Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Jon Bottheim Arkiv: Arkivsaksnr.: 19/ Framtidig ledelse ved Ofoten tingrett og Trondenes tingrett Vedlegg: Vedlegg 1 - Uttalelse fra sorenskriver i Ofoten tingrett Vedlegg 2 - Uttalelse fra advokatene i Narvik Vedlegg 3 - Uttalelse fra kommuneadvokaten i Narvik Vedlegg 4 - Uttalelse fra sorenskriver i Trondenes tingrett Direktørens sakssammendrag: Domstoladministrasjonen (DA) har gjort en vurdering av om det skal etableres felles ledelse mellom Ofoten tingrett og Trondenes tingrett som følge av at sorenskriveren ved Ofoten tingrett har søkt om avskjed og fratrer sitt embete fra 1. desember Etter en helhetsvurdering, foreslår direktøren at det etableres fast felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett. Referanse til tidligere styresaker Sak 15/011 Felles dommerstillinger (styremøte ) Sak 15/028 Felles dommerstillinger felles ledelse (styremøte ) Sak 15/049 Domstolloven 33c felles dommerstillinger felles ledelse (styremøte ) Sak 15/069 Budsjett og budsjettiltak 2016 (styremøte ) Sak 16/037 Orientering, eventuell felles ledelse i Brønnøy tingrett (styremøte ) Sak 16/091 Felles ledelse av domstoler (styremøte ) Sak 17/005 Felles ledelse, omgjøring til permanent felles ledelse for tingrettene på Helgeland og i Gudbrandsdal (styremøte ) Sak 17/032 Felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett (styremøte ) Sak 17/038 Felles ledelse, omgjøring til fast felles ledelse for enkelte jordskifteretter (styremøte ) Sak 17/050 Felles ledelse for Lofoten tingrett og Salten tingrett (styremøte ) Sak 18/014 Styreleder orienterer felles dommerembeter (styremøte ) Sak 18/057 Framtidig ledelse ved Halden tingrett (styremøte ) Sak 18/058 Framtidig ledelse ved Fosen tingrett (styremøte ) Sak 18/059 Framtidig ledelse ved Sør-Østerdal tingrett (styremøte ) Sak 19/014 Framtidig ledelse ved Hammerfest tingrett og Alta tingrett (styremøte ) Sak 19/019 Direktøren orienterer Felles ledelse (styremøte )

2 Sak 19/023 Vurdering av felles ledelse i Indre Finnmark tingrett og Øst-Finnmark tingrett (styremøte ) Sak 19/031 Framtidig ledelse ved Haugaland tingrett og Sunnhordland tingrett (styremøte ) Sak 19/032 Framtidig ledelse ved Alta tingrett og Hammerfest tingrett (styremøte ) 1. Bakgrunn Domstoladministrasjonen (DA) arbeider med ulike tiltak som kan bedre utnyttelsen av ressursene i domstolene, samtidig som domstolenes gode kvalitet og omdømme skal opprettholdes. Dette er i tråd med de generelle retningslinjer og krav Stortinget har fastsatt for DAs virksomhet. Et tiltak i denne sammenhengen er å vurdere etablering av felles ledelse, jf. styrets uttalelser i styresak 15/069: Administrasjonen skal vurdere bruk av felles dommerstillinger og felles ledelse der dette er mulig samt ytterligere presisering i styresak 18/014: Ved ledige domstollederstillinger og dommerstillinger skal henholdsvis felles ledelse og felles dommerstillinger alltid vurderes der dette kan være hensiktsmessig og i samsvar med lov og forskrift. I forbindelse med styresak 18/057 bemerket styret blant annet følgende: Gjennom ABE-reformen er domstolene utsatt for et konstant press i form av reduserte midler til drift. Politiske signaler går i retning av at dette vil fortsette i årene som kommer. Som følge av sammensetningen av driftskostnadene i domstolene, er det ingen andre alternativ til å dekke opp reduksjonen enn å ta den ut i redusert bemanning. Denne nedbemanningen vil ramme alle domstoler. I en slik situasjon er det helt sentralt for styret å sørge for en drift av domstolene som i størst mulig grad reduserer de driftsmessige ulemper ved den enkelte domstol som en slik nedbemanning vil medføre, samtidig som kvalitetskravet til