Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Bjørn-Are Lyngstad Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/446-4 IKT status; satsningsforslag, skalering og aktørportalen Direktørens sakssammendrag: Dette saksfremlegget er en orientering fra enhet for IKT om status for arbeidet med satsingsforslaget for Digitale Domstoler og for arbeidet med Aktørportalen. Skalering av satsingsforslaget for Digitale Domstoler Handlingsplanen for Digitale Domstoler 2020 ble presentert for styret i juni. Kfr. sak 15/036. Styret ga administrasjonen i oppdrag å utarbeide et satsingsforslag for en periode på 5 år. Hovedtrekkene i handlingsplanen ble senere presentert for statsråden. Både styret og statsråden ga innspill til gjennomføring, omfang, tiltak og kostnadsnivå. På bakgrunn av disse innspillene har arbeidsgruppen i DA startet et arbeid med et satsingsforslag, som foreslås skalert noe ned i forhold til hva som ble presentert i handlingsplanen. De virkemidlene som har blitt vurdert i forhold til en skalering er å forlenge gjennomføringsperioden, redusere omfang på utviklingsområder/-tiltak, redusere omfang på utrulling og endre gjennomføringsmåten. Arbeidsgruppen foreslår å skalere satsingsforslaget ved å øke gjennomføringsperioden til 6 år, redusere omfang på noen utviklingsområder for å redusere kompleksitet og gjennomføringsrisiko, fokusere på utrulling av løsningen til T12 og lagmannsrettene, og forenkle gjennomføringsmåten ved at kompleksitet og risiko er tatt noe ned. Et viktig område for arbeidsgruppen i høst er å beskrive og analysere effekter og gevinster. Dette vil gi en god pekepinn på behovet for friske midler til investeringer og til hvordan økningen i driftsutgifter til IKT lar seg finansiere gjennom gevinster og besparelser. Aktørportalen Utprøvingsprosjektet for elektronisk samhandling (ELSAM) har levert sin sluttrapport til styringsgruppen, og prosjektet er nå avsluttet. I sluttrapporten konkluderes det med at Aktørportalen er et godt utgangspunkt for å realisere de effekter og gevinster som ble påvist i forarbeidet. Det er likevel slik at prosjektet anbefaler 14 tiltak som bør utføres før videre utrulling av løsningen anbefales. DA er allerede i gang med å løse de 4 mest prekære tiltakene som skal gjøre tjenesten mer

2 teknisk stabil. I tillegg utvikles løsning for elektronisk forkynning. Planlagt lansering av denne funksjonaliteten er i februar/mars Forutsatt at aktivitetene knyttet til teknisk forbedring, ny funksjonalitet og budsjettmidler til utrullingsaktivitetene i 2016 kommer på plass, planlegger DA å starte et arbeid med videre utrulling av Aktørportalen i løpet av 2. tertial Vurderingen av rekkefølge for Aktørportalen følger argumentasjonen knyttet til Digitale Domstoler, og vi vil derfor i 2016 ha fokus på å gjøre tjenesten tilgjengelig for T12 og lagmannsrettene. Dette siden Aktørportalen også er en forutsetning for digitale rettsmøter og Digitale Domstoler. Saksopplysninger Status satsingsforslag Digitale Domstoler Behandling av handlingsplanen for DD20 i styremøtet i juni Det vises til sak 15/036 Handlingsplan for Digitale Domstoler 2020 som ble behandlet av styret i juni d.å. Her presenterte administrasjonen en handlingsplan for Digitale Domstoler 2020, med en kostnadsside på ca 436 millioner kroner over 5 år. Som innstilt ga styret administrasjonen i oppdrag å utarbeide satsingsforslag for en periode på 5 år, fra , som skal forelegges styret for godkjenning. I tillegg noterte administrasjonen seg følgende tilbakemeldinger fra styret i behandlingen av handlingsplanen: Styret stilte spørsmål ved om planene om lokalt støttepersonell er realistisk innenfor dagens struktur. Styret mente kvalitetsdimensjonen må komme bedre fram, også i målbildet. Minnet om at DD20 skal "selges". Tiltak for forankring bør framkomme tydeligere. I innføringen må domstolledelse vektlegges mere. Opptak i retten bør være del av satsingsforslaget og programmet for DD. Servicenivået til publikum blir bedre, og bør framkomme tydeligere. Dommerens digitale arbeidsflate bør søkes