Styreprotokoll. Saksliste. Møtedato: Møtested: Nederland Møtetid: 08:30-12:30

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Nederland Møtetid: 08:30-12:30 Møtedeltakere Bård Tønder Førstelagmann Magni Elsheim Rolf Selfors Kristin Lande Ove Einar Engen Elisabeth Stenwig Kim Dobrowen Forfall Berit Brørby Carl I. Hagen Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Avdelingsdirektør RETT Solveig Moen Avdelingsdirektør ØKE Jann Ola Berget Avdelingsdirektør IKT Olav Berg Aasen Rådgiver for direktør Gunvor Løge Styresekretær Gry Fiksdal Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 15/032 Godkjenning av innkalling VE 15/033 Godkjenning av protokoll OR 15/034 Direktøren orienterer OR 15/035 Styreleder orienterer VE 15/036 Handlingsplan for Digitale Domstoler

2 OR 15/037 Styrke IKT-området i DA VE 15/038 Rapportering på økonomi og virksomhetsplan første tertial 2015 DR 15/039 Forslag til økonomiplan VE 15/041 Klager over avslag på søknader om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider OR 15/043 Eventuelt 2

3 15/032: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling Innkalling godkjent 15/033: Godkjenning av protokoll Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøte 20. april 2015 Protokollen fra styremøtet 20. april 2015 ble godkjent og signert i styremøtet. 15/034: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om; * Jury Direktøren viste til vedtak i Stortinget 8. juni hvor justiskomitéens forslag om oppheving av juryordning ble vedtatt. Av vedtaket fremgår at lekmannselementet fremdeles skal stå sterkt og rettens avgjørelse skal begrunnes. Vedtaket i Stortinget innebærer at saken blir oversendt til regjeringen for videre utredning. Når det gjelder spørsmålet om antall lekdommere i en meddomsrett, er det en politisk føring på at lekmannselementet skal stå sterkt. Dersom det er et politisk ønske om en meddomsrett på over 7 medlemmer, vil dette innebære store kostnader pga. omfattende ombygging av en rekke domstoler. 3

4 * Kommunereformen; I Stortingsmelding nr. 14 ( ) Kommunereformen nye oppgaver til større kommuner har Kommunal- og moderniseringsdepartementet gått inn for å overføre vigselskompetanse og notarialmyndighet fra domstolen til kommunene. Stortingsmeldingen har vært til behandling i Stortingets kommunal- og forvaltningskomité, hvor direktøren deltok på høringen. Fra regjeringen tas det sikte på å legge frem en samlet lovproposisjon om nye oppgaver til kommunene våren 2017, samtidig med forslag om ny kommunestruktur og nytt folkevalgt regionalt nivå. * Dommeravhør; Direktøren i DA deltok på høring tirsdag 12. mai hvor temaet var avhørsordningen for sårbare personer og dommerens rolle. Stortinget har vedtatt endringer i straffeprosessloven om avhør av barn og andre særligsårbare grupper. Fra 2. oktober 2015 trer lovendring trolig i kraft, og dommere skal fra det tidspunkt ikke lengre foreta dommeravhør. Dette frigjør ressurser i domstolene, og i revidert nasjonalbudsjett er domstolene trukket 1 mill kr i siste kvartal *Rettsbygninger; Direktøren redegjorde for møter med stortingsbenkene i Møre og Romsdal og Buskerud i tilknytning til forslag om nye tinghus i Molde og Drammen. * Struktur; Forslaget om sammenslåing av tingretter på 5 steder (10 domstoler) ble sendt på høring 5. juni 2015 og har høringsfrist 5. september * Struktur Oslo-prosessen; Høringen er gjennomført og høringsuttalelsene blir sammenfattet i disse dager. Sak om fremtidig struktur i Oslo-regionen fremmes i styremøtet i september. Det ble i denne sammenheng orientert om totalgjennomgang av lokalene i Oslo tinghus hvor man skal se på mulighetene for best mulig utnyttelse av eksisterende areal. * Nasjonal struktur; Det er kommet klare signaler fra Justisdepartementet om at DA nå kan starte prosessen med å se på domstolstruktur på nasjonalt plan. Administrasjonen vil komme tilbake til styret med en nærmere plan for dette arbeidet i neste styremøte. * Felles ledelse; Forskrift om felles dommerembeter er ute på høring med høringsfrist 17. juli 2015 og forskriften fremmes for behandling i styret til høsten. Direktøren redegjorde kort for pågående prosesser i forbindelse med at domstolledere ved Nord-Gudbrandsdal tingrett, Alstadhaug tingrett og Kongsberg tingrett har fratrådt våren Det er etablert midlertidige ordninger med konstitusjon av felles domstolledere for Nord- og Sør Gudbrandsdal tingretter, Alstahaug og Rana tingretter og Eiker, Modum og Sigdal og Kongsberg tingretter. Det arbeides nå med en midlertidig ordning i Sogn og Fjordane for felles ledelse ved Fjordane tingrett og Sogndal tingrett. Disse midlertidige ordningene vil gi nyttige erfaringer i forbindelse med de vurderinger som må gjøres ved behandling av forskriften. * Stifinner II; er i fremdrift og politidirektoratet og DA skal nå møtes for å diskutere mulige løsninger. 4

