Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Anita Engan Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/ Innføring av WebSak i pilotdomstoler - felles arkivtjeneste for administrative saker Vedlegg: Vedlegg 1 - WebSak Fokus i domstolene, forstudie - SLUTTRAPPORT, Direktørens sakssammendrag: Saken inneholder et forslag til et innføringsløp av WebSak Fokus i domstolene, samt lokalisering av felles arkivtjeneste/dokumentsenter i Domstoladministrasjonen for fase 1. Fase 1 omfatter Sør-Trøndelag tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete og Gulating lagmannsrett. Disse fire domstolene er piloter for prosjektet og det vil bli foretatt en evaluering etter 6-12 mnd før det blir besluttet en videre utrulling av WebSak Fokus til de øvrige domstolene. Det vil også bli en evaluering av felles arkivtjeneste/dokumentsenter, før det etableres en permanent løsning. (fase 2) Saksopplysninger Domstolene har desentraliserte papirarkiv for administrative saker. Domstolenes arkiv ivaretar ikke alle krav til journalføring av inngående og utgående post, saksbehandling, arkiv, offentlighet, innsyn mv. For de øvrige sakene (fagsakene) i domstolene ivaretas kravene til arkivering i Lovisa. DA har i samarbeid med representanter fra et utvalg domstoler, gjennomført et arbeid for vurdere alternativer for-, og foreslå en fremtidig organisering av den administrative arkivfunksjonen i domstolene. Arbeidsgruppen leverte vedlagte Sluttrapport WEB SAK Fokus i domstolene ( ) med vurdering av tre ulike alternativer. Arbeidsgruppen anbefaler å etablere en felles arkivtjeneste for administrative saker, for domstolene. Sluttrapporten ligger vedlagt. Punkter i sluttrapporten som omhandler skanning er ikke lenger aktuelt fordi DA legger til grunn at Aktørportalen blir obligatorisk å bruke.

2 Hvorfor skal det etableres en felles arkivtjeneste for domstolene? Arkivplikt Arkivloven 6 sier at offentlige organ plikter å ha arkiv, og at disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygge som informasjonskilder for nå og ettertiden. Et offentlig organ skal arkivere alle dokumenter som blir til i virksomheten, dersom dokumentet har dokumentasjonsverdi eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder både for inngående dokumenter, utgående dokumenter og interne notat. Journalføringsplikt Offentlige organ har plikt til å føre journal. Dette går frem av arkivforskriften 2-6. Vel så viktig som journalføringsplikten, er det at virksomheter ut fra egne behov har interesse i å føre journal. Det er viktig å ha kontroll med egen saksbehandling. Det handler om å være ryddig når det gjelder oppbevaring, håndtering og gjenfinning av dokumenter. Journalen er et verktøy for å kontrollere hvordan saker blir fulgt opp, behandlet og arkivert. Dagens organisering av arkivfunksjonen i domstolene Innenfor Domstolene i Norge er det per domstoler; Høyesterett, 6 lagmannsretter, 64 tingretter og Oslo byfogdembete og 34 jordskifteretter. Hver domstol har eget arkiv for administrative saker. Domstolene har også egne papirpostadresser og epostmottak. Postmottakene er felles for administrativ- og sakspost (fagsakene). Totalt for domstolene er det 105 administrative arkiv og postmottak. Risikoer ved dagens organisering Lite effektiv organisering Det er en medarbeider som ivaretar hvert papirarkiv i domstolene. Legger en til grunn en back-up, så er det 210 medarbeidere som har arbeidsoppgaver innen arkiv. Arkivoppgavene antas å utgjøre kun en liten årsverksandel i hvert arkiv. Det er anslagsvis totalt 15 årsverk som ivaretar arkivene. Manglende arkivfaglig kompetanse i domstolene Arkivmedarbeiderne har ikke arkivfaglig kompetanse. For å heve kvaliteten på arkivene i domstolene i tråd med gjeldende krav, vil det bli nødvendig med høyere arkivfaglig kompetanse på flere medarbeidere. Post- og arkivfunksjonen utgjør kun en liten andel av en medarbeiders stilling. Det vil i fremtiden ikke være hensiktsmessig å heve kompetansen på et så stort antall medarbeidere for å sikre arkivkvaliteten. Papirarkiv Papirarkiv erstattes med digital lagring av arkivverdige dokumenter. I dag sendes/mottas post i større omfang digitalt. Det er lite effektiv å skrive ut for arkivering. Varierende kvalitet og ulike rutiner Arkivdannelsen i domstolene er av varierende kvalitet. Det er ulike rutiner for vurdering av arkivverdig materiale og journalføring, og det mangler en felles/standardisert arkivnøkkel. 2

