Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/ Økonomi- og virksomhetsrapportering 2.tertial 2016 Styremøte Vedlegg: Vedlegg 1 - kap 61 Høyesterett Vedlegg 2 - Kap 410 Domstolene Vedlegg 3 - Kap 411 Domstoladministrasjonen Vedlegg 4 - Resultat balanse noter SRS 2 tertial 2016 Direktørens sakssammendrag: Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter andre tertial 2016 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Avviksrapporteringen på virksomhetsplanen for andre tertial 2016 viser ingen større avvik. Det foreslås å omprioritere midler til prosjektet nye saksbehandlingssystemer. Arbeidet med ny Forkynning har blitt noe mer omfattende enn opprinnelig estimert ved starten av Tilsettingsstoppen har etter andre tertial redusert kostnadene i domstolene med om lag 15,5 mill. kroner. Det forventes at budsjettert effekt på 18 mill. kroner nås i løpet av I forbindelse med tinghusprosjektet i Molde inngikk DA en garantiavtale med Statsbygg på 7 mill. kroner. Minimum halve beløpet må betales i 2016 og det resterende beløpet betales i Det foreslås tiltak for å utnytte budsjettmidlene i 2016 på en best mulig måte. På kap. 411 Domstoladministrasjonen vil reserven etter de foreslåtte endringene være på 0,9 mill. kroner.

2 1. Bakgrunn I saksfremlegget forelegges styret regnskapsrapporter for andre tertial 2016 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Innføring av periodisert regnskap fra har medført endrede regnskapsrutiner for blant annet forskuddsbetaling av kostnader. I det fullstendige periodiserte regnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) vil investeringer i anleggsmidler synligjøres i balansen, og verdiforringelsen fremkommer som avskrivninger i det periodiserte resultatregnskapet, se vedlegg 4. Det rapporteres på virksomhetsplan per 2. tertial I forbindelse med styrerapporteringen ber direktøren om fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor budsjettrammene i 2016, dersom dette skulle bli nødvendig for å utnytte bevilgningen. Fullmakten begrenses oppad til 20 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410 og 411. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i Kompensasjon for sentralt lønnsoppgjør per er foreløpig ikke mottatt, og inngår ikke i budsjettene. 2. Vurderinger 2.1. Kap. 61 Høyesterett Vedlegg 1 viser budsjett og regnskap for Høyesterett. Regnskapstallene etter andre tertial 2016 viser et forbruk på 64 pst. av budsjett. Refusjoner fra NAV går til fratrekk i regnskapet og er hensyntatt i rapporteringen Kap. 410 Domstolene Forbruket til domstolene etter 2. tertial 2016 ligger på 67 pst. av revidert budsjett, jf. vedlegg 2. Saksfremlegget er inndelt i prosjekter, AMA og Tjenester/driftsoppgaver Prosjekter Et prosjekt er en definert tidsavgrenset oppgave. Vanligvis vil prosjektene være av et omfang som krever dedikerte ressurser (økonomi/bemanning). Forslag til prosjekt (mandatutkast) fremmes for direktøren som beslutter om prosjektet skal iverksettes. Prosjekt etableres vanligvis for å løse aktiviteter direkte knyttet til DAs strategier. 2

