Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Kari Hinrichsen Gjervold Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 17/509-1 Sidegjøremål - rutiner og teknisk løsning Styresak Direktørens sakssammendrag: Domstoladministrasjonen har gjennomgått lov, forskrift og retningslinjer, herunder rutiner ved registrering av sidegjøremål. Det foreslås å endre retningslinjene, slik at det kommer klarere frem hvilke moment som skal vektlegges ved vurderingen av om sidegjøremål skal godkjennes. Videre foreslås det å overføre godkjenningsmyndigheten for voldgiftsoppdrag fra domstolleder til DA, for at DA skal få bedre oversikt over omfanget av oppdragene. Det er i tillegg behov for en ny teknisk løsning for registrering av sidegjøremål. DFØs sidegjøremålregister er ikke et alternativ, og det er derfor nødvendig å nedsette en arbeidsgruppe som kan jobbe med å finne andre tekniske løsninger. 1. Bakgrunn I september 2016 ble styret orientert om status ved registrering av sidegjøremål. Saken ble aktualisert etter en rekke medieoppslag, som avdekket at Domstoladministrasjonens rutiner ikke var gode nok. Saksframlegget fra 2016 følger vedlagt. I saksfremlegget er det en gjennomgang av hvordan regelverket hittil har vært håndtert. I etterkant av overnevnte saksfremlegg har DA gjennomgått loven, forskriften og retningslinjene styret tidligere har vedtatt, med sikte på forbedring og oppdatering. 2. Registreringer i sidegjøremålregisteret En gjennomgang av sidegjøremålsregisteret pr. 21 april 2017 viser at det er registrert 1092 dommere i basen. Blant disse er det dommere som har fratrådt embetet, avsluttet konstitusjonen eller sluttet som dommerfullmektig, som Domstoladministrasjonen ennå ikke har slettet fra registeret. En sletting må i registeret gjøres manuelt etter at Domstoladministrasjonen har blitt kjent med at vedkommende ikke lenger er dommer. Det er ingen systemer på plass for å fange opp at dommerfullmektiger slutter, og det er sjeldent at domstolledere melder fra om dette. Det foreligger per dags dato derfor ikke tilstrekkelige rutiner for sletting av dommerfullmektigene og dommere som ikke lenger arbeider i domstolene. DA vil få på plass rutiner for dette.

2 Det er ca 75 dommere som har registrert en eller flere investeringer i sidegjøremålsregisteret. De fleste av disse har foretatt investeringer i aksjeselskap (AS) eller allmennaksjeselskap (ASA). Enten mer enn 10 % av aksjene eller investeringer som overstiger NOK ,-. Ca 52 dommere er registrert som styreleder i ett eller flere forskjellige selskaper, herunder 26 i aksjeselskaper (AS), 13 i borettslag/sameie og 23 i legater/fond/stiftelser. Ca 85 dommere er registrert som ordinært styremedlem i ett eller flere forskjellige selskaper, herunder 29 i aksjeselskaper (AS), 19 i borettslag/sameie og 33 i legater/fond/stiftelser. Ca 74 dommere er pr. nå registrert med ett eller flere voldgiftsoppdrag i sidegjøremålsregistreret. Det er registrert til sammen 134 voldgiftsoppdrag som pr. 21. april 2017 ikke er meldt å være avsluttet. 14 dommere har oppgitt at de er medlemmer av brorskapsforbund. 3. Rutiner og retningslinjer En gjennomgang av lov og forskrift viser at bestemmelsene som gjelder sidegjøremål er generelle nok til å omfatte de fleste situasjoner. Etter vår mening er det ikke der utfordringen ligger. Utfordringen er heller retningslinjene og rutinene til DA Rutiner Rutinene ved registrering av sidegjøremål er allerede blitt endret i forbindelse med styresaken i Vi vil gjennomgå rutinene på nytt, for å få plass rutiner for sletting i registeret ved asvlutning av arbeidsforholdet i domstolen. Ut over dette vil det være nødvendig med en revidering av rutinene når en ny teknisk løsning er på plass. Målet