3 Manglende ivaretakelse av krav til arkiv Domstolenes papirarkiv ivaretar ikke fullt ut arkiv- og journalføringspliktene, samt krav til bruk av NOARK 5 standard for arkivdanning. Mangler saksbehandlingssystem for administrative saker Regelverket stiller krav om en etterrettelig og dokumentert saksbehandling. Domstolene har ikke et digitalt arkiv- saksbehandlingssystem som ivaretar disse kravene. Hva er utviklingstrekkene? Domstolene har behov for et digital arkiv- og saksbehandlingsløsning Flere domstoler har fremmet behov for et nytt digitalt arkiv- saksbehandlingssystem. De er lite tilfreds med at dagens ineffektive papirarkiv, og manglende etterlevelse av krav til arkiv. Krav om digitalisering av arkiv- og saksbehandling Staten stiller et generelt krav om å digitalisere på mange områder for å bli mer effektiv. Dette omfatter også lovverk og standarder (NOARK 5) for arkiv- og journalplikt, samt digital arkiv- og saksbehandling. Posten blir digital Andre offentlige virksomheter og næringslivet tar i bruk digital post for å sende og motta. Krav om å ta i bruk digital post for å sende post til privatpersoner Det stilles krav om at offentlige virksomheter skal kunne sende digital post til privatpersoner. Det er en forutsetning å ha et digitalt arkiv- og saksbehandlingssystem for å sende digital post. WebSak Fokus er tilrettelagt for integrasjon med digital posttjenester. Digitale domstoler Målet med digitale domstoler er heldigitale fagsaker. Dette vil avløse dagens papirarkiv for fagsaker. Digitale arkiv i domstolene, både for fagsaker og administrative saker, gjøres mulig med arkivarkitekturprinsippenen i Noark 5 kjerne. Digital arkivkompetanse I et digitalt arkiv er det nødvendig med digital arkivkompetanse for kontroll og kvalitetssikring av Noark5 kjernen før deponering/avlevering til arkivverket. Digital avlevering til Arkivverket Arkivmaterialet vil bli avlevert digitalt til Arkivverket. Vurdering av alternativer for organisering av arkivfunksjonen i domstolene Arbeidsgruppen har vurdert tre alternative organiseringer av arkivfunksjonen, se vedlagt sluttrapport. 1. Lokale arkiv. 2. Mellomalternativet. Eksempelvis med regionale arkiv. 3. Felles arkivtjeneste for domstolene. 3

4 Anbefaling Arbeidsgruppen anbefaler å etablere en felles arkivtjeneste, alternativ 3. Det kan imidlertid åpnes for at enkelte domstoler med særskilte behov har egne arkiv/arkivarer. I slike tilfeller vil det naturlig være en tilknytning mellom aktuell domstol og felles arkivtjeneste. Høyesterett innførte WebSak Fokus 20. februar 2017 og har egne arkivarer i tett samarbeid med arkivtjenesten i DA. Lokalisering av felles arkivtjeneste Arbeidsgruppen anbefaler felles arkivtjeneste for domstolene i sluttrapporten til DA. Arbeidsgruppen har ikke tatt stilling til hvor en eventuell felles arkivtjeneste kan lokaliseres. Nedenfor pekes det på tre alternativer for lokalisering, og gis en anbefaling. Vurdering av alternativer Dokumentsenter i DA Arkivtjenesten i DA 1 er etablert med tre arkivarer og en arkivleder. Dette er en velfungerende tjeneste som har god arkivfaglig kompetanse, og kan arkiv- og saksbehandlingssystemet WebSak Fokus godt. Medarbeiderne i arkivet var med på innføringen av WebSak Fokus i DA, noe som har gitt en solid forståelse av systemet. Arkivet har i løpet av høsten innført WebSak Fokus i-, og gjennomført kompetansetiltak for Høyesterett. Bruk av WebSak Fokus gir papirløs arkiv- og