visualisert. Vær ærlig på at DD20 betinger robust digital grunnmur og innebærer økte driftsutgifter i DA. I høstens arbeid med satsingsforslaget vil arbeidsgruppen som arbeider med dette ta med seg disse innspillene, og spesielt innarbeide innspillene som direkte påvirker satsingsforslaget. Øvrige innspill noteres og vil bearbeides videre i 2016, i forberedelsene til oppstart av arbeidet i Møte med statsråden om handlingsplanen for DD20 I juni ble det også gjennomført et møte med statsråden, og her kom det klare signaler på at handlingsplanen for Digitale Domstoler 2020 hadde noen momenter som må justeres i arbeidet med satsingsforslaget: 2

3 Statsråden ga signaler som kan tilsi at opptak i retten bør være del av satsingsforslaget og programmet for DD. Utgiftsnivået er problematisk høyt. Å dele opp i flere påfølgende satsingsforslag hjelper ikke da disse må ses sammen. Arbeidet må innrettes slik at det blir mulig å få verdi/gevinster tidlig. Dette er også momenter vi ser igjen hos POD og deres arbeid med Merverdiprogrammet, som nå har blitt vesentlig restrukturert i forhold til de opprinnelige planene. Moderniseringsministeren var også tydelig på talerstolen under Digitaliseringskonferansen til Difi, hvor det ble klart uttrykt at de store IKT-prosjektene i staten ikke lykkes ofte nok, og har for stor gjennomføringsrisiko. I stedet ønsker man mindre og smidige prosjekter, som skal levere nytte og verdi raskt. Alternativer for skalering Basert på de signalene som har kommet fra politisk ledelse og styret, har vi valgt å vurdere i hvilken grad vi kan skalere ned satsingsforslaget i forhold til handlingsplanen som ble lagt frem før sommeren. I en vurdering om skalering av satsingsforslaget er det viktig at vi beholder fokuset på hvordan vi skal oppfylle ambisjonen om Digitale Domstoler. For å kunne ivareta dette perspektivet må vi se på hvilke virkemidler vi har knyttet til en skalering. Det vil være kostnadsdriverne i arbeidet med digitaliseringen som må vurderes, og disse er: Tidsaspektet forlenge gjennomføringsperioden. Omfanget av antall utviklingsområder/prosjekter redusere en eller flere områder. Omfanget av utrullingen redusere antall domstoler og/eller rettssaler. Endre gjennomføringsmåte redusere omfanget av koordinering og styring. Skalering ved å forlenge gjennomføringsperioden Det å forlenge gjennomføringen uten også å justere på andre variabler vil medføre at kostnadene går opp, ikke ned. Skal vi bruke tid som virkemiddel for skalering må dette gjøres sammen med andre tiltak som er med på å redusere kompleksiteten i oppgavene og gjennomføringen. Skalering ved å redusere omfanget av antall utviklingstiltak Det å redusere antall utviklingstiltak vil både redusere kompleksiteten i oppgavene og gjennomføringen. Dette er derfor et interessant tiltak i forhold til å skalere ned satsingsforslaget. Det er likevel slik at vi må utvikle den funksjonaliteten som må til for å gjennomføre de fleste sakstyper i en digital rettsprosess, slik at vi innfrir ambisjonen om Digitale Domstoler i størst mulig grad. Her må 3

4 vi også se på utviklingsområdene i forhold til gjenbruk av investeringer i teknisk infrastruktur, aktørportal og saksbehandlingssystem. Skalering ved å redusere omfanget på utrullingen antall domstoler og rettssaler Når det gjelder alternativet for å skalere ved å redusere omfanget på utrullingen, er dette det tiltaket som vil bety mest både for å redusere kostnaden og kompleksiteten. Ved å rulle ut til en mindre gruppe vil det bli enklere å håndtere endringsledelse, informasjon og involvering i prosjektgjennomføringen. Det blir viktig at det finnes nok kapasitet til å både håndtere endringsprosjektet og behovet for teknisk og faglig støtte i domstolene. Etter å ha vurdert flere alternativer geografi, lagdømme, størrelse har arbeidsgruppen landet på at det beste alternativet for å skalere utrullingen vil være størrelse. Skalering ved å endre gjennomføringsmåte Det å endre gjennomføringsmåten uten også å justere på andre variabler vil medføre at vi øker risikoen i