Styreprotokoll. Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Carl I. Hagen Varamedlem Monica Nylund

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: september 2013 Møtested: Domstoladministrasjonen, Trondheim Styret: Styreleder Bård Tønder Styremedlem Kim Dobrowen Styremedlem Magni Elsheim Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Kristin Lande Styremedlem Rolf Selfors Styremedlem Elisabeth Stenwig Varamedlem Are Trøan Nilsen Varamedlem Aase Karine Sigmond (dag 2) Varamedlem Anne-Kristine Hagli Varamedlem Anders Rasmussen Varamedlem Oddmund Roalkvam Varamedlem Randi Birgitte Bull Varamedlem Ommund Heggheim Varamedlem Sonja Iren Sjøli (Dag 1) Forfall: Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Carl I. Hagen Varamedlem Monica Nylund Fra administrasjonen: Fungerende direktør Willy Nesset Avdelingsdirektør KOMP Kari Berget Avdelingsdirektør ØKE Jann Ola Berget Avdelingsdirektør OPE Anne Mari Borgersen Avdelingsdirektør JORD Solveig Moen Avdelingsdirektør IKT Olav Berg Aasen Rådgiver SERV Jenny Melum (Dag 1) Styresekretær Camilla Barø Merknader: Todagers samling med styret, vara og ledergruppen i DA. Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Besøksadresse Dronningensgt. 2 Telefon Telefaks Brukerstøtte Organisasjonsnr E-post dapost@domstol.no

2 Styreprotokoll september 2013 Side 2 av 10 Sakliste Saksnr. Arkiv Tittel 13/ Protokoll 3. juni /46 Direktøren orienterer: Orientering om DAs arbeid mot domstolene Orientering i arbeidsrettssak Arbeidet med sikkerhet og beredskap i DA og domstolene - status NOU 2013:1 Det livssynsåpne samfunn Evalueringsrapport 22. juli saken Organisasjonsgjennomgang i DA 2. rapport Lisenssituasjonen for hjemmekontorløsningen Aktuelle lokalsaker 13/47 Styreleder orienterer: Sakshistorikk 13/48 Valg av nestleder til styret - vedtakssak 13/ Informasjonssikkerhet status og risikobilde - orienteringssak 13/ Neste generasjon saksbehandlingssystemer - orienteringssak 13/ Økonomi- og VP-rapportering per 2. tertial vedtakssak 13/ Saksavviklingsstatistikk første halvår orienteringssak 13/ Oppsigelse av leieforhold i Nord-Gudbrandsdal jordskifterett - vedtakssak 13/ Domstoladministrasjonens høringssvar til Politianalysen - vedtakssak 13/ Regelutvalgets rapport nr. 8 - vedtakssak 13/ Høringsuttalelse felles ordning for varsling i virksomhetene i justissektoren - vedtakssak 13/ Aktiviteter for styret i vedtakssak 13/58 Eventuelt