saksbehandling. Arkivet i DA har ansvaret for basen (Noark 5 kjernen), som er felles dokumentlager for WebSak Fokus. Dette krever stort fokus og kontinuerlig arbeid med kvalitetssikring av basen forut for deponering/avlevering til Arkivverket. I et dokumentsenter vil ansvar, kompetanse og kontrollfunksjonen for basen være samlet på et sted. Nytt dokumentsenter I teorien kan man sitte hvor som helt å journalføre saker i et elektronisk system. Det kan etableres et dokumentsenter i hvilken som helst domstol, eller ved en ny lokalisasjon for domstolenes administrative saker. Alternativet her kan være at det etableres et nytt dokumentsenter for domstolene, og DA beholder sitt. Om ansvaret for basen blir delt på to lokasjoner, vil noe av effektivitetsgevinstene forsvinne. Alternativt kan domstolenes og DAs arkiver slås sammen i et felles dokumentsenter på en ny lokalisasjon. Ansvaret for basen, kompetansen, og kontrolljobben bør samles på et sted. Det vil være ressurskrevende i en overgangsperiode å etablere og samle arkivfunksjonen på en ny lokalisasjon. Outsourcing Det kan tenkes en løsning med å outsource drift av arkivtjenesten til en ekstern leverandør. I praksis vil det si at journalføringsoppgaver utføres eksternt. Arkivansvar kan ikke delegeres til ekstern. Så 1 DAs arkiv er ikke inkludert i årsverksanslagene som benyttes i sluttrapporten om organiseringer av arkivfunksjonen i domstolene. Da har et høyere volum av administrative saker enn den enkelte domstol. 4

5 langt DA kjenner til er det ingen andre offentlige virksomheter som benytter seg av eksterne arkivtjenester. En utfordringene ved outsourcing er blant annet at journalføring og arkivdannelse krever inngående kjennskap til virksomhetene, og det stilles strenge krav i arkivloven ( 9b) til behandling og oppbevaring. Arkivbasen må være lagret på servere som står i Norge. En annen utfordring vil være at det blir en todelt løsning, hvor ansvaret for basen fortsatt må ligge til domstolene og DA. Noe av effektivtetspotensiale forsvinner når det må beholdes arkivkompetanse i domstolene eller DA for kontroll og kvalitetssikring av arkivbasen. Et annet moment er at domstolenes volum av administrative dokumenter og saker er lavt, dette er også et argument som alene taler mot outsourcing på dette området, fordi det antageligvis med lavt volum vil bli en dyr løsning. Forslag om lokalisering av felles arkivtjeneste Et nytt dokumentsenter eller outsourcing vil kreve mer omfattende investeringer til etablering og drift, samt kompetansetiltak både med tanke på "domstolkompetanse", DAs fagområder og generell arkivfaglig kompetanse. Det er lite trolig at det kan bygges på eksisterende arkivkompetanse i domstolene og DA, ved annen lokalisasjon enn Trondheim. For å gjennomføre en pilot for et utvalg domstoler foreslås det å etablere felles arkivtjeneste med et dokumentsenter i DA. Det er en etablert arkivtjeneste i DA, hvor det ligger til rette for å bygge på det allerede eksisterende dokumentsenter og arkivmiljøet. Dette vil være en billigere og mer effektiv løsning enn alternativene, fordi stordriftsfordeler kan utløses når domstolenes- og DAs arkiv slås sammen. I et større dokumentsenter/arkiv vil en kunne ha en annen arbeidsdeling som gir mer effektiv utnyttelse av bemanningsressursene. Det er også kapasitet til et større dokumentsenter i DAs lokaler uten store investeringer, noe som bidrar til å minimalisere etableringskostnadene. Felles arkivtjeneste kan etableres etter innføringsløpet nedenfor, selv om domstolene fortsatt beholder sine nåværende postmottak og den fysiske postadressen. Domstolene skanner inn, eller overfører sin administrative post som er arkivverdig og skal journalføres i WebSak, til en mappestruktur i utforskeren som arkivtjenesten i DA henter, journalfører og legger inn på rett domstol, til rett saksbehandler. Ingen forsinkelse, god arkivdanning, bra kvalitetssikring og en fullelektronisk løsning fra dag 1. Å etablere