Styreprotokoll. Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-16:00

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-16:00 Styret gjennomførte møte med Tilsynsutvalget for dommere og ble orientert om deres virksomhet. Tilstede fra Tilsynsutvalget var leder Unni Sandbukt og medlem lagdommer Randi Grøndalen. Utvalgsmedlem Solveig Moen orienterte om arbeidet i Særdomstolutvalget. Styremedlem Kim Dobrowen deltok på telefon under møtet. Styremedlem Carl I. Hagen deltok ikke i sak 17/016-17/022. Avdelingsdirektør Jann Ola Berget deltok i sakene 17/020-17/023. Avdelingsdirektør Solveig Moen deltok under hele møtet. Avdelingsdirektør Olav B. Aasen deltok i sak 17/026. Avdelingsdirektør Erling Moe deltok i deler av møtet. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Kristin Lande Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Kim Dobrowen Berit Brørby Carl I. Hagen Forfall Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge 1

2 Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 17/016 Godkjenning av innkalling VE 17/017 Godkjenning av protokoll DR 17/018 Direktøren orienterer DR 17/019 Styreleder orienterer VE 17/020 Tekstforslag statsbudsjettet Prop. 1 S ( ) VE 17/021 Ny budsjettmodell for domstolene VE 17/022 Innføring av WebSak i pilotdomstoler - felles arkivtjeneste for administrative saker OR 17/023 Oppsummering av årsrapporter 2016 VE 17/024 Dato og plassering av styremøter 2018 DR 17/025 Lagsogn, domssogn og faste rettssteder - regelverk OR 17/026 Status for Lovisa i jordskifterettene per mars 2017 DR 17/027 Eventuelt 2

3 17/016: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. 17/017: Godkjenning av protokoll Godkjenning og signering av protokoll fra styremøtet 13. februar Protokoll fra styremøtet 13. februar 2017 ble godkjent og signert i møtet med en presisering: Seniorrådgiver Jon Bottheim deltok under sak 17/005 17/018: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om følgende: * Felles dommerembeter, det skal være drøftinger etter Hovedavtalen 18 med tillitsvalgte i Samarbeidsrådet 3. mai vedrørende omgjøring av ikke besatt sorenskriverstilling til tingrettsdommerstilling ved Nord-Gudbrandsdal tingrett. Det vil være et dialogmøte i forlengelsen av drøftingsmøtet hvor man vil diskutere medbestemmelse og samarbeid ved opprettelse av felles embetsdommerstillinger. 3

4 * Virusangrep i domstolene - seksjonsleder Øystein Folkvord (IKT) orienterte om status for håndtering av virusangrep i februar og mars * Opptak i retten - administrasjonen går for videre utprøving av opptak i retten i Nord-Troms tingrett og Hålogaland lagmannsrett i 2018, og fremmer et satsingsforslag på dette. Det er behov for mer tid for å finne den tekniske løsningen man ønsker å satse på ved utrulling på nasjonalt nivå. Prosjektet utvides til et tredje år, og de andre lagmannsrettene vil bli involvert i 2018 for å drøfte og forankre de tekniske løsninger før de besluttes, og også se nærmere på mulighetene og effekten av endrede arbeidsprosesser i ankeomgangen. *Inngått forlik mellom Staten v/ DA (regjeringsadvokaten) og tidligere bobestyrer ved Oslo byfogdembete. Avdelingsdirektør Solveig Moen orienterte om bakgrunnen for inngått forlik. Det vil utredes nærmere om man bør ha felles rutiner eller lovregulerte bestemmelser knyttet til virketid og oppsigelse av faste bobestyrere. Styret tok sakene til orientering. 17/019: Styreleder orienterer Styreleder hadde generelle kommentarer til NOU 2017:18 Særdomstolutvalget etter utvalgsmedlem Solveig Moens orientering for styret. Styret diskuterte anbefalingene fra Særdomstolutvalget, og ga uttrykk for ulike synspunkt knyttet til forslagene fra utvalget. Endelig behandling av høringen knyttet til NOU 2017:18 vil skje i styremøtet juni. 4

