STYREPROTOKOLL. Styremøte mandag 12. desember Trondheim

Transkript

1 STYREPROTOKOLL Styremøte mandag 12. desember 2005 Trondheim Til stede: Forfall: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Jan Fougner Styremedlem Kjersti Graver Styremedlem Ole Henrik Magga Styremedlem Turid Moldenæs Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Varamedlem Ove Skomsøy Styremedlem Anne S. Nordmo Til stede fra administrasjonen: Avdelingsdirektør Willy Nesset Avdelingsdirektør Gjermund Rønning (under sak 74-78) Avdelingsdirektør Erling Moe (under sak 87) Førstekonsulent Tone Øhrbom, styresekretær Sted: Domstoladministrasjonen, Dronningens gate 2 Tid: Kl

2 DA STY05 styremøte08 protokoll Side 2 av 8 Sak 74/05 Sak 75/05 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 14. november Protokollen fra styremøtet 14. november 2005 er godkjent ved sirkulasjon. Den ble underskrevet av de møtende. Direktøren orienterer Med grunnlag i skriftlige notat orienterte administrasjonen om følgende: Status årsmøte i Den Internasjonale Dommerunion På årets møte for Den Internasjonale Dommerunion (IAJ) ble Ungarn tildelt årsmøtet i 2006, og Norge i Livsfasepolitikk for dommere I 2003 ble det opprettet en arbeidsgruppe mellom Den norske Dommerforening (DnD) og DA for å utarbeide forslag til livsfasepolitikk for dommere. Flere av tiltakene må ses i sammenheng med LOK-rapporter som er under utarbeidelse, og disse vil bli gjennomgått når de aktuelle LOK-rapportene er behandlet. DA vil vurdere om, og i hvilken grad, dokumentet skal bearbeides og gjøres gjeldende for øvrige ansatte i domstolene, samt jordskifterettene. Status prosjekt DA som serviceorgan, rapport fra ressursgruppen Det er gjennomført en samling med ressursgruppen i prosjektet for å beskrive behov og ønsker som stilles til DA som serviceorgan. Domstolene er generelt tilfreds med servicetjenestene som ytes, men rapporten peker på områder der det fortsatt er et forbedringspotensial. Prosjektet vil gjøre et tilsvarende kartleggingsarbeid i forhold til jordskifterettene. I 2006 vil prosjektet fremme forslag om videre behandling av rapporten. Styret orienteres på nytt i juni Vedtak for orienteringssakene: Til orientering. Vedtakssaker Sak 76/05 Fordeling av 2006-budsjettet for domstolene Doculive Fordeling Etter DAs oppfatning medfører budsjettforslaget en underdekning på 17,7 mill. kr i forhold en videreføring av budsjettnivået for Administrasjonen la frem forslag til fordeling av budsjettrammen. 1. Budsjettfordelingen for 2006 utarbeides i henhold til foreslåtte fordeling (vedlegg 1). Studiepermisjon opprettholdes likevel på dagens nivå. Det overlates til administrasjonen å finne inndekning. Det overlates til direktøren å foreta mindre justeringer innenfor rammene av forslaget.

