Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/ Økonomi- og virksomhetsrapportering 1. tertial 2018 Vedlegg: Vedlegg 1 - Kap. 61 Høyesterett Vedlegg 2 - Kap. 410 Domstolene Vedlegg 3 - Resultat balanse noter SRS 1. tertial 2018 Direktørens sakssammendrag: Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter første tertial Det foreslås flere budsjettomdisponeringer blant annet på IKT-området. I hovedsak foreslås nødvendige merbehov finansiert med budsjettreduksjoner i andre aktiviteter Vedtatt budsjettet for Innstillingsrådet for dommere i 2018 er 3 mill. kroner. Dette er 1 mill. kroner lavere enn forbruket i Økte kostnader gjør det nødvendig å foreslå en budsjettøkning på 1 mill. kroner. Det bemanningsreduserende tiltaket har ikke nødvendig effekt. Det prognostiseres en innsparing på 39 mill. kroner i 2018 (akkumulert ). Vedtatt innsparingskrav og gevinstrealisering er 48,6 mill. kroner. 7 mill. kroner av avviket i 2018 kan finansieres ved at overføringene av mindreforbruket til domstolene ble lavere enn vedtatt i styremøtet i februar. Dette gjør situasjonen bedre i 2018, men utfordringen vil igjen oppstå i For at også nye ABE-kutt skal finansieres ved bemanningsreduserende tiltak, må det vurderes endringer i ordningen. I forbindelse med styresaken om anvendelse av mindreforbruket fra 2017, ble det utarbeidet et anslag på forventet mindreforbruk ved utgangen av Basert på denne vurderingen ble det vedtatt nye investeringer i IP-telefoni, lyd og bilde i Citrix og teknisk utstyr for domstolene. Samlet ble det i februar 2018 vedtatt et budsjett 49,4 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. Det er gjort nye vurderinger av forventet mindreforbruk. Til grunn for denne vurderingen ligger blant annet en prognose for prosjektet Digitale domstoler på 42 mill. kroner. Slik forslaget til revidert budsjett nå forelegges styret er budsjettet 51,7 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. Dette er fortsatt innenfor forventede mindreforbruk.

2 1. Bakgrunn I saksfremlegget forelegges styret regnskapsrapporter for første tertial 2018 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene. Innføring av periodisert regnskap fra har medført endrede regnskapsrutiner for blant annet forskuddsbetaling av kostnader. I det fullstendige periodiserte regnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) vil investeringer i anleggsmidler synligjøres i balansen, og verdiforringelsen fremkommer som avskrivninger i det periodiserte resultatregnskapet, se vedlegg 3. Det rapporteres på avvik i virksomhetsplan per 1. tertial 2018, jf. pkt Kap. 61 Høyesterett Vedlegg 1 viser budsjett og forbruk for Høyesterett. Regnskapet etter første tertial 2018 viser et forbruk på 32,4 pst. av budsjett. Refusjoner fra NAV går til fratrekk i regnskapet og er hensyntatt i rapporteringen. I revidert budsjett 2018 er det tatt høyde for lønnskompensasjon for dommere per Kap. 410 Domstolene På kap. 410 Domstolene er saksfremlegget inndelt i prosjekter og Fellesløsninger og Domstoladministrasjonen. Fellesløsninger og Domstoladministrasjonen består av tidligere, AMA, Tjenester/driftsoppgaver og DAs driftsbudsjetter Prosjekter Et prosjekt er en definert tidsavgrenset oppgave. Vanligvis vil prosjektene være av et omfang som krever dedikerte ressurser (økonomi/bemanning). Forslag til prosjekt (mandatutkast) fremmes for direktøren som beslutter om prosjektet skal iverksettes. Prosjekt etableres vanligvis for å løse aktiviteter direkte knyttet til DAs strategier. Prosjekter Revidert budsjett 2018 Regnskap %-vis forbruk Prognose Forslag revidering Forslag nytt rev. budsjett Digitale domstoler % Organisering av regnskapsfunksjon i domstolene % Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskiftedomstolene i ett fremtidsperspektiv % Dobbel kompetanse mellom tingrett og jordskifterett % Bruksordninger jordskifte, veileder og maler % Sum prosjekter %