5 17/020: Tekstforslag statsbudsjettet Prop. 1 S ( ) Styret ble forelagt forslag til tekst til Prop. 1 S ( ). Etter styrebehandling oversendes tekstforslaget Justis- og beredskapsdepartementet, og vil da inngå i Regjeringens videre arbeidet med Prop. 1 S ( ). Styret drøftet foreslåtte endringer i dagens retningslinjer og bifalt disse. Teksten ble gjennomgått og det kom innspill på mindre presiseringer. Styret godkjente forslag til tekst til Prop. 1 S ( ) med de endringer som ble besluttet i styremøtet. Etter avsluttende redigering oversendes forslag til tekst for Prop. 1 S ( ) til Justis- og beredskapsdepartementet. 17/021: Ny budsjettmodell for domstolene Styremøtet ble forelagt forslag til ny budsjettmodell for domstolene. Høsten 2016 ble det gjennomført en høringsrunde med domstolene om alternativ budsjettmodell. Det ble redegjort for de mest sentrale tema i høringsinnspillene. I all hovedsak ble det gitt tilslutning til ny budsjettmodell, og de foreslåtte kriterier og vurderinger som var lagt til grunn. Ny budsjettmodell planlegges tatt i bruk i forbindelse med budsjettfordelingen for Et enstemmig styre vedtok ny budsjettmodell som foreslått fra administrasjonen. Modellen innføres fra /022: Innføring av WebSak i pilotdomstoler - felles arkivtjeneste for administrative saker Direktøren fremmer et forslag til et innføringsløp av WebSak Fokus i domstolene for behandling og arkivering av administrative saker, samt lokalisering av felles arkivtjeneste/dokumentsenter i Domstoladministrasjonen for fase 1. 5

6 Domstolene har i dag desentraliserte papirarkiv for administrative saker. Domstolenes arkiv ivaretar ikke alle krav til journalføring av inngående og utgående post, saksbehandling, arkiv, offentlighet, innsyn mv. For de øvrige sakene (fagsakene) i domstolene ivaretas kravene til arkivering i Lovisa. DA har i samarbeid med representanter fra et utvalg domstoler, gjennomført et arbeid for vurdere alternativer for-, og foreslå en fremtidig organisering av den administrative arkivfunksjonen i domstolene. Fase 1 omfatter Sør-Trøndelag tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete og Gulating lagmannsrett. Disse fire domstolene er piloter for prosjektet og det vil bli foretatt en evaluering etter 6-12 mnd før det blir besluttet en videre utrulling av WebSak Fokus til de øvrige domstolene. Det vil også bli en evaluering av felles arkivtjeneste/dokumentsenter, før det etableres en permanent løsning. (fase 2) Et enstemmig styre vedtok at Sør-Trøndelag tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete og Gulating lagmannsrett går i drift med WebSak Fokus i løpet av første halvår 2018, som piloter. Det etableres en felles arkivtjeneste/dokumentsenter i DA for fase 1. 17/023: Oppsummering av årsrapporter 2016 Årsrapportene er en sentral del av styringsdialogen mellom domstolene og Domstoladministrasjonen (DA). Disponeringsskrivet gir rammebetingelsene, og årsrapporten er domstolens tilbakemelding om året som er gått. DA er opptatt av å utvikle styringsdialogen, og vektlegger mulighetene for å bruke årsrapporten til dette. Som en del av dette arbeidet, er det utarbeidet en oppsummering av hovedtrekkene i årsrapporteringen fra domstolene for En del av rapporteringen har sammenheng med krav til domstolene og DA i tildelingsbrevet for 2016 fra Justis- og beredskapsdepartementet. Det presiseres at oppsummeringen ikke omfatter økonomiske forhold, som regnskap og overføring av mindreforbruk. Dette er behandlet separat i styret, jf. sak 16/ Regnskap og rapportering for 2016, samt sak 16/ Anvendelse av mindreforbruk Alle domstoler leverer årsrapport. Gjennomgangen for 2016 berørte følgende områder: HMS, sikkerhet og beredskap, IKT, serviceutvikling, meddommere, reformer i andreinstans, opphevelse av bostedsforbehold, tolk, kompetanse- og kvalitetsarbeid, samt en særskilt rapportering for jordskiftedomstolene. På bakgrunn av tilbakemeldingene vil det være områder som DA vil følge opp i forhold til domstolene. Oppsummeringen vil bli formidlet videre til domstolene etter styrebehandling. 6

7 Styret drøftet ulike tema fra oppsummering av årsrapportene og tok denne til orientering. Styret ønsker en redegjørelse for hvordan studiepermisjonsordningen fungerer. På jordskifteområdet ble det uttrykt ønske om at man for vernesaker i fremtiden rapporterer på hvor stor andel av disse sakene som er av forvaltningsmessig art, og hvor stor del som er tvistesaker. 17/024: Dato og plassering av styremøter 2018 Det avholdes seks styremøter i 2018, ett ute i en domstol/utlandet, ett i Oslo og de resterende i Trondheim. Av interessenter/målgrupper tas det sikte på å få til møte med Justiskomitéen, Dommerforeningen og Innstillingsrådet. Direktøren foreslår at møtene i 2018 avholdes på følgende steder og tidspunkter: 26. februar i Trondheim (event Oslo dersom møte med Justiskomitéen) 16. april Trondheim (møte med Innstillingsrådet) eller juni (Domstolbesøk eller studietur) september Trondheim (med vararepresentanter) 12. november i Oslo (møte med DnD) 10. desember Trondheim Styret vedtok dato, sted og møtepunkter med ulike interessenter som innstilt, og for juni besluttes datoene juni. For junimøtet besluttes reisemål når nye styremedlemmer tiltrer over sommeren. 17/025: Lagsogn, domssogn og faste rettssteder - regelverk Direktøren har gjennomgått reglene om domssogn og faste rettssteder, med hovedvekt på faste rettssteder i lagmannsrettene. Fremlagte utredningsnotat redegjør for regelverket, herunder domstolenes handlefrihet og beslutningskompetanse ved bruk av faste rettssteder. Direktøren har konkludert med at dagens regelverk gir hensiktsmessige løsninger og tilstrekkelig handlefrihet på kort sikt. Høsten 2016 var utkast til ny domstollov på høring. Her foreslo domstoladministrasjonen en presisering som understreket domstolens handlingsrom. På lengre sikt anbefaler direktøren at en ny domstolskommisjon vurderer ordningen med domssogn, lagsogn og faste rettssteder i et bredere og mer prinsipielt perspektiv. 7

