Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Reidar Bruli Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 14/ Styrke IKT-området i DA Direktørens sakssammendrag: Det er to grunner for å styrke IKT-området i DA: å bedre den daglige tjenesteproduksjonen og IKTtjenestene til domstolene, og å bygge organisasjonsmessig kapasitet til å trappe opp arbeidet med digitalisering. Saken er en oppfølging av styresak 14/94, som stilte opp alternative modeller for tjenesteproduksjon (sourcing) på IKT-området. Under behandlingen ble administrasjonen bedt om å arbeide videre med alternativ 2; "Styrke DA som bestiller". DA kan bli en bedre bestiller av tjenester på IKT-området gjennom å konkret styrke fem arbeidsområder og tilføre enhet for IKT seks nye stillinger. En slik styrking av ressurser og kompetanse innebærer at DA vil stå vesentlig bedre rustet både i det daglige arbeidet og for den forestående digitaliseringsreformen. Modellen for tjenesteproduksjon forholdet mellom kjøp og egenproduksjon av tjenester endres ikke. Styrkingen er budsjett-nøytral. Merutgiftene oppveies ved direkte besparelser som følge av mindre innleie og kjøp av tjenester, mer effektiv ressursbruk og mer helhetlig oppfølging av leverandørene. Besparelsene betyr i praksis en effektivisering av virksomheten med 4 %. Saksopplysninger Henvisning til tidligere styrebehandlinger: - STY12/21 IKT-driftstjenester til domstolene - STY14/94 Modell for tjenesteproduksjon IKT Arbeidet med å bedre tjenesteproduksjonen på IKT-området har tre mål: 1. Å redusere sårbarheten i virksomheten 2. Å styrke evnen til å utvikle gode løsninger og tjenester 3. Å sikre brukerne IKT-tjenester av god kvalitet.

2 Under behandlingen av styresak 14/94 ble direktøren bedt om å arbeide videre med alternativ 2; "Styrke DA som bestiller". DAs evne til å gjennomføre anskaffelser, bestille og følge opp leveranser vil bli bedre ved å styrke organisasjonen med kapasitet og kompetanse på utvalgte områder. Behovet for styrking oppstår dels fordi IKT-virksomheten er underbemannet i forhold til normen som tidligere er satt til 25 årsverk, dels fordi oppgaveporteføljen vokser som følge av den økte betydningen IKT har for det daglige arbeidet i domstolene og dels at virksomheten står overfor store utfordringer som pådriver og tjenesteleverandør for digitaliseringen. Skal DA ha kapasitet til å levere domstolene IKT-løsninger og -tjenester i tråd med utviklingen ellers i samfunnet, må IKT-området styrkes. Det er en økende forventing om digitale tjenester, samtidig som kravene til effektivitet, åpenhet og tilgjengelighet øker. Dette fører til at kravene om IKT-løsninger og tjenester til rett tid øker, ikke bare fra domstolene men også fra aktører og andre interessenter. Løsningene blir stadig mer komplekse og skal i økende grad kommunisere med tilsvarende hos andre virksomheter på justisområdet og hos andre samfunnsaktører. Utviklingen innebærer nye operasjonelle og sikkerhetsmessige sårbarheter som må håndteres. 1. Tjenesteområder som foreslås styrket Utvikling og forvaltning av applikasjoner tilpasset domstolene 1,5 ekstra stilling 1. januar 2016 skal jordskifterettene ta i bruk nytt saksbehandlingssystem, mens Høyesteretts nye saksbehandlingssystem er planlagt tatt i bruk 1. januar Systemene er basert på en fornyet utgave av LOVISA. Generelt økt aktivitetsnivå som leder til behov for utvikling og endringer i systemene innebærer mer komplekst utviklingsarbeid og sammensatte bestillinger, og krav om oftere leveranser. For å bedre utviklingsevnen og kapasiteten til å levere raskere og bedre, vil det være viktig å styrke DA som bestiller av utviklingsoppgaver og å styrke kapasiteten til å følge opp leverandørene. Å øke kapasiteten i DA til utvikling og forvaltning av applikasjonene vil begrense veksten i frikjøp av fagressurser fra domstolene. Samtidig skapes et tyngre fagmiljø i DA, som vil være positivt i arbeidet med Digitale Domstoler Brukersenter-/supporttjenester 1,0 ekstra stilling Når flere tjenester og arbeidsoppgaver blir digitalisert, skaper det økt etterspørsel etter faglig og teknisk bistand. Eksempler er Aktørportalen og nytt saksbehandlingssystem til jordskiftedomstolene. Dersom supportapparatet ikke har tilstrekkelig kapasitet til å håndtere nye tjenester vil det forplante seg både til domstolene og til annet personell i DA. Denne styrkingen av supportapparatet vil bidra til å avhjelpe situasjonen på kort sikt. Hvordan behovet for teknisk og faglig støtte skal løses på lengre sikt vil bli utredet som del av forberedelsene til digitaliseringsprogrammet for Lisensadministrasjon 0,5 ekstra stilling 2

