Styreprotokoll. Saksliste. Møtedato: Møtested: Stavanger tingrett Møtetid: 10:00-14:30

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Stavanger tingrett Møtetid: 10:00-14:30 Styremedlem Rolf Selfors fratrådte under behandling av sak 16/037, Orientering, eventuell felles ledelse av Brønnøy tingrett. Etter styremøtet ble det holdt møte med domstolledere og tillitsvalgte fra Stavanger tingrett, Jæren tingrett og Sør-Rogaland jordskifterett. Dalane tingrett var invitert men hadde ikke anledning til å komme. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Kristin Lande Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Berit Brørby Forfall Kim Dobrowen Carl I. Hagen Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge Avdelingsdirektør Jann Ola Berget Avdelingsdirektør Erling Moe Avdelingsdirektør Solveig Moen Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 16/027 Godkjenning av innkalling VE 16/028 Godkjenning av protokoll DR 16/029 Direktøren orienterer 1

2 DR 16/030 Styreleder orienterer OR 16/031 Utvikling i erstatningssaker OR 16/032 Redegjørelse for internasjonalt domstolsarbeid 2015 DR 16/033 Eventuelt DR 16/034 Tekstforslag statsbudsjettet Prop. 1 S ( ) OR 16/035 Oppsummering av årsrapporter 2015 DR 16/036 KVU Bergen og Stavanger - endelige rapporter OR 16/037 Orientering, eventuell felles ledelse i Brønnøy tingrett

3 16/027: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. 16/028: Godkjenning av protokoll Godkjenning og signering av protokoll fra styremøte 7. mars og sirkulasjonssak 10. februar. Protokoll fra styremøtet 7. mars og sirkulasjonsprotokoll fra 10. februar ble godkjent og signert i styremøtet. 16/029: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om: * Prosjektering av opptak og bruk av opptak i Nord-Troms tingrett og Hålogaland lagmannsrett. Stortinget har i statsbudsjettet for 2016 bevilget 2 mill. kroner til prosjektering av lyd og bilde i domstolene. Bevilgningen skal gå til å videreføre arbeidet med opptak av parts- og vitneforklaringer med bakgrunn i rapporten om opptak i retten fra januar Som ledd i oppdraget skal det gjennomføres en begrenset utprøving som også omfatter vurdering av effekter for arbeidsmåter og ressursbruk. Oppstartmøte var berammet til 31. mars, men måtte utsettes da DA må finne en annen oppdragsleder enn den som først ble gitt oppgaven. Det er ventet at oppstartmøtet blir avholdt i mai.

4 Foreløpig plan tilsier at oppdraget vil kunne ferdigstilles til sommeren * Satsingsforslaget Digitale domstoler - det er ikke klart hva som ble resultatet av regjeringskonferansen i mars. IKT har tatt kontakt med leder for Digitaliseringsrådet, og vil ha en presentasjon og gjennomgang av Digitale Domstoler på deres møte 12. mai. Direktøren deltar på dette møtet. Digitaliseringsrådet er et rådgivende organ med Difi som sekretariat. * Møte med statsråden i Trondheim 19. april. Sentrale tema i møtet er revidert nasjonalbudsjett, penger til forprosjekt Drammen tinghus, økte driftsbudsjetter og sikkerhet i Oslo tingrett. * Lederdialog med jordskifterettene. Direktøren har hatt møte med et dømeutvalg med én representant fra hvert døme. Møtet var nyttig, og det vil være et nytt møte før sommeren. * Styremedlem Berit Brørby stilte i styremøtet 26. januar spørsmål om kjøp av konsulenttjenester i DA/ domstolene. Det ble gitt en kort redegjørelse om dette. DA kjøper i hovedsak tjenester på områdene IKT, byggteknisk, anskaffelser og kompetanseutvikling. Konsulenter benyttes når DA har valgt å ikke inneha kompetansen selv eller trenger ekstra kapasitet i perioder. De største områdene er IKT-utvikling og drift. Kjøp av disse tjenestene inkluderer både personell og systemkapasitet. Det er inngått avtaler ihht regler for offentlige anskaffelser 16/030: Styreleder orienterer Styreleder orienterte om: * Nye satser for godtgjørelse til styremedlemmer. I brev av 8. februar 2016 har Justisdepartementet besluttet å øke satsene for alle faste styremedlemmer og varamedlemmer med ca 30 % med virkning fra 1. jaunuar For varamedlemmer har godtgjøring ikke blitt regulert siden oppstart i 2003, mens faste medlemmer fikk en oppjustering i Nestleder (ikke selvstendig næringsdrivende) og styreformann har ikke fått oppjustering siden * Domstoladministrasjonen har mottatt svarbrev fra Justisdepartementet på sin henvendelse av 16. februar 2016 om bruk av begrepet "tildelingsbrev" ved tildeling av bevilgning for Tidligere har denne tildeling blitt benevnt som "overføringsbrev", og DA har sett på begrepsbruken som et viktig