5 Sakene ble tatt til orientering 15/035: Styreleder orienterer Styreleder orienterte om; * Styreleder og direktør deltok under den offisielle middagen med Justiskomiteen tirsdag 9. juni. * Vestfold I Vestfold er det besluttet kommunesammenslåing av Sandefjord, Stokke og Andebu fra 1. januar Dette vil ha konsekvenser for berørte domstoler, og deres rettsgrenser. DA ved Sven Marius Urke og Jann Ola Berget skal i separate møter med tingrettene i Vestfold og i møte med Fylkesmannen i Vestfold 18. og 19. juni for å snakke om fremtidig struktur. Sakene ble tatt til orientering 15/036: Handlingsplan for Digitale Domstoler 2020 Ambisjonen om Digitale Domstoler er forankret i Strategisk Plan, hvor digital fornying er ett av seks satsingsområder. Bakteppet er at domstolene må modernisere og effektivisere virksomheten i tråd med utviklingen ellers i samfunnet. Som ledd i å svare opp til samfunnets og brukernes forventninger, arbeides det med å konkretisere målbilde og handlingsplan for en ambisjon kalt Digitale Domstoler Formålet er å utvikle bilder av fremtidens domstoler og beskrive hva som må gjøres og endres på veien til første milepæl som er Ambisjonen er å legge til rette for at saksavviklingen i domstolene i alle instanser, i alle sakstyper og for alle aktører skal kunne gjennomføres digitalt. De to viktigste målene vil være: god ressursutnyttelse og tilgjengelige tjenester 5