ved å endre den tekniske løsningen er blant annet at dommerne selv skal kunne registrere sidegjøremålopplysninger i registeret. Dette vil nødvendiggjøre nye rutiner for å sikre at dommerne faktisk registrerer opplysningene Retningslinjer DA har imidlertid foreslått noen endringer i retningslinjene. Forslag til oppdaterte retningslinjer følger vedlagt. Den viktigste endringen går på strukturen av retningslinjene, slik at det kommer tydeligere frem at noen av vurderingstemaene skal vurderes uavhengig av hva slags type sidegjøremål det er snakk om. Videre er vilkårene for næringsvirksomhet blitt ytterligere spesifisert. Næringsvirksomhet utgjør hovedvekten av sidegjøremålene DA mottar søknad om, og det har oppstått situasjoner hvor DA har vært i tvil om sidegjøremålet skulle kunne godkjennes. Dette gjelder f.eks. familieselskap som har svært stort omfang eller hvor familieselskapet har en eller flere eiere utenfor familien. For voldgift er det lagt til et vilkår om gjenytelser. Det er tatt utgangspunkt i Gulating lagmannsretts interne retningslinjer for sidegjøremål. Bakgrunnen for denne endringen er at voldsgiftsoppdrag fort kan gå over flere dager, og at det derfor vil være en belastning for den allerede krevende arbeids- og budsjettsituasjonen i domstolene. Vilkåret om gjenytelser er kun satt for oppdrag som går over 2

3 lenger periode enn tre dager. Dette skyldes at korte voldgiftsoppdrag i utgangspunktet må betraktes som positivt, og hvor det er særskilt behov for dommernes kompetanse. Gjennomføring av voldgift vil også kunne forhindre at saken tas til rettssystemet, og i så måte være ressursbesparende. Per nå er det domstolleder som godkjenner voldgiftsoppdrag. Voldgiftsoppdrag kan være omfattende og tidkrevende, og som statistikken viser er slike oppdrag vanlige. Oppdragene får derfor innvirkning for ressurs- og arbeidssituasjonen i domstolene. Det foreslås å flytte godkjenningsmyndigheten for voldgiftsoppdrag til DA, slik at DA får bedre oversikt over omfanget av oppdragene. 4. Oppnevninger foretatt av Kongen i statsråd, særlig riksmekleren Det fremgår av domstolloven 121c tredje ledd at når Kongen i statsråd foretar oppnevninger skal det innhentes uttalelse fra Domstoladministrasjonen hvis det ikke gjelder oppnevning til granskingskommisjon eller medlem til styret i Domstoladministrasjonen, Tilsynsutvalget eller Innstillingsrådet. Enkelte verv som oppnevnes av Kongen i statsråd kan være forholdsvis arbeidskrevende. Et eksempel på dette er vervet som kretsmekler/særskilt mekler hos Riksmekleren. Særskilte meklere oppnevnes for en periode på 2 år, og kretsmeklere for en periode på 3 år. Dommere har vært en foretrukket gruppe som meklere. Av 7 oppnevnte kretsmeklere, er 6 av disse dommere. Det er oppnevnt 12 særskilte meklere, av disse er 8 dommere. Dette (vil) medføre(r) at arbeidet i dommerstillingen ved den lokale domstolen sinkes/hemmes i de perioder det foretas meklinger i regi av Riksmekleren. Ut over oppdraget som Riksmekler frikjøpes ikke andre meklere hos Riksmekleren. Dermed må gjenværende dommere i den enkelte domstol ta på seg oppgaver på vegne av den dommeren som utfører andre verv etter oppnevning foretatt av Kongen i statsråd. Frem til nå har ikke Domstoladministrasjonen hatt noen prinsipielle innvending mot at dommere oppnevnes til ulike verv av Kongen i statsråd, uavhengig av omfanget av oppdraget/vervet. Domstoladministrasjonen har kun ønsket at vervet skulle forelegges for domstolleder før oppnevning. Som kjent er domstolenes arbeids- og budsjettsituasjon utfordrende, og det praktiseres stillingsstopp i domstolene. Så lenge verv ikke medfører kompensasjon for bortfallet av arbeidskraft i lokal domstol, bør styret vurdere hvorvidt Domstoladministrasjonen i sine uttalelser skal være tilbakeholdne til at dommere utnevnes i verv som vil medføre omfattende oppgaver utenfor domstolen, nettopp for å belyse den vanskelige situasjonen dette setter landets domstoler i. Temaet har ikke vært omhandlet i retningslinjene for godkjennelse av sidegjøremål vedtatt av Domstoladministrasjonens styre tidligere. 5. Teknisk løsning og DFØ 3