5 element i den utøvende myndighets forståelse av DA og domstolenes institusjonelle uavhengighet. Justisdepartementet har gitt en grundig redegjørelse for endring i begrepsbruk, og understreker at ny terminologi ikke innebærer noen endring i departementets syn på DAs særskilte fullmakter og domstolenes uavhengighet. 16/031: Utvikling i erstatningssaker Administrasjonen presenterte en oversikt over utvikling i erstatningssaker for årene 2013, 2014 og Oversikt over utvikling i erstatningssaker ble tatt til orientering. 16/032: Redegjørelse for internasjonalt domstolsarbeid 2015 Styret ble forelagt rapport Redegjørelsen for internasjonalt domstolsarbeid i DA for Det rettsoppbyggende arbeidet til DA var i 2015 konsentrert om arbeidet med EØS-midlene, og domstolsarbeid på Vest-Balkan. En rekke dommere og ansatte i DA og domstolene har deltatt i arbeidet med EØS-midlene. DA undertegnet i august 2015 en tre-årig avtale med Utenriksdepartementet om arbeid med domstolsreformer på Vest-Balkan, med en etterfølgende avtale mellom DA og United Nations Development Programme (UNDP) knyttet til praktisk utførelse av arbeidet. Domstolsutviklingen i Europa i 2015 var i hovedsak konsentrert rundt IT, administrasjon av domstolene, endringer i prosesslovgivningen og strukturendringer. De fleste europeiske domstoler viser en positiv trend når det gjelder avvikling av sivile saker. Stadig flere domstoler har tatt i bruk elektronisk saksflyt. Nettbasert behandling av småkravssaker står sentralt som satsingsområde i mange land. Få land har så langt utviklet et helhetlig system for evaluering av domstolene. Graden av opplevd uavhengighet holder seg stabil, mens noen få land opplever en svekket uavhengighet de siste tre årene. Norske domstoler kommer godt ut sammenlignet med de øvrige europeiske domstoler når det gjelder kvalitet og effektivitet, men kommer dårligere ut når det

6 gjelder institusjonell uavhengighet. Norge kommer svært godt ut av internasjonale målinger på tillit og effektivitet/kvalitet i domstolene, særlig knyttet til behovene i privat sektor (forutberegnelighet, tvangsfullbyrdelse). Styret tok direktørens redegjørelse til orientering. 16/033: Eventuelt * Direktøren viste til brev fra Sivilombudsmannen av 7. april 2016 med oppfølgingsspørsmål knyttet til klagesaken fra Laagendalsposten behandlet i forrige styremøte 7. mars Styret ga styreleder fullmakt til å utarbeide svarbrev til Sivilombudsmannen innen fristen på to uker. 16/034: Tekstforslag statsbudsjettet Prop. 1 S ( ) Styret ble forelagt forslag til tekst til Prop. 1 S ( ). Oppsett og struktur er langt på vei gitt av departementet. Styret drøftet foreslåtte endringer i dagens retningslinjer og bifalt disse. I tillegg til administrasjonens endringsforslag ønsker styret at punktet om rekruttering og kompetansearbeid splittes, da disse to temaene ikke har noen direkte sammenheng med hverandre. Teksten ble gjennomgått og det kom innspill på mindre presiseringer.