3 Revidert Regnskap %-vis Forslag Nytt revidert 1 Prosjekter budsjett tertial 2016 forbruk revidering budsjett Nye saksbehandlersystemer % Organisering regnskapsfunksjon i domstolene Sum prosjekter % Prosjektet "Nye saksbehandlingssystemer" rapporterer ingen vesentlige avvik etter andre tertial Nye saksbehandlingssystemer Prosjektet skal: Realisere felles plattform for saksbehandlingssystemer. Realisere nytt saksbehandlingssystem for jordskiftedomstolene på ny plattform. Realisere nytt saksbehandlingssystem for Høyesterett på ny plattform. Videreutvikle saksbehandlingssystemet for tingrettene og lagmannsrettene på ny plattform. Det har fra jordskiftemiljøet kommet kritikk mot det nye saksbehandlingssystemet for jordskifte. I ettertid kan det se ut til at DA ikke på en god nok måte klarte å formidle mulighetene, men også begrensningene i første versjon av systemet som ble tatt i bruk I tillegg var behovet for opplæring større enn forventet. DA har møtt disse utfordringene ved å utbedre feil og mangler som er meldt inn. Det er imidlertid fremdeles ønsker om løsninger i systemet som av økonomiske årsaker ikke har vært mulig å realisere. I tillegg har DA oppfordret alle jordskiftedomstolene til å ta kontakt for å kunne gi ekstra opplæring i systemet. I løpet av uke 38 har DA gjennomført ekstra opplæring ved 27 av landets 34 jordskiftedomstoler. Denne opplæringen har fått gode tilbakemeldinger. Det vises for øvrig til sak 16/62 Forslag om ekstern gjennomgang av prosessen ved innføring av Lovisa i jordskifterettene. Videre har prosjektet i perioden arbeidet med leveranser av endringer i funksjonalitet samt feilrettinger for tingrettene og lagmannsrettene. Det arbeides også med ny løsning for forkynning, der første leveranse er planlagt siste kvartal I tillegg arbeides det med krav til ny løsning for Høyesterett i Lovisa. Utvikling av løsningen for Høyesterett startet mai Første delleveranse av Lovisa for Høyesterett går i produksjon i september 2016, og løsningen er endelig planlagt ferdigstilt Prosjektledelsen har arbeidet med å tilpasse leveransene til tilgjengelige budsjettmidler for perioden ved å prioritere utviklingsomfanget. Arbeidet med ny Forkynning har blitt noe mer omfattende enn opprinnelig estimert ved starten av 2016, noe som har ført til et prognostisert merforbruk på ca. 4 % som utgjør 1 mill. kroner i Dette budsjettbehovet dekkes ved omprioriteringer på IKT-området. Organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene Det foreslås å etablere et prosjekt for å utrede fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene, jf. egen sak til styret. Budsjettet for prosjektet er 0,5 mill. kroner, hvorav det foreslås å avsette 0,2 mill. kroner i

4 AMA Revidert Regnskap %-vis Forslag Nytt revidert 2 Andre midlertidige aktiviteter (AMA) budsjett tertial 2016 forbruk revidering budsjett Utredere i lagmannsrettene % Oppfølging sannhetens øyeblikk % Barn i domstolene % Oppfølging utredning ny straffeprosesslov % Rekruttering alminnelige domstolene % Teknologinøytralt regelverk % Lokalprosjekter/teknisk utstyr % Ekstern bistand lokalprosjekter/anskaffelser % Videreutvikling fordelingsmodeller/statistikk og analyse % KS1 i Bergen og Stavanger % Tinghusprosjektet i Drammen % Høyrett leveranser % Samhandlingsportaler (Aktørportal) % Inter- og Intranettportal % Integrasjonsløsninger leveranser % Kommunikasjonsplattform % Nytt Helpdesksystem % Etablering ny driftsavtale % Prøveprosjekt lyd og bilde i domstolene % Teknisk utstyr i domstolene % Vurdering av fremtidig telefoniløsning Utvikle og implementere e-læring og basisprogram % Tvangs- og gjeldssaker i tingrettene Sum andre midlertidige aktiviteter (AMA) % Flere av aktivitetene i tabellen viser regnskapsførte utgifter per 2.tertial 2016 lavere enn forventet. Det foreslås derfor også en god del budsjettrevideringer. For å utnytte tilgjengelige budsjettmidler på en best mulig måte foreslås en rekke budsjettjusteringer. Nedenfor kommenteres kun de største budsjettmessige endringene som foreslås. 2-2 Oppfølging av sannhetens øyeblikk Budsjettet dekker ny meddommerfilm og informasjonsmateriell, i tillegg til noe reise og møtevirksomhet for arbeidsgruppen. Etter andre tertial 2016 er kun 12 pst. av budsjettet benyttet. Utbetalinger i forbindelse med ny meddommerfilm vil skje i løpet av høsten, og budsjettet vil bli anvendt i sin helhet. 2-7 Lokalprosjekter/teknisk utstyr På AMA 2-7 Lokalprosjekter/teknisk utstyr er det i løpet av andre tertial 2016 anvendt 3,5 mill. kroner som tilleggsbevilgninger til domstolene. Store deler av beløpet er benyttet til tinghusprosjektet i Ålesund. Disse midlene blir tildelt domstolene og utgiftene regnskapsføres lokalt. Budsjettet til Lokalprosjekter nedjusteres tilsvarende. Gjenstående budsjett er på 2 mill. kroner. DA venter på sluttregning fra Statsbygg for ombygninger i Hamar tinghus i forbindelse med integrasjonen av tidligere Eidsivating jordskifteoverrett i Eidsivating lagmannsrett. Ombygningene har kostet 1,15 mill. kroner Tinghusprosjektet i Drammen I forbindelse med Stortingets behandling av revidert nasjonalbudsjett for 2016 ble det bevilget 4 mill. kroner til tinghusprosjektet i Drammen. Ut ifra antatt fremdrift vil svært lite av midlene komme til anvendelse i 2016, men må overføres til

