STYREPROTOKOLL. Styremøte mandag 17. oktober Trondheim

Transkript

1 STYREPROTOKOLL Styremøte mandag 17. oktober 2005 Trondheim Til stede: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Kjersti Graver Styremedlem Ole Henrik Magga deltok fra vedtak i sak 58/05 Styremedlem Turid Moldenæs Styremedlem Anne Nordmo Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Varamedlem Tine Kari Nordengen var til stede Forfall: Styremedlem Jan Fougner og varamedlem Svein Tømmerdal. Til stede fra administrasjonen: Direktør Knut Sæther Avdelingsdirektør Gjermund Rønning deltok under sak 57 Avdelingsdirektør Kersti Fjørstad deltok under sak 58 Avdelingsdirektør Willy Nesset deltok under sak 59, 61, 62 Seniorrådgiver Jann Ola Berget deltok under sak 57 Lagdommer Arild Kjerschow deltok under redegjørelsen for sak 59 Førstekonsulent Tone Øhrbom, styresekretær Sted: Domstoladministrasjonens lokaler i Trondheim Tid: Kl Etterfølgende møte kl på Britannia Hotel med styret i Den norske Dommerforening representert ved formann sorenskriver Bjørn Solbakken, nestleder tingrettsdommer Astrid Lærdal Frøseth, styremedlemmene Vigdis Bygstad, Margarethe Hoff og Nils Asbjørn Engstad.

2 DA STY05 styremøte06 protokoll Side 2 av 6 Det ble besluttet at hele styret, med tillegg av varamedlem for Magne Reiten, jordskifterettsleder Liv Nergaard, inviteres til den formelle markeringen av at DA overtar administrasjonen av Jordskifterettene. Innkallingen og sakslisten ble godkjent. Sak 54/05 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 12. september 2005 Doculive Protokollen fra styremøtet 12. september 2005 er godkjent ved sirkulasjon. Den ble underskrevet av de møtende. Sak 55/05 Utforming av styreprotokoll. Spørsmål om overgang til ren vedtaksprotokoll Saken utsettes. Sak 56/05 Direktøren orienterer Med grunnlag i skriftlige notat orienterte administrasjonen om følgende: Tidligere oppstart av pilotprosjekt for innføring av sentralisert regnskapsfunksjon Doculive Ultimo august 2005 ble det klart at valgte løsning for innføring av nytt lønnsog personalsystem krever en endring i organiseringen av regnskapsfunksjonen, det vil si en sentralisert løsning. Dette medfører i praksis at pilotprosjektet for innføring av en sentralisert regnskapsfunksjon vil starte 1. januar 2006, mot tidligere planlagt 1. juni Styret godkjenner tidligere oppstart av pilotprosjektet for innføring av sentralisert regnskapsfunksjon. Status rekruttering i DA, høsten 2005 Det ble orientert om stillinger som er utlyst og som skal utlyses, og hvilke som er besatt, fordelt på enheter. Det har ikke vært problemer med å få ønsket kompetanse til stillingene. Status LOK-prosjektet oktober 2005 Doculive LOK-prosjektet er inne i en avsluttende fase. Prosjektrådet skal behandle og uttale seg om samtlige rapporter og tiltak før de endelig fremmes og oversendes fra prosjektet til DA. Prosjektrådet behandlet i sitt møte 12. oktober 2005 seks rapporter fra LOK-prosjektet.

3 DA STY05 styremøte06 protokoll Side 3 av 6 Hospiteringsordning for dommere Doculive Hospiteringsordningen ble annonsert på felles intranett for domstolene 5. oktober 2005 med søknadsfrist 4. november Status Dronningens gate 2 Doculive Torsdag 1. desember 2005 overtar DA de nye lokalene i Dronningens gate 2. Byggingen går etter planen, og det er ifølge byggherre ingen forsinkelser. Det tas sikte på innflytting helgen desember 2005, og DA skal være operativ i de nye lokalene kl mandag 5. desember DA vil ikke ha problemer med å håndtere investeringsutgifter knyttet til flyttingen i inneværende år. Styret tok orienteringene til orientering. Vedtakssaker Sak 57/05 Statsbudsjettet 2006 Doculive Notat ble utlevert i styremøtet. Administrasjonen orienterte. Budsjettet for domstolene i 2006 er stramt. Det er ikke bevilget midler til de prosjektene som Stortinget har igangsatt, blant annet strukturendringene og tinglysingsreformen, noe som medfører en underdekning på 16,3 mill. kroner. Dette vil få konsekvenser på driften i Administrasjonen påpekte også nødvendigheten av et handlingsrom på 10 mill. kroner, som kommer i tillegg. 1. DA utarbeider notat om den økonomiske situasjonen. Notatet godkjennes av styrelederen. 2. DA ber om et omgående møte med justisministeren. 3. DA ber om et møte med justiskomiteen. Sak 58/05 Åpningstid i domstolene Doculive Domstolene skal være tilgjengelig for brukerne minimum fra kl til kl DA iverksetter tiltak slik at dette blir realisert og likt praktisert i domstolene. Iverksettingstidspunkt for tiltaket må sees i sammenheng med tidspunkt for utflytting av tinglysningen og trenger derfor ikke være felles for alle domstolene. Domstolene skal ha mulighet til å søke DA om midlertidig dispensasjon fra denne felles åpningstiden, dersom særskilte behov skulle tilsi at dette vil være formålstjenlig.