3 1-1 Digitale domstoler Formålet med prosjektet er å nå hel-digitale, sømløse rettsprosesser i satsingsdomstolene (12 største tingrettene, lagmannsrettene og høyesterett). Prosjektet har en varighet på 6 år ( ) og har et estimat på 240 mill. kroner (208 mill. kroner bevilgning og 32 mill. kroner egenfinansiering). Samtlige delprosjekter fra 2018 er videreført i I tillegg ble det planlagt at følgende aktiviteter/ leveranser skulle prioriteres i 2018: Integrasjon mot advokatsystemer Aktørportalen for meddommere: tilgang til dokumenter og signering Meddommerportal analyse og planlegging av utviklings- og testaktiviteter som skal påbegynnes i januar Digital avlevering til Riksarkiv forberedelse/klargjøring for digitalt arkiv i LOVISA Dødsfallbehandling overføring av kontaktinformasjon for dødsbo Dødsfallsmelding: elektronisk melding av dødsfall til folkeregister midlertidig Anskaffelse og utrulling av utstyr ihht plan (basert på anbefaling behandles i mars) Analyse felleskomponenter (Altinn, DIFI mv) Oppstart av nye aktiviteter skjer ihht. plan. Prosjektet har den nødvendige bemanning på plass og en rekke avtaler med ressurspersoner fra domstolene er forlenget. Digitale domstoler opplever at fremdriften knyttet til flere leveranser utfordres eller er forsinket. Dette skyldes i hovedsak utfordringer med å få kompetanse, kapasitet og fremdrift på leveranser fra vår tekniske samarbeidspartner Evry. Det er iverksatt tiltak for å løse situasjonen. I dag er det kun ESAS hvor det har vært nødvendig å endre prosjektplanen og endelig leveransetidspunkt. Her er JD oppdragsgiver og dialogen med JD er tett. Planen er ambisiøs og det er fortsatt usikkerhet om det er mulig å realisere planen med de ressurser som er tilgjengelig i DA, og hos våre partnere. Dette vil analyseres nærmere i dialog med organisasjonen for øvrig. 1-2 Organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene Prosjektet har følgende hovedmål: 1. Gjennom anbefaling gi grunnlag for beslutning av valg mellom de to gjenværende organiseringsalternativene av regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene. 2. Gjennom anbefaling gi grunnlag for beslutning om hvordan den valgte regnskap- og lønnsorganisering skal innføres Prosjektet har valgt å dele arbeidet inn i to faser i tråd med hovedmålene, med tilhørende beslutninger. Beslutning i første fase vil være «valg av organiseringsalternativ». I andre fase skal det arbeides med innføring av valgt organisering, med delprosesser for lokalisering og omstilling av 3

4 berørte ansatte. Prosjektets opprinnelige plan var å ferdigstille fase 1 i juni 2018, og fase 2 i september 2018, med anbefalinger til styret for vedtak. Arbeidet i prosjektet bygger videre på mulighetsstudien fra 2017, i tillegg er det i første fase avlagt besøk hos Skatteetaten og Kriminalomsorgsdirektoratet med erfaringsutveksling om tilsvarende endrings-/omstillingsprosesser. Deretter er det utarbeidet kriterier som skal ligge til grunn for vurdering og analyse av alternativene med påfølgende anbefaling. Prosjektet arbeider nå med ferdigstilling av vurdering, analyse og anbefaling. Prosjektet vil i september gi en anbefalingen til styret. Prosjektet starter forberedende arbeid knyttet til fase 2 på områder hvor det ikke er avgjørende at organisering er valgt/avklart. 