Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Kari Berget Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/ Status og utfordringer i arbeidet med kvalitet- og kompetanseutvikling Vedlegg: 1. Oppsummering av Dommerseminaret Tidligere styrebehandling: DA STY 14 sak 16 Føringer og prioriteringer fremtidige kompetanseløp DA STY 14 sak 64 Studiepermisjon for dommere DA STY 14 sak 65 Fremtidig organisering av kompetansearbeidet DA STY 14 sak29 Kvalitetsutvikling i domstolene Direktørens sakssammendrag Kvalitet- og kompetanseutvikling er et av satsningsområdene i Strategisk plan for DA I dette saksframlegget gis styret en oversikt over status og utfordringer i arbeidet med kvalitet- og kompetanseutvikling pr. september De to kompetansekomitéene er i drift. Det har vært to møter, og korrespondansen skjer også via e- post og telefon. Kompetanseløpene for ulike medarbeidergrupper er iverksatt. Det er gjennomført flere moduler i introduksjonsfasen for hhv nye dommere og dommerfullmektiger. Dommerseminaret våren 2015 ble en suksess. Saksbehandlere tilbys flere tiltak nå i høst. Introduksjonsprogram for ledere med personalansvar iverksettes, mens første modul i grunnleggende lederutvikling gjennomføres i høst. Nye konsepter til bruk i det lokale og regionale arbeidet tilbys. Studiepermisjon på en måned hvert fjerde år er iverksatt. For jordskiftedomstolene gjennomføres det flere målrettede tiltak i forbindelse med den forestående iverksettelsen av ny jordskiftelov, nytt saksbehandlingssystem og ny ankeordning. Alle gjennomførte tiltak evalueres fortløpende med tanke på forbedring og videreutvikling. Flere domstoler vil benytte seg av kollegaveiledning høsten Brukermedvirkningen fra domstolene er stor. Alle bidragsytere i kompetansesammenheng tilbys basisprogram i pedagogikk og presentasjonstrening høsten 2015.

2 Kvalitetsutvikling er satt på sakskartet. Et digitalt rammeverk for kvalitetsutvikling prøves nå ut i noen utvalgte domstoler. Saksopplysninger Bakgrunn for saken Arbeidet med kvalitet- og kompetanseutvikling er en kontinuerlig prosess. Tiltak planlegges/utvikles, og gjennomføringen evalueres med tanke på forbedring. Denne prosessen visualiseres i kvalitetshjulet: Figur 1 Både domstolenes og DAs medarbeidere har gjennom år medvirket i prosessene med å planlegge/utvikle, gjennomføre, evaluere og forbedre både kvalitet- og kompetansearbeidet. Dette er et tidkrevende arbeid, men avgjørende for å understøtte og innfri målsettingene i strategisk plan. Den nye organiseringen av kompetansearbeidet; opprettelsen av de to kompetansekomitéene, har nå virket i et godt halvår. Styret orienteres med dette om status og utfordringer i arbeidet pr. september Styret vil få anledning til å stille spørsmål og kommentere underveis ved presentasjonen i styremøtet. Kompetanseutvikling Målgruppen for kompetansearbeidet er alle medarbeidere i norske domstoler og DA. I noen sammenhenger, hvor det er hensiktsmessig, involveres også rettens øvrige aktører. Dokumentet, `Føringer og prioriteringer i framtidige kompetanseløp`1, ble vedtatt av styret i mars Vedtaket dannet grunnlaget for det gjennomgripende arbeidet med målrettede og systematiske kompetanseløp som har vært gjort det siste 1 ½ året. Etter en prosess, hvor også styret var involvert, ble det i januar 2015 oppnevnt to ulike kompetansekomitéer; en for dømmende funksjoner og en for administrative og tekniske funksjoner i domstolene og DA. Komitéene arbeider ut fra et mandat. 2. Kompetansekomitéene er i gang med arbeidet. Ansvaret for ledelse og arbeidet med kompeutvikling for ledere ligger i DA, ikke i komitéene. 1 Dokumentet ligger på Admincontrol, styreportalen, DAs overordnede strategier 2 Mandatene ligger på Admincintrol, styreportalen, Kompetanse 2