7 Styret godkjente forslag til tekst til Prop. 1 S ( ) med de endringer som ble besluttet i styremøtet. Etter avsluttende redigering oversendes forslag til tekst for Prop. 1 S ( ) til Justis- og beredskapsdepartementet. 16/035: Oppsummering av årsrapporter 2015 Årsrapportene er en sentral del av styringsdialogen mellom domstolene og Domstoladministrasjonen (DA). Disponeringsskrivet gir rammebetingelsene, og årsrapporten er domstolens tilbakemelding om året som er gått. DA er opptatt av å utvikle styringsdialogen, og vektlegger mulighetene for å bruke årsrapporten til dette. Som en del av dette arbeidet, er det utarbeidet en oppsummering av hovedtrekkene i årsrapporteringen fra domstolene for En del av rapporteringen har sammenheng med krav til domstolene og DA i overføringsbrevet for 2015 fra Justis- og beredskapsdepartementet. Det presiseres at oppsummeringen ikke omfatter økonomiske forhold, som regnskap og overføring av mindreforbruk. Dette er behandlet separat i styret, jf. DA STY16 sak 17 Regnskap og rapportering for 2015, samt DA STY16 sak 18 Anvendelse av mindreforbruk Alle domstoler leverer årsrapport. Gjennomgangen berørte følgende områder: Helse, miljø og sikkerhetsarbeid, sikkerhet og beredskap, IKT-utstyr, rekruttering, kompetanse- og kvalitetsarbeid, samt en særskilt rapportering for jordskiftedomstolene. På bakgrunn av tilbakemeldingene vil det være områder som DA vil følge opp i forhold til domstolene. Oppsummeringen vil bli formidlet videre til domstolene etter styrebehandling. Styret drøftet oppsummering av årsrapportene. På sikkerhetsområdet opplyses at delingsarenaen for "best practice" på intranett benyttes, men at det er et stort potensial for forbedring. Kun 16 % av domstolene opplyser at de har delt sin sikkerhetsdokumentasjon. Styret understreket viktigheten av at alle domstoler benytter seg av delingsarenaen, og ba administrasjonen legge til rette for at dette skjer. Styret tok saken til orientering og understreket samtidig viktigheten av at alle domstoler benytter seg av delingsarenaen på intranett. 16/036: KVU Bergen og Stavanger - endelige rapporter

8 Styret fikk presentert innholdet i de to KVU (konseptvalgutredning) rapportene fra Statsbygg. I 2015 ble det startet et arbeid for å utarbeide KVU for lokaler til førsteinstansdomstolene i Bergen og førsteinstansdomstolene, samt Gulating lagmannsrett i Stavanger. Domstoladministrasjonen gav Statsbygg i oppdrag å utarbeide KVUene. Arbeidet ble avsluttet i mars Begge rapporter understreker behovet for utbedring av domstolenes lokaler i Bergen og Stavanger. KVUene bør derfor være gode grunnlag for det videre arbeidet for å realisere tilfredsstillende domstolslokaler i Bergen og Stavanger. Det er viktig at den neste fasen, KS1, som innebærer en kvalitetssikring av rapportene igangsettes umiddelbart. Dette arbeidet vil bli ledet av Finansdepartementet/Justis- og beredskapsdepartementet. Styret gjennomgikk innholdet i rapportene. Statsråden får overlevert rapportene 19. april under sitt besøk i Domstoladministrasjonen i Trondheim. Styret slutter seg til anbefalingene i konseptvalgutredningene for tinghusene i Bergen og Stavanger i samsvar med rapportene av /037: Orientering, eventuell felles ledelse i Brønnøy tingrett I henhold til tidligere styrevedtak skal administrasjonen vurdere bruk av felles dommerstillinger og felles ledelse der dette er mulig. Direktøren vurderer om det er aktuelt å iverksette en prøveordning med felles ledelse mellom Brønnøy tingrett, Alstahaug tingrett og Rana i forbindelse med at sorenskriverstillingen ved Brønnøy tingrett blir ledig fra 1. juli Sorenskriver Rolf Selfors fratrådte under behandling av denne saken. Direktøren orienterte om saken. Styret tar saken til etterretning og er enig i at direktøren arbeider videre med spørsmålet om det skal innføres felles ledelse som et prøveprosjekt mellom Brønnøy tingrett, Alstahaug tingrett og Rana tingrett fra 1. juli Dersom en slik prøveordning innføres, ønsker styret å bli holdt informert om de erfaringer som høstes i løpet av prøveperioden. Innføring av felles ledelse som en permanent ordning vil eventuelt bli besluttet av styret.

9 Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Kristin Lande leder nestleder Marianne Abeler Bente F. Elverum Berit Brørby Rolf Selfors Sett: Kim Dobrowen Carl I. Hagen