1-2 Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskifterettene i et fremtidsperspektiv Prosjektet skal: Foreslå tiltak for å sikre gode arbeidsprosesser og god organisering med henblikk på best mulig ressursutnyttelse. Foreslå tiltak som er nødvendig for å få et handlingsrom for å fornye og vedlikeholde tekniske løsninger, og evt. andre tiltak som foreslås av prosjektet. Prosjektet er inne i en avsluttende fase og vil ha sitt siste møte i slutten av mai. Utkast til rapport skal ferdigstilles innen begynnelsen av juni for endelig overlevering til styringsgruppen 20.juni Økonomi innenfor budsjett. Prosjektet har behov for færre midler enn budsjettert, og det foreslås å overføre kroner til prosjektet Dobbel kompetanse mellom tingretter og jordskifteretter. 1-2 Dobbel kompetanse mellom tingretter og jordskifteretter Prosjektet starter opp andre halvår Bruksordning jordskifte, veileder og maler Prosjektet skal: Sikre at bruksordninger på vei behandles på en ensartet måte i landets jordskifteretter, og legger til rette for effektiv saksbehandling og avgjørelser av god kvalitet. Sikre at vedtekter fastsatt av jordskifteretten utformes slik at lagene kan registrere sin virksomhet i Brønnøysundregistrene. Avdekke hvorvidt det foreligger nye behov for endringer i lov, vedtekter,arbeidsprosesser eller maler i Lovisa. Prosjektet startet opp i mars 2018 og har hatt to møter og er ennå i en fase med informasjonsinnhenting. Det er laget en innholdsfortegnelse for rapporten og arbeidsoppgaver 4

5 fordelt. Det er avhold ett møte med styringsgruppen. Prosjektet har fremdrift i.h.t. plan og økonomien er innenfor det budsjetterte Fellesløsninger Fellesløsninger består av andre midlertidige aktiviteter og drift- /tjenesteoppgaver. I saksfremlegget kommenteres kun forslag til budsjettendringer over 0,5 mill. kroner Forvaltning applikasjoner Budsjettet til Forvaltning applikasjoner består av en rekke delbudsjetter, eksempelvis årlige vedlikeholdskostnader Lovisa, samhandlingsportaler og informasjonsportaler og lisenser knyttet til applikasjonene. Basert på en samlet prognose foreslås det å redusere budsjettet med kroner Bistand og råd Behovet for bistand og konsulenthjelp har generelt vært høyet. Det foreslås å øke budsjettet med 1,15 mill. kroner Lyd og bilde i Citrix Prognosen for Lyd og bilde i Citrix er kroner lavere enn budsjett. Dette skyldes først og fremst at vi er kommet såpass langt ut i året, slik at kostnadene for drift i 2018 (ekstra servere og bredbåndslinjer) blir lavere enn budsjettert. Det foreslås å redusere budsjettet med kroner Innstillingsrådet for dommere (IR) Det har i løpet av 1. tertial 2018 vært ekstraordinære aktiviteter som har medført økte kostnader for drift av IR. Siden tidligere leder av IR var søker til lederstillingene ved Oslo tingrett og Borgarting lagmannsrett, ble det oppnevnt et setteinnstillingsråd for behandling av innstillingene. Dette medførte ekstrakostnader rundt 0,2 mill. kroner. I tillegg ble det besluttet å gjennomføre evnetest/lederegenskaptest for søkere som blir innkalt til intervju for andre lederstillinger. Her benyttes eksterne konsulenter hvor prisen er kroner per gjennomført test. Slike tester er gjennomført for lederstillingen ved nye Vestfold tingrett og er planlagt for lederstilling ved Kristiansand tingrett. I tillegg er IR pliktet til å betale advokater tapt arbeidsfortjeneste på kroner per time (jf. statens personalhåndbok), noe det ikke er budsjettert med. Siden to av de faste medlemmene er advokater vil dette ha stor betydning for den totale kostnaden med godtgjørelser til medlemmene av IR. 5