5 2-18 Etablering av ny driftsavtale IKT Anskaffelsen blir ferdigstilt først i desember, og de endelige kostnadene i 2016 er foreløpig ikke avklart. Kostnadene ved kontraktsinngåelse kan se ut til å bli høyere enn budsjettert. I tillegg er det behov for ekstern bistand til testledelse grunnet høyt aktivitetsnivå på interne ressurser, spesielt innen Nye saksbehandlingssystemer, som skal levere ny løsning for Høyesterett til sommeren Det foreslås å øke budsjettet med 1,4 mill. kroner. Deler av budsjettøkningen finansieres ved andre budsjettrevideringer på IKT-området Teknisk utstyr i domstolene Regnskapet etter andre tertial viser at kun 13 pst. av budsjettet på 4 mill. kroner er benyttet. Utstyr er bestilt men foreløpig ikke levert. Midlene vil bli anvendt i løpet av AV-utstyr Drift Midlene er tildelt Sunnmøre tingrett som tilleggsbevilgning i forbindelse med utstyr til nytt tinghus i Ålesund. Sentralt avsatte midler nedjusteres tilsvarende budsjettøkningen til domstolen. 3-6 Enhet for IKT På IKT-området er det foretatt en rekke budsjettjusteringer for å finne inndekning for nødvendige utgifter, og tilpasse enkelte budsjettformål til forventet fremdrift i Enhet for kompetanseutvikling - driftsoppgaver Samlet foreslås det å nedjustere budsjettene på kompetanseområdet med 0,66 mill. kroner. Interessen er stor for kompetansetiltak for alle medarbeidergrupper. Deltagelsen på Dommerseminaret var på 89 %. Noen aktiviteter som var planlagt i 2017 er det ikke hensiktsmessig å gjennomføre før i Dette gjelder blant annet kompetansetiltak knyttet til modernisering og digitalisering. Utvalgsgodtgjørelse og frikjøp er 0,4 mill. kroner lavere enn budsjettert. Budsjettet til Utvikling av nasjonale konsepter til bruk regionalt, foreslås redusert med 0,3 mill. kroner. Disse endringene medfører at budsjettet på kompetanseområdet foreslås nedjustert med til sammen 0,66 mill. kroner. 5

6 Det vil bli et mindreforbruk på stønad til studiepermisjon i 2016 i størrelsesorden 1,4 mill. kroner. Midlene vil bli foreslått overført til 2017 og kan da tildeles som stipendier. 5 Jordskiftedomstolene sentral drift Etter sammenslåing av budsjettkapitlene for de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene fra rapporteres også de sentrale driftsaktivitetene for jordskifte sammen med budsjett for de alminnelige domstolene der det er naturlig. Dette gjelder for driftsaktivitetene yrkesskadepremie, HMS/AKAN personaltiltak og Agresso/SAP/EFB. De øvrige aktivitetene spesifiseres slik: 3 Driftsoppgaver Revidert budsjett 2016 Regnskap 2.tertial 2016 %-vis forbruk Forslag Nytt revidert revidering budsjett Jordskiftedomstolene sentral drift 5-1 Drift GIS/SPS % Teknisk utstyr, PC, maskiner % Godtgjøring tilkalte dommere % Kompetanseutvikling % Rekruttering (stipend,sommerjobb, nordisk sam m.m)* % Utvalg for fagbok og elektroniske rettskilder % Innføring av ny jordskiftelov % Sum tiltak jordskiftedomstolene % Teknisk utstyr, PC, maskiner Gjenstående budsjett til teknisk utstyr er på 3,2 mill. kroner. På grunn av forsinkelse i arbeidet med ny rammeavtale for landmålingsutstyr er det usikkert om midlene vil komme til anvendelse i 2016 eller må overføres til bruk i Kompetanseutvikling Forbruket på kompetanseutvikling for jordskiftedomstolene er på 26 pst. av revidert budsjett. Det avholdes tre regionale dommerseminarer i tredje tertial. Kostnadene påløper som budsjettert Tilsettingsstopp Tilsettingsstoppen i domstolene og DA ble iverksatt I budsjettet for 2016 er det lagt opp til en innsparing på 18 mill. kroner. Foreløpig status per 2. tertial 2016: Innsparing om lag 15,5 mill. kroner Det er mottatt 97 søknader om unntak fra tilsettingsstoppen. Det er inndratt 3 faste dommerstillinger, 15 dommerfullmektiger og 13 saksbehandler/administrative stillinger. Noen av de administrative stillingene er deltidsstillinger 6

