Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Arkivsaksnr.: 18/1104-12 Anvendelse av mindreforbruk 2018 - budsjettendringer i 2019 Vedlegg: Vedlegg 1 - Tilbakemeldinger fra medlemmer i samarbeidsrådet for domstolene Direktørens sakssammendrag: Anvendelse av mindreforbruk 2018 ble drøftet i styremøtet 25. februar 2019. Forslag til anvendelse av mindreforbruk 2018 ble oversendt samarbeidsrådet for domstolene. For 2019 foreslås nye tiltak med en kostnadsramme på 24,3 mill. kroner, jf. kap. 2.2. I saksfremlegget foreslås det å redusere domstolenes anledning til å overføre mindreforbruk til 1,5 % fra et år til et annet. Dette som et virkemiddel for å redusere mindreforbruket i domstolene. 1. Bakgrunn Anvendelse av mindreforbruk 2018 ble drøftet i styremøtet 25. februar 2019. I vedtaket fra styremøtet heter det: «Domstolene får overført mindreforbruket begrenset til inntil 2,5 % av budsjettrammen i samsvar med disponeringsskrivene for 2018. Styret støtter en økning av budsjettrammen og de tiltak som ble foreslått. Før effektuering av vedtaket legges tiltakene frem for Samarbeidsrådet for domstolene til uttalelse. Eventuelle bemerkninger forelegges styret. Styret besluttet at sak om fremtidige overføringsmuligheter for mindreforbruk i domstolene inklusiv inneværende år - behandles i neste styremøte.»
Forslag til anvendelse av mindreforbruk 2018 ble oversendt samarbeidsrådet for domstolene til uttalelse med frist for tilbakemelding til administrasjonen mandag 18.3.2019. Administrasjonen har mottatt uttalelser fra Tekna og NITO. Disse er gjengitt i sin helhet i vedlegg 1. Tekna synes det er positivt at det tas grep for å redusere mindreforbruket. Dette burde gi rom for en mindre restriktiv håndtering av stillingsstoppen. Tekna er bekymret for de mindre domstolene dersom anledning til å overføre mindreforbruk reduseres til 1,5 pst. Dersom prosentsatsen settes ned, bør dette ikke gjelde de mindre domstolene. NITO er positive til tiltak for å redusere underforbruket, og synes en mer offensiv budsjettering er et godt tiltak. De nye tiltakene for 2019 støttes. Også NITO er usikker på tiltaket med å redusere domstolenes anledning til å overføre mindreforbruk. NITO påpeker at saken bør diskutertes i neste møte i samarbeidsrådet for domstolene 27.3.2019. Samarbeidsrådet for domstolene har møte 27.3.2019. Her skal anvendelse av mindreforbruket behandles. Eventuelle synspunkter som kommer frem i dette møtet i samarbeidsrådet, vil bli lagt frem for styret i møtet 1. april 2019. Forslagene som presenteres i kapittel 2.2 er identiske med forslagene som ble presentert i styremøtet 25. februar 2019. 2. Kap. 410 Domstolene Foreløpig statsregnskap viser et regnskapsmessig mindreforbruk i 2018 for domstolene på 38,3 mill. kroner. Tabell 1: Mindreforbruk i 2018 Kap. 410 Domstolene (tall i mill. kroner) Til disposisjon kap. 410 Domstolene 2 544,0 Regnskap 2018 2 505,7 Mindreutgift 38,3 Beløpene er hensyntatt tilbakeholdte midler fra Justis- og beredskapsdepartementet og deres utgiftsføringer. En gjennomgang av regnskapene til domstolene i 2018 viser at det skal tilbakeføres om lag 38 mill. kroner til domstolbudsjettene i 2019, når lovnaden disponeringsskrivene for 2018 på inntil 2,5 % legges til grunn. Videre må det tilbakeføres midler til fellesaktiviteter der det forelå mindreforbruk i 2018, og DA har forpliktelser i 2019. Enkelte av disse budsjettposter er å anse som øremerkede tildelinger til gitte formål. Til sammen foreslås overført 34,9 mill. kroner til slike fellesaktiviteter. Totalt vil disse forslagene øke budsjettet i 2019 med 72,9 mill. kroner. Hensyntatt regnskapsresultatet for domstolene vil dette gi et budsjett som er 34,6 mill. kroner utover tildelt budsjettramme. Side 2 av 7