6 For 2017 viste regnskapet for IR et forbruk på 4 mill. kroner. Budsjettet for 2018 er 3 mill. kroner. Det foreslås en styrkning av budsjettet for 2018 på 1 mill. kroner. Det kan nevnes at en beslutning om felles ledelse ved Halden tingrett og Fredrikstad tingrett kan påføre IR kostnader på ytterligere 0,2 mill. kroner Opptak i Retten Videre utprøving av opptak i retten, del 2, skjer i første omgang i Tromsø. Det vil kunne være aktuelt å prøve ut opptak i retten i ytterligere en tingrett og lagmannsrett i 2019/2020. Dette er imidlertid avhengig av at man får på plass nødvendige bevilgninger til en evt. utvidelse av prosjektet. Utstyr for opptak i tingretten er levert og montert. Det pågår et arbeid for å sikre tilfredsstillende kvalitet på opptakene. Videre skal det anskaffes avspillingsutstyr i saler til lagmannsretten og det skal arbeides med å forbedre arbeidsprosessene i andre instans. Dette er avhengig av Stortingets behandling av forskrift som gir adgang til gjenbruk av opptak Tinghusprosjektet i Drammen Forprosjektet for Drammen tinghus kommer ikke i gang før sent høsten Det forventes et mindreforbruk på om lag 8 mill. kroner Regnskap-, lønn- og personaltjenester Budsjettet for 2018 er 6,5 mill. kroner. I første tertial har det påløpt utgifter (om lag 0,5 mill. kroner) knyttet til feilretting i Lovisa i forbindelse med utvikling av nye rutiner for gebyrinnkreving (i Lovisa). Arbeidet er igangsatt etter at Riksrevisjonen hadde synspunkter på DA/domstolenes prosedyrer på området. Det er også noe usikkerhet med hensyn til økte utgifter til driftsavtalene for banktjenester og betalingsterminaler, samt økning av lisensutgifter for nye tjenester/arbeidsprosesser som fortløpende tas i bruk i leveransene fra DFØ. Det foreslås at rammen ikke økes i denne omgang, før mer nøyaktige prognoser foreligger. Et eventuelt behov for budsjettøkning og inndekning for dette vil i tilfelle bli presentert i forbindelse med økonomirapporteringen for 2. tertial Andre aktiviteter OPE Andre aktiviteter OPE består av mentorordning for nyutnevnte domstolledere, sekretariat for Samarbeidsråd og HAMU, Dommerfullmektigegruppen og HMS/Sikkerhetstiltak. Flere nye sikkerhetstiltak for domstolansatte utløser et behov for å øke budsjettet med kroner. 6

7 3.3. Domstoladministrasjonen Utgiftene til drift Domstoladministrasjonen etter 1. tertial 2018 ligger innenfor et forventet forbruk på 35 pst. Fra 1. august og ut 2018 er det en vakant stilling som avdelingsdirektør. Videre er en fast seniorkonsulent erstattet med en midlertidig konsulent i hele Dette gir en besparelse på 0,7 mill. kroner i Eventuelle varige endringer i bemanning for DA vil kunne komme som ett resultat av OU-prosjektets konklusjoner. Reisebudsjettet til DA i 2018 ble tatt ned med 10% noe som utgjør en besvarelse på kr 0,3 millioner Øvrige områder Overføring til domstolene mindreforbruk i 2017 I forbindelse med regnskapsrapporteringen og overføring av mindreforbruk fra 2017 til 2018 ble det i styremøte i februar 2018 vedtatt å overføre 34 mill. kroner av mindreforbruk i domstolene fra 2017 til På grunn av tidspunktet for rapporteringen var beløpet beregnet basert på brutto mindreforbruk i domstolene, og før gjennomgang av domstolenes årsrapporter. Etter gjennomgang av årsrapporter og avkortning av mindreforbruk over 2,5 pst. ble det tilbakeført 27 mill. kroner til domstolene. Dette gir et handlingsrom i 2018 budsjettet på 7 mill. kroner. Det foreslås å benytte midlene til å redusere det bemanningsreduserende tiltaket for 2018, jf Bemanningsreduserende tiltak Bemanningsreduserende tiltak Budsjettet for 2018 legger opp til at bemanningsreduserende tiltak og gevinstrealisering i domstolene skal gi en innsparing på 48,6 mill. kroner. Etter første tertial er det oppnådd en kostnadsreduksjon på om lag 34 mill. kroner. Fordeling domstolkategori Akkumulert Gevinstrealisering Sum innsp. - skrav 2018 Innsparing 2018 Innsparing i % Rest Lagmannsrettene % De tolv største tingrettene (T12) % Tingretter ekskl. T % Jordskifterettene % Sum % Samlet har lagmannsrettene en innsparing nært målet. Noe av avviket skyldes at Borgarting lagmannsrett er fritatt for nye innsparingskrav i De tolv største tingrettene har 6,8 mill. kroner i gjenstående innsparingskrav. 4,5 mill. kroner av dette skyldes at Bergen tingrett er fritatt for innsparingskrav i