4 Det er et stort behov for endring av dagens tekniske løsning. Vi må ha en teknisk løsning som gir mulighet for dommerne/dommerfullmektigene til å registrere sidegjøremål selv, og som gir DA mulighet til elektronisk godkjenning og uttak av rapporter. Den tekniske løsningen må tilfredsstille kravene til offentlig innsyn. Løsningen må ha en automatisk oppdatering hver natt, slik at sidegjøremålsregisteret er oppdatert til enhver tid. Det må også være et system for å fange opp når dommere og dommerfullmektiger slutter i sin stilling, og at disse dommerne slettes i registeret. Foruten generelle opplysninger, må det være mulig å få registrert følgende opplysninger i registeret: Investeringer (selskapstype, selskapets navn, org.nummer, hovedkontorets hjemkommune) Verv i foreninger, lag o.l. over 100 medlemmer, politiske partier, organisasjoner og medlemskap i brorskaps-/søsterforbund (organisasjonens navn, org.nummer, org.type, type verv, når valgt og hvor lenge, antall medlemmer, godtgjøring, bistand fra domstolens ansatte) Verv i selskap (selskapets navn, org.nummer, selskapets type/form, verv, valgt for tidsrom, tid pr mnd. i arbeidstiden, godtgjøring, bistand fra domstolens ansatte) Valg til nemnder, råd, utvalg o.l (valgt til, tidsrom, oppnevnt/valgt av hvem, tidsforbruk pr. mnd, godtgjøring, bistand fra domstolens ansatte) Annen virksomhet (type, tidsforbruk pr. mnd, godtgjøring, bistand fra domstolens ansatte) Siste stilling før dommer/dommerfullmektig I vårt lønnssystem SAP, er det i selvbetjeningsportalen (ESS) et e-skjema for sidegjøremål. E-skjema i ESS gir mulighet til registrering av følgende: Kategori for sidegjøremål (valg: kommune, privat, stat) Arbeids-/oppdragsgivers navn Fra/til dato Sted Antatt timer bruk i ordinær arbeidstid Begrunnelse for sidegjøremål Offentlig beskrivelse av sidegjøremålet Spesifisering av bruk av ressurser (personell, utstyr aller andre ressurser knyttet il hovedarbeidsgiver) Sidegjøremål/eierinteresser ønskes unntatt fra offentligheten Ettersom skjemaet ikke er tilpasset DAs behov, sendte DA den 3. mars 2017 et endringsønske til DFØ med forespørsel om tilpassing av e-skjemaet til vårt behov. Endringsønsket inkluderte også mulighet for å få tatt ut rapporter og overføring til offentlig oversikt (sidegjøremålsregister) på Tilbakemelding fra DFØ av 26. mars 2017 var at endringsønsket er behandlet og at de dessverre ikke kan imøtekomme vårt ønske om endringer. DFØ er ikke et alternativ til ny teknisk løsning, og det er derfor nødvendig å jobbe videre med andre tekniske løsninger. Det foreslås å opprette en intern arbeidsgruppe i DA som kan utrede dette. Arbeidsgruppen bør bestå av representanter fra DA, samt en eller to dommerrepresentanter. Arbeidsgruppen må fastsette en kravspesifikasjon for den nye tekniske løsningen og kostnadene det vil medføre. Dette må så prioriteres opp mot DAs øvrige oppgaver. DFØ er ikke et alternativ til ny 4

5 teknisk løsning, og det er derfor nødvendig å jobbe videre med andre tekniske løsninger. Det foreslås å opprette en intern arbeidsgruppe i DA som kan utrede dette. Direktørens innstilling: Nye retningslinjer vedtas, og DA igangsetter et arbeid med å se videre på en teknisk løsning som ivaretar behovet for registrering av sidegjøremål Sven Marius Urke direktør Solveig Moen avdelingsdirektør Rettsenheten 5