3 Brukermedvirkning er nødvendig, og det er rekruttert inn mange medarbeidere fra domstolene i kompetansearbeidet. Mange er bidragsytere på ulike tiltak, noen er kollega- og gruppeveiledere, og noen er medlemmer av de to komitéene Det er etablert tre underutvalg. Ett vurderer individuelle søknader om økonomisk støtte til avvikling av studiepermisjon, et annet vurderer støtte til lokale og regionale tiltak i de alminnelige domstoler. Faglitteraturutvalget arbeider videre med samme mandat som tidligere. Status på et utvalg aktiviteter pr. september 2015 Det er satt fokus på dommerhåndverket. Mange ulike aktiviteter understøtter dette. Dommerseminaret 2015 ble en suksess. 85 % deltakelse og stor tilfredshet. Det jobbes nå med videreutvikling og forbedring. Se vedlegg 1 for oppsummering av spørreundersøkelsen i etterkant. Gjennomførte introduksjonsprogram for dommere og dommerfullmektiger (tidligere startkurs) evalueres og videreutvikles. Det er også her fokus på læringsutbytte og hensiktsmessige valg av metoder. DA målretter bruken av midler bevilget fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD). Barn i domstolen er et satsningsområde. Filmen "Barnets stemme i foreldretvister ved domstolen" er nylig sendt alle alminnelige domstoler. Det jobbes med å utvikle et seminar med samme tematikk. Tiltaket "Mennesker med store forståelsesvansker i retten ivaretakelse av rettssikkerheten" er under utvikling. Det gjennomføres en pilot på tiltaket nå i høst. I den forbindelse prøves også den nye læringsplattformen Inspera ut. Seminarrekken `Nytt i ny straffelov` ble en suksess. Det ble gjennomført 26 regionale samlinger, totalt 2200 deltakere, derav 650 dommere/ dommerfullmektige. Det skal gjennomføres en rekke ulike tiltak knyttet til ny jordskiftelov, nytt saksbehandlingssystem og ny ankeordning høsten Målgruppen er både medarbeidere i jordskiftedomstolene og i lagmannsrettene. I tiltak for saksbehandlere er det satt økt fokus på/dreining til læring på arbeidsplassen i tillegg til mer spissede og fagrettede tiltak nasjonalt. Flere seminarer gjennomføres nå i høst. Kompetansekomitéen for administrative og tekniske funksjoner er i rute med planlegging av tiltak for Komitéen tar fatt i `Nye Justina` på senhøsten 2015/våren 2016 Ingeniører målrettede tiltak for 2016 er under planlegging. For å gjøre nye medarbeidere i domstolene oppmerksomme på lokale og sentrale tiltak i introduksjonsfasen i kompetanseløpene, vil lenken "Ny i domstolen?" opprettes på fremsiden på domstolenes intranett. Lenken vil føre nye medarbeidere i domstolen direkte inn til kompetanseløpene. Basisprogram tilbys bidragsytere i kompetansearbeidet. Programmet skal benyttes i arbeidet med utvikling av kompetansetiltak og gi støtte både til den som skal være lokal pådriver, bidragsyter eller gruppe-/ kollegaveileder i regi av DA. Kompetansedagene for medarbeidere i DA gjennomføres for første gang i høst. Det er utviklet ulike sesjoner. Flere har som planlagt læringsutbytte å heve DA-medarbeidernes domstolkompetanse. Ledelse ny rammeavtale er inngått. Alle nye ledere med personalansvar får tilbud om introduksjonsprogram. Domstolledere får i tillegg tilbud om grunnleggende lederutvikling. 3

4 Bevisst bruk av intranettet tiltak publiseres jevnlig og så tidlig som mulig. Det er fokus på å se læring som en prosess der ulike metoder og arenaer benyttes. Intranett brukes i økende grad som arena for læring. Enhet for kompetanseutvikling er involvert i DAs arbeid med `Digitale domstoler 2020` og modernisering av domstolene. En måneds studiepermisjon for dommere hvert fjerde år er innført. Det meldes ikke om spesielle problemer ved innføringen. Det er kommet inn 26 søknader om støtte og det er innvilget i underkant av kr. Søknadene har et relevant og et høyt faglig tilsnitt. Utfordringer det arbeides spesielt med Mange av bidragsyterne fra domstolene er nye i arbeidet med det systematiske kompetansearbeidet. Det krever tid å forankre den helhetlige tenkningen og at de nye medarbeiderne får en forståelse for hva det innebærer å arbeide målrettet med kompetanseutvikling. Det har vist seg å bli vanskeligere å få til frikjøp enn hva DA antok. Det meldes tilbake, spesielt fra 1.instans, om at det i realiteten blir liten grad av frikjøp for den som er frikjøpt. Ledere er nøkkelen til alt systematisk arbeid i