4 DA STY05 styremøte06 protokoll Side 4 av 6 Sak 59/05 Innføring av ny tvistelov etablering av hovedprosjekt Doculive Avdelingsdirektør Willy Nesset og prosjektleder for forprosjekt ny tvistelov, lagdommer Arild Kjerschow, orienterte. Forprosjekt ny tvistelov leverte sin rapport 12. september Rapporten inneholder utredning av de oppgaver DA og domstolene må løse i forbindelse med innføringen av tvisteloven, forslag til organisering og bemanning av hovedprosjektet, samt vurdering av hovedutfordringer og risikofaktorer ved innføringen. Forprosjektet har vurdert de samlede kostnadene ved innføringen å beløpe seg til 88,7 mill. kroner i 2006, 18,4 mill. kroner i 2007 og 3,4 mill. kroner i årene fra og med I tillegg kommer merutgifter knyttet til småkravsprosessen og tilpassinger som eventuelt må gjøres i saksbehandlingssystemet Høyrett og/eller integrasjon i LOVISA. Styret behandler saken på nytt i møtet 14. november 2005, og ber administrasjonen komme med fremlegg til mulige innsparinger i prosjekt ny tvistelov. Styret mener kompetanseutvikling og LOVISA må gis høyeste prioritet. Sak 60/05 Visjonsprosjektets videre fremdrift Doculive Styreleder har i et brev til direktøren meddelt at han på styremøtet 17. oktober 2005 ønsker at styret skal foreta en vurdering av om arbeidet med Visjonsprosessen skal avsluttes nå, eller videreføres. Bakgrunnen er til dels økonomisk begrunnet og dels at et slikt arbeid vil kunne binde opp fokus i en tid hvor en må satse på innføring av ny tvistelov. Styret fattet i sak 12/04 følgende vedtak: Styret gir direktøren fullmakt til å opprette og sammensette en arbeidsgruppe i forbindelse med et utviklingsarbeid av felles overordnede mål og verdigrunnlag. Arbeidsgruppen kobles opp mot LOK-prosjektene. Administrasjonen finner den mest hensiktsmessige organisasjonsmåten på dette. Styret påpekte viktigheten av at prosjektet får god forankring så vel i domstolene som i Domstoladministrasjonen. Det ble fremmet følgende forslag om utsettelse: Saken utsettes til Visjonsprosjektet har uttalt seg. Saken legges frem for styret med hensyntaken til samhandling med LOK og med konsekvensene av ny tvistelov. Forslaget fikk to av åtte stemmer. Forslaget fra direktøren Styret holder fast ved sitt opprinnelige vedtak av 22. mars 2004 ble deretter satt opp mot forslag: Visjonsprosjektet vert avslutta. Styret holder fast ved sitt opprinnelige vedtak av 22. mars Vedtaket ble gjort med fem mot tre stemmer.

5 DA STY05 styremøte06 protokoll Side 5 av 6 Sak 61/05 Utredning av etisk regelverk for dommere nedsettelse av arbeidsgruppe Doculive Arbeidsgruppe for å utrede etisk regelverk for dommere nedsettes i henhold til direktørens forslag. Det forutsettes at prosjektet kan tilpasses innenfor rammen av budsjettet for Administrasjonen fremmer forslag om oppnevning til styret. Sak 62/05 Valg av kontorsted for Øvre Telemark tingrett Doculive ) Styret slutter seg til forslaget om å tilrå å legge Øvre Telemark tingrett til Bø. 2) Styret slutter seg til forslaget om å tilrå å overføre Nome kommune til Øvre Telemark tingrett. Orienteringssaker Sak 63/05 Dommerlønn og lederavlønning i domstolene i 2005 Unntatt offentlighet, 6 nr. 2a Doculive Sak 64/05 Virksomhetsplan for DA: Halvårsrapport Doculive Halvårsrapporten fremlegges i henhold til rapporteringsrutine knyttet til virksomhetsplan for DA. Direktøren orienterte om at det for 2006 arbeides for en kobling mellom virksomhetsplan og budsjett, samt at arbeidet med å utvikle resultatindikatorer intensiveres. Styret tar halvårsrapporten til orientering. Sak 65/05 Enhetsinformasjon fra ISAK Saken utsettes. Sak 66/05 Eventuelt 1) Det ble en kort gjennomgang av saker til møtet med Den norske Dommerforening som ikke er berørt tidligere i styremøtet.

6 DA STY05 styremøte06 protokoll Side 6 av 6 2) Dato for det første styremøtet i 2006 endres fra mandag 30. januar til mandag 13. februar. Samtidig endres dato for formell markering av DAs administrative overtakelse av Jordskifterettene fra 31. januar til 14. februar. 3) Styret fikk utlevert St.prp. nr. 1 ( ). Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Helge Aarseth Kjersti Graver styreleder nestleder Ole Henrik Magga Turid Moldenæs Anne Nordmo Kirsti Ramberg Magne Reiten Protokollen sett: Jan Fougner