8 Saken ble tatt til orientering. 17/026: Status for Lovisa i jordskifterettene per mars 2017 Som oppfølging av sak 16/094 om Lovisa for jordskifterettene orienterte direktøren om status på de fire tiltaksområdene; brukeropplevelse, kvalitetssikring, ny funksjonalitet og opplæring. 1. Det har vært gjennomført en undersøkelse av brukeropplevelsen av Lovisa. Brukerne er samlet sett godt fornøyd, men det er rom for forbedringer. Undersøkelsen viser en klar sammenheng mellom hvor lenge man har brukt Lovisa, og hvor fornøyd man er med systemet. De viktigste funnene i brukerundersøkelsen peker på kjente områder, som det allerede er planlagt eller iverksatt forbedringstiltak for. 2. Når det gjelder kvalitetssikring fra jordskifterettene er det nå engasjert to brukerstøtter på 50% for Lovisa jordskifte. Disse to bidrar inn i testing og kvalitetssikring av løsningen. Det vil i tillegg bli utlyst et engasjement på 100% som fagressurs på Lovisa jordskifte. 3. Når det gjelder utvikling av ny funksjonalitet for Lovisa jordskifte kommer det ønsket funksjonalitet i leveransene Lovisa 5.10 og 5.11, som er planlagt levert i høst. I brukerundersøkelsen kom tregheter i matrikkelsøk opp som et funn. Forbedringer på dette området blir også inkludert i høstens leveranser for jordskifte. 4. I løpet av de siste 6 månedene er det gjennomført et omfattende informasjons- og opplæringsarbeid rettet mot jordskifterettene. Alle jordskifterettene, med unntak av en, har gjennomført ekstra opplæring av jordskiftedommere. I tillegg gjennomfører kompetansekomiteen en egen opplæring for ingeniører i Lovisa jordskifte under de dømmevise samlingene. Styremedlemmene Bente Fanavoll Elverum og Oddmund Roalkvam, vara for Kristin Lande, har vært involvert i forkant av dette møtet gjennom sin deltakelse i styringsgruppemøtet i prosjektet for utvikling av Lovisa. Formålet var å gi innsikt i og drøfte hvordan prioriteringer, samt utvikling, endringer og feil håndteres i Lovisa. Saken ble tatt til orientering. Styret bestilte en ny redegjørelse fra administrasjonen til høsten. Denne redegjørelsen vil omhandle hvordan arbeidet med å prioritere feil, mangler og nyutvikling organiseres. Det skal redegjøres for hvordan dommerkompetanse involveres for Lovisa generelt og maler spesielt, for alle instanser. 8

9 17/027: Eventuelt Styremedlem Bente Fanavoll Elverum hadde to innspill: * Fredag 7. april oppstod en potensielt farlig situasjon i Sør-Trøndelag tingrett. En person tok seg inn i tinghusets korridorer med det som i ettertid viste seg å være en Softgun. Elverum etterlyser en prioritering av installering av varslingssystem, gjerne gjennom dagens telefonisystem, som gjør at ansatte varsles inne på kontorene når farlige situasjoner oppstår i tinghuset. * I forbindelse med utvikling av kompetansetiltak for administrative ledere er det interessant å få kunnskap om hvilke lederutviklingstiltak ledere i Domstoladministrasjonen gjennomgår. Det er også ønskelig å få nærmere kunnskap om på hvilken måte DA har tatt i bruk KRUT. Det ble uttrykt ønske om at ansvaret for lederutvikling bør ligge til kompetanseenheten i DA. Elverum ønsket at dette ble reist som tema i neste styremøte. Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Kristin Lande leder nestleder Rolf Selfors Marianne Abeler Kim Dobrowen Berit Brørby Carl I. Hagen Bente F. Elverum 9