3 Styreprotokoll september 2013 Side 3 av 10 Protokoll Sak: DA STY13 sak 45 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 3. juni 2013 Protokollen fra styremøtet fra 3. juni 2013 er godkjent ved sirkulasjon. Direktøren orienterer Sak: DA STY13 sak 46 Status i DA og domstolene Direktøren gav styret en kort orientering om status for DAs arbeid i domstolene, herunder forhold som fungerer godt og enkelte områder hvor det foreligger utfordringer. Orientering i arbeidsrettssak Direktøren orienterte om Oslo tingretts dom av 5. juli 2013 hvoretter tingrettsdommer Bertelsen ble avskjediget fra sin stilling som tingrettsdommer ved Bergen tingrett. Dommen er anket. Arbeidet med sikkerhet og beredskap i DA og domstolene status DA har utarbeidet "Retningslinjer ved vold og trusler mot medarbeidere i domstolene og DA" med tilhørende avviksskjema og trusselskjema. Disse ble godkjent i HAMU 13.februar 2013 og deretter lagt ut på intranett. I oktober 2012 ble det etablert en "Kriseledelse" i DA. På bakgrunn av erfaringene fra DAs håndtering av en konkret sak, er DA i gang med å tydeliggjøre den enkeltes rolle og ansvar ved alvorlige hendelser, både internt i DA, i forhold til domstolene og i forhold til politiet. Det utarbeides en intern varslingsliste i DA. DA vil også minne domstolene på at alvorlige hendelser må meldes til DA, slik at DA kan opprette kontakt med politiet. DA vil møte Juristforbundet/Den norske Dommerforeningen for å diskutere håndteringen av slike saker. NOU 2013:1 Det livssynsåpne samfunn I høringsuttalelse til NOU 2013:1 Det livssynsåpne samfunn støtter Domstoladministrasjonen flertallet i utvalget i at det ikke bør innføres noe generelt forbud mot bruk av religiøse plagg og symboler i norske domstoler. DA støtter også forslaget om at vigsler tas ut av domstolene. Organisasjonsgjennomgangen i DA 2. rapport Direktøren orienterte om de to foreliggende rapporter som angår organisasjonsgjennomgang i Domstoladministrasjonen. Evalueringsrapport 22. juli Styret ble orientert om DAs rolle under gjennomføringen av 22. juli saken. DA har utarbeidet en rapport på dette. Rapporten er et supplement til Oslo tingretts egen evaluering.

4 Styreprotokoll september 2013 Side 4 av 10 Lisens for hjemmekontorløsningen Direktøren orienterte om status for situasjonen med hjemmekontorløsning, herunder utfordringer med den gjeldende lisensavtale. Det arbeides med å få på plass en utvidet lisensavtale i Aktuelle lokalsaker Det ble orientert om lokalsituasjonen for tingrettene i Bergen og fremdriften for Molde tinghus. Vedtak for orienteringssakene: Til orientering. Styreleder orienterer Sak: DA STY13 sak 47 Sakshistorikk Styreleder gav en bestilling til administrasjonen på å lage en oversikt over tidligere sakers historikk med utgangspunkt i tema. Ordinære saker Sak: DA STY13 sak 48 Tittel: Valg av nestleder til styret Type sak: vedtakssak Styreleders sakssammendrag: Styreleder ønsker å kartlegge rollen og historikken som nestleder for styret før endelig vedtak. Styreleders innstilling: Saken tas opp på neste styremøte. Sak: DA STY13 sak 49 Unntatt offentlighet Tittel: Informasjonssikkerhet status og risikobilde Type sak: Orienteringssak Saken har fått en egen protokoll som er unntatt offentlighet.

