Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Olav Berg Aasen Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/ Støttefunksjoner og kompetanse Direktørens sakssammendrag: Saken er en oppfølging av styresak 15/036 - Handlingsplan for Digitale Domstoler og er en utdyping av utviklingsområdene Teknisk og faglig støtte samt Kompetanseutvikling. Utvikling av støttefunksjoner og kompetanse vurderes å være så viktig at arbeidet må starte i 2016, og trappes opp i takt med omleggingen til digitale tjenester og arbeidsmåter. Alle medarbeidere må i dag ha et minimum av digitale ferdigheter for å utføre arbeidet. Likevel er det nødvendig å utvikle gode støttefunksjoner nært brukerne. Dette er viktige tiltak for å sikre at digitaliseringen understøtter den dømmende virksomheten på en god måte. Det skal oppleves som fordelaktig og trygt å arbeide digitalt. Digitale dokumenter og tjenester innebærer nye arbeidsmåter som krever ferdigheter i å bruke det tekniske utstyret og programvaren. Til dette trengs lokalt tilgjengelig teknisk og faglig støttepersonell som bistår i saksavviklingen. Dagens praksis for oppgavefordeling og samarbeid mellom sentral brukerstøtte i DA og lokalt støttepersonell i domstolene vurderes å ikke være god nok. Oppgavene for lokale støttefunksjoner må gjøres tydelige og kjent, og kompetansetiltakene for teknisk og faglig støttepersonell må differensieres i større grad. DAs Brukersenter må utvikles til å bli sentralt kompetansesenter og kontaktpunkt for problemløsning. En satsing på digitale ferdigheter og lokalt støttepersonell får betydning for kompetansetiltakene allerede fra først og fremst for de administrative funksjonene, men også for de dømmende og for ledere. Ledere må motivere til og legge til rette for kompetanseutvikling. Saksopplysninger

2 Handlingsplan for Digitale Domstoler, som er behandlet i styret i juni 2015 gjennom sak 15/036, består av 6 grunnleggende utviklingsområder. Dette saksfremlegget er en utdyping av to av utviklingsområdene; Teknisk og faglig støtte samt Kompetanseutvikling. I føringer og prioriteringer for de fremtidige kompetanseløp, vedtatt av DAs styre i mars 2014, fremheves det blant annet at "Digital fornying vil stille andre krav til ledere og den enkelte medarbeider i domstolene". Læring skal skje nært opp til dem det angår, derfor må kompetansen finnes lokalt. Det vises også til notat fra Den norske Dommerforening pr. oktober 2015 om Organisering av arbeidet i domstolene støttefunksjoner for dommerne, sendt styrets medlemmer tidligere. Saken har vært behandlet i Fagråd IKT i september 2015 og i Samarbeidsrådet for domstolene i februar Utviklingsarbeidet for støttefunksjoner og kompetanse er del av satsingen for perioden Når mål og tiltak for slik organisasjonsutvikling tas opp nå, har det sammenheng med en vurdering om at arbeidet må starte allerede i Mål Formålet med å bygge et mer kompetent støtteapparat er å understøtte den dømmende virksomheten bedre. Det skal oppleves fordelaktig og trygt å arbeide digitalt. Målene for utviklingsarbeidet er: Alle medarbeidere har nødvendige digitale ferdigheter til å utføre arbeidsoppgavene Støttepersonell i domstolene veileder og hjelper interne og eksterne brukere og bidrar derigjennom til å sikre at nye verktøy og nye arbeidsmåter blir tatt i bruk Domstolene har kapasitet og kompetanse til å veilede domstolens brukere i bruken av digitale tjenester DA sitt brukerstøtteapparat har kapasitet og kompetanse til å veilede og hjelpe støttepersonell og i særlige tilfeller brukere i domstolene. Skulle satsingen for digitalisering trekke ut i tid, vil det likevel være av stor betydning for utviklingen i domstolene at tiltakene med å utvikle kompetente støttefunksjoner gjennomføres. Å utføre støtteoppgaver som ledd i en støttefunksjon bør ikke være forbeholdt saksbehandlere og ingeniører. Det er likevel naturlig at det er disse stillingsgruppene som først og fremst utfører støtteoppgaver, og da som del av den ordinære oppgaveporteføljen. Det er særlig viktig at dommere med kunnskaper og ferdigheter i digitale arbeidsmåter er pådrivere for modernisering og deler kunnskapen med andre dommere. Nå-situasjonen Sentral brukerstøtte i DA 2