3 DA STY05 styremøte08 protokoll Side 3 av 8 2. På neste års budsjett spesifiseres tildelt domstolene noe nærmere. 3. Det legges på et styremøte våren 2006 frem en regnskapsanalyse for Særlig om nye bygg Justisdepartementet er kontaktet vedrørende Gulating lagmannsrett, samt Hønefoss, Gjøvik, Haugaland, Eiker og Kongsberg tingretter. 1. Byggene settes ikke i gang før det er gitt tilstrekkelig forsikring fra departementet om økt driftsramme. 2. Administrasjonen kan signere kontrakten for Hønefoss dersom det uansett er klart at det foreligger allerede pådratte forpliktelser. 3. Styret skal løpende forelegges rapport om fremdriften av nye domstolbygg. Det skal orienteres før forpliktende skritt. Sak 77/05 Fordeling av 2006-budsjettet for jordskifterettene Forslaget til statsbudsjett innebærer i hovedsak en videreføring av rammene for jordskifterettene i 2006 sammenlignet med Budsjettfordelingen for 2006 utarbeides i henhold til foreslåtte fordeling (vedlegg 1). Det overlates til direktøren å foreta mindre justeringer innenfor rammene av forslaget. 2. På neste års budsjett spesifiseres tildelt jordskifterettene noe nærmere. 3. Styret forelegges en sak om restansenedarbeiding. Sak 78/05 Satsningsforslag Satsningsforslaget er starten på budsjettarbeidet for Forslaget blir oversendt Justisdepartementet og viser hvilke områder i domstolene, jordskifterettene og DA det er behov for økte budsjettmidler sammenlignet med budsjettsituasjonen for Forslaget er gjengitt i vedlegg 1 til saken. Forslaget til satsninger for budsjettåret 2007 justeres etter drøftingen i styret. Sak 79/05 Etisk regelverk for dommere sammensetning av prosjektgruppe Det ble i styremøtet 17. oktober 2005 besluttet å nedsette en arbeidsgruppe for å utarbeide etisk regelverk for dommere, og at administrasjonen skulle fremme forslag om oppnevning til styret. Høyesterettsdommer Gunnar Aasland foreslås som leder av arbeidsgruppen. Hans deltakelse forutsetter oppstart tidligst september I DAs budsjett for 2006 er det foreslått avsatt kr ,- til arbeidet. Sammen med tilsvarende bidrag fra Justisdepartementet antas dette å være tilstrekkelig for gjennomføring av arbeidet. Dersom arbeidet påstartes høsten 2006, vil noen av

4 DA STY05 styremøte08 protokoll Side 4 av 8 utgiftene først kunne påløpe i Det vil i så fall bli aktuelt å overføre deler av beløpet til Henvendelse til Justisdepartementet om deling av utgiftene til arbeidet ble sendt 20. oktober Det er ikke mottatt svar på henvendelsen. Høyesterettsdommer Gunnar Aasland oppnevnes som leder av arbeidsgruppe for utarbeidelse av etisk regelverk for dommere. Styret i DnD tilskrives og anmodes om å komme med forslag på minst to personer til arbeidsgruppen. Resten av arbeidsgruppen oppnevnes i neste styremøte. De praktiske spørsmål omkring oppstart og gjennomføring av arbeidet håndteres av direktøren. Sak 80/05 Sak 81/05 Jordskiftedommere delegasjon av myndighet for godkjenning av sidegjøremål Ved endring av domstolloven 121c og 121e som trer i kraft 1. januar 2006, blir bestemmelsene om dommeres sidegjøremål gjort gjeldende for dommere ved jordskifteoverrettene og jordskifterettene. Når bestemmelsene om dommeres sidegjøremål gjøres gjeldende for dommere ved jordskifteoverrettene og jordskifterettene, bør disse underlegges de samme bestemmelsene for godkjenning av sidegjøremål som dommere ved de øvrige domstoler. Delegasjon av myndighet 1) Med hjemmel i domstolloven 121d første ledd andre punktum delegeres ledere av jordskifteoverretter og jordskifteretter myndighet til å godkjenne sidegjøremål i de tilfelle som er nevnt i domstolloven 121c første ledd nr 1-6 med unntak av nr 4. 2) De avgjørelser som treffes av ledere av jordskifteoverretter og jordskifteretter skal begrunnes. Begrunnelsen skal sammen med søknaden sendes Domstoladministrasjonen til orientering. 3) For ledere av jordskifteoverretter og jordskifteretter avgjøres spørsmålet om godkjenning av egne sidegjøremål av Domstoladministrasjonen. 4) Delegasjonen gjelder fra 1.januar ) Retningslinjer vedtatt av Domstoladministrasjonens styre i sak 19/03 gjelder for godkjenning av sidegjøremål for dommere ved jordskifteoverretter og jordskifteretter. DAs rolle i regelverksarbeidet DA har foretatt en bred gjennomgang av de relevante rettskilder, hensyn og prinsipper som har betydning for fastleggingen av regelverksrollen. Analysen fremgår av vedlagte notat til saken. Reglene som gjelder organiseringen av DAs virksomhet, gir en viss frihet til utvikling av en egen regelutviklingsprofil og - strategi.