5 Styreprotokoll september 2013 Side 5 av 10 Sak: DA STY13 sak 50 Tittel: Neste generasjon saksbehandlingssystemer Type sak: Orienteringssak Behovet for nye saksbehandlingssystem i domstolene er gjort rede for i Økonomiplanen for domstolene og i satsingsforslaget (Domstolenes ressursbehov) for Med dette orienteres styret om hvilke valg og forberedelser som gjøres for neste generasjon saksbehandlingssystem for domstolene. Det er over tid arbeidet med å kartlegge særlig jordskiftedomstolenes og Høyesteretts behov for og krav til framtidige saksbehandlingssystem. Dette er gjort gjennom studier som også har omfattet vurderinger om kostnader og gevinster. Det samlede finansieringsbehovet vurderes å være 55 millioner kroner årlig ut over dagens budsjettnivå som er 68 millioner kroner. Isolert sett er behovet for midler til saksbehandlingssystem 27,5 millioner kroner årlig, men gevinster av betydning oppnås først når nye løsninger for digital samhandling og nye arbeidsmåter tas i bruk. Derfor er det svært viktig at domstolene tildeles midler som dekker behovet for en helhetlig saksbehandlingsløsning. I tillegg er det gjennomført et forprosjekt "Felles plattform for saksbehandling" - med formål å forstå hvordan en framtidig plattform for saksbehandling i domstolene kan realiseres. Rapporten fra arbeidsgruppen gir detaljerte anbefalinger om hvordan det kan gjøres, med veikart og prioriteringer for det videre arbeidet. Anbefalingene er godt forankret i berørte fagmiljø i DA og i Fagråd IKT, og innebærer at neste generasjon saksbehandlingssystem i domstolene vil bygge på funksjonalitet i LOVISA. De ulike instansene får et tilpasset system samtidig som det dras nytte av felles funksjoner og felles utvikling. Strategien, som innebærer stegvis fornying, vurderes å innebære lav gjennomføringsrisiko gitt at det er økonomisk handlingsrom til å gjøre de nødvendige investeringene over få år. Å realisere neste generasjon saksbehandlingssystem er en betydelig utfordring. I forberedelsene som starter nå, legges det til grunn at nødvendige midler bevilges domstolene over statsbudsjettet. Forberedelsene omfatter i hovedsak planlegging av utviklingsarbeidet og styrking av organisasjonen. Økonomien avgjør når neste generasjon saksbehandlingssystem kan bli virkelighet. Til orientering. Sak: DA STY13 sak 51 Tittel: Økonomi- og VP-rapportering per 2. tertial 2013 Type sak: Vedtakssak

6 Styreprotokoll september 2013 Side 6 av 10 Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter andre tertial 2013 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap 411. Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftdomstolene. Totalt er det planlagt 82 strategiske tiltak i Av disse er det ett tiltak med vesentlig avvik så langt i år. Styret tar regnskapsrapportene for høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, domstoladministrasjonen og jordskiftedomstolene og avviksrapporten for andre tertial 2013 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Direktøren gis fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor budsjettrammene i 2013, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 10 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410, 411 og 413. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i Sak: DA STY13 sak 52 Tittel: Saksavviklingsstatistikk første halvår 2013 Type sak: Orienteringssak For de alminnelige domstolene i førsteinstans viser halvårsstatistikken en vekst i antall innkomne saker, og antall saker i beholdning, mens antall behandlede saker er redusert. Saksbehandlingstiden er på samme nivå som etter første halvår Lagmannsrettene behandlet de første seks månedene av 2013 flere saker enn de fikk inn, og beholdningene er redusert. Saksbehandlingstiden i sivile anker øker, mens saksbehandlingstiden i anker i straffesaker er redusert. For jordskifterettene fortsetter antall innkomne saker å stige. Selv om jordskifterettene behandler flere saker enn tidligere år, fortsetter antall saker i beholdning å stige. Til orientering. Sak: DA STY13 sak 53 Tittel: Oppsigelse av leieforhold i Nord-Gudbrandsdal jordskifterett Type sak: Vedtakssak

7 Styreprotokoll september 2013 Side 7 av 10 Vestoppland og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett på Lillehammer har pga. rekrutteringsutfordringer administrert sakene for Nord-Gudbrandsdal jordskifterett de siste årene. En ansatt i jordskifteretten er fortsatt lokalisert i Vågå, men har endret ansettelsesforholdet fra 1. september 2013 til å være 50 % i jordskifteretten og 50 % i tingretten i Vågå. Det legges opp til at denne saksbehandlerressursen får arbeidssted i Nord-Gudbrandsdal tingrett, og at dagens lokaler for jordskifteretten på 162,5 m2 frigjøres. Nord-Gudbrandsdal jordskifteretts lokaler i Vågå sies opp. Sak: DA STY13 sak 54 Tittel: Domstoladministrasjonens høringssvar til Politianalysen Type sak: Vedtakssak DA har mottatt NOU 20013:9 "Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer," til høring. DA vil avgi høringsuttalelse innen fristen 1. oktober DA avgir høringsuttalelse til NOU 2013:9 "Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer.". Administrasjonen får fullmakt til å bearbeide uttalelsen i samsvar med styrets innspill. Sak: DA STY13 sak 55 Tittel: Regelutvalget rapport nr. 8 Type sak: vedtakssak Regelutvalgets åttende rapport forelegges med dette Domstoladministrasjonens styre for eventuelle kommentarer. Etter styrebehandlingen vil rapporten, vedlagt eventuelle kommentarer fra Domstoladministrasjonen, oversendes Justisdepartementet for videre oppfølging. På bakgrunn av innspillene som knytter til barnevernloven og barneloven, vil rapporten også bli oversendt Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. Regelutvalgets rapport nr. 8 oversendes Justisdepartementet. På bakgrunn av innspillene som knytter til barnevernloven og barneloven, vil rapporten også bli oversendt Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet.