6 og informasjon. Handlingsplanen for digitalisering beskriver tiltak innenfor seks utviklingsområder og skal være grunnlag for et satsingsforslag for perioden (Perioden forutsetter at satsingsforslaget for digital grunnmur oppnår finansiering fra 2016). Foreløpig kostnadsramme er 436 mill. kroner (eks. mva.) for hele perioden. Investeringen må finansieres med friske midler, omprioriteringer innenfor rammen og gjennom gevinster. Gjennomføringen betinger at DA og domstolene evner å prioritere digitaliseringsarbeidet. Arbeidet vil kreve mye av DA som organisasjon. Det skal organiseres som et program som overordnet styres av direktøren. Digitaliseringen forventes å gi både kvantitative og kvalitative gevinster for domstolene og for brukerne. De store gevinstene vil ligge i at en rekke manuelle oppgaver faller bort. Det vil komme til nye oppgaver, men arbeidet forventes i sum å bli mer effektivt, slik at det blir mulig å møte målene for saksavvikling med mindre personell enn det ellers ville vært behov for med tradisjonelle arbeidsmåter. Sammen med kompetanseutvikling ses digitalisering som det viktigste tiltaket for å oppnå mer effektiv saksavvikling samtidig som kvaliteten heves. Under behandling i styremøtet ble det gitt tilbakemelding på at kvalitetsaspektet må komme tydeligere frem i målbilde og handlingsplan, og at det legges arbeid i målrettet kommunikasjon ut til domstolene. Styret slutter seg til direktørens planer for digitalisering i domstolene med de endringene som kom opp i styremøtet. Arbeidet skal ha prioritet de nærmeste årene. Å realisere planene vil kreve ekstra finansiering og styret ber administrasjonen utarbeide satsingsforslag for en periode på fem år, fra 2017 til 2021, som forelegges styret til godkjenning i møtet i september /037: Styrke IKT-området i DA Det er to grunner for å styrke IKT-området i DA: å bedre den daglige tjenesteproduksjonen og IKTtjenestene til domstolene, og å bygge organisasjonsmessig kapasitet til å trappe opp arbeidet med digitalisering. Saken er en oppfølging av styresak 14/94, som stilte opp alternative modeller for tjenesteproduksjon (sourcing) på IKT-området. Under behandlingen ble administrasjonen bedt om å arbeide videre med alternativ 2; "Styrke DA som bestiller". DA kan bli en bedre bestiller av tjenester på IKT-området gjennom å konkret styrke fem arbeidsområder og tilføre enhet for IKT seks nye stillinger. En slik styrking av ressurser og kompetanse innebærer at DA vil stå vesentlig bedre rustet både i det daglige arbeidet og for den forestående digitaliseringsreformen. Modellen for tjenesteproduksjon forholdet mellom kjøp og 6

7 egenproduksjon av tjenester endres ikke. Styrkingen er budsjett-nøytral. Merutgiftene oppveies ved direkte besparelser som følge av mindre innleie og kjøp av tjenester, mer effektiv ressursbruk og mer helhetlig oppfølging av leverandørene. Besparelsene betyr i praksis en effektivisering av virksomheten med 4 %. Direktøren tar sikte på å styrke IKT-området med seks nye stillinger for tilsetting innen utgangen av Styret tok saken til orientering. 15/038: Rapportering på økonomi og virksomhetsplan første tertial 2015 Avdelingsdirektør Jann Ola Berget viste innledningsvis til Riksrevisjonens brev av 4. juni 2015, hvor Riksrevisjonen ikke har merknader til årsregnskap for 2014 og heller ikke til disponering av bevilgningene for Styret ble forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter første tertial 2015 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap 411. Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftdomstolene. På kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene innebærer forslaget en styrkning av IKT-området med 2,2 mill. kroner. I tillegg foreslås omprioriteringer på IKT-området på 2,3 mill. kroner. Det har vært høy deltakelse på dommerseminarer. En full oversikt over kostnadene vil først foreligge i løpet av juni. En eventuell overskridelse for aktiviteten Tiltak dommere, dekkes innenfor kompetanseområdet. Nødvendige budsjettjusteringer blir i tilfelle forelagt styret i september I forbindelse med fremleggelse av revidert nasjonalbudsjett 2015 foreslås kap. 410 redusert med 2,3 mill. kroner. Av dette finansieres 1,3 mill. kroner ved å anvende reserven. Videre foreslås det å dekke 1 mill. kroner ved å redusere domstolsbudsjettene, der det har vært utgifter knyttet til utskrift av avhør sårbare vitner. På kap. 413 Jordskiftedomstolene er det et tilpasningsbehov på 1,5 mill. kroner. Dette foreslås dekt inn med reduksjon i sentrale tiltak og reserven. Avviksrapporteringen på virksomhetsplanen for første tertial 2015 viser ingen vesentlige avvik. Som innstilt. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskiftedomstolene og avviksrapporten for første tertial 2015 til 7