5 DA STY05 styremøte08 protokoll Side 5 av 8 Saken behandles videre på neste styremøte under hensyntaken til innspill under dette møtet. Sak 82/05 Sak 83/05 Ansettelse avdelingsdirektør ØKE Unntatt offentlighet, jf. 6, 1. ledd nr. 4. Etiske retningslinjer for Domstoladministrasjonen Moderniseringsdepartementet (MOD) sendte høsten 2004 ut et høringsutkast til etiske retningslinjer for statstjenesten. I høringsutkastet gikk det fram at retningslinjene er overordnet for hele statstjenesten. Det var derfor en forutsetning at hver enkelt virksomhet, med utgangspunkt i retningslinjene, skulle arbeide videre for å utvikle og styrke den etiske bevisstheten blant de ansatte. De endelige etiske retningslinjene for statstjenesten ble fastsatt av MOD 7. september 2005 og gjelder for alle ansatte i statlige forvaltningsorganer. Parallelt med det sentrale arbeidet har det foregått en prosess i hele DA med utarbeiding av etiske retningslinjer for DA. Vedlagte forslag til Etiske retningslinjer for DA ble godkjent av DAs ledergruppe 28. november 2005 og besluttet lagt fram som vedtakssak i styremøtet 12. desember Styret slutter seg til direktørens forslag til Etiske retningslinjer for Domstoladministrasjonen, likevel slik at punktet "Ansattes ytringsfrihet" må vurderes i forhold til de nye reglene i Arbeidsmiljøloven 2-4, idet lovteksten ikke har noen henvisning til lojalitetsplikten. Orienteringssaker Sak 84/05 Sorenskriveravtalen I forbindelse med strukturendringene i første instans, blir en rekke embetsledere overtallige etter hvert som domstoler slås sammen. Ved oppstart av strukturprosjektet ble det ført omfattende og tidkrevende forhandlinger mellom DA og de overtallige embetsledernes representanter om en rammeavtale. Forhandlingsresultatet ble at de overtallige embetslederne i hovedsak kan velge mellom å gå inn i den sammenslåtte domstolen eller tiltre en ressursgruppe. Ressursgruppen har nå fungert i knapt to år. Det er signert avtaler med 13 overtallige embetsledere. Av disse har 10 valgt å tiltre ressursgruppen. Det forhandles med 5 embetsledere, hvorav to allerede har tiltrådt ressursgruppen. DAs målsetting er at de overtallige embetslederne skal ha ny avtale på plass i god tid før den aktuelle strukturendringen.