8 Styreprotokoll september 2013 Side 8 av 10 Sak: DA STY13 sak 56 Tittel: Høringsuttalelse felles ordning for varsling i virksomhetene i justissektoren Type sak: Vedtakssak Justis- og beredskapsdepartementet har i brev av 5. juni 2013 vedlagt høringsnotat om etablering av felles varslingsordning i justissektoren for varsling om kritikkverdige forhold i medhold av arbeidsmiljøloven 2-4. Direktøren er på prinsipielt grunnlag uenig i at DA og domstolene skal innlemmes i en felles varslingsordning i justissektoren, ut fra betraktninger rundt domstolenes uavhengige stilling. Det pekes videre på en rekke forhold i tilknytning til den foreslåtte ordningen som ikke er drøftet eller mangelfullt belyst i høringsnotatet, samt at man ikke kan se at det er behov for et ytterligere varslingsorgan i tillegg til de som allerede eksisterer. Styret slutter seg til Direktørens forslag til høringssvar. Høringssvar utformes ut fra innspill fra styret. Sak: DA STY13 sak 57 Tittel: Aktiviteter for styret i 2014 Type sak: Vedtakssak Administrasjonen ber styret ta stilling til følgende problemstillinger: Hvor ønsker styret å avholde styremøtet 21. oktober 2013? Hvilke møter ønsker styret i 2014? Hvilke domstoler skal besøkes i løpet av 2014? Hva slags utbytte ønsker styret for studieturen i 2014? Til drøfting og avklaring. Styremøtet 21. oktober 2013 legges som et ordinært møte i Trondheim. For styremøter for 2014 legges det opp til følgende organisering: Dato 2014 Hva/Hvor 10. februar Oslo møte med justiskomiteen 17. mars Trondheim - Møte med Innstillingsrådet for dommere

9 Styreprotokoll september 2013 Side 9 av april Oslo - Møte med Den norske Dommerforening, samt besøk i justisdepartementet juni Studietur september Felles møte med styremedlemmer, varamedlemmer og ledergruppen i DA 20. oktober Domstolbesøk i Bergen: Gulating jordskifteoverrett og Nord- og Midthordland jordskifterett 10. november Domstolbesøk i Lillestrøm: Nedre Romerike tingrett 15. desember Trondheim, DA, julelunsj med de ansatte Administrasjonen kommer tilbake til styret med sak om studietur. Sak: DA STY13 sak 58 Eventuelt Neste år er det 200 år siden Grunnloven ble vedtatt. Det er i den anledning lagt opp til en rekke begivenheter. Styret ønsker en oversikt over disse og hvor det er naturlig at DA er representert.

10 Styreprotokoll september 2013 Side 10 av 10 Protokollen godkjent: Bård Tønder Kim Dobrowen Ove Einar Engen Styreleder Elisabeth Stenwig Kristin Lande Magni Elsheim Rolf Selfors Randi Birgitte Bull Aase Karine Sigmond Anders Rasmussen Are Trøan Nilsen Ommund Heggheim Oddmund Roalkvam Anne-Kristine Hagli SETT: Berit Brørby Carl I. Hagen Monica Nylund