3 De senere årene har kostnadene til lisenser økt vesentlig. Dette skyldes i hovedsak at domstolene er blitt mer digitale, og at behovet for lisenser dermed øker. Det brukes i dag cirka en halv stilling på lisensadministrasjon, fordelt på flere ansatte. I 2014 var domstolene gjennom en lisensgjennomgang med Microsoft. Erfaringene viser at det er behov for bedre kontroll med lisensregler og faktisk bruk av lisenser, og at det må utpekes en spesifikk rolle som har fagansvaret for lisensiering. Ved å få lisenskunnskapen inn tidlig i utviklingsarbeidet vil det være lettere både å estimere kostnader og å sikre at lisensvilkårene overholdes. Styring og oppfølging 2,0 ekstra stillinger En stilling er tenkt til å styrke arbeidet med anskaffelser på IKT-området. Som offentlig virksomhet må DA anskaffe nye (ramme-)avtaler minst hvert fjerde år. Gjennomføringstiden for en større konkurranse er fra 6 til 9 måneder. Det gjøres større og mindre anskaffelser hvert år og siden DAs IKT-virksomhet er basert på kjøp av tjenester i markedet, er dette virksomhetskritisk kompetanse. Det vil også gjøre det mulig å få til mer aktiv oppfølging av forpliktelser og krav i avtalene, og i større grad kunne motivere leverandørene til å levere som avtalt. Økt kapasitet til anskaffelser vil også være med på å styrke fagmiljøet og kapasiteten til å gjøre anskaffelser på andre områder. Med det omfang både drift og utvikling på IKT-området nå har, med ca 100 mill. kr. i budsjett, er det et omfattende arbeid å til enhver tid ha oversikt over enhetens oppgaveportefølje og økonomi. I dag lånes en medarbeider fra Serviceenheten til å vareta oppgavene. God styring med porteføljen, ressursbruken og økonomien er kritisk for virksomheten og den andre stillingen er tenkt for dette formålet. Sikkerhet 1,0 ekstra stilling Dette området var ikke spesifikt nevnt i styresak 14/94. I ettertid er rapporten "Evaluering av teknisk infrastruktur i domstolene" utarbeidet. Rapporten peker på utfordringer med at det er bare én person til å følge opp informasjonssikkerheten både operativt og strategisk. Rapporten anbefaler at det opprettes en ekstra stilling, og at det operative og strategiske arbeidet skilles. IKT-sikkerhet og -beredskap blir viktigere etter hvert som mer av arbeidet i domstolene digitaliseres og blir avhengig av IKT. Det er store verdier på spill, både sett i forhold til økonomi, personvern, omdømme og samfunns-konsekvenser. 2. Ressursfordeling i dag og etter styrking Tabellen under viser hvordan de seks ønskende stillingene er fordelt på IKT-tjenesteområdene i dag. IKT-tjenesteområder Drift av sentralt teknisk utstyr (Servere i driftssenter, operativsystem på serverne, databaser, sikkerhetskopiering og Intern ressursbruk i dag 3,0 Forslag om styrking 3