prosjektgjennomføringen. Skal vi endre på gjennomføringsmåten må dette gjøres sammen med andre tiltak som er med på å redusere kompleksiteten i oppgavene og gjennomføringen. Strategi for skalering av satsingsforslaget Arbeidsgruppen vil anbefale at satsingsforslaget skaleres slik at det søkes om midler for en periode på 6 år, som skal omfatte et første trinn av Digitale Domstoler til T12 og lagmannsrettene. I utgangspunktet foreslår vi at alle rettssaler for denne gruppen skal inkluderes i satsingsforslaget, slik at domstolene får mulighet til å ta i bruk de digitale verktøyene i alle saker og saler. I tillegg foreslår arbeidsgruppen å skalere ned kompleksiteten i gjennomføringen ved å redusere antall utviklingstiltak. Dette gjør at vi også kan endre gjennomføringsmåten, og ta ned kostnadsnivået uten å redusere kvaliteten i styring og kontroll. Administrasjonen mener at DA har vist modenhet i prosjektgjennomføring og i organisasjonen i måten gjennomføringen av nytt saksbehandlingssystem er håndtert (30 millioner årlig). Det å håndtere en ekstraordinær årlig investering på 50 millioner kroner, mener vi at DA og domstolene har gode forutsetninger for å lykkes med. Over en 6 års periode vil dette gi ca 300 millioner kroner i investeringer. Konsekvensen av å skalere satsingsforslaget Våre vurderinger er at vi vil ha størst mulighet for å lykkes med digitaliseringsarbeidet ved først å fokusere på å utvikle løsninger for de største tingrettene og lagmannsrettene. Deretter må øvrige tingretter kobles på i påfølgende trinn. Selv om det er T12 og lagmannsrettene som har fokus i første trinn, vil alle domstoler få tilgang på funksjonalitet som utvikles på de felles plattformene som finnes teknisk infrastruktur og saksbehandlingssystemet. Forskjellen vil ligge i utstyr og funksjonalitet i rettssalene, hvor satsingsforslaget kun vil dekke første trinn i dette arbeidet. 4

5 Videre arbeid med skalering av satsingsforslaget Et viktig område for arbeidet denne høsten er gevinstanalysen. Her vil vi arbeide i to dimensjoner. Den ene er å synliggjøre ressursbehovet i domstolene hvis vi ikke gjennomfører tiltakene knyttet til digitalisering i domstolene. Den andre dimensjonen vil belyse mulige effekter i domstolene, hos andre statlige virksomheter og hos profesjonelle og ikke-profesjonelle parter, knyttet til de ulike tiltakene som vi planlegger gjennomført. Målsettingen er å kunne angi noen grove gevinstestimater for de enkelte tiltakene, og tiltaksområdene sett i sammenheng. På denne måten vil vi kunne argumentere for hvordan driften av utstyr og systemer for Digitale Domstoler kan finansieres. Opptak i retten Både Styret og statsråden spilte inn at opptak i retten bør være en del av løsningen. I arbeidet med satsingsforslaget vil vi arbeide med opptak i retten som en opsjon. Saksopplysninger Status Aktørportalen Den 17. juni 2015 leverte utprøvingsprosjektet en sluttrapport fra utprøvingen av elektronisk samhandling "ELSAM". Aktørportalen har nå vært i utprøving hos Sør-Trøndelag tingrett, Sunnmøre tingrett, Frostating lagmannsrett, Oslo tingrett, Borgarting lagmannsrett og Fredrikstad tingrett. Styringsgruppen for utprøvingsprosjektet har besluttet å avslutte prosjektet og overføre videre utvikling og oppfølging av Aktørportalen til linjeorganisasjonen i IKT-enheten. Oppsummering fra utprøvingen av Aktørportalen Sluttrapporten konkluderer med at erfaringene fra utprøvingen viser at Aktørportalen og samhandlingsløsningene er et godt utgangspunkt for å realisere de effekter og gevinster som ble påvist i forarbeidet. Sluttrapporten viser også til at løsningen ikke kan rulles ut til andre domstoler slik den er i dag. Gjennom utprøvingsperioden har det oppstått feil og driftsavbrudd for brukerne, noe som ikke er unormalt i en utprøvingsperiode. Kritiske feilsituasjoner som har oppstått under prøveperioden, har blitt fulgt opp fra DA med høy prioritet. Det har vært en jevn stigning i antall dokumenter og brukere som benytter portalen. Per i dag er det nå flere brukere av Aktørportalen enn det er av LOVISA. Per 14. september har 37 av 2087 brukere avregistrert seg tjenesten. Av disse 37 har 6 stykker oppgitt at de ikke ønsker å bruke Aktørportalen på grunn av problemer eller at de har opplevd den som tungvint i bruk. Forutsetninger for videre utrulling av Aktørportalen Sluttrapporten kommer med 14 tiltak, av ulik karakter og størrelse, som anbefales utført før videre 5