8 Å innfri innsparingskravet er mest utfordrende for de minste tingrettene. Mange av disse domstolene har en så lav bemanning at det er vanskelig med permanente kutt. Innsparingen i disse domstolene er derfor ikke mer enn 50 pst. av deres andel av innsparingskravet. I 2017 var innsparingen som følge av de bemanningsreduserende tiltakene 31,5 mill. kroner. Av dette var varig innsparing som kunne legges inn i disponeringsskrivene for 2018 på 29 mill. kroner. Basert på tilgjengelig informasjonen blant annet ved bemanningsplanlegging i de største domstolene, prognostiseres innsparingen i 2018 til 39 mill. kroner. Dette er 9,6 mill. kroner lavere enn hva som ligger til grunn i budsjettet. Prognosen tilsier en innsparing i 2018 som er 7,5 mill. kroner høyere enn i Selv om dette er lavere enn planlagt er en større andel av innsparingen av varig karakter sammenlignet med Ved å benytte handlingsrommet på 7 mill. kroner som følge av overføring av mindreforbruk til domstolene, kan det bemanningsreduserende tiltaket i 2018 reduseres til 41,6 mill. kroner. Dette er fortsatt 2,6 mill. kroner lavere enn prognostisert innsparingskrav i Av dette kan 1,7 mill. kroner dekkes ved å benytte udisponerte midler fra ekstrabevilgningen fra Stortinget på 9,5 mill. kroner som er gitt til å styrke bemanningen i domstolene. Det er viktig å påpeke at behovet for nedbemanning skyves til kommende år ved å benytte handlingsrommet etter mindreforbruket til domstolene. Dette gjør utfordringen desto større i Det forventes nye ABE-kutt i årene fremover, og det er kommunisert at dette vil bety fortsatt nedbemanning i domstolene. I tillegg vil gevinstrealisering som følge av prosjektet Digitale domstoler tilta. Med dagens praktisering av det bemanningsreduserende tiltaket, kan det virke som en grense for hvor mange stillinger som kan tas ut i domstolene er i ferd med å nås, spesielt i de mindre domstolene. Tre områder har gjort det vanskelig å innfri det samlede innsparingskravet i 2018: Behandling av søknader om nyansettelser basert på domstolenes ressursbehov og saksbehandlingstider Modell for fordeling/beregning av innsparingskrav mellom domstolene Domstoler som får fritak fra innsparingskrav pga. felles ledelse og sammenslåinger Ved avgang henvender de fleste domstolene seg til DA med søknader og begrunnelser for hvorfor det må rekrutteres på nytt i stillingen som blir ledig. I behandling av disse sakene blir det blant annet tatt hensyn til ressursbehovet i domstolen (jf. ressursfordelingsmodell) og saksbehandlingstider. I flere tilfeller medfører dette at domstolene etter en tid får gjøre nyansettelser. Innsparingen blir ofte lavere enn hva den kunne blitt, og man oppnår ikke en permanent innsparing. I 2018 er innsparingsbehovet fordelt på alle domstolene basert på lønnsandel (50 pst.) og ressursfordelingsmodellens beregninger (50 pst.). Å benytte ressursfordelingsmodellen ved beregning av domstolenes innsparingskrav er motivert med at domstolene etter hvert blir relativt likt bemannet jf. modellens beregninger. Ved å bruke ressursfordelingsmodellens beregninger blir imidlertid flere domstoler på kort sikt «unntatt» fra innsparingskrav fordi bemanningen relativt sett er lav i utgangspunktet. På den andre siden oppstår utfordringen ved at innsparingskravene i mange små domstoler blir relativt store. I flere av disse mindre domstolene oppstår det heller ikke ledighet hvert år. 8