en felles arkivtjeneste i DA for fase 1 vil også være en del av pilotprosjektet og evalueres før man eventuelt etablerer en endelig arkivtjeneste. Forslag til innføringsløp for felles arkivtjeneste og WebSak Fokus For innføring av WebSak Fokus til domstolene og etablering av felles arkivtjeneste (fase 1) og dokumentsenter i DA, foreslås det et innføringsløp i to faser, slik: 1. Første halvår 2018 Sør-Trøndelag tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete og Gulating lagmannsrett Piloter i 6-12 mnd. Det skal foretas en evaluering etter at pilotperioden er over /20 Resterende domstoler som deltar i digitale domstoler. 5

6 Fase 1 Det tas opp fire domstoler i felles arkivtjeneste i første halvår Disse domstolene vil være piloter før videre innføring. Volumet for domstolene i fase 1 vil utgjøre om lag en stilling til registreringsarbeid (journalføring), brukerstøtte og kontrollfunksjon. DA har kartlagt at det ikke er behov for flere medarbeiderressurser i arkivet i DA for å håndtere volumet 2 domstolene i fase 1 representerer. Ved å organisere arbeidsfordelingen på en annen og mer effektiv måte, kan man dra ut mer kapasitet for å håndtere et større volum. IKT må sette av nødvendige ressurser til fase 1. I planleggingsfasen vil det være behov for minimal støtte fra IKT. Anslagsvis 10% av en stilling. Når pilotdomstolene har fått WebSak Fokus i drift vil det i "innføringsperioden" over ca. 2-3 uker være behov for en IKT ressurs, som innehar nødvendig kompetanse på den tekniske brukerstøtten arkivet har behov for, bistår på kort varsel. Etter innføringsperioden vil det fortsatt være behov for en ressurs fra IKT som bistår med tekniske utfordringer som fortløpende oppstår. Fase 2 Fra 2019/20 planlegges det å ta opp de øvrige T-12 domstolene og lagmannsrettene. Det totale volumet for domstolene i fase 2 antas å være noe større enn det totale volumet for de fire domstolene i fase 1. Det vil bli foretatt en ny vurdering av volum før vi går videre til fase 2. Innføring til domstolene i fase 1 og 2 vil medføre et stort antall brukere av saksbehandlingen i WebSak Fokus, som gir økt behov for arkivfaglig kompetanse til kvalitetssikring, kompetansetiltak og brukerstøtte. Det estimeres at felles arkivtjeneste i fase 2 vil ha et økt ressursbehov på to stillinger sammenlignet med de nåværende ressursene som finnes i DAs nåværende arkivtjeneste. I fase to vil det også være økt behov for ressurser fra IKT. I tillegg til at en permanent løsning for felles arkivtjeneste evalueres i forkant av fase to, må også 1. linje brukerstøtte evalueres. Oppsummering Fase 1 innføres med fire pilotdomstoler i første halvår Innføringen av WebSak, felles arkivtjeneste i DA, 1. linje brukerstøtte hos arkivet, samt IKTs ressursmedvirkning evalueres etter at pilotene har vært i drift ca mnd. 2 Estimert volum for de fire domstolene per mnd. vil være ca inngående dokumenter fordelt på papirpost og e- poster. Dette tilsvarer ca. 26 dokumenter økning pr. arkivmedarbeider, tre stillinger, til journalføring pr. dag. Legges det til grunn gjennomsnittlig 4 min. pr. journalføring, vil dette tilsvare 104 minutter ekstra pr. dag pr. ansatt. 6

7 Etablering av felles arkivtjeneste for DA, T-12 og lagmannsretter er estimert til å ha et ressursbehov på seks stillinger fra Hvis det anslås at resterende domstoler kan tas inn i felles arkivtjeneste med en bemanningsøkning i arkivet på to stillinger, vil arkivet/dokumentsenteret ha totalt 8 stillinger. Høyesterett har innført WebSak Fokus med egen arkivtjeneste. DA innehar i dag en arkivfaglig rådgiverrolle og er 1. linje brukerstøtte for Høyesterett. Direktørens innstilling: Sør-Trøndelag tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete og Gulating lagmannsrett går i drift med WebSak Fokus i løpet av første halvår 2018, som piloter. Det etableres en felles arkivtjeneste/dokumentsenter i DA for fase Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 7