domstolenes virksomhet ivaretas herunder at kravene til saksbehandlingstid innfris. Dette tilsier at ressursutnyttelsen i den enkelte domstol og domstolene samlet sett må optimaliseres. Styret i DA ser etablering av felles ledelse for to eller flere rettskretser kombinert med at også de øvrige dommerne heretter utnevnes for de samme rettskretsene, som et ledd i en slik gradvis optimalisering av ressursutnyttelsen. Styret er derfor enig i de argumentene som administrasjonen har framhevet i saksframlegget til fordel for etablering av felles ledelse. I tillegg til at felles ledelse bidrar til å sikre mindre sårbare domstoler og en smidigere saksavvikling i de aktuelle rettskretsene, fører felles ledelse og utnevning av felles dommere også til at det etableres større og mer tidsmessige fagmiljøer. Etter forskriften skal felles ledelse bare etableres der det foreligger «særlige grunner». Kravet om særlige grunner må ses i sammenheng med situasjonen for vedkommende domstol dersom den i fortsettelsen ikke skal ha felles ledelse med annen domstol, hvilket er normalsituasjonen. Det må vurderes hvilke fordeler og ulemper det vil innebære at vedkommende domstol i ledelsessammenheng knyttes til et større geografisk område enn den aktuelle rettskretsen. Der det ligger til rette for felles ledelse og dette etter en 2

3 helhetsvurdering vil innebærer klare fordeler, foreligger særlige grunner som kan tilsi at det etableres felles ledelse istedenfor å utnevne ny leder for en enkeltstående domstol. Med den stadig mer pressede situasjon for finansieringen av domstolenes drift, kan terskelen for etablering av felles ledelse ikke ligge for høyt. (..) Styret er klar over at mange ansatte og andre som ønsker opprettholdelse av sin lokale domstol, er engstelige for at felles ledelse er et første skritt mot nedleggelse av domstolen. Avgjørelsen av domstolstrukturen i Norge er et politisk spørsmål som avgjøres av Stortinget. Det er ikke styrets intensjon med felles ledelse å påvirke den framtidige domstolstrukturen i Norge. Etablering av felles ledelse er utelukkende et tiltak for å optimalisere driften og opprettholde kvaliteten for derigjennom å sikre et godt domstoltilbud for befolkningen. Gjennom styrevedtak har styret vedtatt felles ledelse som fast en ordning for til sammen 17 tingretter og ti jordskifteretter. Seks sorenskrivere og fem jordskifterettsledere har siden mai 2017 blitt utnevnt som fast felles domstolleder. I tillegg er det per i dag kunngjort to stillinger som felles sorenskriver (Alta og Hammerfest tingretter samt Haugalandet og Sunnhordland tingretter), men disse rekrutteringsprosessene er ikke ferdigstilte enda. 2. Saksopplysninger Sorenskriveren ved Ofoten tingrett har søkt om avskjed fra sitt embete fra 1. desember Som følge av dette vurderer DA om Ofoten tingrett skal inngå i en ordning med fast felles ledelse jf. tidligere styrevedtak. I tillegg til dialog med de respektive domstollederne om mulig etablering av felles ledelse, besøkte DA Ofoten tingrett 20. mai Det ble gjennomført møter med alle medarbeiderne, og det ble gjennomført møter med lokale aktører/interessenter. Her møtte representanter for advokatene i Narvik, kommuneadvokat og lokalpolitikere. Det ble ikke gjennomført tilsvarende møter i Trondenes tingrett i denne omgangen, da Trondenes tingrett allerede i 2017 uttalte et ønske om å inngå i en ordning med felles ledelse. I forbindelse med vurderingene som ble gjort våren 2017 vedrørende framtidig ledelse ved Lofoten tingrett, ble både Salten tingrett og Trondenes tingrett vurdert som mulige domstoler for felles ledelse (jf. sak 17/050). I en vurdering der man så på blant annet størrelse på domstolene, kommunikasjon, administrative og