7 Flere stillinger avventer endelig avklaring inntil forslaget til statsbudsjett 2017 foreligger. For tiden gjelder dette 8 stillinger. Det er oppnådd innsparinger i DA på 0,6 mill. kroner Fordeling av innsparingen per 2. tertial ser slik ut: Innsparing i mill. kroner Lagmannsrettene 2,5 T12 6,0 Andre tingretter 4,5 Jordskifterettene 2,0 DA 0,5 Sum 15,5 For de 12 største tingrettene og lagmannsrettene er det etablert rammer for tilsettingsstoppen. Sykefravær over tre måneder omfattes av tilsettingsstoppen. En begrenset del av dette er trukket inn fra domstolene til nå. Basert på dette vurderes det som sannsynlig at årets innsparingskrav på 18 mill. kroner nås. Selv om flere stillinger er inndratt, har en del av domstolene fått utsatt tilsetting mot at budsjettmidler inndras i den vakante perioden. Det vil bli en nærmere behandling av tilsettingsstoppen i styret etter at Statsbudsjettet for 2017 foreligger Utnyttelse av budsjettrammen i 2016 Det reelle regnskapsmessige mindreforbruket (regnskapsmessig mindreforbruk + årsoppgjørsdisposisjoner) har de siste årene ligget relativt stabilt i området 25 til 40 mill. kroner. Den vesentligste andelen av mindreforbruket skyldes at domstolene har anledning til å overføre inntil 2,5 pst. av driftsrammen til påfølgende år. Det forventes at mindreforbruket i domstolene vil øke fordi det er innført samme ordning for jordskiftedomstolene som for de alminnelige domstolene når det gjelder mulighet til overføring av ubrukte midler, jf. styresak 16/043. Beløpene som har vært tilbakeført domstolene i påfølgende budsjettår har vært stabilt rundt 20 mill. kroner de siste årene. Det resterende mindreforbruket har vært knyttet til aktiviteter i regi av DA. En overordnet prognose for årets regnskapsresultat på kap. 410 kan se slik ut: Prognose 2016 (mill. kroner) Mindreforbruk domstolene 22 KS1 Bergen og Stavanger 7 Nytt tinghus i Drammen 4 Øvrige DA aktiviteter 7 Sum 40 7

8 Midlene avsatt til kvalitetssikring (KS1) av konseptvalgutredningene for tinghus i Bergen og Stavanger, og til tinghusprosjektet i Drammen vil ikke komme til anvendelse før i 2017 fordi disse aktivitetene blir igangsatt seint i høst. Når det gjelder KS1, er dette et arbeid som gjennomføres av departementet. DA har ikke direkte innflytelse på fremdriften. Forslag til tiltak for å utnytte budsjettrammen i 2016 For å utnytte bevilgningen på kap 410 foreslås følgende tiltak: Mill. kroner Innfri garantien til Statsbygg for prosjektering av Molde tinghus 7 Innkjøp teknisk utstyr domstolene 10 Sum 17 I forbindelse med tinghusprosjektet i Molde inngikk DA en garantiforpliktelse med Statsbygg på 7 mill. kroner til. Minimum halve beløpet må betales i 2016, og det resterende beløpet må betales i DA kan innfri hele sin forpliktelse til Statsbygg i Det foreslås at det avsettes en ramme på 10 mill. kroner til økt innkjøp av teknisk utstyr til domstolene. Midlene kan anvendes for å tilrettelegge for Digitale domstoler, men også til innkjøp av annet nødvendig teknisk utstyr til domstolene. Det vil bli gitt en nærmere redegjørelse for forslagene til tiltak i styremøtet og de inndekningsmessige konsekvenser Jordskiftedomstolene Regnskapet viser at aktiviteten totalt på jordskiftedomstolene er i balanse sammenlignet med budsjett pr Det er mottatt 9,3 mill. kroner i saks- og gebyrinntekter og 1,3 mill. kroner i foreldre- og sykepengerefusjoner pr Budsjettkravet på sak- og gebyrinntekter ble i RNB 2016 redusert med 2,5 mill. kroner til ca. 18 mill. kroner etter innspill fra Domstoladministrasjonen, og sannsynligheten for mulige merinntekter har derfor økt noe. Pr 2. tertial er inntektene 1,9 mill. kroner lavere enn pr 2. tertial Halvårsstatistikken viser en nedgang i antall avviklede saker. Økningen i rettsgebyret på 19,2 prosent fra kan gi økte gebyrinntekter mot slutten av Reserven Reserven på kap. 410 Domstolene var etter overføring av midler fra 2015 på 9,5 mill. kroner. Med de forslag til budsjettrevideringer som her foreslås vil gjenstående reserve være på 3,2 mill. kroner. Om lag 6,5 mill. kroner av reserven er gitt som tilleggsbevilgninger til domstolene. 8

