Digitale domstoler. Enkel og praktisk innføring i å lage og bruke digital dokumentsamling

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Digitale domstoler. Enkel og praktisk innføring i å lage og bruke digital dokumentsamling"

Elin Viken
5 år siden
Visninger:

1 Digitale domstoler Enkel og praktisk innføring i å lage og bruke digital dokumentsamling

2 Mål etter endt kurs. - Aktørportalen Hvilke frister og forkynninger gjelder i aktørportalen Hvilke sakstyper man kan bruke portalen til. Hva er fremtiden for aktørportalen og når skjer det. Dere skal vite hva OCR er og når det er nødvendig.

3 Mål etter endt kurs Digitale utdrag Dere skal ha kjennskap til Adobe Pro og hvilken nytte dere kan ha av programmet. Hvordan lage dokumentsamling, herunder Filstruktur Bokmerker Sidenummerering Hvordan brukes utdraget i retten og hvorfor.

4 Digitale utdrag - introduksjon Introduksjon til Digitale ankeforhandlinger Formålet med dette kurset er å gjøre brukerne i stand til å forberede og gjennomføre digitale ankeforhandlinger. Brukerne skal lære å lage et digitalt dokumentutdrag ved bruk av programmet Adobe Acrobat Pro (heretter kalt Adobe Pro). - Før dokumentene kan vises i retten må de gjøres om til PDF-format. - For å kunne lage et digitalt dokumentutdrag og en digital ankeforhandling må altså alle dokumentene i ankeforhandlingen ligge lokalt på en PC der man har Adobe Pro installert. - I tillegg kan de fleste firmaer som driver med kopiering/trykking bistå med dette.

5 Aktørportalen Her finner du utfyllende informasjon om Aktørportalen, herunder retningslinjer for bruk, innsending osv:

6 Frostating lagmannsretts retningslinjer for digitale dokumentutdrag 1. Digitale utdrag skal i likhet med papirutdrag utformes i samsvar med utdragsloven. 2. Det digitale utdraget skal utarbeides som én pdf-fil. Pdf-filen skal være OCR-behandlet slik at funksjoner som tekstsøk og kopiering av tekst kan benyttes. 3. Sidenummeret i utdraget skal være det samme som sidetallet i pdf-filen. Når dommeren taster inn sidetallet xx i pdf-filen, skal dommeren komme til side xx i utdraget. For at sidetallet i pdf-filen skal bli sammenfallende med sidenummereringen i utdraget, må innholdsfortegnelsen og eventuell forside inngå i sidenummereringen. Med andre ord skal samtlige sider i pdf-filen ha sidenummerering.

7 4. Det er viktig at det digitale utdraget er av god kvalitet. Den som er ansvarlig for det digitale utdraget må kvalitetssikre utdraget og påse at det er i samsvar med retningslinjene. 5. Det digitale utdraget skal sendes lagmannsretten og ankemotpartens prosessfullmektig på minnepinne. 6. Erklæring om at utdraget vedtas må utferdiges i eget dokument som lastes opp i Aktørportalen/sendes pr. post. 7. Når erklæring om vedtatt utdrag er mottatt fra begge/alle parter vil lagmannsretten stå for videreformidling av det digitale utdraget til eventuelle meddommere, sakkyndig og tolk. Førstelagmannen, Frostating lagmannsrett,

8 Innsending via Aktørportalen For å sikre at utdraget er av god kvalitet og lette produksjon: 1. Dokumenter skal, så langt det er mulig, lagres direkte som PDF og lastes opp i Aktørportalen. Dokumenter som ikke finnes elektronisk og som må skannes skal være OCR-behandlet. 2. Signering i Aktørportalen er likestilt med underskrift, jf. 11 i FOR Det er derfor ikke ønskelig at dokumentene skrives ut for signering for deretter å skanne de. 3. Dokumenter skal starte med dato og deretter gis et beskrivende navn etter følgende mal: Eksempel: " Utkast til kjøpekontrakt". 4. Bilag skal lastes opp som én og én PDF, slik:

9 Generere utdrag via Aktørportalen Funksjon i Aktørportalen - «Slå sammen dokumenter» Adobe Acrobat Standard eller Pro må være installert på PCen Punktene på forrige side må være fulgt av begge parter Klikk på kolonneoverskriften for å veksle mellom utdrag og dokumentsamling Behov for å korrigere det genererte utdraget ved hjelp av Adobe Pro OCR-behandling Paginering Rette opp sider Sette inn forside o.l. Laste opp utdraget til portalen, hvis mulig (100 MB). Hvis ikke, Minnepinne

11 God kvalitet på et digitalt utdrag Struktur Rekkefølge Bokmerker Sidetall Innhold Lesbarhet / oppløsning Mulighet for kopiering av tekst Søkbar tekst

12 Dokumentsamling - filstruktur Gode filnavn og filstruktur gir gode bokmerker

13 God kvalitet på et digitalt utdrag Dokumenter lagret direkte som PDF God kvalitet Liten filstørrelse Papirbesparende Dokumenter eksisterer/har eksistert på papir Må skannes Må OCR-behandles, men dette gir ikke et like godt resultat som et heldigitalt dokument Kvaliteten reduseres Filstørrelsen øker med mer enn det dobbelte Ikke papirbesparende