2.1. Prognose 2019 før tiltak I 2018 ble det budsjettert med 50 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. På tross av dette ble det regnskapsmessige mindreforbruk på 38,3 mill. kroner. Det er viktig å planlegge med et forbruk som er tilpasset budsjettrammen. Nedenfor er det derfor gjort anslag på forventet mindreforbruk ved utgangen av 2019 dersom det ikke iverksettes tiltak. Tabell 3: Prognose 2019 før forslag til nye tiltak Forventet mindreforbruk 2019 (mill. kr) Prognose 2019 Domstolbudsjettene (uten tiltak) 50,0 Digitale domstoler 3,0 Lokalprosjekter 15,0 Øvrig mindreforbruk (komp.midler, investeringer etc) 10,0 Sum anslag mindreforbruk 2019 78,0 - Forslag til budsjettendringer mindreforbruk fellesaktiviteter 34,9 Prognose 2019 43,1 Følgende forutsetninger ligger til grunn: Dersom det ikke gjennomføres tiltak forventes det at mindreforbruket i domstolene holder seg på et høyt nivå, opp fra 48,1 mill. kroner i 2018 til 50 mill. kroner i 2019 Prosjektet Digitale domstoler. Med overføring av mindreforbruk fra 2017 vil budsjettet i 2018 bli 51,4 mill. kroner. Å bruke så mye midler riktig tar tid. Mindreforbruket i 2018 vurderes foreløpig til 3 mill. kroner Lokalprosjekter. Det anslås et mindreforbruk på til sammen 15 mill. kroner på budsjettpostene Forprosjekt Bergen tinghus og Tinghusprosjektet i Drammen. Øvrig mindreforbruk (Fellesløsninger; lokaler, investeringsmidler, kompetansemidler etc.) 10 mill. kroner Når det tas hensyn til foreslåtte overføringer til 2019 i tabell 2, gir disse anslagene et mindreforbruk i størrelsesorden 43,4 mill. kroner ved utgangen av 2019. I lys av dette foreslås nye fellestiltak i 2019 for å utnytte tildelt budsjettramme på en bedre måte. 2.2. Forslag til nye tiltak 2019 A. Etablering av felles regnskap- og lønnsenhet for domstolene, 5 mill. kroner Foreløpig planlegges det med etablering av en felles regnskap- og lønnssenhet høsten 2019. Det foreslås å avsette 5 mill. kroner i 2019 til formålet. Side 3 av 7
B. Investeringer i teknisk utstyr/lyd og bildebruk i domstolene, 5 mill. kroner Det er et betydelig investeringsetterslep i domstolene. Det foreslås å styrke budsjettet for investeringer i teknisk utstyr med 5 mill. kroner i 2019. Dette vil gi et investeringsbudsjett på IKTområdet på 33,9 mill. kroner i 2019. Løsning for lyd og bildebruk i domstolene utredes videre. Det foreslås at deler av midlene som her er avsatt kan benyttes til fremdrift i dette arbeidet. C. Opptak lyd og bilde, 5 mill. kroner I budsjettet for 2019 er det avsatt 2 mill. kroner til å sikre det videre utprøvingsarbeidet som gjøres i regi av domstolene i Tromsø. Nødvendige endringer i regelverket har gjort at antall saker med gjenbruk i lagmannsretten er begrenset. For å øke erfaringsgrunnlaget vil det være nødvendig å utvide prøveprosjektet til å omfatte flere domstoler. Det foreslås å avsette 5 mill. kroner for å utstyre rettssaler i Gulating lagmannsrett og Jæren tingrett med lyd- og bildeopptaksløsninger. Det foreslås også å spille dette inn som et forslag til RNB 2019, sammen med ressurser for tilsvarende utrustning i Stavanger tingrett. D. IKT-sikkerhet (informasjonssikkerhet), 4,8 mill. kroner Administrasjonen presenterte hvordan funnene fra revisjonen av IKT-sikkerhet (heretter benevnt som informasjonssikkerhet) fra høsten 2018 anbefales fulgt opp. Tiltakene som foreslås er ambisiøse, og vil kreve involvering av ressurser fra både DA, domstolene og styret. 30. januar 2019 fremla regjeringen ny nasjonal strategi for digital sikkerhet. Administrasjonen anbefaler at domstolene og DA følger og legger seg tett opp til denne strategien i arbeidet med informasjonssikkerhet. Det foreslås å avsette 4,8 mill. kroner til dette arbeidet i 2019. E. Utviklingsmidler INDU, 1,5 mill. kroner Avdeling for Innovasjon og domstolutvikling ble etablert i januar 2019. Avdelingens primære budsjettkilder er den årlige rammen for prosjektet Digitale domstoler, årets ramme for prøveprosjektet Opptak i retten, årlige utviklingsmidler for LOVISA og aktørportalen med tilhørende midler for å sikre tilstrekkelige fagressurser fra domstolene. Disse prosjektmidlene må anses som øremerkede og full nytte av midlene oppnås kun for de prioriterte domstolene. Avdelingen skal bidra til innovasjon og domstolutvikling relatert til arbeidsprosessene knyttet til kjernevirksomheten. Utviklingen skal være brukerdrevet. For å skape et rom for innovasjon og utvikling også utenfor rammene av prosjektene foreslås et begrenset utviklingsbudsjett på 1,5 mill. kroner i 2019. Det er behov for å utvikle en systematisk brukerdialog ved bruk av brukerundersøkelser, dialogmøter mv og sikre åpenhet om utviklingsbehov, prioritering og fremdrift på disse. Side 4 av 7