geografiske forhold, ble det imidlertid besluttet den gangen av DAs styre at Trondenes ikke skulle inngå felles ledelse med Lofoten. Av saksframleggets vedlegg 4 framgår det at hele tingretten også denne gangen stiller seg bak og støtter beslutningen om å søke felles ledelse. Ved Trondenes tingrett har nåværende sorenskriver sagt seg villig til å fristille stillingen sin ved eventuelt vedtak om felles ledelse. Dersom det skulle bli fattet vedtak om felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett, vil stillingen som fast felles domstolleder for de to domstolene bli kunngjort, og Innstillingsrådet for dommere vedtar en innstilling før utnevnelse ved Kongen i statsråd. Dersom nåværende sorenskriver ved Trondenes tingrett ikke skulle bli utnevnt som felles sorenskriver, beholder vedkommende stilling som tingrettsdommer i sin nåværende tingrett. Vedkommende vil beholde sin lønn som sorenskriver. Ofoten tingrett har totalt ni medarbeidere, derav sorenskriver, en tingrettsdommere, en dommerfullmektiger og seks saksbehandlere. Rettskretsen omfatter kommunene Salangen, Lavangen, Gratangen, Tjeldsund, Lødingen, Evenes, Narvik, Ballangen, Tysfjord og Hamarøy med til sammen ca innbyggere. Domstolen er lokalisert i Narvik. 3

4 Trondenes tingrett har totalt åtte medarbeidere, derav sorenskriver, en tingrettsdommer, en dommerfullmektig og fem saksbehandlere. Rettskretsen omfatter kommunene Harstad, Skånland, Ibestad og Kvæfjord med til sammen ca innbyggere. Domstolen er lokalisert i Harstad. 3. Involvering av medarbeidere og arbeidstakerorganisasjoner I tillegg til dialog mellom DA og sorenskriverne ved tingrettene i Narvik og Harstad, ble det gjennomført møter 20. mai mellom DA, medarbeiderne i Ofoten tingrett og lokale lokale aktører/interessenter tilknyttet domstolen. I disse møtene gjennomgikk man bakgrunnen for etablering av felles ledelse samt en konkretisering av hva felles ledelse innebærer for medarbeidere, aktører og det rettssøkende publikum. Arbeidstakerorganisasjonene i Samarbeidsrådet for domstolene samt hovedverneombudet ble orientert i e-post 14. mai om at DA vurderer å etablere en fast ordning med felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett. Det ble samtidig orientert om møtene den 20. mai, og at spørsmpålet om felles ledelse ved de to domstolene planlegges behandlet i styremøtet juni. Status for arbeidet med felles ledelse og etablering av eventuelle nye ordninger er et fast punkt i Samarbeidsrådets møter, der arbeidstakerorganisasjonene og hovedverneombud blir orientert om og kan ta opp spørsmål vedrørende felles ledelse. Organisasjonene involveres for øvrig i henhold til hovedavtalens bestemmelser (hovedavtalen i staten) om medbestemmelse. 4. Høringsinnspill I møtene med medarbeidere og lokale aktører/interessenter i Narvik fikk DA umiddelbare tilbakemeldinger på forslaget om felles ledelse. Hovedinntrykkene fra de gjenomførte møtene er at man verken i tingretten eller blant lokale aktører/interessenter tilknyttet domstolen ser fordeler ved felles ledelse, og man er spørrende til om felles ledelse er et første skritt på veien til sammenslåing. Det ble framholdt at uansett hvordan domstolen skal ledes framover, er det svært viktig å beholde Narvik som rettssted slik som i dag. Kommuneadvokaten i Narvik uttalte imidlertid at de ønsker en ordning med felles ledelse velkommen. I etterkant av møtene har DA mottatt skriftlige innspill som sammenfaller med og tydeliggjør det som kom fram i møtene (jf. vedlegg). Sorenskriveren i Ofoten tingrett ser i sitt innspill (vedlegg 1) på ulike konsekvenser av felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett. Standpunktet er at det er lite å vinne og klart mer å tape ved å