6 utrulling av løsningen. DA arbeider nå med å svare opp disse anbefalingene og lage en plan for gjennomføring av tiltakene. Det er fire tiltak som vil få spesiell oppmerksomhet i 2015, og må løses før tjenesten kan rulles ut til nye brukere: 1 Stabilitet knyttet til dokumentinnsending 2 Stabilitet knyttet til varslingstjenesten (sms/e-post) til eksterne brukere 3 Økt kapasitet ved innsending av (store) dokumenter avhengighet til skifte av dokumentlager i Lovisa 4 Treghet knyttet til enkelte av portalbrukerne Utvikling av Aktørportalen gjøres i tett samarbeid med utviklingen for LOVISA, siden disse er gjensidig avhengige. Basert på planene for LOVISA vil nødvendig utvikling av funksjonalitet, og da spesielt løsning for forkynning, strekke seg inn i første kvartal av Løsning for elektronisk forkynning er en ny funksjonalitet som må på plass før løsningen kan rulles ut til øvrige domstoler. En annen forutsetning for utrulling av aktørportalen er tilstrekkelige budsjettmidler til å gjennomføre nødvendig utviklings- og utrullingsaktiviteter. Hva dette betyr av budsjettbehov i 2016 vil vi bruke høstens budsjettprosess til å avklare. Dette blir lagt frem for styret på vanlig måte i årets siste styremøte. Strategi og tidspunkt for videre utrulling av Aktørportalen Når det gjelder strategi for utrulling av Aktørportalen vil vi anbefale at denne rulles ut til T12 og lagmannsrettene, og at dette gjøres i løpet av Vi ser at det er til dels krevende å ta i bruk ny funksjonalitet, og det er viktig at domstolene setter av nok kapasitet til å arbeide med innføring og endring av arbeidsrutiner. I tillegg må domstolene påregne med en økning i veiledningen av advokater i starten av perioden med Aktørportalen. Vi tror at T12 og lagmannsrettene har størst forutsetning for å lykkes med å ta i bruk Aktørportalen på en god måte. Hvis alt går etter planen, og det finnes tilstrekkelig budsjettmidler til utrullingsaktivitetene, vil andre tertial 2016 være et naturlig tidspunkt for å starte et utrullingsløp til disse domstolene. DA vil bruke høsten 2015 til å lage en tidsplan for videre arbeid med Aktørportalen, og forankre denne hos domstoler og advokatforeningen slik at planene er godt kjent. Videre utrulling av Aktørportalen til øvrige domstoler må planlegges for i Dette må da ses i sammenheng med satsingsforslaget på Digitale Domstoler og de arbeidsoppgavene som vil komme i forbindelse med et eventuelt tilslag på finansiering til dette arbeidet. 6

7 Virksomheter med begrenset nytte av Aktørportalen Flere større advokatvirksomheter, samt Regjeringsadvokaten og Kommuneadvokater, har arbeidsmåter og retningslinjer for saksbehandling som gjør at opplastning og utveksling av dokumenter via Aktørportalen har liten eller ingen nytte. Disse virksomhetene har derfor tatt i bruk Aktørportalen i et begrenset omfang. De vil imidlertid ha stor nytte av å få løsning for system-tilsystem kommunikasjon med domstolene, og har meldt inn behov for dette. Dette ønsket er ikke en del av arbeidet med Aktørportalen, og er et nytt behov som vil bli innarbeidet i satsingsforslaget for Digitale Domstoler. Spesielt om Salær Salær er et av de områdene hvor man ved liten innsats ser at man får store effekter og muligheter for å ta ut tidsbesparelser. Det er derfor ekstra viktig at det gjøres en vurdering av muligheten for at flest mulig kan ta i bruk salær-funksjonaliteten i Aktørportalen, uavhengig om man tar i bruk løsningen for innsending av dokumenter. En slik vurdering vil bli gjort i 1. kvartal Direktørens innstilling: Styret tar status for satsingsforslaget for Digitale Domstoler og for Aktørportalen til orientering Sven Marius Urke direktør Olav Berg Aasen avdelingsdirektør 7