9 Av den resterende reserven må om lag 1,5 mill. kroner anvendes til ekstrakostnader i to saker som av sikkerhetshensyn måtte avholdes utenfor de ordinære rettslokalene. Den foreslåtte disponeringen av reserven vil gi en resterende reserve på 2,3 mill. kroner Kap. 411 Domstoladministrasjonen Kap. 411 Domstoladministrasjonen ligger totalt innenfor forventet forbruk per Internasjonalt sekretariat i Domstoladministrasjonen finansieres av EØS-midler og tilskudd fra Utenriksdepartementet. Kostnadsdekningen for de om lag 2 årsverkene tar også høyde for administrative kostnader og tjenester i DA. Dette anslås å gi en inntekt på ca. 0,4 mill. kroner på kap. 411 i Forslag til revidering Kontogruppen Lønn midlertidige ansatte foreslås økt med kroner for å kunne engasjere vikarer i forbindelse med sykdom. Sykelønnsrefusjoner vil kunne redusere dette behovet i noe grad. Forslagene som er beskrevet ovenfor vil totalt føre til en økning av driftsbudsjettet på 0,1 mill. kroner. Dette vil redusere reserven på kap. 411 tilsvarende, og den vil pr være på 0,9 mill. kroner. Det må påregnes noe ekstra kostnader til inventar i siste kvartal. 3. Avviksrapportering virksomhetsplan andre tertial 2016 Virksomhetsplanen (VP) er et viktig plandokument for realisering av Strategisk plan ( ). VP skal gi en helhetlig oversikt over prioriterte aktiviteter som DA skal gjennomføres i Til styret rapporteres det tertialvis på prosjekter og andre aktiviteter med budsjett, samt på andre vesentlige avvik i øvrige deler av virksomhetsplanen Prosjekter Tabellen oppsummerer status per på prosjektene angitt ved bruk av lyktene: = OK = Avvik, kan håndteres i prosjektet = Avvik, behov for ekstraordinære tiltak (mer tid og/eller ressurser mv.) Prosjekt Fremdrift Avhengigheter Risiko Økonomi Bemanning Nye saksbehandlingssystemer 9

10 Rapporteringen viser ingen avvik som ikke kan håndteres av prosjektet Andre midlertidige aktiviteter (AMA) I virksomhetsplanen til DA gjøres følgende endringer: 2-1 Utredere i lagmannsrettene. Kun interne kostnader påløper i Drammen tinghus. Midler bevilget ved behandling av RNB 2-21 Vurdering av fremtidig telefoniløsning 2-23 Tvang og gjeldssaker. Mandat er utarbeidet. Planlagt oppstart i oktober. Ressursbruk ved merking i jordskiftesaker og verneområder. Arbeidsgruppe settes ned i løpet av høsten (kun egne ressurser benytte). Utredning: konsekvenser av matrikkelforskriften. Arbeidet startes opp i høst. (kun egne ressurser benyttes) Direktørens innstilling: Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, jordskiftedomstolene og Domstoladministrasjonen og avviksrapporten for andre tertial 2016 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Det foreslås å innfri garantien til Statsbygg for prosjektering av Molde tinghus på 7 mill. kroner, og foreta innkjøp av teknisk utstyr til domstolene innenfor en ramme på 10 mill. kroner. For å utnytte budsjettildelingen optimalt får Direktøren fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor budsjettrammene i 2016, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 20 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410 og Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 10