F. Omstilling HRK, 1 mill. kroner Arbeidet med omstillingsprosjektet i domstolene for saksbehandlere vil kreve at det avsettes ytterligere midler i 2019. G. Lokalprosjekter, 2 mill. kroner Etter en gjennomgang høsten 2018 ble konklusjonen at DA hadde mottatt om lag 2 mill. kroner mer til KVU i Bergen, enn hva som ble benyttet. Det foreslås å føre disse midlene tilbake til budsjettet. De foreslåtte nye fellestiltakene har en budsjettramme på 24,3 mill. kroner. 2.3. Tiltak for å redusere mindreforbruket i domstolene I perioden frem til 2016 var mindreforbruket i domstolbudsjettene i størrelsesorden 20-25 mill. kroner. I løpet av en toårsperiode har dette økt til 48,1 mill. kroner. Mange domstoler og DA bruker tid på å formidle domstolenes økonomiske utfordringer til bevilgende myndigheter og allmenheten. Dette er vanskelig å kommunisere troverdig og med tillit når mindreforbruket i domstolene øker. For å redusere mindreforbruket i domstolene ble følgende forslag drøftet i styremøtet 25.2.2019. A. Deler av mindreforbruket til domstolene i 2018 holdes tilbake i 2019 B. Deler av refusjonene for sykepenger i løpet av 2019 beholdes av DA C. Anledningen til å overføre mindreforbruk fra et år til et annet reduseres fra og med 2019 Etter diskusjonen i styremøtet 25.2.2019 foreslås det å redusere anledningen til å overføre mindreforbruk fra 2019 til 2020 fra dagens 2,5 % til 1,5 %. Tekna og NITO er bekymret for de mindre domstolene dersom anledningen til å overføre midler reduseres. Det vises her spesielt til muligheten til å gjøre hensiktsmessige investeringer/innkjøp. Når det kommer til investeringer og innkjøp omfattes dette av en stadig større grad av standardisering og flere sentrale avtaler. Samtidig er det prioritert å øke sentrale investeringsbudsjetter, og lage mer langsiktige planer for utskifting av teknisk utstyr. Driftsbudsjettene til domstolene er ikke ment å dekke større investeringer. Dersom det oppstår ekstraordinære behov kan alle domstoler søke om tilleggsbevilgninger. Administrasjonen kan ikke se at domstolene bør forskjellsbehandles på dette området. Med en slik endring forventes det at domstolene vil forsøke å nedarbeide deler av sitt mindreforbruk i løpet av året. Side 5 av 7
2.4. Prognose etter forslag til tiltak I tabell 4 nedenfor er de nye tiltakene i kap. 2.2 tatt inn, samt at domstolenes anledning til å overføre mindreforbruk er redusert fra 2,5 pst til 1,5 pst fra og med regnskapsåret 2019. Dette siste reduserer prognose for domstolbudsjettene. Tabell 4: Prognose 2019 med forslag til nye tiltak Forventet mindreforbruk 2019 (mill. kr) Prognose 2019 Domstolbudsjettene fra 2,5 % til 1,5 % Digitale domstoler Lokalprosjekter 35,0 3,0 15,0 Øvrig mindreforbruk (komp.midler, investeringer etc) 10,0 Sum anslag mindreforbruk 2019 - Forslag til budsjettendringer mindreforbruk fellesaktiviteter Prognose 2019 Forslag nye fellestiltak Ny regnskap- og lønnsenhet for domstolene Investeringer teknisk utstyr/lyd og bilde i Citrix 63,0 34,9 28,1 Opptak lyd og bilde 5,0 IKT sikkerhet (informasjonssikkerhet) 4,8 Utviklingsmidler INDU Omstillig HRK Tilbakeføring midler KVU Bergen og Stavanger Sum nye tiltak 24,3 5,0 5,0 1,5 1,0 2,0 Prognose 2019 med forslag til nye tiltak 3,8 Sammen med de nye fellestiltakene på til sammen 24,3 mill. kroner, gir forslaget om å redusere anledningen til å overføre mindreforbruk fra 2019 til 2020 til 1,5 %, en prognose for 2019 på 3,8 mill. kroner. Dette budsjettopplegget for 2019 er 58,9 mill. kroner utover tildelt disponibel budsjettramme. Direktørens innstilling: Styret vedtar at alle domstoler fra og med regnskapsåret 2019 kan overføre inntil 1,5 % av den reviderte driftsbevilgningen under kapittel/post 041001 til neste budsjettår. Nye tiltak for 2019 som beskrevet i kap. 2.2 vedtas. 13.03.2019 Side 6 av 7
Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør Side 7 av 7