8 orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Samtidig slutter styret seg til forslagene om å trekke inn midler fra budsjettene til domstolene i forbindelse med at ansvaret for avhør av barn og særlig sårbare vitner i straffesaker overføres fra domstolene til politiet fra 2. oktober 2015, og reduserte kostnader for de domstolene som går over til IP-telefoni finansiert av DA. Finnmarkskommisjonen innvilges en tilleggsbevilgning på 0,3 mill. kroner. 15/039: Forslag til økonomiplan Økonomiplan for domstolene er Domstoladministrasjonens (DAs) overordnede budsjettplan for de alminnelige domstolene, jordskiftedomstolene, Utmarksdomstolen for Finnmark og Finnmarkskommisjonen for perioden , og er grunnlaget for arbeidet med DAs innspill til statsbudsjettet for Planen er fireårig og revideres hvert år. Økonomiplanen skal vise helheten og bredden i domstolenes ressursbehov. Planforslaget styrebehandles før det avholdes en høring i domstolene 1. juli til 1. september Etter endelig styrebehandling i slutten av september 2015 oversendes økonomiplanen justiskomiteen og Justis- og beredskapsdepartementet (JD). I økonomiplanen for ble det foretatt betydelige forenklinger og reduksjoner i dokumentets omfang. Dette er videreført i forslaget til økonomiplan for , og i tillegg er det vektlagt å være tydeligere når det gjelder en prioritering av ressursbehovene. Det er derfor gjort strukturelle endringer i planens oppbygging sammenlignet med forrige plandokument. Kapittel 1 beskriver økonomiplan og budsjettsituasjonen for domstolene, samt viser sammenhengen med Stortingets krav til domstolene og strategisk plan Kapittel 2 viser domstolenes prioriterte behov i planperioden Kapittel 3 beskriver andre ressursbehov, både de som må vurderes finansiert innenfor eksisterende budsjettrammer og noen som krever ekstra bevilgninger Innholdsmessig omfatter de største endringene programmet Digitale domstoler 2020 som er innarbeidet i planen, og en ny tilnærming til bemanningsbehovene i tingrettene. Denne baseres på bemanningsbehov kun i de domstoler som ikke innfrir Stortingets krav til saksavviklingstider, og utnyttelser av de ressurser som frigjøres når foreslåtte oppgaver som dommeravhør, vigsler, notarialbekreftelser og juryordningen utgår eller endres. Dette forutsetter imidlertid at ressursene forblir i domstolene. Planen baseres på at midler til ny rettsmiddelordning for jordskifte blir tildelt i statsbudsjettet for 2016 slik at dette allerede ligger i budsjettrammen for domstolene i planperioden. Styret drøftet forslaget til økonomiplan og vurderte prioriteringene av ressursbehovene og kom med noen mindre innspill. Administrasjonen tar innspillene med seg inn det videre arbeidet. Styret sluttet 8

9 seg til de foreslåtte prioriteringer og økonomiplanen vil bli sendt ut på høring etter at innspillene fra styret er tatt inn. Saken kommer opp igjen i styremøtet i september. 15/041: Klager over avslag på søknader om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider Domstoladministrasjonen har fått tre klager over avslag på søknad om tilgang til domstolenes pressesider, Advokatfullmektig Per Westvang i Ernst & Young Advokatfirma AS har begrunnet sin søknad med behovet for rask, oppdatert rettsinformasjon på advokatfirmaets saksfelt. Advokat John Christian Elden har begrunnet sin søknad med behovet for å holde seg oppdatert på ny underrettspraksis i sitt arbeid for Lovdata. Kommunikasjonssjef Ståle Frafjord i Næringsforeningen i Stavanger-regionen har begrunnet sin søknad med sitt arbeid i medlemsmagasinet Rosenkilden. Direktøren har vurdert klagene, men ikke funnet grunn til å omgjøre tidligere vedtak. Klagene framlegges derfor for styret. Som innstilt. Advokatfullmektig Per Westvang i Ernst & Young Advokatfirma AS gis ikke tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. Advokat John Christian Elden gis ikke tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. Ståle Frafjord i Rosenkilden gis ikke tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. 15/043: Eventuelt Ingen saker 9

10 Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Kristin Lande Kim Dobrowen Elisabeth Stenwig Ove Einar Engen Sett: Berit Brørby Carl I. Hagen 10