeidsmiljøutvalget /14 Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikken for 1. kvartal 2014 tas til etterretning Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. AMU-010/14 Vedtak: Sykefraværsstatistikken for 1. kvartal 2014 tas til etterretning. Rett utskrift bekreftet Hattfjelldal kommune sekretær

12 Side 12 av 12 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjente. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Sykefravær 2014.pptx Oppsummering av saken: Sykefraværet i Hattfjelldal kommune var ved utgangen av 1. kvartal 2014 på 8,8%. Av dette var korttidsfraværet på 2,1% og langtidsfraværet på 6,7%. Saksopplysninger: Hattfjelldal kommune hadde ved utgangen av 1. kvartal et samlet sykefravær på 8,8%, hvorav 2,1% er fravær i arbeidsgiverperioden og 6,7% er fravær utover arbeidsgiverperioden. Det er store variasjoner mellom avdelingene/enhetene. Avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv som ble undertegnet høsten 2011 er nå opphørt, men administrasjonen har anbefalt at ny avtale inngås. I så fall skal det fastsettes nye mål for virksomhetens sykefravær frem til utgangen av Målet for sykefraværet bør være realistisk, samtidig som det bør være noe å strekke seg etter. Ved utgangen av 2013 var virksomhetens totale sykefravær på 7,6%. Vurdering: Selv om fraværet for 1. kvartal 2014 er høyere enn det totale fraværet for 2013, kan ikke dette i seg selv sies å være et varsel om at sykefraværet i Hattfjelldal kommune er stigende. Generelt sett vil sykefraværet variere gjennom året, og det er som oftest høyest i den kaldeste årstiden. Arbeidsgiver arbeider kontinuerlig med oppfølging av sine sykemeldte medarbeidere, i tillegg til arbeidet med å forebygge at medarbeidere blir sykemeldt. Og bedriftshelsetjenesten har deltatt i mange dialogmøter siden nytt år, jf. handlingsplan for 2014 for BHTs arbeid i virksomheten. Vi har også iverksatt to prosjekter knyttet til to enheter i forhold til arbeidsmiljøet et godt arbeidsmiljø tilsier som hovedregel også lavt sykefravær. Årsakene til sykefraværet er mange, og det er viktig å fokusere på det fraværet som vi som arbeidsgiver kan bidra til å redusere gjennom tilrettelegging og forebygging. Det skal fortsatt være lov å være syk i Hattfjelldal kommune. Administrative og økonomiske konsekvenser: Forebygging og oppfølging av sykefravær krever administrative ressurser på lik linje med andre oppgaver. Alt sykefravær har en kostnad forbundet ved seg, det være seg i form av tapt verdiskapning, utgifter til vikarer, opplæringskostnader etc. Kontering: Ikke relevant. Konklusjon/anbefaling: Se vedtak. personalrådgiver