innføre felles ledelse, dette basert på vurdering av faktorer som økonomi, ressursutnyttelse, fagllig miljø, tilstedeværelse og reisevirksomhet, eventuell sammenslåing og Domstolkommisjonens rapport om struktur høsten Det konkluderes i uttalelsen med at embetet som sorenskriver i Ofoten tingrett bør utlyses på vanlig måte og at domstolen beholdes som den er i dag. Alternativt kan det gjøres en konstitusjon i påvente av Domstolkommisjonens innstilling og behandlingen av denne. Advokatene i Narvik (vedlegg 2) har oversendt et brev signert med 28 navn. Advokatene uttrykker sin motstand mot felles ledelse for Ofoten og Trondenes tingretter. Motstanden begrunnes med betydningen av tilstedeværende ledelse i domstolen. I tillegg er advokatene kritiske til om felles ledelse vil kunne gi en mer velfungerende domstol enn det som er dagens situasjon, de viser også til geografisk avstand og eventuell større reisebelastning for flere. For øvrig uttrykkes det en bekymring for om etablering av felles ledelse vil legge til rette for en senere strukturendring. Advokatene mener felles ledelse vil medføre lang reisevei for advokatene og deres klienter, utgjøre større kostnader for 4

5 klientene, og på sikt utarme det faglige miljøet i domstolens rettskrets. Advokatene viser i denne sammenhengen til Advokatforeningen Midt-Hålogaland krets sitt brev til DA høsten 2015 vedrørende domstolstrukturen Lofoten, Vesterålen, Trondenes og Ofoten. Brevet utgjør en del av vedlegg 2. Kommuneadvokaten i Narvik (vedlegg 3) ønsker en ordning med felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett velkommen. Kommuneadvokaten ønsker at Narvik skal opprettholdes som rettssted. Av uttalelsen framgår det at man håper felles ledelse vil kunne virke positivt inn på blant annet effektivitet, saksbehandlingstid, gi et større dommerkollegium og ved det et større fagmiljø, større mulighet for rullering på saker mellom de to tingrettene, og at det kan gi større muligheter for ensartet praksis med hensyn på saksforberedelse og saksstyring. Sorenskriveren i Trondenes tingrett (vedlegg 4) bekrefter at hun har sagt seg interessert i å søke stilling som felles leder for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett dersom dette skulle bli aktuelt. Hun viser til at beslutningen er godt forankret hos samtlige medarbeidere i tingretten, og hun viser til at alle støtter beslutningen om å søke felles ledelse. Dette begrunnes med at medarbeiderne vurderer at felles ledelse styrker Trondenes tingretts stilling i en strukturdebatt. I denne sammenhengen viser DA for øvrig til Trondenes tingretts positive holdning til felles ledelse i styresak 17/050 (29. juni 2017) vedrørende framtidig ledelse ved Lofoten tingrett. Sorenskriveren i Trondenes uttalte den gangen at hele domstolen ønsket felles ledelse ut ifra blant annet nye muligheter gjennom teknisk utstyr, større fagmiljø, mer fleksibel bruk av ressurser, utvikling av felles planverk, mer effektiv saksavvikling mv. Domstolen var således klar for å inngå i en ordning med felles ledelse allerede for to år siden. 5. Vurdering av felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett I forskrift om felles faste dommerstillinger) 3-1 andre setning (jf. styresak 15/049) framgår det at DA i «særlige tilfeller» kan fastsette at to eller flere domstoler skal ha felles domstolleder. Ved vurderingen om det foreligger særlige grunner skal man ta utgangspunkt i forskriftens formål. Ved hver ledighet i domstollederstilling i tingrett eller jordskifterett, gjør DA derfor en vurdering av utfordringer knyttet til domstolenes fleksibilitet, ressursutnyttelse og sårbarhet. Videre hvordan et større fagmiljø vil kunne gi mer samordnede rutiner og administrative