4 IKT-tjenesteområder internettilgang) Drift av lokalt teknisk utstyr (Lokalt kablet nett, trådløst nett, telefoni, videokonferanse, PC'er, printere, multifunksjonsmaskiner og bestillinger) Drift av standard-applikasjoner Drift av applikasjoner tilpasset domstolene Intern ressursbruk i dag 3,0 2,0 Forslag om styrking Utvikling og forvaltning av applikasjoner tilpasset domstolene (Kravstilling, test og kvalitetssikring) Brukersenter-/supporttjenester (Teknisk support, fagsystemer, administrativ saksbehandling og brukeradministrasjon) Lisensadministrasjon (Oppfølging av lisensvilkår og -kjøp) Styring og oppfølging (Anskaffelser, leverandøroppfølging, planlegging, økonomi- og porteføljestyring, prosjektgjennomføring og risikostyring) Informasjonssikkerhet (Strategisk og operativt) 4,5 +1,5 4,0 +1,0 0,5 +0,5 6,0 +2, SUM Tabell 1 Det tas sikte på å styrke IKT-området med til sammen seks nye stillinger. Rekrutteringen er tenkt å starte i 2015 med mål om å besette alle seks innen utgangen av Alle stillinger vil bli lyst ut og interne vil bli oppfordret til å søke. I praksis vil det ikke nødvendigvis være direkte sammenheng mellom det som her omtales som ekstra stillinger og stillinger som lyses ut. Årsaken er at det som ledd i å utvikle og styrke organisasjonen også vil bli gjort omfordeling av oppgaver for å sikre god arbeidsdeling og redusert sårbarhet. 4

5 3. Økonomiske konsekvenser En stilling koster i snitt kroner, som gir en brutto merkostnad på 4,2 mill. kroner for seks stillinger. Merkostnadene tilsvarer besparelsene som kan forventes når effekten av styrkingen tas ut. Besparelsen betyr i praksis en effektivisering på i størrelsesorden 4 % regnet av budsjettet til IKT-drift og -utvikling for Anslaget av de økonomiske gevinstene er ikke eksakte, men synliggjør konsekvensene ved å styrke DA som bestiller som foreslått. Det vil imidlertid være vanskelig å få full effekt fra første år, på grunn av blant annet allerede inngåtte avtaler. Tiltak Ved å styrke anskaffelseskompetansen og - kapasiteten vil behovet for å leie inn eksterne konsulenter bli redusert. Det vil føre til at DA årlig kan gjennomføre to anskaffelser uten behov for innleide konsulenter. I snitt vil en anskaffelse av en viss størrelse koste ved bruk av innleide konsulenter. Bedre oppfølging av leverandørenes kontraktsforpliktelser. Økt kapasitet i DA til utvikling og forvaltning av saksbehandlingssystemene. Økt kapasitet i supportapparatet i DA. Tabell 2 Økonomi årlige Kvalitet besparelser 1,4 mill. i besparelse. Helhetlig kunnskap om IKTområdet er en fordel i arbeidet med anskaffelsene. Tilstrekkelig intern kapasitet bidrar til økt totalkvalitet. 0,9 mill. i besparelser Bedre leveranser. som følge av bedre Raskere oppfølging av feilretting. leverandørens Mer stabile kontraktsforpliktelser. system. 1,5 mill. i reduserte kostnader til frikjøp av domstolressurser. 0,4 mill. i besparelser som følge av mindre behov for innleie av midlertidige. Styrket fagmiljø i DA, bedre ressursutnyttelse. Mindre sårbarhet og større kapasitet. Oppsummert vurderes økningen i lønnsutgifter å gi økonomiske og kvalitetsmessige konsekvenser som oppveier merutgiftene, hovedsakelig som følge av besparelser ved mindre innleie og bedre oppfølging. Andre utgifter som til lokaler, utstyr og kontorhold er ikke medregnet. Imidlertid, seks nye arbeidsplasser vil innebære at lokaler må bygges om for å få bedre utnyttelse. Merutgiftene vil inntil effektene oppnås utgjøre en merbelastning for IKT-området som i noen grad vil gå på bekostning av utvikling og utstyr til domstolene. Det er imidlertid vanskelig å se gode alternativer til å øke bemanningen. I så fall står valget mellom enten å redusere ambisjonene for tjenesteproduksjonen på IKT-området (kfr. mål for tjenesteproduksjonen side 1) eller å trappe opp bruken av konsulenter. Begge disse alternativene vil svekke DA som bestiller og på sikt svekke DAs egen utviklingsevne. 5

6 Direktørens innstilling: Direktøren tar sikte på å styrke IKT-området med seks nye stillinger for tilsetting innen utgangen av Styret tar informasjonen til orientering Sven Marius Urke direktør Olav Berg Aasen avdelingsdirektør 6