3 DA yter alle domstoler teknisk og faglig brukerstøtte. Brukerstøtte-apparatet, som favner både tekniske og funksjonellfaglige (LOVISA) medarbeidere, bistår lokal brukerstøtte kalt DK og Superbrukere for LOVISA ved feilsituasjoner og med kompetanseheving. I mange situasjoner bistår den sentrale brukerstøtten dommer / saksbehandler direkte, enten fordi lokal brukerstøtte ikke er tilgjengelig, ikke har nødvendig kompetanse eller at det oppleves som mer effektivt å kontakte den sentrale brukerstøtten. Konsekvensen er at det sentrale støtteapparatet mottar henvendelser om stort og smått, og i alt for stor grad om smått. Tjenestene er gratis å bruke. DA legger stor vekt på å ha høy grad av brukertilfredshet, og det kanaliseres mye ressurser til tjenestene. Den sentrale brukerstøtten har en høyere tilgjengelighet enn lokal brukerstøtte med åpningstid kl mandag til torsdag, kl på fredag og kl på lørdager. I perioden 15. mai til 15. september er åpningstiden noe redusert. Støttepersonell i domstolene Kompetansen og kapasiteten i den enkelte domstol er svært ulik. Noen domstoler har dedikert personell, med betydelig formell og/eller praktisk kompetanse innen IKT, som benytter store deler av arbeidstiden til brukerstøtte og til å bygge kompetanse hos kolleger. Andre domstoler har personell som har fått tildelt støtteoppgaver, men som likevel har begrensede muligheter til å utføre oppgavene. Å bygge nødvendig kompetanse forutsetter både interesse, ferdigheter og tilgjengelig tid, noe domstolene vektlegger svært forskjellig. DA tilbyr sentrale kompetansetiltak for støttepersonell, både DK og superbruker. Mange domstoler har enten ikke hatt anledning til å rekruttere medarbeidere med IKT-faglige kunnskaper eller de har ikke lagt vekt på det. Tilgangen på lokale støttefunksjoner er med andre ord høyst varierende. I mange domstoler har støttefunksjonene liten oppmerksomhet fra ledelsen. Vurdering Å ta i bruk digitale tjenester og arbeidsmåter vil innebære behov for bistand fra ressurspersoner med særlig kompetanse. Men det vil også innebære behov for kompetanseheving hos brukerne. Støttefunksjoner med nødvendig kompetanse og tilgjengelighet blir i denne sammenhengen helt sentralt, for å sikre at nye digitale løsninger bidrar til økt effektivitet og kvalitet i saksavviklingen. Som ledd i dette må domstolene også ha kapasitet og kompetanse til å veilede domstolens brukere i bruken av de digitale tjenestene som tilbys. Aktørportalen er eksempel på en slik tjeneste. Spørsmålet om teknisk og faglig støtte ble for alvor satt på dagsorden i forbindelse med utprøvingen av Aktørportalen. DA sitt syn har vært og er at det er domstolene som tilbyr Aktørportalen og andre digitale tjenester til sine brukere, og som skal yte veiledning og brukerstøtte. DA sin rolle i denne sammenheng er som utviklingspartner og tjenesteleverandør overfor domstolene. Behovet for lokale støttefunksjoner blir enda mer åpenbart idet domstolene tar i bruk digitale dokumenter i saksbehandlingen og i rettsmøtene. Omfanget av arbeidet med støttefunksjonene vil i noen grad avhenge av måten nye løsninger og verktøy blir innført på. Det er likevel slik at mange domstoler allerede i dag opplever at nødvendig utviklingsarbeid og utprøving begrenses av mangel på kompetanse, først og fremst i egen domstol. 3

4 Bruk av videoavhør og fjernmøter, og avansert fremvisningsutstyr, samt bruk av digitale dokumenter i rettsmøter er eksempler på det. For å sikre at omstillingen til digitale tjenester og arbeidsmåter understøtter den dømmende virksomheten på en god måte vurderes det nødvendig å: Utvikle lokalt tilgjengelig teknisk og faglig støttepersonell som bistår i saksavviklingen Utvikle DAs Brukersenter til å bli sentralt kompetansesenter og kontaktpunkt for problemløsning. Oppgavefordelingen mellom lokalt og sentralt støtteapparat er egentlig ikke ny, men det er behov for å tydeliggjøre fordelingen og særlig å utvikle det lokale apparatet. DA må medvirke til at brukere i domstolene opparbeider nødvendige digitale ferdigheter og at domstolene utvikler kapasitet og kompetanse til å veilede domstolens brukere i bruken av digitale tjenester. Tiltak Det må legges til rette for at bruk av digitale tjenester og arbeidsmåter oppleves fordelaktig og trygt. Da må brukerne ha tilgang til lokale støttefunksjoner og bli mindre avhengig av DA sitt støtteapparat. Det er opp til den enkelte domstol å organisere og utvikle støttefunksjonene som best innenfor sine rammer. Oppgavene som må ivaretas lokalt er typisk: Brukerstøtte i saksbehandlingen internt og overfor domstolens brukere Brukerstøtte i bruken av teknisk utstyr Arbeide for effektiv oppgaveløsning Bestille og forvalte utstyr Administrere brukerkontoer og tilganger Håndtere feilsituasjoner Samordne endringsønsker Kontaktpunkt for informasjon om hendelser og nyheter Dele informasjon med og veilede kollegaer Utvikle egne holdninger, kunnskaper og ferdigheter Bidra i kompetanseutvikling Oppgavene samt kompetanseprofiler vil bli publisert på intranett. I den grad det er behov og muligheter for det, bør domstolene benytte anledningen til å omfordele oppgaver for å sikre best mulig utførelse. Særlig for små domstoler kan det være krevende å ha personell med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. Disse domstolene bør søke samarbeid med andre og større domstoler regionalt om det er hensiktsmessig. DA sin sentrale brukerstøtte vil bistå så langt det er mulig. En satsing på digitale ferdigheter og lokalt støttepersonell får betydning for kompetansetiltakene allerede fra først og fremst for de administrative funksjonene, men også for de dømmende og for ledere: 4

5 Kompetansetiltak for støttepersonell skal differensieres i større grad, og bidra til å: o Utvikle gode holdninger o Utvikle aktuelle kunnskaper og ferdigheter o Lære og lære andre Innholdet i introduksjonsprogram for nye medarbeidere justeres Ledere må motivere til og legge til rette for kompetanseutvikling. Teknisk og faglig støttepersonell vil ha viktige oppgaver i fremtidens domstol. Ved rekruttering må IKT-kompetanse og personlige egenskaper til å dele kunnskaper etterspørres i større grad enn i dag. Direktørens innstilling: Gode støttefunksjoner og kompetanse er viktige elementer i omstillingen til Digitale Domstoler. Styret slutter seg til den beskrevne utviklingsretningen for lokale og sentrale støttefunksjoner og for kompetanse. Det skal oppleves fordelaktig og trygt å arbeide digitalt Sven Marius Urke direktør Olav Berg Aasen avdelingsdirektør 5