9 Både i 2017 og i 2018 har flere domstoler fått unntak fra tilsettingsstoppen. Dette er domstoler som etablerer felles ledelse, eller domstoler som har, eller har vært i en prosess med sammenslåing. Bergen tingrett har for eksempel. vært fritatt for innsparingskrav begge disse årene. Tingretten har i 2018 et beregnet innsparingskrav 4,5 mill. kroner. Nye tiltak for å sikre nødvendige utgiftsreduksjoner i domstolene bør derfor vurderes. Tidligere har det vært praktisert en vakanseordningen, å trekke inn deler av domstolenes refusjoner og kutt i driftsrammene, har også vært vurdert. Ved innføring av tilsettingsstopp høsten 2015 uttalte DAs styre: "Stillingsstoppen skal gjelde alle stillingsgrupper og samtlige domstoler uavhengig av størrelse. Den skal praktiseres slik at alle domstoler er operative og slik at enkeltdomstoler ikke rammes uforholdsmessig hardt. Administrasjonen skal vurdere bruk av felles dommerstillinger og felles ledelse der dette er mulig." Basert på dette vedtaket kan det legges mindre vekt på ressurssituasjonen og saksbehandlingstid enn i dag. DA skal sørge for at alle domstoler er operative, tilføyelsen om at enkeltdomstoler ikke skal rammes uforholdsmessig hardt, vil uansett gi rom for at det kan utøves et visst skjønn. Nye tiltak som innføres bør tilfredsstille følgende krav: Sikre nødvendig nedbemanning (utgiftsreduksjon) Oppfattes rettferdig av domstolene Forutsigbar for domstolene Enkelt å administrere (for domstolene og DA) Dette er kriterier som også har vært retningsgivende for dagens praktisering av dagens bemanningsreduserende tiltak / innsparingskrav. Nye tiltak vil berøre både praktisering av ordningen og beregning av innsparingskrav. Det er viktig å sørge for størst mulig effekt av det bemanningsreduserende tiltak i 2018 oppnås. Samtidig bør det ikke gjøres store endringer i inneværende år. Dette med bakgrunn i de mange avtalene som allerede er gjort med domstolene for 2018, og den «støy» som vil oppstå dersom premissene endres på kort sikt. Tiltak som foreslås gjennomført med umiddelbar virkning (2018) er: Legge mindre vekt på ressurssituasjon og saksbehandlingstider ved behandling av søknader om reansettelser. o Kun lederstillinger og stillinger i de aller minste domstolene erstattes Ved ledighet i mindre domstoler vurderes muligheten for deling av stilling med nabodomstol i enda større grad enn i dag Stillinger som blir ledige i mindre domstoler blir stående vakante ut året, uavhengig av domstolens innsparingskrav o I praksis en vakanseordning som gjelder i

10 For 2019 og årene fremover kan det vurderes mer omfattende endringer i ordningen: Legge mindre vekt på ressurssituasjon og saksbehandlingstider ved behandling av søknader om reansettelser o Kun lederstillinger og stillinger i de aller minste domstolene erstattes Ved ledighet i mindre domstoler vurderes muligheten for deling av stilling i enda større grad enn i dag Uavhengig av innsparingskrav holdes alle stillinger ledig i en periode o Unntatt lederstillinger Innføring av sikkerhetsmargin ved beregning av domstolens innsparingskrav En relativt større andel av det totale innsparingskravet må effektueres i de største domstolene På sikt kan det iverksettes nye tiltak som berøre både praktisering av ordningen og beregning av innsparingskrav. For å sørge for at samtlige domstoler bidrar når anledningen er til stede (ved avgang) kan det vurderes å innføre en vakanseordning som vil gjelde uavhengig av beregnet innsparingskrav. Lengden på vakanseordningen må tilpasses nødvendig utgiftsreduksjon. For å ta høyde for at enkelte domstoler er fritatt fra innsparingskrav i enkeltår, og at det ikke oppstår ledighet i andre domstoler, må det vurderes å gjeninnføre en sikkerhetsmargin ved beregning av fremtidige innsparingskrav. For 2017 var sikkerhetsmarginen 30 pst. Som tabellen innledningsvis i kapitlet viste, er det