14 Lagre direkte som PDF «Lagre som» Filtype.pdf

15 Et heldigitalt dokument kopiert og limt inn i Word

16 Et skannet og OCR-behandlet dokument kopiert og limt inn i Word

17 OCR-behandlet

18 Adobe-funksjoner Lage dokumentsamling og Bokmerker OCR Sidenummerering

19 Programvare Adobe Reader vs. Standard vs. Pro Fullstendig sammenligning og tilgang til prøveversjoner på Her er noen hovedpunkter: Reader Standard Pro Pris: Gratis Pr lisens: Full: ca 4115,- Abo: ca 153,-/mnd Pr lisens: Full: ca 6528,- Abo: ca 177,-/mnd Muligheter: Lese PDF Strekinger Markeringer Kommentarer Som Reader, i tillegg alle nødvendige muligheter for å lage utdrag, tilpasse rekkefølge, bokmerker etc. Som Standard, noen ekstra funksjoner, som automatisk sammenligning av ulike PDF-filer, ytterligere Apple-tilpasning og automatisk OCR ved skanning.

20 Hvordan bruke Adobe Acrobat Video utarbeidet av DA: Video om bruk av Adobe Pro Brukermanual: Du finner mange brukerveiledninger ved å søke på «Adobe Acrobat tutorial» på Youtube og Google.

21 Legge til bokmerker i en PDF Dersom utdraget er utarbeidet ved å slå sammen PDF-fil for hvert enkelt dokument / bilag, vil bokmerker automatisk genereres i den prosessen. Hvis ikke, må man manuelt opprette ett bokmerke pr. dokument / bilag. 1. Trykk på "Bokmerkeknappen" lengst til venstre. Om denne ikke er synlig, må man trykke på den lille pilen lengst til venstre i skjermbildet. 2. "Scroll" til hvor du ønsker å plassere bokmerket. Trykk deretter på knappen for nytt bokmerke. 3. Skriv tittelen på bokmerket. For eksempel "Forside" Hurtigtast Ctrl + B Bokmerket gis automatisk navn på samme måte som man ville angitt dokumentet i en "manuell innholdsfortegnelse". Eksempelvis: Brev fra NN til NN.

22 Forbedre skanning / tekstgjenkjenning Dersom dokumentene ikke er heldigitale i utgangspunktet, må de OCR-behandles. Det foretas gjerne når det digitale utdraget er ferdigstilt som en samlet fil. Prosessen kan ta lang tid avhengig av lengden på dokumentet. 1. Ha det aktuelle dokumentet åpent i Adobe Pro 2. Klikk på "Verktøy" og "Forbedre scanning". 3. I menylinjen klikker du "Forbedre" og velger deretter "Forbedre", igjen. Om det er ulike språk på dokumentene, må tekstgjenkjenningen gjøres i flere omganger.

23 Sidenummerering For å sidenummerere dokumentsamlingen: 1. Klikk "Verktøy", "Rediger PDF". 2. I menylinjen klikker du "Topp- og bunntekst" og "Legg til". 3. Klikk på "Sett inn sidetall" og velg hvor du vil ha sidetall ved å skrive inn 1 i ruten. 4. Her er det greit å endre størrelsen og farge til noe som vises godt, f.eks. størrelse 12 og rød farge. Du kan også lagre innstillingene til neste gang ved å klikke på "Lagre innstillinger" og gi den et navn. Da kan du velge denne under "Lagrede innstillinger" neste gang. Lagre til slutt dokumentet. Utdraget distribueres til retten og eventuelt andre parter i tråd med domstolens retningslinjer (p.t: minnepinne). Erklæring om at utdraget vedtas må utferdiges i eget dokument som lastes opp i Aktørportalen/sendes pr. post til retten.

Styres enten av dommer eller andre aktører Aktører medbringer bærbar PC til egen kopi I de fleste

24 Oppsett i rettsalen og utstyr I straffesaker: Master-PC styrer fellesvisningen Utdrag (Masterfil) settes i master-pcen. Styres enten av dommer eller andre aktører Aktører medbringer bærbar PC til egen kopi I de fleste sivile saker vil en av lagmannsrettens dommere styre det digitale utdraget. I tingretten vil tingrettens dommere håndtere utdraget. Sivile saker vanligvis ikke fellesvisning

25 Demonstrasjon av digital sivilsak uten fellesvisning Video om digital sivil sak

26 Digital rettssal 206

27 Digital rettssal 206

28 Digital rettssal 101

29 Digital rettssal 101

30 Digitale rettssaler Ålesund

31 Sal 417

32 Hva nå? Meld deg på Aktørportalen snarest! Prøv deg frem, ta initiativ i en liten sak (rettsmøte) vaner må endres og det er viktig å ikke falle fra nå i starten Hva blir det neste? Robotisering? Gi tilbakemeldinger om ønsker og behov Hva fungerer og hva kan bli bedre

Like dokumenter

Digitale domstoler agenda

Digitale domstoler agenda Velkommen Sven-Jørgen Lindsetmo Aktørportalen Kristin Jøingsli fra DA Bruk av digitale utdrag Lars Kirksæther Produksjon av digitale utdrag Morten Værnes - Espen Willas Krokstad