6 DA STY05 styremøte08 protokoll Side 6 av 8 Ressursgruppen består av godt kvalifiserte embetsdommere med lang dommerog administrativ erfaring. Det foreligger et godt dokumentert behov for erfarne dommere som kan gå inn i en domstol med særlige behov. Etter direktørens oppfatning er det potensial for bedre utnyttelse av ressursgruppen. Rammeavtalens utgangspunkt er at ressursdommerne både kan få oppdrag fra DA og inngå avtaler om oppdrag direkte med domstolene. DA har erfart at de langt fleste avtaler inngås direkte mellom domstolene og ressursdommerne. Rapporteringssystemet fungerer ikke optimalt. DA har ikke tilstrekkelig løpende oversikt til effektivt å kunne distribuere oppdrag i ressursgruppen. DA vurderer å endre rapporteringsrutinene, slik at man får bedre oversikt og bedre muligheter til å kanalisere oppdrag. Dette vil resultere i bedre ressursutnyttelse, og bedre mulighetene til å prioritere domstolene med størst behov. Samtidig skal selvsagt hensynet til ressursdommerens interesser og rettigheter ivaretas. Til orientering. Sak 85/05 Domstolledermøtet og dommermøtet 2006 status utarbeidelse av fagprogram DA har utarbeidet skisse til fagprogram for begge møtene. Skissen er oversendt Kompetanseutvalget for dommere og DnD, som har uttalt seg. Foreløpig foreligger følgende forslag til tema domstolledermøtet: LOK (hovedfokus på delrapport om domstolleders myndighet), ledelse (KUL, informasjon fra IR og TU), fordelingsmodell, Visjonsprosjektet, IKT-strategi for domstolene, rettsmegling. Foreløpig foreligger følgende forslag til tema på dommermøtet: Tale fra justisministeren, tale fra styreleder DA, ny tvistelov, internasjonal dommeretikk og menneskerettigheter, innlegg fra formann i Den Norske Advokatforening. Det ble i styremøtet 18. mai 2005, sak 25/05 orientert om at: I 2006 og 2007 avholdes separate domstolledermøter og dommermøter for dommere i de alminnelige domstolene og i Jordskifterettene. DA vil underveis vurdere muligheten for sammenslåing av møtene fra og med DA har startet planleggingen av Jordskifterettenes møter for ledere og dommere i Merknader fra styret: Viktigheten av innlegg fra justisministeren og fra styreleder i DA ble understreket. Sentrale rapporter fra LOK-prosjektet bør drøftes på dommermøtet/ domstolledermøtet. Spørsmålet om sammenslåing av møtene for dommerne og jordskiftedommerne fra 2008 forelegges styret på et senere møte. Til orientering.

7 DA STY05 styremøte08 protokoll Side 7 av 8 Sak 86/06 Styreplan 2006 Merknad fra styret: Det innarbeides arbeidslunsj for styret på styremøtet 13. februar Styreplanen ajourføres fortløpende. Til orientering. Sak 87/05 Sak 88/05 Enhetsinformasjon fra ISAK Redegjørelse i møtet fra Enhet for informasjon og samfunnskontakt ved avdelingsdirektør Erling Moe: Ansatte: Pr. i dag arbeider tre personer med informasjon og tre jobber på arkivet. Det er lyst ut en ny informasjonsrådgiver og en halv stilling på arkivet som følge av den administrative overtakelsen av jordskifterettene. Oppgaver: - Enheten har utarbeidet en informasjonsstrategi for DA. - Enheten utarbeider halvårlige medieplaner. Portalen Rett på Sak og berammingslistene fungerer som kanaler mot mediene. Mediene har ofte spørsmål knyttet til statistikk, Tilsynsutvalget for dommere, Innstillingsrådet for dommere. - Enheten har ansvaret for arkivet i DA. - Ny internettportal vil være ferdig i februar Det vil samtidig bli opprettet nytt nettsted for DA: Videre skal det utvikles hjemmeside for alle domstolene innen utgangen av Portalen for jordskifterettene, vil bestå i hovedsak slik den er. - Intranett for domstolene var på plass hos alle domstolene mars Jordskifterettenes intranett vil bli integrert i domstolenes intranett. Alle jordskifterettene vil være over på terminalserver pr. 27. april Enheten produserer Rett på Sak, fire nummer pr. år. - Enheten planlegger å videreføre dagens eksisterende nyhetsfolder for jordskifterettene. - Medieblikk produseres ca. to ganger pr. uke, og presenteres på intranett, alternativt pr. e-post til de som ikke har tilgang til intranett. - Enheten har igangsatt prosjekt Skolerett der målet er å utarbeide forslag til, og gjennomføre tiltak, som skal øke kunnskapen om norsk rettsvesen blant elever i ungdomsskole og videregående skole. Til orientering. Eventuelt Administrasjonen orienterte om status i saken om sidegjøremål for lagdommer Dag Nafstad.

8 DA STY05 styremøte08 protokoll Side 8 av 8 Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Helge Aarseth Jan Fougner styreleder nestleder Kjersti Graver Ole Henrik Magga Turid Moldenæs Kirsti Ramberg Magne Reiten Ove Skomsøy Protokollen sett: Anne S. Nordmo