utfordrende å oppnå innsparingskravene i de minste domstolene. For lagmannsrettene og T12 er kravene i all hovedsak innfridd. I dag er 58,9 pst. av innsparingskravene fordelt på lagmannsrettene og de tolv største tingrettene. Ved å fordele en større andel på disse vil muligheten for å oppnå et samlet innsparingskrav øke. Det må forventes at de større domstolene vil reagere negativt på et slikt forslag. Det må heller ikke underslås at en vesentlig årsak til manglende mulighet til å gjennomføre bemanningsreduksjonene skyldes at de forutsetter naturlig ledighet i domstolene. Det foreslås at administrasjonen til høstens lederforum utreder forslag til nye bemanningsreduserende tiltak for Forslagene legges frem i ledermøtene til diskusjon og vil senere bli behandlet av styret. 10

11 3.4.3 Finnmarkskommisjonen og Utmarksdomstolen for Finnmark Finnmarkskommisjonen har i møte 29. januar 1. februar 2018 og fattet følgende vedtak: «Finnmarkskommisjonen er i disposisjonsbrev for 2018 fra Domstoladministrasjonen tildelt 12 millioner kroner. Den tildelte rammen er fordelt, og agresso er oppdatert. Innenfor den tildelte rammen vil det være vanskelig å følge opp arbeidet med sikring av muntlige kilder (intervjue eldre) og gjøre bevissikringsintervjuer med personer som er oppgitt som muntlige kilder/vitner (av de som har fremsatt rettighetsmeldinger/krav) i områder utenom utlyste felt. Oppstart av prosesser i felt 7 Tana/Tanafjorden vil også betinge utgifter som nå ikke ligger inne i budsjettet i sin helhet. Finnmarkskommisjonen er i disponeringsskrivet for 2018 tildelt 12 mill. kroner». Finnmarkskommisjonen har lagt opp til ulike kostnadsbesparende tiltak i 2018, og har blant annet vedtatt å redusere antall kommisjonsmøter i år fra syv til fem. Dette er imidlertid ikke tilstrekkelig til at arbeidet med å sikre muntlige kilder i de delene av Finnmarks som ikke er utlyst som utredningsfelt vil ha nødvendig fremdrift. Finnmarkskommisjonen søker derfor om en tilleggsbevilgning på 0,5 mill. kroner i For Utmarksdomstolen for Finnmark er det i 2018 vedtatt et budsjett på 4 mill. kroner. Fremdriften i arbeidet i Utmarksdomstolen for Finnmark tilsier at det er rom for å overføre 0,5 mill. kroner fra vedtatt budsjett for Utmarksdomstolen for Finnmark til Finnmarkskommisjonen. Det foreslås å tildele Finnmarkskommisjonen en tilleggsbevilgning på 0,5 mill. kroner. Vedtatt budsjett for Utmarksdomstolen foreslås redusert fra 4 mill. kroner til 3,5 mill. kroner Vurdering av budsjett utover disponibel budsjettramme I forbindelse med styresak om anvendelse av mindreforbruk 2017, ble det utarbeidet et anslag på forventet mindreforbruk ved utgangen av Basert på denne vurderingen ble det vedtatt nye investeringer i IP-telefoni, lyd og bilde i Citrix og teknisk utstyr for domstolene. Samlet er det budsjettert med 49,4 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. Anslag siste revidering Vurdering Forventet mindreforbruk 2018 (mill. kroner) Domstolsbudsjettene 25,0 25,0 Prosjektet digitale domstoler 15,0 12,8 Lokalprosjekter 10,0 10,0 Øvrig mindreforbruk (komp.midler, investeringer etc.) 5,0 5,0 Sum anslag mindreforbruk ,0 52,8 Budsjett utover disponibel budsjettramme 49,4 51,6 11