domstolene, også når det kommer til digitalisering/modernisering av domstolene. Det bør derfor satses ytterligere på introduksjonsfasen og en grunnleggende lederutvikling for alle ledere med personalansvar i norske domstoler, ikke bare på domstolledere. Innføring av ny jordskiftelov har medført at jordskiftedomstolene i 2015 er satt på vent i forhold til tiltak i regi av kompetanseløpene. I planleggingsarbeidet for 2016 utvikles tiltak i tråd med både leveransen fra kompetanseløpene og avdekkede behov for tiltak knyttet til ny jordskiftelov, ny ankeordning og nytt saksbehandlingssystem. Vi opplever kapasitetsutfordringer både internt i enhet for kompetanseutvikling, i DA og blant medarbeidere fra domstolene. Utvikling av innhold til bruk på intranettet er en utfordring i kompetanseenheten, primært på grunn av manglende kapasitet. Intranett er nok mye mindre brukt enn vi hadde håpet. Bruk av intranett - med tilgjengelige tiltak og konsepter til bruk lokalt - er en tilvenning. Det må jobbes målrettet og langsiktig med å motivere både ledere og medarbeidere. Bruk av intranett som supplement i kompetansearbeidet handler nok både om holdninger og ferdigheter. Kompetansetiltak i tråd med Steg 1 er underfinansiert. Dette gjelder spesielt for dommere i de alminnelige domstoler. Årsaken er et høyere antall deltakere enn det ut fra erfaringstall var budsjettert med. Midler avsatt til jordskiftedomstolene på nasjonalt nivå er lav for alle medarbeidergrupper i jordskiftet. Hvis vi ikke kan ta inn egenandel fra jordskiftedomstolene, må vi legge oss på et annet nivå nasjonalt enn for de alminnelige domstolene. Vi har ikke andre midler til rådighet. Kvalitetsutvikling Kvalitetsprosjektet hadde et omfattende oppdrag knyttet til `Kvalitetsutvikling i domstolene`. Prosjektgruppen leverte i 2011 sin anbefaling i form av et digitalt kvalitetsrammeverk - KRUT, som står for et KvalitetsRammeverk for UTvikling. Rammeverket skal gjøre det enklere for domstolene å arbeide systematisk med kvalitetsutvikling i egen virksomhet. 4

5 I 2014 ble et nytt prosjekt nedsatt. Prosjektets formål er å stimulere til systematisk kvalitetsutvikling gjennom å ta i bruk kvalitetsrammeverket KRUT i domstolene og foreslå forvaltning av og videreutvikling av framtidig kvalitetsarbeid. 4 pilotdomstoler har det siste året prøvd ut rammeverket. Rammeverket er ikke nødvendigvis intuitivt i praktisk bruk, og pilotdomstolene har kommet med forslag til forbedringer. Arbeidet skal avsluttes i I løpet av januar 2016 vil det foreligge en prosjektleveranse, med forbedringer av selve rammeverket og med forslag til hvordan domstolene og DA videre kan jobbe med systematisk kvalitetsutvikling. Styret vil få dette fremlagt i løpet av Utfordringer det arbeides spesielt med i kvalitetsprosjektet Utforme KRUT slik at det blir enklere å ta i bruk Tydeliggjøre KRUT som prosessverktøy Synet på at arbeid med kvalitetsutvikling ikke bør være noe som kommer "i tillegg til", men være en integrert del av å utvikle domstolene og DA Få frem sammenhengen mellom arbeidet med kvalitetsutvikling og virksomhetsutvikling Forståelsen for at ledere er helt sentrale i arbeidet med forbedring, forenkling og fornying - i alt arbeid med kvalitetsutvikling Det er behov for å utvikle et system for brukerundersøkelser. Direktørens innstilling Arbeidet med kvalitet- og kompetanseutvikling er en kontinuerlig prosess. Det arbeides målrettet og systematisk med planlegging/utvikling av tiltak, og gjennomførte tiltak evalueres med tanke på forbedring. DA samhandler med medarbeidere fra domstolene i disse prosessene og prosjektene. Det er et tidkrevende arbeid, men avgjørende for å understøtte og innfri målsettingene i strategisk plan. Med den nylige omorganiseringen av kompetansearbeidet og nylig iverksatte kompetanseløp for alle medarbeidergrupper i domstolene og DA, er det flere utfordringer det må tas hensyn til i arbeidet. Status og utfordringer i arbeidet med kompetanse -og kvalitetsutvikling tas til orientering Sven Marius Urke direktør Kari Berget avdelingsdirektør 5