ressurser, og om man for dommerne vil oppnå et større fagmiljø som gir en bedre utnyttelse av dommerressursene samlet sett. Domstolens størrelse, sammensetning av bemanning, ressurssituasjon og saksavvikling er viktige faktorer ved denne vurderingen. I tillegg kan det være andre forhold ved domstolene som det er natulig å legge vekt på når man skal vurdere om særlige grunner foreligger. Da spørsmålet om å etablere felles ledelse for Ofoten tingrett og en annen domstol i regionen ble aktuelt, ble det i første omgang vurdert hvilke tingretter i regionen som er aktuelle ut i fra geografiske forhold, effektiv ressursutnyttelse, administrative forhold, ressurssituasjon og saksavvikling, fagmiljø, særlige forhold ved den enkelte domstol mv. Etter disse vurderingene ble det konkludert med å arbeide videre med felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett. Det legges til grunn at dommerne i de to tingrettene, på frivillig basis, vil kunne ta saker i den andre tingretten i noen tilfeller når dette er nødvendig ut i fra ressurssituasjonen. Digitalisering og nye arbeidsmåter vil på sikt kunne gi mer fleksibilitet domstolene imellom. Dersom en fast ordning med felles ledelse ved Ofoten tingrett og Trondenes tingrett etableres, vil nye dommere bli utnevnt som felles dommer for de to domstolene. Dette vil øke fleksibiliteten og styrke det faglige arbeidet i de to 5

6 domstolene. Felles ledelse vil også medføre bedre tilgang til et større og bredere faglig miljø både for dommerne og for de øvrige ansatte. De to domstolene har i dag omtrent samme størrelse på bemanning og innbyggere i rettskretsen. Med en samlet bemanning på mindre enn 20 medarbeidere, vil felles ledelse gi muligheter for et større fagmiljø for alle stillingsgrupper. Reisetiden mellom de to domstolene i Narvik og Harstad er ca. 1,5 time med bil (ca. 100 km). Reiseavstandene her er kortere enn det som er tilfellet ved flere andre domstoler med felles ledelse. Umiddelbare økonomiske innsparinger er ikke en målsetting i første omgang, men på noe sikt skal felles ledelse kunne gi ressursmessige innsparinger. Etablering av felles ledelse vil således styrke den framtidige driften av begge domstolene, og både medarbeiderne, lokale aktører og det rettssøkende publikum vil fortsatt forholde seg til Ofoten tingrett og Trondenes tingrett sine rettssteder. I domstolene og blant lokale aktører/interessenter understrekes det at dagens rettssteder må bestå. Ved etablering av felles ledelse vil dette bli innfridd. Av høringsinnspillenei vedlegg 1 4 framgår det at man ved Ofoten tingrett ikke ønsker felles ledelse, men vil fortsette som i dag med en ny sorenskriver. Advokatene i Narvik deler dette synet. Kommuneadvokaten i Narvik ønsker imidlertid etablering av felles ledelse for de to tingrettene velkommen. Ved Trondenes tingrett er det et ønske om felles ledelse med Ofoten tingrett. Etter en helhetsvurdering av grunnlaget for etablering av felles ledelse, ulike sider ved denne konkrete situasjonen, gjennomførte møter og dialog samt innkomne høringsuttalelser, er det argumenter både for og mot en etablering av fast felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett. Administrasjonens vurdering er imidlertid at summen av alle vurderinger og innspill gir grunnlag for å foreslå at det etableres felles ledelse i dette tilfellet. Her vektlegges blant annet et potensiale for bedre ressurutnyttelse samlet sett, mindre sårbarhet og mer effektiv saksavvikling. Direktørens innstilling: Styret beslutter etablering av fast felles ledelse for Ofoten tingrett og Trondenes tingrett. Ordningen etableres så snart fast felles sorenskriver er utnevnt Sven Marius Urke direktør Kari Berget avdelingsdirektør 6