12 Tabellen overfor viser forventet mindreforbruk i forbindelse med anvendelse av mindreforbruk i 2017 (styresak februar 2018), og ny vurdering etter 1. tertial Med overførte udisponerte midler fra 2017 er budsjettet til Digitale domstoler for 2018 på 54,8 mill. kroner. I forbindelse med disponering av mindreforbruket fra 2017 og styrets behandling av denne, ble det antatt at Digitale domstoler ved utgangen av 2018 ville ha et mindreforbruk opp mot 15 mill. kroner. Basert på aktiviteten så langt i 2018 og planlagte aktiviteter justeres prognosen til 42 mill. kroner i Dette tilsier 12,8 mill. kroner i mindreforbruk i Tabellen viser at budsjett utover disponibel budsjettramme fortsatt er innenfor et forventet mindreforbruk i Reserven I løpet av første tertial 2018 er 3,5 mill. kroner av budsjettert reserve på 8,3 mill. kroner på kap. 410 Domstolene anvendt. Det har vært nødvendig å anvende midler på dommerkonstitusjoner i Borgarting lagmannsrett, Halden tingrett og Haugaland tingrett. I tillegg er kapasiteten i Sandefjord tingrett økt i en periode med tilleggsbevilgning til saksbehandler og dommerfullmektig. Gjenstående reserve etter første tertial er 4,76 mill. kroner Oppsummering kap. 410 I vedtatt budsjett for 2018 skal det bemanningsreduserende tiltaket og gevinstrealisering redusere utgiftene i domstolene med 48,6 mill. kroner (samlet for perioden ). Prognosen viser at innsparingen kan bli 39 mill. kroner. Gjennomgang av årsrapportene til domstolene gir et handlingsrom på 7 mill. kroner, knyttet til mindre overføringer enn først antatt. Dette gir en utfordring på 2,6 mill. kroner i inneværende år. Av dette kan 1,7 mill. kroner dekkes ved å benytte udisponible midler fra ekstrabevilgningen fra Stortinget på 9,5 mill. kroner. Med dagens praktisering av det bemanningsreduserende tiltaket, kan det virke som en grense for hvor mange stillinger som kan tas ut i domstolene er i ferd med å nås. Tiltak må vurderes for å imøtekomme nye innsparingskrav i årene som kommer. I forbindelse med styresak om anvendelse av mindreforbruk 2017, ble det utarbeidet et anslag på forventet mindreforbruk ved utgangen av Basert på denne vurderingen ble det vedtatt nye investeringer i IP-telefoni, lyd og bilde i Citrix og teknisk utstyr for domstolene. Samlet ble det i februar vedtatt et budsjett 49,4 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. Det er nå foretatt nye vurderinger av forventet mindreforbruk og et budsjett på 50 mill. kroner utover disponibel budsjettramme virker forsvarlig. Til grunn for denne vurderingen ligger blant annet en prognose for prosjektet Digitale domstoler på 42 mill. kroner. Slik forslaget nå forelegges ledergruppen er budsjettet 51,7 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. Dette er fortsatt innenfor forventet mindreforbruk i

13 3.6. Avviksrapportering virksomhetsplan første tertial 2018 Virksomhetsplanen (VP) er et viktig plandokument for realisering av Strategisk plan ( ). VP skal gi en helhetlig oversikt over prioriterte aktiviteter som DA skal gjennomføres i Til styret rapporteres det tertialvis på prosjekter og andre aktiviteter med budsjett, samt på andre vesentlige avvik i øvrige deler av virksomhetsplanen. Tabellen oppsummerer status per på prosjektene angitt ved bruk av lyktene. = OK = Avvik, kan håndteres i prosjektet = Avvik, behov for ekstraordinære tiltak (mer tid og/eller ressurser mv.) Prosjekt Digitale domstoler Organisering av regnskapsfunksjon i domstolene Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskiftedomstolene i ett fremtidsperspektiv Dobbel kompetanse mellom tingrett og jordskifterett Bruksordninger jordskifte, veileder og maler Fremdrift Avhengigheter Risiko Økonomi Bemanning Rapporteringen viser at ingen prosjekter har avvik som krever at styret iverksetter tiltak. Det er ikke meldt om avvik i andre midlertidige aktiviteter, jf. virksomhetsplan for Direktørens innstilling: Styret tar regnskapsrapportene for kap. 61 Høyesterett og kap. 410 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Behandlingen av søknader fra domstolene om utlysing av ledige stillinger strammes inn i samsvar med forslagene i kap Administrasjonen utreder nye forslag til bemanningsreduserende tiltak for Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 13